Gebruikershandleiding Casemanager. Versie: Januari In business for people.

Transcriptie

1 Gebruikershandleiding Casemanager Versie: Januari 2017 In business for people.

2 Unit4 VerzuimSignaal Telefoon Postbus 313 Fax AH Hengelo Internet Copyright 2017 Unit4 VerzuimSignaal B.V., Hengelo, The Netherlands. Alle rechten voorbehouden. De informatie in dit document kan zonder enige waarschuwing vooraf worden gewijzigd en houdt geen enkele verplichting in voor Unit4. Niets uit deze uitgave mag verveelvoudigd worden, in een geautomatiseerd gegevensbestand opgeslagen worden, of openbaar gemaakt worden door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke wijze dan ook, hetzij elektronisch, hetzij mechanisch, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Alle wijzigingen voorbehouden. Unit4 Verzuimsignaal, versie

3 Inhoudsopgave 1. Algemeen In- en uitloggen Openingsscherm Dashboard Mijn account Werkbalk Snelzoeken Recent bekeken Organisatie Filter Ondersteuning bij het gebruik Meldingen invoeren Ziekmelden (Deel)hersteldmelden Zwanger melden Orgaandonatie en adoptie WGA melden (DOEN WE DIE ER IN??)... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 3. Een werknemerdossier zoeken Tabblad werknemers Snelzoeken Planningsagenda Taken uitvoeren Taken afronden Taken toevoegen Tijdregistratie Het werknemerdossier Notitie toevoegen Notitie bij een taak toevoegen Vervolgtaak aan notitie koppelen Document toevoegen Agenda-afspraak plannen Beschikking toevoegen Vraag aan de bedrijfsarts stellen Werknemersdossier overdragen Werknemersdossier exporteren De planningsagenda Unit4 Verzuimsignaal, versie

4 6.1. Beschikbaarheid plannen Afspraak plannen Plannen in de agenda Plannen via de wizard Vrije afspraak inplannen Afspraak verzetten Agenda exporteren Gebruikmaken van overzichten Overzicht openstaande taken Overzicht openstaande dossiers Overzicht per werkgever Gebruikmaken van filters Filters instellen Filters opslaan Veelgestelde vragen Unit4 Verzuimsignaal, versie

5 1. ALGEMEEN In deze handleiding worden de belangrijkste functionaliteiten van VerzuimSignaal toegelicht. VerzuimSignaal is te gebruiken met alle browsers zoals Internet Explorer 7 of hoger, Safari, Mozilla Firefox en Google Chrome. Alle in dit document gebruikte namen, BSN-nummers en overige gegevens zijn fictief IN- EN UITLOGGEN Inloggen Ga naar en vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in. Uitloggen Ga rechtsboven in het scherm op uw naam staan en klik op Uitloggen OPENINGSSCHERM Als u ingelogd bent ziet u het openingsscherm van VerzuimSignaal. C B D E F A In dit openingsscherm treft u een aantal zaken: A Dashboard Hier ziet u in een oogopslag de meest relevante informatie en taken waarvoor u geautoriseerd bent. Unit4 Verzuimsignaal, versie

6 B Mijn account Hier kunt u uw accountgegevens, zoals uw wachtwoord, wijzigen. C Werkbalk Hier vindt u de verschillende tabbladen waarmee u door VerzuimSignaal navigeert. D Snelzoeken Hier kunt u snel en gemakkelijk medewerkers en openstaande dossiers opzoeken door bijvoorbeeld op (achter)naam, BSN of personeelsnummer te E zoeken. Recent bekeken Hier ziet u de vijf meest recent bekeken medewerker en kunt u direct doorklikken naar deze medewerkers. F Organisatie Hier worden organisatieonderdelen weergegeven waarvoor u geautoriseerd bent Dashboard Het dashboard (A) van VerzuimSignaal kunt u zelf samenstellen. Het dashboard is opgebouwd uit verschillende widgets die u aan- en uit kunt zetten. Zo kunt u op het portaal alle openstaande taken, openstaande dossiers of downloads laten weergeven Mijn account Ga rechtsboven in het scherm op uw naam staan (B) en klik op Mijn account. Hier kunt u uw persoonlijke gegevens raadplegen en wijzigen Werkbalk De werkbalk (C) is het navigatiemiddel binnen VerzuimSignaal en bestaat, afhankelijk van uw rol, uit maximaal zeven tabbladen: o o o o o o o Vandaag Medewerkers Dossiers Taken Werkgevers Rapportage Facturatie De verschillende onderdelen van de werkbalk worden in de afzonderlijke hoofstukken verder toegelicht Snelzoeken Via snelzoeken (D) kunt u versneld zoeken naar één van uw medewerkers. Voer een zoekterm in (achternaam, BSN-nummer, adres, woonplaats, etc.) en druk op Enter of klik op het vergrootglas ( ). Unit4 Verzuimsignaal, versie

7 Recent bekeken In het venster recent bekeken (E) ziet u de vijf laatst bekeken dossiers. Door op de naam te klikken, kunt u snel schakelen tussen de dossiers Organisatie In het venster organisatie (F) ziet u de organisatiestructuur. In deze structuur kunt u de bedrijven, afdelingen en medewerkers terugvinden waarvoor u geautoriseerd bent. De gekleurde stippen in dit venster staan voor: Holding Vrouw Bedrijf Man Afdeling Ziek 1.3. FILTER U kunt op verschillende plekken binnen VerzuimSignaal gebruik maken van een zelf in te stellen filter. Op de gewenste plek in de applicatie maakt de gebruiker een filter aan door op het rode teken te klikken rechtsboven in het scherm. Vervolgens kunnen er diverse parameters ingesteld worden waarop het filter moet filteren en kan onderaan het filter worden opgeslagen en van een naam worden voorzien. Onder het hoofdvenster verschijnt vervolgens de mogelijkheid om het filter dat zojuist is ingesteld aan of uit te zetten. Wanneer de gebruiker een filter heeft geactiveerd in een bepaald venster van VerzuimSignaal dan blijft dit filter geactiveerd tot dat de gebruiker het weer uitzet. Dus ook na uitloggen en weer opnieuw inloggen blijft het filter actief. Unit4 Verzuimsignaal, versie

8 1.4. ONDERSTEUNING BIJ HET GEBRUIK Alle functionaliteiten zijn op basis van uw specifieke gebruikersrol aan- of uitgezet. Beschreven functionaliteiten in deze handleiding kunt u daarom mogelijk niet terugzien in uw eigen VerzuimSignaalomgeving. Voor vragen over de werking, autorisaties en rolfunctionaliteiten van VerzuimSignaal kunt u allereerst de uitgebreide helpfunctie van VerzuimSignaal raadplegen. Deze helpfunctie is rechtsboven in het scherm te vinden. U kunt in de helpfunctie gericht zoeken op onderwerp maar ook verschillende handleidingen downloaden. Komt u er vervolgens nog niet uit dan kunt u contact opnemen met de applicatiebeheerder van uw organisatie. Unit4 Verzuimsignaal, versie

9 2. MELDINGEN INVOEREN 2.1. ZIEKMELDEN 1. Klik op het hoofdtabblad Medewerkers en klik vervolgens op Ziek melden. 2. De medewerkers die u kunt ziekmelden worden getoond, ook kunt u de medewerker die u wilt ziekmelden zoeken op bijvoorbeeld achternaam, BSN-nummer en afdeling via het zoekveld: 3. Klik op de naam van de werknemer die u wilt ziekmelden, het ziekmeldingsformulier verschijnt: Opslaan Datum 1e ziektedag: dit kan handmatig of via de kalender. Standaard vult het systeem de actuele datum in. De werkneemster is: bij vrouwelijke werknemers kunt u kiezen tussen ziek of ziek t.g.v. zwangerschap. Bij mannelijke werknemers ziet u deze optie niet. Verzuimreden: kies een voorgedefinieerde verzuimreden. Overigens willen wij u er via deze weg op wijzen dat er specifieke richtlijnen gelden voor het vastleggen van verzuimredenen Overige velden: vul voor zover van toepassing de overige velden in Unit4 Verzuimsignaal, versie

10 2.2. (DEEL)HERSTELDMELDEN 1. Klik op het hoofdtabblad Medewerkers en klik op Hersteld melden. 2. De medewerkers die u kunt (deel)hersteldmelden worden getoond, ook kunt u de medewerker die u wilt (deel)hersteldmelden zoeken op bijvoorbeeld achternaam, BSN-nummer en afdeling via het zoekveld: 3. Klik op de naam van de werknemer die u wilt (deel)hersteldmelden, het hersteldmeldformulier verschijnt: Opslaan Kies de ingangsdatum van het (deel)herstel Kies de juiste reden, wanneer u iemand gedeeltelijk hersteld wilt melden kiest u gedeeltelijk hersteld en geeft u in het veld eronder aan hoeveel de medewerker hersteld is Let op: Het is niet mogelijk om hersteld te melden op dezelfde dag waarop een werknemer ziek is gemeld Unit4 Verzuimsignaal, versie

11 2.3. ZWANGER MELDEN 1. Klik op het hoofdtabblad Medewerkers en klik vervolgens op Zwanger melden. 2. De medewerkers die u zwanger kunt melden worden getoond. Standaard worden hier uitsluitend vrouwelijke medewerkers getoond, ook kunt u zoeken op bijvoorbeeld achternaam, BSN-nummer en afdeling via het zoekveld: 3. Klik op de naam van de medewerker waarvoor u een zwangerschapsmelding wilt doen, het onderstaande scherm verschijnt: Opslaan Vul de gevraagde gegevens in, wanneer u verlof automatisch berekenen met invult wordt de ingangsdatum automatisch gevuld Unit4 Verzuimsignaal, versie

12 2.4. ORGAANDONATIE EN ADOPTIE 1. Klik op het hoofdtabblad Medewerkers en klik op overige protocollen. 2. De medewerkers waarvoor u een overig protocol kunt starten worden getoond, ook kunt u de medewerker zoeken op bijvoorbeeld achternaam, BSN-nummer en afdeling via het zoekveld: 3. Klik op de naam van de medewerker waarvoor u een melding wilt doen, het onderstaande scherm verschijnt: Opslaan Kies het protocol dat u wilt opstarten, vul afhankelijk van het geselecteerde protocol de overige gegevens in Unit4 Verzuimsignaal, versie

13 3. EEN WERKNEMERDOSSIER ZOEKEN Afhankelijk van uw werkwijze kunt u een werknemersdossier op verschillende manieren zoeken en benaderen, de verschillende methoden zullen in dit hoofdstuk aan bod komen ALGEMEEN Standaard wordt altijd het meest actuele openstaande dossier getoond als u het werknemersdossier opent. Mocht u toch een ander dossier willen inzien dan kan u deze in de dossierbalk selecteren VIA TABBLAD WERKNEMERS Via het tabblad werknemers kunt u werknemers zoeken en vervolgens sorteren op bijvoorbeeld achternaam of afdeling Zoekveld Unit4 Verzuimsignaal, versie

14 3.3. VIA SNELZOEKEN Via snelzoeken kunt u een werknemer zoeken op naam, BSN, woonplaats, afdeling, etc. Klik op de naam van de medewerker om het werknemersdossier te openen 3.4. VIA DE PLANNINGSAGENDA Open de planningsagenda Klik op de afspraak van de werknemer waarvan u het werknemersdossier wilt openen Klik op de naam van de werknemer om het werknemersdossier te openen Unit4 Verzuimsignaal, versie

15 4. TAKEN UITVOEREN 4.1. TAKEN AFRONDEN 4.2. TAKEN TOEVOEGEN 4.3. TIJDREGISTRATIE Unit4 Verzuimsignaal, versie

16 5. HET WERKNEMERDOSSIER 5.1. NOTITIE TOEVOEGEN 5.2. NOTITIE BIJ EEN TAAK TOEVOEGEN 5.3. VERVOLGTAAK AAN NOTITIE KOPPELEN 5.4. DOCUMENT TOEVOEGEN 5.5. AGENDA-AFSPRAAK PLANNEN 5.6. BESCHIKKING TOEVOEGEN 5.7. VRAAG AAN DE BEDRIJFSARTS STELLEN 5.8. WERKNEMERSDOSSIER OVERDRAGEN 5.9. WERKNEMERSDOSSIER EXPORTEREN Unit4 Verzuimsignaal, versie

17 6. DE PLANNINGSAGENDA 6.1. BESCHIKBAARHEID PLANNEN 6.2. AFSPRAAK PLANNEN Plannen in de agenda Plannen via de wizard Vrije afspraak inplannen 6.3. AFSPRAAK VERZETTEN 6.4. AGENDA EXPORTEREN Unit4 Verzuimsignaal, versie

18 7. GEBRUIKMAKEN VAN OVERZICHTEN 7.1. OVERZICHT OPENSTAANDE TAKEN 7.2. OVERZICHT OPENSTAANDE DOSSIERS 7.3. OVERZICHT PER WERKGEVER Unit4 Verzuimsignaal, versie

19 8. GEBRUIKMAKEN VAN FILTERS 8.1. FILTERS INSTELLEN 8.2. FILTERS OPSLAAN Unit4 Verzuimsignaal, versie

20 9. VEELGESTELDE VRAGEN Hieronder vindt u de meest voorkomende vragen bij het werken met VerzuimSignaal. Ik ben mijn wachtwoord kwijt. Waar vraag ik een nieuw wachtwoord aan? Als u uw wachtwoord kwijt bent, kunt u een nieuw wachtwoord aanvragen bij uw applicatiebeheerder. Ook kunt u ervoor kiezen om uw account te valideren zodat u, als u uw wachtwoord kwijt bent, een ontvangt met daarin een nieuw wachtwoord. Zie hiervoor de veelgestelde vraag Hoe moet ik mijn account valideren?. Hoe moet ik mijn account valideren? Als u uw account valideert, kunt u zelf een nieuw wachtwoord aanvragen als u deze kwijt bent. Ga naar Mijn account, klik op hier in de rode balk. U ontvangt nu een . Klik op de link in deze en log in met uw gebruikersnaam en wachtwoord. Uw account is nu gevalideerd. Hoe maak ik een preventief dossier aan? Klik in het werknemersdossier op het tabblad Protocollen en klik vervolgens op Preventief dossier toevoegen (). Vul de datum in en klik vervolgens op Opslaan en sluiten (). Er ontbreken notities en documenten in het dossier van een werknemer. Hoe kan dit? Een mogelijke oorzaak kan zijn dat u niet het juiste dossier geselecteerd hebt. Hoe u het juiste dossier kunt selecteren, vindt u bij de veelgestelde vraag Hoe toon ik het juiste dossier?. Heeft u het juiste dossier geselecteerd? Neem dan contact op met uw applicatiebeheerder om de oorzaak te achterhalen. Hoe toon ik het juiste dossier? In VerzuimSignaal is elke melding (verzuim- of hersteldmelding) een apart dossier. In het werknemersdossier kunt u de dossierbalk uitklappen en het gewenste dossier selecteren Unit4 Verzuimsignaal, versie