#18 De 6 meest gemaakte fouten bij tijdelijke contracten

Transcriptie

1 #18 De 6 meest gemaakte fouten bij tijdelijke contracten Whitepaper Tips voor het binden en indelen van de flexibele schil

2 Introductie Hans Smits Connexie Dank voor je belangstelling voor dit kennisdocument. Steeds meer ondernemers werken met een klein team van vaste medewerkers en vullen wanneer nodig uren in met flexibele medewerkers. Om het optimale uit deze flexibele schil te halen is het belangrijk dat zij zich verbonden voelen met jouw organisatie. Verder worden er helaas nog veel fouten gemaakt bij het aanbieden van tijdelijke contracten. Deze fouten kunnen hoge boetes opleveren en imagoschade aanrichten terwijl ze vaak voorkomen kunnen worden. L1NDA gaat samen met Hans Smits van Connexie in op dit onderwerp. In 2 dit kennisdocument wordt toegelicht waarom een flexibele schil belangrijk is en hoe je deze kunt indelen. Daarnaast gaan we dieper in op de meest gemaakte fouten en hoe deze voorkomen kunnen worden. Door hier bewust van te zijn kun je binding creëren met deze medewerkers. Veel leesplezier! Manon Heitkamp, Marketing manager L1NDA

3 Inhoudsopgave 2016 L1nda BV Alle rechten voorbehouden. Dit document maakt deel uit van de L1NDA Whitepaper series. Editors: Manon, Basisontwerp: ID+AD Concepts Printed in the Netherlands Het belang van flexibele medewerkers in de horeca 4 Mogelijkheden voor het indelen van de flexibele schil 5 De zes meest gemaakte fouten bij tijdelijke contracten 8 Tips om de meest gemaakte fouten te voorkomen 13 Tips om binding te creëren met flexibele medewerkers 14 Bijlage 16 3

4 Het belang van flexibele medewerkers in de horeca In de horeca heb je te maken met piekmomenten. Je hebt dan extra medewerkers nodig. Het is duur om deze medewerkers de hele week op de loonlijst te hebben staan. Veel horecaondernemers werken daarom met flexibele krachten om deze piekmomenten op te vangen. De intentie is niet om deze medewerkers altijd een contract voor onbepaalde tijd aan te bieden. De wet- en regelgeving is onderhevig aan veranderingen die niet altijd een positief effect heeft op de flexibiliteit voor de werkgevers. Nog niet zo lang geleden was het in de horeca mogelijk om zes contracten in vijf jaar te geven. Nu is dat nog maar drie contracten in twee jaar. Dat is een enorm verschil. Veel horecaondernemers werken met flexibele krachten om piekmomenten op te vangen 4

5 Mogelijkheden voor het indelen van de flexibele schil Er zijn verschillende manieren waarop je flexibele medewerkers kunt indelen. Je kunt tijdelijk personeel zelf aannemen of gebruik maken van een uitzendbureau of payrollbedrijf. Zelf in dienst nemen Als je personeel in dienst neemt heb je een aantal contractmogelijkheden, waaronder een nul-urencontract, een min-max contract en een parttime contract met vaste uren. Niet alle contractvormen zijn even flexibel en daarnaast brengt elk contract andere verplichtingen met zich mee. In de bijlagen gaan we dieper op deze contractvormen in. Voor- en nadelen: + Medewerkers voelen zich meer betrokken bij je bedrijf; + Je bepaalt zelf wie je in dienst neemt; - Hogere juridische aansprakelijkheidsrisico s; - Risico s loondoorbetaling bij ziekte; - Minder flexibiliteit in het aanbieden van contracten; - Je bent tijd kwijt aan werving, selectie en administratie. 5 Via een uitzendbureau Als je incidenteel of structureel iemand nodig hebt, kun je een uitzendbureau inschakelen. Een medewerker wordt ingeleend voor het aantal uur dat nodig is. Hierbij betaal je een vast bedrag per uur. Het uitzendbureau heeft een contract met deze werknemer en is juridisch werkgever. Voor- en nadelen: + 100% flexibiliteit; + Alleen uren inlenen wanneer nodig; + Geen tijd kwijt aan werving en selectie;

6 + Inzicht in personeelskosten; - Niet altijd zeggenschap over wie komt werken; - Duurdere oplossing. Via een payroll organisatie De werving en selectie wordt door de werkgever zelf gedaan. Jij bepaalt wie je aanneemt en onder welke voorwaarden. De medewerker komt vervolgens in dienst bij de payrollorganisatie, die juridisch werkgever wordt. De medewerker valt onder de te volgen cao van de payrollonderneming. In de meeste gevallen is dit een uitzendcao en een enkele keer de eigen cao. Bij een payrollorganisatie betaal je een omrekenfactor. Die wordt berekend over het bruto uurloon, inclusief de kosten voor reserveringen (vakantiegeld en dagen). De hoogte wordt bepaald op basis van de omvang en samenstelling van je personeelsbestand. Zorg dat je als inlener inzicht hebt in wat je in het begin van de samenwerking voor een medewerker betaalt en wat je na twee jaar of bij een contract voor onbepaalde tijd gaat betalen. De prijs gaat dan omhoog. Dit heeft te maken met het feit dat de payrollorganisatie in het begin minder risico loopt en daardoor minder kosten heeft. 6 Er geldt een loonuitsluiting en de medewerker hoeft vaak nog geen pensioen op te bouwen. Zorg dat je inzicht hebt in de kosten van de medewerker in het begin van de samenwerking en na twee jaar. De prijs gaat dan omhoog

7 Voor- en nadelen: + Veel flexibiliteit; + Mogelijkheid om voor een langere periode contracten voor bepaalde tijd aan te bieden ; + Weinig tot geen risico, ook niet bij ziekte; + Overeenkomst met de werknemer kan altijd worden beëindigd. Het contract tussen de medewerker en payroller blijft wel bestaan; - Kans op een minder betrokkenheid bij je bedrijf; - Relatief dure oplossing; - Moeilijk om aanbieders goed te vergelijken. 7

8 De zes meest gemaakte fouten bij tijdelijke contracten We zetten hieronder de meest gemaakte fouten op een rij. Contractvormen Sommige werkgevers hebben het idee dat een nul-urencontract volledig flexibel is. Dat is niet het geval, zeker na zes maanden niet meer. In de praktijk wordt nog wel eens gedacht dat een medewerker geen recht heeft op loon tijdens ziekte. Je bent als werkgever verplicht een medewerker door te betalen tijdens ziekte. Daarnaast moet de opbouw van vakantiegeld en dagen gelijk zijn met die van anderen in jouw onderneming. Bij alle arbeidsovereenkomsten gelden dezelfde regels als voor je vaste medewerkers. Na drie overeenkomsten of een arbeidsperiode van twee jaar heeft een medewerker recht op een contact voor onbepaalde tijd. Er heerst vaak onbekendheid bij werkgevers over de verplichtingen die contractvormen met zich meebrengen (zie bijlage voor meer uitleg). Tot slot zijn de rechten die een medewerker heeft en opbouwt vaak onbekend. 8

9 Stilzwijgend verlengen Stilzwijgend verlengen mag niet meer. Bij contracten langer dan zes maanden ben je verplicht om een maand voordat een contract afloopt schriftelijk aan te geven of je een nieuw contract aanbiedt of niet (aanzegging). Wordt dit vergeten, dan heeft de medewerker recht op een gemiddeld maandsalaris. Na drie tijdelijke contracten die direct (of binnen zes maanden) na elkaar zijn afgesloten heeft een medewerker recht op een vast contract. Als een medewerker twee jaar of langer in dienst is geweest en je besluit het contract niet te verlengen, heeft de medewerker recht op transitievergoeding. Ga hierbij uit van een bedrag van 1/3 van het maandsalaris per gewerkt jaar. Loondoorbetalingsplicht Doorbetaling bij feestdagen is per cao geregeld en geldt ook voor je flexibele medewerkers. Parttime en flexibele medewerkers hebben in bijna alle gevallen recht op loondoorbetaling tijdens ziekte. Daarnaast hebben ze de mogelijkheid om het gemiddelde aantal gewerkte uren te claimen. 9

10 Werk met twee contracten van acht maanden en één contract van zeven maanden. In totaal kom je dan uit op 23 maanden, waardoor je niet automatisch te maken krijgt met een contract voor onbepaalde tijd. 10

11 Incorrecte uitbetaling terwijl dat wel hoort. Nieuwe wet per 1 juli 2016 Wanneer het bruto-uurloon inclusief vakantiegeld en dagen wordt berekend kan het voorkomen dat de medewerker incorrect wordt uitbetaald. Het is belangrijk dat je het correcte percentage voor deze reserveringen berekent. Reken je een te laag percentage, dan kan een medewerker onder het wettelijk minimumloon komen. Het vakantiegeldpercentage is meestal 8%. Bereken ook de vakantieuren correct. De meest gemaakte fout is dat het vakantiegeld enkel over de gewerkte uren en niet over de vakantie-uren wordt berekend, Werkgeversaansprakelijkheid Als je personeel inleent via een uitzendbureau of zij een contract hebben bij een payroller ben je juridisch geen werkgever. Zorg ervoor dat deze partij SNA- gecertificeerd is en/of werkt met een garantierekening. Als je personeel zelf in dienst hebt ben je altijd aansprakelijk en eindverantwoordelijk. Staar je in dit geval niet blind op je accountant of salarisadministrateur. 11 Per 1 juli 2016 is er een nieuwe wet actief: De Wet Aanpak Schijnconstructies. Je mag inhoudingen niet meer verrekenen met het loon van de werknemer als daarmee het loon onder het wettelijk minimumloon komt. Daarnaast moeten lonen altijd giraal uitbetaald worden. Dit betekent dat het loon altijd gestort moet worden op een bankrekening, op naam van de medewerker.

12 Negatieve gevolgen Het kan zijn dat je door bovenstaande fouten een nabetaling moet doen. Dit kan zelfs met terugwerkende kracht tot vijf jaar. Deze nabetaling kan gepaard gaan met hoge boetes die kunnen oplopen tot duizenden euro s. Het kan ook schade aanbrengen aan je imago. Je wilt niet bekend staan als werkgever die slecht of onder het minimumloon betaalt. De binding met je werknemers komt onder vuur te liggen. Tot slot geeft het een hoop administratieve rompslomp en brengt het negatieve energie met zich mee. Fouten kunnen hoge boetes en negatieve energie met zich mee brengen 12

13 Tips om de meest gemaakte fouten te voorkomen Zorg dat je op de hoogte bent van de wet- en regelgeving en de veranderingen. Je kunt zelf informatie inwinnen op de website van je branche-cao, de Belastingdienst, bij de Koninklijke Horeca Nederland en Horecagilde. Of vraag advies bij je accountant of salarisadministrateur. Werk je met een uitzendbureau of payrollorganisatie? Dan kun je advies bij hen inwinnen. Vaak kun je hier ook terecht voor advies over je vaste medewerkers. In de basis is de positie van de werknemer wettelijk gezien altijd sterker dan die van de werkgever. De werknemer wordt in bescherming genomen 13

14 Tips om binding te creëren met flexibele medewerkers Hoe zorg je ervoor dat de flexibele schil binding voelt met je bedrijf? De basis is dat zij zich net zo welkom voelen als vaste medewerkers. Begeleid nieuwe medewerkers en neem de tijd om hen in te werken. Maak geen onderscheid in secundaire arbeidsvoorwaarden tussen je vaste en flexibele medewerkers. Verder is het belangrijk om personeel te betrekken bij je organisatie. Deel jouw plannen, vraag naar hun mening en neem ze mee in vergaderingen. Behandel medewerkers die je inleent via een uitzendbureau of payrollorganisatie alsof ze rechtstreeks bij jou in dienst zijn. Zorg voor begeleiding. Medewerkers moeten weten waar ze terecht komen en wat er van hen verwacht wordt. Als je later besluit deze werknemers zelf in dienst te nemen moet de payroll- of uitzendorganisatie zorgen dat de overgang vlekkeloos verloopt. Werk met een professionele partij waarbij medewerkers kunnen rekenen op arbeidsvoorwaarden die zo dicht mogelijk bij die van je vaste medewerkers liggen. De partij moet zorgen voor een correcte uitbetaling van het loon, op een vast moment per week of vierwekelijks. Daarnaast moeten werknemers hun vakantiegeld en -dagen onbeperkt 14 op kunnen nemen. Doorbetaling bij ziekte en pensioenopbouw moet goed geregeld zijn. De organisatie moet bereikbaar zijn en op de hoogte zijn van de wet- en regelgeving en eventuele veranderingen.

15 15

16 Bijlage: Contractvormen Voorovereenkomst Binnen deze overeenkomst is een werkgever niet verplicht om een medewerker op te roepen. De medewerker is niet verplicht om gehoor te geven aan de oproep. Als de werknemer gaat werken, ontstaat er een tijdelijk contract waarbij hij of zij recht heeft op minimaal drie uur loonuitbetaling. Bij de vierde keer dat iemand een oproep accepteert en gaat werken, heeft deze medewerker recht op één van hierna genoemde arbeidsovereenkomsten. Bij een voorovereenkomst bouwt een medewerker vakantiegeld en dagen op. Nul-urencontract Een nul-urencontract is een contract voor bepaalde of onbepaalde tijd met uitgestelde prestatieplicht (MUP). Dit wil zeggen dat het werk op enig moment in de toekomst gedaan kan worden, zonder dat er garantie is op een minimumaantal uren. Bij een oproep is de werknemer verplicht om te gaan werken en heeft per oproep altijd recht op minimaal drie uur loonuitbetaling, ook wanneer er minder dan drie uur is gewerkt. Een werknemer heeft te allen tijde recht op het wettelijk minimumloon en opbouw van reserveringen (vakantiegeld 16 en dagen). Na minimaal drie maanden in dienst te zijn, heeft een medewerker bij ziekte recht op tenminste 70% van het gemiddelde loon. Na zes maanden ben je als werkgever formeel verplicht om het gemiddelde loon van de laatste drie maanden door te betalen. Je kunt niet zomaar besluiten om een medewerker niet meer op te roepen. Voor beëindiging van het nul-urencontract gelden wettelijk gezien de regels van het ontslagrecht.

17 Min-max contract Dit is een contract met uitgestelde prestatieplicht (MUP) waarin minimaal en maximaal aantal uren zijn opgenomen. Het minimaal aantal uren moet altijd worden uitbetaald, ook als er niet wordt gewerkt. Indien er structureel meer wordt gewerkt dan het minimum aantal uren in dit contract wordt het aantal gewerkte uren gezien als het opgebouwde recht. Bij ziekte krijgt de werknemer tenminste 70% van het loon doorbetaald over het gemiddelde aantal gewerkte uren. Bij dit contract is de opbouw van vakantiegeld en dagen gelijk aan dat van andere medewerkers binnen je organisatie. Heeft een medewerker met een nul-urencontract of een min-maxcontract over een periode van drie maanden wekelijks of minimaal 20 uur per maand gewerkt? Dan heeft een medewerker formeel recht op een arbeidsovereenkomst met vaste uren 17 Parttime contract, met vaste uren In dit contract voor (on)bepaalde tijd wordt een vast aantal uren vastgesteld. De medewerker heeft altijd recht op de uitbetaling van deze uren, ook bij ziekte. Heeft iemand een contract voor 12 uur per week maar werkt diegene gemiddeld 20 uur per week? Dan geldt 20 uur als opgebouwd recht. Wanneer je medewerkers zelf in dienst neemt geldt dat na drie contracten of na twee jaar sprake is van een contract voor onbepaalde tijd.

18 Onderscheid in contracten Het kan handig zijn om onderscheid te maken in de contractvormen bij verschillende medewerkers. Dit creëert niet alleen flexibiliteit, maar kan ook een voordeel zijn op financieel gebied. Flexibele medewerkers leveren over het algemeen meer werk op. Je hebt te maken met een hoger verloop, wisselende uren en een variërend uurloon. Daarnaast stijgt het wettelijk minimumloon elk half jaar en hebben medewerkers die ouder worden, tot 23 jaar, elk jaar recht op een hoger uurloon. Financieel kan het interessant zijn om de flexibele schil uit te besteden. In de horeca heb je te maken met twee verschillende werkgevers sectorfondspremies: los en vast. Hebben medewerkers geen vaste uren én geen jaarcontract? Dan vallen ze in de horeca onder de premiegroep los. Je betaalt dan 4% meer premie 18 Verder heb je te maken met loonadministratiekosten. De kosten zijn voor elke medewerker in absolute zin hetzelfde. Als je terugrekent vallen deze kosten relatief hoger uit voor een werknemer die 10 uur per maand werkt in vergelijking met iemand die fulltime werkt. Dit kan een verschil opleveren van 15 tot 20%. Kijk naar je eigen situatie. Hoeveel uur heb je nodig, wat wil de werknemer en welke contractvorm past het beste hierbij?

19 19

20 We delen graag onze kennis met jou L1NDA is dé personeelsexpert in de horeca. Wij geloven dat tevreden medewerkers allesbepalend zijn voor een sublieme klantbeleving en daarmee voor het lange termijn bedrijfssucces. De aanstormende nieuwe generatie heeft nieuwe opvattingen over hoe zij willen werken. L1NDA biedt een online werkplatform voor deze nieuwe generatie die onze klanten helpt met het vinden, binden, aansturen en verlonen van personeel. Onze horeca personeelsplanner is sinds 2007 actief en we blijven ons ontwikkelen met nieuwe kansrijke productlijnen. Probeer L1NDA nu zelf Je wordt persoonlijk begeleid door één van onze experts en wij maken een op maat gemaakte proefomgeving zodat jij de voordelen zelf kunt ervaren. L1NDA. B.V Of kom langs voor een kop koffie! 20