Rapport van het inspectiebezoek op 16 januari 2017 aan Altrecht, polikliniek Lunetten te Utrecht

Transcriptie

1 Rapport van het inspectiebezoek op 16 januari 2017 aan Altrecht, polikliniek Lunetten te Utrecht V /V /GGZ/EvE/OT

2

3 Inhoudsopgave 1 Inleiding Aanleiding en belang Doelstelling Methode 4 2 Conclusie 5 3 Handhaving 6 4 Resultaten inspectiebezoek Implementatie verbeterplan Risicotaxatie en crisispreventieactieplannen Wachtlijsten Positie hoofdbehandelaar Dossiertoets Patiënt 10 Pagina 3 van 10

4 1 Inleiding De Inspectie voor de Gezondheidszorg (hierna: inspectie) heeft op 16 januari 2017 een aangekondigd bezoek gebracht aan Altrecht, polikliniek Lunetten, te Utrecht. Dit bezoek vond plaats in het kader van het opvolgen van verbetermaatregelen door de inspectie. In voorliggend rapport beschrijft de inspectie haar bevindingen en geeft zij aan welke conclusies zij trekt naar aanleiding van deze bevindingen. 1.1 Aanleiding en belang De inspectie heeft als taak de risico s van zorg voor patiënten te beperken door het bevorderen van de naleving van wet- en regelgeving, (beroeps)normen, richtlijnen en standaarden bij onder toezicht staande zorgaanbieders. De inspectie geeft onder meer invulling aan haar taak door aangekondigde en onaangekondigde inspectiebezoeken te brengen aan de onder toezicht staande zorgaanbieders. Dit bezoek is een vervolg op een calamiteitenmelding die Altrecht in het voorjaar van 2016 bij de inspectie heeft gedaan. Het betrof een ernstig steekincident met een persoon die in zorg was bij Altrecht. Naar aanleiding van deze calamiteit heeft Altrecht intern onderzoek gedaan naar de calamiteit. De conclusie van de onderzoekscommisie was dat er tekortkomingen in de zorg waren geweest en er werden een aantal aanbevelingen gedaan. Op basis van deze aanbevelingen heeft Altrecht een verbeterplan opgesteld. De verbetermaatregelen zijn gericht op het uitvoeren en borgen van risicotaxaties (in dossiers), het opstellen van crisispreventieactieplannen, de omgang met patiënten op wachtlijsten en de positie van de hoofdbehandelaar. De raad van bestuur heeft in het najaar van 2016 een overzicht van de stand van zaken van de uitvoering van de verbeteracties naar de inspectie verstuurd. 1.2 Doelstelling Doel van het inspectiebezoek aan Altrecht was: - beoordelen in hoeverre de getroffen verbetermaatregelen, zoals opgenomen in het verbeterplan, daadwerkelijk geïmplementeerd zijn binnen Altrecht, polikliniek Lunetten; - beoordelen of er op dit moment risico s aanwezig zijn binnen Altrecht die verder toezicht van de inspectie vragen. 1.3 Methode De inspectie richtte zich tijdens haar bezoek op de verbetermaatregelen zoals beschreven in het verbeterplan van Altrecht en de dossiervoering. Om tot een oordeel te komen heeft de inspectie: - Een gesprek gevoerd met een psychiater en een klinisch psycholoog beiden inhoudelijk leidinggevenden op de polikliniek; - Een gesprek gevoerd met een psychiater; - Een gesprek gevoerd met een GZ-psycholoog; - Drie patiëntendossiers ingezien (met toestemming van de betreffende patiënten); - Een patiënt (telefonisch) gesproken. Bij de toetsing van de dossiers is gebruik gemaakt van een toetsingskader. Dit kader is gebaseerd op de vigerende wet- en regelgeving en veldnormen. 4

5 2 Conclusies en aanbevelingen De inspectie is van mening dat de getroffen verbetermaatregelen binnen Altrecht in voldoende mate zijn geïmplementeerd. Er zijn concrete stappen gezet ten aanzien van het overzicht dat de hoofdbehandelaar heeft op de caseload en het beheren van de (interne) wachtlijst. De inzet van een dashboard en aandachtsfunctionarissen voor wachtlijsten werken daarbij ondersteunend. De medewerkers geven aan het afgelopen jaar een toenemend bewustzijn te ervaren ten aanzien van het doorlopen van procedures waarbij de kwaliteit van de patiëntenzorg beter geborgd is. Het is van belang om aandacht te (blijven) besteden aan het uitvoeren van risicotaxaties en het gebruik van Crisispreventieactieplannen(CPAP s). Uit de dossiertoetsing en de gesprekken met de hulpverleners blijkt duidelijke aandacht voor suïcidaliteit, andere risicofactoren komen minder expliciet naar voren. Om ervoor te zorgen dat de dossiers inhoudelijk op orde zijn (en blijven), volgt de inspectie de suggestie van een leidinggevende om collega s regelmatig bij elkaar een dossiertoets te laten uitvoeren. Dit bevordert tevens de aandacht voor de implementatiecyclus bij de gemaakte afspraken. Daarnaast blijkt er, ten tijde van de toetsing, nog onduidelijkheid te bestaan over de vraag wie eindverantwoordelijk is voor een patient die een intake heeft gehad bij Altrecht, maar nog niet met een behandeling kan beginnen. De inspectie verwacht dat Altrecht hierop maatregelen neemt. Uit het onderzoek blijkt dat veel patiënten op de wachtlijst staan voor een onjuiste afdeling. Om te voorkomen dat mensen op een verkeerde plek bij Altrecht terecht komen, is blijvende aandacht voor (en mogelijk intensivering van) de communicatie over verwijzing van patiënten met huisartsen wenselijk. Bij deze communicatie kan gelet worden op de Landelijke Samenwerkingsafspraken tussen huisartsen, GB GGZ en S GGZ d.d. februari Tot slot vindt de inspectie een meer expliciete vermelding van de regiebehandelaar in het dossier noodzakelijk. Daarmee wordt voorkomen dat bij een eventuele inschakeling van de crisisdienst verwarring ontstaat. Pagina 5 van 10

6 3 Handhaving De inspectie verwacht dat Altrecht maatregelen neemt ten aanzien van het (volledig) uitvoeren van risicotaxaties. Ook verwacht de inspectie dat Altrecht duidelijke afspraken maakt over de eindverantwoordelijkheid voor de patient in de intakefase zodat dit duidelijk is voor verwijzers en eigen hulpverleners. De inspectie heeft er vertrouwen in dat Altrecht deze verbetermaatregelen voortvarend uitvoert en dat dit zal leiden tot de gewenste verbeteringen. De inspectie ziet op dit moment geen noodzaak voor verdere handhavings- of stimuleringsmaatregelen. 6

7 4 Resultaten inspectiebezoek In dit hoofdstuk zijn de bevindingen van het inspectiebezoek weergegeven. De inspectie beoordeelde tijdens het bezoek of de polikliniek Lunetten van Altrecht de verbetermaatregelen voldoende heeft geïmplementeerd. Er is bij de (deels afzonderlijke) gesprekken met de vier werknemers ingegaan op de implementatie van het verbeterplan. Verder is een dossiertoets gedaan en een patiënt bevraagd op onderdelen uit het verbeterplan. 4.1 Implementatie verbeterplan Gedurende 2016 zijn er binnen Altrecht, polikliniek Lunetten, diverse veranderingen doorgevoerd. Er is aandacht geweest voor het implementeren van het verbeterplan in het managementteam. Ook tijdens gesprekken tussen het managementteam en de Raad van Bestuur is dit onderwerp met regelmaat aan de orde geweest. Parallel aan de implementatie van het verbeterplan liepen andere processen. Zo is er in 2015 onder meer een externe organisatie (P5COM) ingehuurd die alle processen binnen de polikliniek heeft doorgelicht op efficiëntie en effectiviteit. In 2016 is nog veel aandacht besteed aan de implementatie van de werkwijze. Hierbij zijn een aantal processen opnieuw ingericht en een deel is aangepast. Richting de zorgverleners is er aandacht geweest voor de implementatie van het verbeterplan door het bespreken van veranderingen en nieuwe processen in de beleidsvergaderingen. In de 10-minutengesprekken die regelmatig gevoerd worden met de zorgverleners komen de gewenste verbeteringen regelmatig terug. Het inwerkprogramma voor nieuwe medewerkers is aangepast aan de nieuwe organisatie. Het personeel wordt bijgeschoold om de deskundigheid te onderhouden. In wekelijkse teamvergaderingen is er aandacht voor de uitkomsten van de behandelingen, afwisselend over de economische uitkomsten en de kwalitatieve uitkomsten van zorg. De gesproken medewerkers/zorgverleners geven aan veel te hebben gemerkt van de veranderingen het afgelopen jaar. Er wordt meer procesmatig gewerkt en verantwoordelijkheden zijn duidelijker afgebakend. Het werken in processen helpt hen om uit de hectiek van de dag te komen en om gestructureerd te werken; het geeft houvast. De inhoudelijk leidinggevenden ervaren dat continue aandacht nodig is om te voorkomen dat gemaakte afspraken wegzakken. Zij geven aan dat de implementatiecyclus nog meer verbeterd kan worden. Per evaluatie komen nuttige verbeterpunten naar boven. Er wordt geopperd dat een inhoudelijke dossiertoets door collega s onderling het lerend vermogen binnen Altrecht kan vergroten. 4.2 Risicotaxatie en crisispreventieactieplannen De zorgverleners geven aan dat er meer expliciete aandacht is voor de afweging of een risicotaxatie of het maken van een crisispreventieactieplan van toepassing is bij een patiënt. Er wordt gekeken naar het doel wat nagestreefd wordt. Men wil daarmee een papieren exercitie voorkomen. In het algemeen is er meer bewustwording ontstaan en het goed documenteren van de behandeling wordt ervaren als onderdeel van het werk. De verplichte trainingen in dit verband worden als zinvol ervaren. Pagina 7 van 10

8 Bij verwijzing van een patiënt naar Altrecht wordt er informatie opgevraagd over de voorgeschiedenis van de patiënt, bijvoorbeeld door het opvragen van een ontslag- of verwijsbrief. Een crisispreventieactieplan wordt niet standaard opgevraagd door Altrecht, patiënten nemen soms zelf hun plan mee. Bij patiënten die overgeplaatst worden binnen Altrecht is de informatie bekend; dit staat in het elektronische patiëntendossier. Patiënten krijgen nu bij de intake een kaartje mee waarop afspraken staan over de bereikbaarheid van Altrecht, ook buiten kantoortijden, en wat zij kunnen doen in geval van crisis. De crisisdienst kan bij patiënten die in zorg zijn bij Altrecht, het dossier inzien. Zij kan daar ook het crisispreventieactieplan raadplegen, indien dit is opgenomen in het dossier. Patiënten die niet in zorg zijn bij Altrecht en in de crisisdienst terecht komen, zijn meestal verwezen door de huisartsenpost. Het is dan afhankelijk van de informatie die de eigen huisarts van de patiënt heeft doorgegeven aan deze huisartsenpost of er informatie beschikbaar is voor de crisisdienst. 4.3 Wachtlijsten Tijdens de calamiteit was er sprake van lange interne en externe wachtlijsten. De interne wachtlijsten zijn nu korter. Tijdens de intake blijft de verantwoordelijkheid voor de patiënt duidelijk belegd bij de hoofdbehandelaar. Medewerkers leggen deze verantwoordelijkheid echter verschillend uit, blijkt uit de gesprekken. De verantwoordelijkheid voor patiënten die slechts een intake hebben gekregen voor interne patiënten wordt anders ingevuld dan voor externe patiënten. In de brief voor de huisarts na de intake, wordt duidelijk gesteld dat de huisarts nog eindverantwoordelijk is, tot het moment dat de behandeling daadwerkelijk van start gaat. In de praktijk blijkt dit echter niet altijd zo strikt gehanteerd te worden en is er, bijvoorbeeld als er sprake is van risico op suïcidaliteit, een gevoel van urgentie bij de medewerkers. Zij leggen de behandelverantwoordelijkheid bij Altrecht. Na het bezoek aan Altrecht heeft de inspectie het kwaliteitsstatuut van Altrecht getoetst op dit onderwerp. Ook in het kwaliteitsstatuut staat de behandelverantwoordelijkheid na intake gedifferentieerd beschreven. Om patiënten snel op de juiste plek binnen de polikliniek te helpen (en daardoor de caseload te verminderen) zijn er aanmeldfunctionarissen aangesteld die de wachtlijsten beheren. De ervaring is dat 30-50% van de patiënten op de wachtlijst staat voor een onjuiste afdeling. Bij de zorgeenheid Angst en Stemming worden veel (+/-30%) patiënten aangemeld die ook een persoonlijkheidsstoornis hebben. Het gaat dan om patiënten met als hoofddiagnose een persoonlijkheidsstoornis met daarbij morbide angst- en stemmingsklachten. Ook het overdrachtformulier is in gebruik genomen zodat de informatie die relevant is bij een overdracht van een patiënt tussen afdelingen gebundeld is. Medewerkers geven aan dat in de praktijk de wachtlijst bij een verwijzing naar een andere afdeling nog als lang ervaren wordt. Degene die verwijst blijft verantwoordelijk tot de patiënt door het andere team is overgenomen. 4.4 Positie hoofdbehandelaar De hoofdbehandelaar heeft meer zicht op de caseload door het invoeren van een dashboard. In dit dashboard is een overzicht te zien van alle patiënten die onder de verantwoordelijkheid vallen van deze hoofdbehandelaar. Op dit dashboard staat tevens vermeld wanneer een patiënt voor het laatst een contact heeft gehad, met de hoofdbehandelaar of met een andere behandelaar. Daarnaast zijn er vaste momenten waarop patiënten besproken worden. Aan elke patiënt zijn twee behandelaren gekoppeld waardoor de continuïteit van zorg verbeterd is. Behandelplanevaluaties vinden in principe plaats met de hoofdbehandelaar, de andere behandelaar, de patiënt en eventuele naasten van de 8

9 patiënt. Deze behandelplanevaluaties vinden in ieder geval plaats na de intake, na 6, 12 en 24 weken en daarna elke drie maanden tot het einde van de behandeling. Patiënten worden alleen besproken in een breder multidisciplinair overleg op initiatie van de behandelaren, bijvoorbeeld als er sprake is van complexe problematiek of twijfels bij de behandelaren. Het behandelplan wordt indien nodig bijgesteld na een evaluatie waardoor het actueel blijft. De communicatie met de huisarts over de lopende behandeling vindt in principe een keer per jaar plaats. Sinds 1 januari 2017 is het kwaliteitsstatuut van kracht en worden een aantal taken die eerder bij de hoofdbehandelaar belegd waren ingevuld door de regiebehandelaar. Altrecht is bezig om de processen daarop in te richten. 4.5 Dossiertoets Tijdens het inspectiebezoek zijn drie medische dossiers ingezien. Helaas is het Altrecht niet gelukt om (binnen de beschikbare tijd) aan het verzoek van de inspectie te voldoen om meerdere dossiers te selecteren (met toestemming van de patiënt), waarbij in het afgelopen half jaar een of meerdere overdrachtsmomenten plaatsvonden. Van de drie dossiers die de inspectie heeft kunnen inzien was er slechts bij één sprake van overdrachtsmomenten in de zorg 1. Er is dus geen sprake geweest van brede toetsing op de manier waarop overdrachtsmomenten in dossiers zijn verwerkt. Uit de toetsing blijkt dat de dossiers over het algemeen zorgvuldig zijn gevuld en de verslaglegging helder is. Aan de belangrijkste normen omtrent dossiervorming wordt voldaan. Desondanks heeft de inspectie een aantal opmerkingen: Uit de dossiers wordt duidelijk dat het wel of niet maken van een crisispreventieactieplan afhankelijk lijkt te zijn van de inschatting op het risico van suïcidaliteit. Zo staat in twee dossiers de afweging vermeld: Geen crisispreventieactieplan gemaakt. Geen aanwijzingen voor suïcidaliteit. Hiermee wordt de suggestie gewekt dat het maken van een crisispreventieactieplan alleen geïndiceerd is bij het voorkomen van suïcidaliteit. De gesproken zorgverleners geven aan dat in de praktijk inderdaad vaak alleen een crisispreventieactieplan gemaakt wordt bij risico op suïcidaliteit. Zij geven aan dat de opstelling van een cpap in principe ook breder toegepast kan worden. In het derde dossier is geen crisispreventieactieplan te vinden. Ook ontbreekt de afweging om deze wel of niet te maken. Gezien de ernst van de problematiek waarbij de patiënt ook crisisgevoelig en dreigend is in haar gedrag en er op enig moment in de behandeling het Intensive Home Treatment (hierna: IHT) team betrokken werd, zou, gezien het beleid binnen Altrecht, verwacht mogen worden dat een crisispreventieactieplan aanwezig was. Wel is hier het gebruik van het overdrachtsformulier toegepast in de overdracht naar bijvoorbeeld het IHT-team. In de risicotaxatie is de aandacht voor suïcidaliteit tevens terug te zien en wordt suïcidaliteit expliciet vermeld. Andere risicotaxaties (bijvoorbeeld kindcheck, huiselijk geweld, agressie) worden niet standaard vermeld. Voor de kindcheck is wel een apart onderdeel in het dossier opgenomen, dat aangevinkt kan worden. 1 In reactie op het conceptrapport, ontvangen op 8 maart 2017, merkt de bestuurder het volgende op: Graag wil ik hierbij opmerken dat het verzoek van de inspectie om toestemming te vragen aan patiënten ook laat kwam, slechts twee werkdagen voorafgaand aan de toetsing. Gezien de korte tijd is ons dat niet gelukt; het vraagt enige tijd om dergelijke dossiers te selecteren en de betreffende patiënten te bereiken. Bij een eventueel volgende toetsing zouden wij een dergelijk verzoek graag eerder ontvangen. Pagina 9 van 10

10 Tijdens het dossieronderzoek valt daarnaast op dat niet eenduidig vast te stellen is wie de hoofdbehandelaar (of vanaf 1 januari 2017 de regiebehandelaar) is van de patiënt. Op meerdere plekken in het dossier zijn hierover aanwijzingen te vinden en worden namen genoemd. Hierdoor kan het voor de medewerkers zelf wel inzichtelijk zijn wie de hoofdbehandelaar is (zij kennen de mensen immers waarmee ze samenwerken). In crisissituaties is de naam van de regiebehandelaar mogelijk niet altijd duidelijk is voor de medewerker van de crisisdienst. 4.6 Patiënt Tijdens het bezoek is telefonisch contact gelegd met een patiënt van Altrecht. De inspectie heeft de patiënt bevraagd op bovenstaande onderwerpen, namelijk op de implementatie van het verbeterplan, risicotaxaties en crisispreventieactieplannen, wachtlijsten en het hoofdbehandelaarschap. De patiënt is ongeveer anderhalf jaar in zorg bij Altrecht. Gedurende deze periode heeft zij te maken gehad met meerdere behandelaren en verwijzingen naar andere teams. De patiënt geeft aan te merken dat er dingen positief veranderd zijn. Zo noemt zij bijvoorbeeld de wachttijden voor een afspraak. Waar zij eerst soms lang moest wachten op een behandelaar wordt zij nu eerder gesproken. Daarnaast is de onderlinge communicatie tussen de behandelaren verbeterd, waarbij zij opmerkt dat zij nu ook beter de route kent om onderwerpen onder de aandacht te brengen. Zij geeft aan dat het begin van de behandeling rommelig is verlopen. Ze heeft meerdere intakes gehad waarbij zij steeds opnieuw haar verhaal heeft moeten doen. Dit heeft de patiënt als belastend ervaren. Tussen de intakes was het voor de patiënt niet altijd duidelijk wie haar aanspreekpunt was. Na de laatste doorverwijzing is de hoofdbehandelaar wel duidelijk. Een aantal maanden geleden heeft zij een crisispreventieactieplan gemaakt met haar zorgverlener. Ze geeft aan dat dit laat in haar behandeling heeft plaatsgevonden en dat zij dit liever eerder had gehad, ook om te weten wat zij moet doen bij een terugval. In het algemeen wil de patiënt nog opmerken dat zij erg veel vragenlijsten (ROM, red.) moet invullen. Zij vraagt zich af of dit niet met minder toekan. 10