Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur HANDLEIDING VOOR RESERVATIES GEMEENTE ANZEGEM

Transcriptie

1 Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur HANDLEIDING VOOR RESERVATIES GEMEENTE ANZEGEM

2 Inhoud Stap 1: linkadres...2 Stap 2: reserveren infrastructuur...4 Stap 3: gegevens reservatie...7 Stap 4: extra informatie Stap 5: overzicht Stap 6: reservatieaanvraag ingediend Gebruikersnaam en wachtwoord aanpassen

3 Stap 1: linkadres Google link: Klik op inloggen. 2

4 Voer gebruikersnaam en wachtwoord. Klik op aanmelden. 3

5 Stap 2: reserveren infrastructuur Ga naar reserveren infrastructuur. Klik op nieuwe aanvraag. Maak een keuze bij complex welke infrastructuur je wil huren. 4

6 Selecteer welke datum je wil huren. Klik op zoeken. Ga naar de tabel. 5

7 Kies een faciliteit (eerste kolom) uit de zaal die je wil huren. Als de balk groen is, dan kan je reserveren. Bijvoorbeeld zaal Ansold, grote zaal + bar op 17/11/2018. Klik op de groene balk en klik op nieuwe aanvraag. 6

8 Stap 3: gegevens reservatie U ziet de gegevens van uw vereniging/organisatie. Pas eventueel de facturatiecontactpersoon aan. Klik op volgende. Kies welke faciliteit van de infrastructuur je wil reserveren. 7

9 Kies een categorie (soort activiteit). Kies één datum, een periode (bijvoorbeeld een week) of meerdere datums (bijvoorbeeld iedere dinsdag tijdens de maand januari). Onderstaand zie je de drie verschillende mogelijkheden. Eén datum: 8

10 Een periode: Wanneer voor een periode wordt gereserveerd, dan omvat dit het startuur op de eerste dag van de periode en het einduur op de laatste dag van de periode. Meerdere datums (formule): Wanneer er meerdere datums worden gereserveerd, dan is het start- en het einduur gelijk op iedere geselecteerde dag. 9

11 Geef het startuur en het einduur in door op het klokje te klikken. Houdt er rekening mee dat dit het klaarzetten, de activiteit zelf en het opruimen omvat. Klokje Klik daarna op volgende. 10

12 Stap 4: extra informatie Geef een omschrijving van de activiteit en duid (eventueel) extra informatie aan (indien nodig). Zorg dat de omschrijving zeer duidelijk is. Accepteer de algemene voorwaarden. U kan deze ook nalezen. 11

13 Zijn er extra s nodig zoals dranken en huishoudelijk materiaal? Zijn er dranken nodig tijdens het verhuur? Klik op toevoegen. 12

14 Kies per soort het aantal. Klik op opslaan. 13

15 U krijgt een overzicht van de gevraagde dranken het aantal en de prijzen. U kan dranken verwijderen door op het rode kruis te drukken en nog dranken toevoegen door opnieuw op de knop toevoegen te klikken. Is er huishoudelijke materiaal (tassen, borden ) nodig tijdens het verhuur? Klik op toevoegen. 14

16 Kies per soort het aantal. Klik op volgende. U krijgt een overzicht van het gereserveerde huishoudelijk materiaal. Vul de extra velden voor reservatie in. Klik daarna op volgende. 15

17 U krijgt opnieuw een overzicht van het gereserveerde materiaal. Controleer en pas eventueel aan door op toevoegen te klikken. Klik daarna op volgende. 16

18 Stap 5: overzicht Je ziet dat de reservatie correct werd toegevoegd in de groene balk. Indien niet correct toegevoegd zal dit in een gele balk staan. Je kan de reservatie aanpassen door erop te klikken. Wil je nog een reservatie maken voor dit complex? Klik op de balk naast bevestigen. Je kan opnieuw een reservatie maken (zie vanaf STAP 3). 17

19 Op het overzicht zie je nu alle reservaties. Je kan deze nog aanpassen of verwijderen. Zie icoontjes (reservatie bewerken, verwijderen en kopiëren). Eventueel kan je ook nog opmerkingen meegeven. Indien je klaar bent met het maken van de reservatie(s), klik op bevestigen om je aanvraag in te dienen. 18

20 Stap 6: reservatieaanvraag ingediend Er werd een aanvraag ingediend voor de reservatie. Je krijgt via mail een overzicht van de aanvraag. Je kan je aanvraag ook afdrukken. Dit is de reservatieaanvraag die je via mail krijgt (in afwachting van goedkeuring). 19

21 Wordt de reservatie goedgekeurd of afgekeurd, dan krijg je via mail een bevestiging of een annulatie. Op de homepagina kan je via mijn reservaties je aanvragen en reservaties bekijken. 20

22 Je kan de keuze maken tussen reservaties en aanvragen. In dit overzicht kan je ze ook aanpassen door op de reservatie of aanvraag te klikken. De wijzigingen moeten ook weer eerst goedgekeurd worden door de verantwoordelijke. Wanneer u wijzigingen wil doen, dan is het verplicht om ook steeds een opmerking met de reden toe te voegen. Klik daarna op wijzigen. Om de reservatie te annuleren vul je ook de reden in. Klik daarna op aanvragen annuleren. 21

23 Gebruikersnaam en wachtwoord aanpassen Via mail werd de gebruikersnaam en wachtwoord voor het account van je vereniging of organisaties doorgestuurd. Dit kan je zelf aanpassen. Klik op inloggen. Voer je gebruikersnaam en wachtwoord in. Klik op mijn profiel. 22

24 Klik op login. Hier kan je je logingegevens aanpassen. Om het wachtwoord aan te passen klik je op wachtwoord aanpassen. 23

25 Volg de instructies op het scherm. Klik dan op wachtwoord aanpassen. Het wachtwoord werd aangepast. Je krijgt ook via mail bevestiging. 24

26 Vergeet niet de logingegevens op te slaan. Je kan en moet ook het klantenprofiel van jouw vereniging of organisatie aanvullen en/of aanpassen. Klik op klanten. 25

27 Klik op het profiel. Vul de algemene gegevens en contactgegevens aan. Klik daarna op opslaan. 26

28 Vul de facturatiegegevens aan. Klik daarna op opslaan. Vul de gegevens van de contactpersoon aan. Klik op de contactpersoon. 27

29 Vul alle gegevens aan en klik op opslaan. Je kan ook een nieuw contactpersoon toevoegen. Klik op nieuw contactpersoon toevoegen. 28

30 Vul de gegevens aan en druk op opslaan. Je kan de facturen voor zalenreservaties en materiaalreservaties ook bekijken op mijn profiel. Vergeet niet alles steeds op te slaan. 29

31 Bij vragen kan u terecht op de dienst Cultuur van de gemeente Anzegem: Westdorp Tiegem cultuur@anzegem.be 30