MVO bij de MILCON groep

Transcriptie

1 MVO bij de MILCON groep MILCON Nederland B.V. Milcon België N.V. Milcon Duitsland GmbH Pagina 1 van 21

2 Milcon Nederland B.V. (hoofdkantoor Milcon groep) Nusterweg 74 BTW: NL B01 Postbus 500 KvK AM Sittard BNP Paribas: Tel: IBAN: NL38BNPA Fax: BIC/SWIFT: BNPANL2A Internet : Milcon N.V. Koning Albertlaan 46 BTW: BE Postbus 21 HRT Maaseik (adm.zetel) BNP Paribas: Tel: IBAN: BE Fax: BIC/SWIFT: GEBABEBBI4A info@milcon-lift.com Internet : Milcon GmbH Dennewartstrasse 27 Commerzbank (BLZ ) Kontonr Postbus IBAN: DE BIC: DRESDEFF Aken (adm.zetel) BNP PARIBAS (BLZ ) Kontonr Tel: IBAN: DE SWIFT: GEBADE33 Fax: info@milcon-lift.com Internet : Pagina 2 van 21

3 Inhoudsopgave 1. INLEIDING BESCHRIJVING ACTIVITEITEN MILCON GROEP MAATSCHAPPELIJK VERANTWOORD ONDERNEMEN BIJ DE MILCON GROEP REFERENTIETABEL MVO MILCON STAKEHOLDERANALYSE TABEL MILCON Pagina 3 van 21

4 1. Inleiding 1.1 Beschrijving activiteiten Milcon groep Milcon Hef- & Hoogwerksystemen is reeds enkele decennia dé specialist op het gebied van verhuur en verkoop van schaarliften, telescoophoogwerkers, heftrucks, verreikers en minikranen. Met het hoofdkantoor in Nederland en zusterbedrijven in België en Duitsland (Milcon N.V. en Milcon GmbH) is de Milcon groep uitgegroeid tot een krachtige internationale organisatie, gebouwd op de volgende pijlers: een omvangrijk, gevarieerd en modern machinepark een breed verhuuraanbod enthousiaste en zeer betrokken medewerkers snelle service veiligheid samenwerking met gerenommeerde internationale partners een hoogwaardig logistiek apparaat lokaal, nationaal en internationaal denken innovatie & klantgerichtheid maatschappelijke verantwoordelijkheid Onze verhuurvloot is in de loop van de jaren uitgegroeid tot een uiterst gevarieerd, modern en hoogwaardig machinepark hetgeen ons in staat stelt iedere gebruiker de voor hem passende machine te leveren. Deze levering wordt voorafgegaan door een deskundig advies van onze gespecialiseerde binnen- en/of buitendienstmedewerkers die de klant helpen de voor zijn werkzaamheden geschikte machine te bepalen. De technische specialisten van Milcon zorgen ervoor dat de huurmachine in uitstekende staat op het werk wordt geleverd om zo een veilig en efficiënt verloop van werkzaamheden te garanderen. Milcon behoort tot de meest professionele verhuurders met een groot aantal eigen vrachtwagencombinaties en leveringsmogelijkheden vanuit internationale regiodepots. Zo biedt Milcon de klant de mogelijkheid het gevraagde tijdstip van levering zo nauwkeurig mogelijk te behalen. Samenwerken met Milcon biedt de klant een hoge mate van zekerheid, betrouwbaarheid en kwaliteit. Voortdurend inventariseert Milcon de wensen uit de markt welke vertaald worden naar uitbreiding van de verhuurvloot. Pagina 4 van 21

5 1.2 Maatschappelijk verantwoord ondernemen bij de Milcon groep Milcon onderscheidt zich tegenwoordig niet alleen meer door het vooroplopen in moderne techniek en efficiënte bedrijfsvoering, maar steeds meer ook door maatschappelijk verantwoord ondernemen. Milcon heeft ervaren dat het maatschappelijke belang van ondernemerschap steeds meer leeft in de samenleving. Reeds geruime tijd zijn MVO-gerelateerde onderwerpen (bijvoorbeeld veiligheid, gezondheid en milieu) geïntegreerd in de bedrijsvoering van de gehele Milcon groep. Echter, zowel vanuit de markt als ook vanuit de maatschappelijke betrokkenheid van directie en medewerkers heeft Milcon besloten om te voldoen aan internationale en nationale richtlijnen ter zake, meer bepaald de NEN-ISO en de NPR 9026+C1. De uitgangspunten daarvan zijn in dit document vastgelegd. Pagina 5 van 21

6 2. Referentietabel MVO MILCON Vraag Antwoord Bron 1. Onze organisatie legt rekenschap af over onze effecten op de maatschappij, de economie en het milieu. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Wij leggen rekenschap af over: De effecten van onze bedrijfsvoering op de maatschappij, het milieu en de economie en in het bijzonder over de eventuele negatieve effecten; De maatregelen die we hebben genomen om herhaling van die negatieve effecten te voorkomen. In diverse overlegvormen evalueert Milcon haar projecten. Indien sprake is van onbedoelde en onvoorziene negatieve effecten, o.a. op het gebied van maatschappij, milieu en economie, worden deze besproken. Dit geldt tevens voor de maatregelen om herhaling te voorkomen. Ook stakeholders worden betrokken bij deze evaluatie door middel van onder meer klantopdrachtevaluaties. Ervaringen en resultaten worden vastgelegd in de jaarlijkse managementreview. De Milcon groep, B.V./ N.V./GMBH ( hierna te noemen: Milcon) is geheel gecertificeerd volgens ISO 9001:2008 en VCA* en heeft een KVGM-coördinator in dienst. Milcon groep(niet 2. Onze organisatie is transparant over besluiten en activiteiten die een effect hebben op de omgeving. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Wij zijn transparant over: Het doel, de aard en de plaats van onze activiteiten Wie het meerderheidsbelang in onze organisatie heeft De manier waarop besluiten tot stand komen; Wie welke functie binnen onze organisatie heeft in het kader van de besluitvorming; Welke verantwoordelijkheden en bevoegdheden bij die functies horen in het kader van besluitvorming Hoe onze MVO-prestaties worden geëvalueerd Onze MVO-prestaties op significante onderwerpen Onze financiële prestaties Waar onze financiële middelen vandaan komen De gevolgen van ons beleid en onze organisatiebeslissingen- en activiteiten op de omgeving Wie wij als onze stakeholders beschouwen De manier waarop deze stakeholders zijn geselecteerd Hoe deze stakeholders worden betrokken bij de organisatie Deze informatie is: Openbaar en gemakkelijk beschikbaar; Begrijpelijk voor onze stakeholders; Tijdig, feitelijk juist, duidelijk en objectief. Jaarrekening (gedeeltelijk openbaar op Pagina 6 van 21 In het kwaliteitshandboek is beschreven hoe en door wie besluitvorming plaatsvindt (procedure Businessplanning & -Control). In de procedures zijn taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden vastgelegd. Medewerkers worden bij MVO betrokken door middel van onder andere overlegvormen, toolboxmeetings, continue verbetering. MVO prestaties worden jaarlijks geëvalueerd in de managementreview van Milcon. De stakeholdersanalyse geeft per categorie weer wie de stakeholders van Milcon zijn en de mate van betrokkenheid bij de organisatie. Financiële gegevens worden gedeponeerd bij de KvK en zijn daarmee gedeeltelijk openbaar.

7 3. Onze organisatie gedraagt zich ethisch. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? 4. Onze organisatie respecteert de belangen van stakeholders en speelt hierop in. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Wij: Maken onze kernwaarden en principes bekend Richten onze bestuursstructuren op een manier in die ethisch gedrag bevordert Benoemen en passen normen voor ethisch gedrag toe, die aansluiten bij onze eigen doelstellingen en activiteiten en bij NEN-ISO Bemoedigen het naleven van deze normen Maken de gedragsnormen bekend die worden verwacht van verschillende mensen in en om de organisatie Voorkomen of lossen belangenconflicten op in de hele organisatie die zouden kunnen leiden tot onethisch gedrag Stellen toezicht- en beheersingsmechanismen in om ethisch gedrag te melden, zonder angst voor represailles Herkennen en pakken situaties aan waarin lokale wet- en regelgeving niet bestaat, of conflicteert met ethisch gedrag Leven internationaal erkende normen en ethisch gedrag bij medisch onderzoek na Respecteren het welzijn van dieren De kernwaarden van Milcon en richtlijnen m.b.t. ethisch gedrag zijn vastgelegd in het kwaliteitshandboek en het bedrijfsreglement. Milcon kent voor de medewerkers een bedrijfsreglement met onder andere huisregels en gedragsnormen. Milcon heeft een overeenkomst met een gekwalificeerd deskundige, waarin Periodiek Medisch Onderzoek (PMO) als specifieke taak is opgenomen. Daartoe behoort ook het in vertrouwen bespreekbaar maken van aspecten die de arbeidsomstandigheden in brede zin betreffen. Medewerkers kunnen in geval van conflicten of onethisch gedrag terecht bij een extern vertrouwenspersoon en/of kunnen dit melden via de KAR-procedure. Wij: Weten wie onze stakeholders zijn Erkennen en waarderen stakeholders en we reageren op bezorgdheid van stakeholders Onderkennen dat stakeholders in staat zijn met ons in contact te treden om invloed uit te oefenen en dat we hiermee rekening houden Wegen de belangen van onze stakeholders in het licht van bredere maatschappelijke verwachtingen Houden rekening met de belangen van stakeholders waarmee we geen formele relatie hebben, incl. KAR-procedure Bedrijfsreglement ( Gedragscodes stakeholders (c.q. opdrachtgevers) / ( Specifieke instructies aan stakeholders (c.q. klanten) m.b.t. de juiste en verantwoorde omgang met geleverde materialen en middelen, zodat mensen, dieren en milieu geen nadelige effecten ondervinden. Toolboxmeetings (niet Overeenkomst met gekwalificeerd medisch deskundige (niet Gedragscodes stakeholders (c.q. opdrachtgevers) / ( Pagina 7 van 21 De stakeholdersanalyse geeft per categorie weer wie de stakeholders van Milcon zijn en op welke wijze zij betrokken worden bij de organisatie. Meer bepaald is per categorie en in onderlinge samenhang vastgelegd op welke wijze Milcon omgaat met de belangen van de stakeholders. Dit uit zich bijvoorbeeld als volgt: Categorie leveranciers: Bij de leveranciersbeoordelingen wordt onder andere gevraagd naar wensen van leveranciers Categorie medewerkers: middels overlegvormen zoals toolboxmeetings en continue verbetering alsmede op basis van beoordelingsgesprekken Categorie klanten: Aanvullend op de KLOE vinden evalua-

8 tiegesprekken plaats, waarin wensen en eisen van de klanten geïnventariseerd worden. Daarnaast worden in raamcontracten de wensen en eisen van de klant vastgelegd. Ook uiten klanten hun wensen naar maatschappelijk verantwoord ondernemen in gedragscodes Daarbij worden de belangen van de verschillende categorieën stakeholders in onderlinge samenhang beschouwd en afgewogen. Dit wil bijvoorbeeld zeggen dat de wensen van klanten niet dienen te conflicteren met de wensen en eisen van bijvoorbeeld de medewerkers en de wetgever. 5. Onze organisatie respecteert de geldende wet- en regelgeving. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Wij: Stellen ons op de hoogte van de toepasselijke wet- en regelgeving Leven wetgeving na in alle landen waar wij actief zijn, ook als handhaving vanuit de overheid gebrekkig is Treffen maatregelen om ervoor te zorgen dat onze relaties en activiteiten in overeenstemming met wet- en regelgeving zijn Informeren medewerkers over recente en relevante wet- en regelgeving en hoe zij deze kunnen naleven Beoordelen periodiek of de organisatie nog voldoet aan weten regelgeving Milcon houdt zich, mede in lijn met de vereisten van ISO-EN-NEN 9001:2008 en VCA*, actief op de hoogte van ontwikkelingen op dit gebied in de verschillende landen waarin het bedrijf actief is en houdt zich daaraan. Specifieke Bronnen: 1. IPAF / ISO (wet- en regelgeving m.b.t. gebruik van en omgang met hef- en hoogwerksystemen, t.b.v. zowel de klanten van Milcon als de medewerkers van Milcon) 2. Samenwerking / uitwisseling met zusterbedrijven (wereldwijd) 3. Externe keuringsinstanties (bijvoorbeeld SGS, TÜV m.b.t. ingebruikname, onderhoudskeuringen) 4. Beursbezoeken 5. Bezoek van Branchebijeenkomsten 6. Arbo-wetgeving (Preventiecoach App) 7. Continue samenwerking met adviesbureaus, certificerende instellingen, accountants, arbodiensten op verschillende aandachtgebieden waaronder fiscaliteit en financiële verantwoording 6. Onze organisatie respecteert de internationale gedragsnormen. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Wij: Pagina 8 van 21 Respecteren minimaal de internationale gedragsnormen in landen waar wetgeving het milieu of de maatschappij onvoldoende beschermt of conflicteert met internationale gedragsnormen; Heroverwegen onze relaties en activiteiten in gebieden wanneer de internationale gedragsnormen niet worden nageleefd; Proberen relevante organisaties en autoriteiten te overtuigen conflictering van wet- en regelgeving met internationale gedragsnormen op te lossen; Voorkomen dat we medeplichtig zijn aan het schenden van de internationale gedragsnormen door andere organisaties.

9 Milcon is alleen actief in Nederland, België en Duitsland. Het bedrijf houdt zich door middel van de bij vraag 5 genoemde werkwijzen ook op de hoogte van de aldaar geldende gedragsnormen en respecteert deze te allen tijde. 7. Onze organisatie respecteert en erkent de universele mensenrechten. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Wij: Respecteren deze rechten in alle landen, culturen en situaties; Ondernemen stappen in situaties waarin de mensenrechten worden geschonden in het kader van onze bedrijfsvoering, de waardeketen en/of onze invloedssfeer; Maken geen misbruik van of halen geen voordeel uit situaties waarin de mensenrechten onvoldoende zijn beschermd; Respecteren de internationale gedragsnormen. 8. Stakeholders Hoe heeft uw organisatie haar stakeholders geïdentificeerd? 9. Stakeholders Wie zijn de stakeholders van uw organisatie? Milcon kent en erkent de universele mensenrechten. Het bedrijf is alleen actief in Nederland, België en Duitsland. Inkoop van materialen en middelen gebeurt uitsluitend in landen die onder de Europese wet- en regelgeving vallen. De directie identificeert in overleg met de hoofden van de afdelingen de stakeholders. Stakeholders worden geïdentificeerd volgens een model met de volgende kenmerken: Categorieën (cf. MVO-prestatieladder) Belang Impact op MVO Mate waarin deze actief betrokken worden bij bedrijfsvoering De stakeholders zijn ingedeeld per categorie. Deze zijn onder meer: Shareholders Directie Medewerkers Zusterbedrijven Klanten Leveranciers van producten en diensten Overheid Brancheorganisatie Externe keuringsinstanties Certificeringsinstelling Omwonenden 10. Stakeholders Waarom en waarbij betrekt uw organisatie haar stakeholders? Wij betrekken onze stakeholders om: Inzicht te krijgen in de impact van onze besluiten en activiteiten op specifieke stakeholders Er achter te komen of onze positieve impact op de omgeving kan worden vergroot en negatieve impact kan worden verminderd Er achter te komen of onze claims met betrekking tot maatschappelijke verantwoordelijkheid geloofwaardig worden gevonden Onze MVO prestaties te beoordelen Mogelijke conflicten tussen onze eigen belangen, die van onze stakeholders en de algemene maatschappelijke verwachtingen te bespreken en zo mogelijk op te lossen Pagina 9 van 21

10 Aan bepaalde wettelijke verplichtingen die we ten opzichte van stakeholders hebben, te voldoen Transparant te zijn in wat we doen Waar mogelijk partnerschappen te vormen die voor ons en onze stakeholders voordelen bieden Milcon is zich bewust van het belang van stakeholders voor de organisatie en MVO en betrekt daarom haar stakeholders bij het beleid en de uitvoering daarvan. Voorbeelden: Leveranciers: Bij de leveranciersbeoordelingen wordt onder andere gevraagd naar wensen van leveranciers Medewerkers: middels overlegvormen zoals toolboxmeetings en continue verbetering en beoordelingsgesprekken (waarbij beoordelingen plaatsvinden van werkgever werknemer en werknemer werkgever) Klanten: Aanvullend op de KLOE vinden evaluatiegesprekken plaats, waarin wensen en eisen van de klanten geïnventariseerd worden. Daarnaast worden in raamcontracten de wensen en eisen van de klant vastgelegd. Ook uiten klanten hun wensen naar maatschappelijk verantwoord ondernemen in gedragscodes Daarbij worden de belangen van de verschillende categorieën stakeholders in onderlinge samenhang beschouwd en afgewogen. Dit wil bijvoorbeeld zeggen dat de wensen van klanten niet dienen te conflicteren met de wensen en eisen van bijvoorbeeld de medewerkers en de wetgever. 11. Relevantie MVO onderwerpen Waarnaar is gekeken bij het bepalen van de relevantie van de onderwerpen? Wij hebben gekeken naar: De eigen activiteiten en besluiten; Activiteiten en besluiten van organisaties in de waardeketen en invloedssfeer van onze organisatie; Dagelijkse activiteiten en bijzondere situaties. Vanwege de aard van de werkzaamheden en doelgroep van de diensten van Milcon zijn wel alle thema s maar niet alle MVO onderwerpen als relevant te beoordelen. 12. Relevantie MVO onderwerpen Welke onderwerpen zijn relevant? De volgende onderwerpen zijn relevant voor Milcon: 1. Bestuur van de organisatie - besluitvormingsprocessen en structuren 2. Mensenrechten Het oplossen van klachten 3. Arbeidspraktijk - Werkgelegenheid en arbeidsrelaties 4. Arbeidspraktijk - Werkomstandigheden en sociale bescherming 5. Arbeidspraktijk - Gezondheid en veiligheid op het werk 6. Arbeidspraktijk - Persoonlijke ontwikkeling en training op de werkplek 7. Het milieu: Voorkomen van milieuvervuiling 8. Eerlijk zaken doen Anti-corruptie 9. Eerlijk zaken doen - Eerlijke concurrentie 10. Consumentenaangelegenheden: Het beschermen van de consumentengezondheid en veiligheid 11. Consumentenaangelegenheden: Dienstverlening aan consumenten, ondersteuning, oplossing van klachten en geschil- Pagina 10 van 21

11 len 12. Consumentenaangelegenheden: Voorlichting en bewustzijn 13. Betrokkenheid bij en ontwikkeling van de gemeenschap - Betrokkenheid bij de gemeenschap 14. Betrokkenheid bij en ontwikkeling van de gemeenschap - Opleiding en cultuur 15. Betrokkenheid bij en ontwikkeling van de gemeenschap - Scheppen van werkgelegenheid en het ontwikkelen van vaardigheden 16. Betrokkenheid bij en ontwikkeling van de gemeenschap Gezondheid 13. Significantie van MVO onderwerpen Welke criteria heeft u gebruikt bij het bepalen van de significante onderwerpen? De mate waarin het onderwerp effect heeft op de stakeholders en duurzame ontwikkeling Het effect van het wel of niet nemen van extra actie(s) op dit onderwerp De mate van bezorgdheid van uw stakeholders over het onderwerp De maatschappelijke verwachtingen van wat verantwoord gedrag is met betrekking tot deze effecten op dit onderwerp Toelichting Vanwege de aard van de werkzaamheden en doelgroep van de diensten van Milcon zijn alle MVO thema s maar niet alle onderwerpen als significant te beoordelen. 14. Significantie van MVO onderwerpen Welke onderwerpen zijn significant? De volgende onderwerpen zijn significant voor Milcon, waarbij de onderwerpen op de mate van significantie gerangschikt zijn (onderwerp met hoogste significantie als eerste genoemd): 1. Arbeidspraktijk - Gezondheid en veiligheid op het werk 2. Consumentenaangelegenheden: Het beschermen van de consumentengezondheid en veiligheid 3. Arbeidspraktijk - Werkomstandigheden en sociale bescherming 4. Het milieu: Voorkomen van milieuvervuiling 5. Bestuur van de organisatie - Besluitvormingsprocessen en structuren 6. Betrokkenheid bij en ontwikkeling van de gemeenschap Gezondheid 7. Consumentenaangelegenheden: Voorlichting en bewustzijn 8. Mensenrechten Het oplossen van klachten 9. Arbeidspraktijk - Persoonlijke ontwikkeling en training op de werkplek 10. Arbeidspraktijk - Werkgelegenheid en arbeidsrelaties 11. Eerlijk zaken doen - Anti-corruptie 12. Eerlijk zaken doen - Eerlijke concurrentie 13. Consumentenaangelegenheden: Dienstverlening aan consumenten, ondersteuning, oplossing van klachten en geschillen 14. Betrokkenheid bij en ontwikkeling van de gemeenschap - Scheppen van werkgelegenheid en het ontwikkelen van vaardigheden 15. Betrokkenheid bij en ontwikkeling van de gemeenschap - Betrokkenheid bij de gemeenschap 16. Betrokkenheid bij en ontwikkeling van de gemeenschap - Opleiding en cultuur 15. Prioriteit van MVO Onderwerpen Pagina 11 van 21 Wij hebben de volgende criteria gebruikt voor het bepalen van de prioriteit van de MVO-onderwerpen: Onze prestaties afgezet tegen wet- en regelgeving en inter-

12 Welke criteria heeft u gebruikt bij het bepalen van de prioriteit van de onderwerpen? nationale (gedrags)normen Onze prestaties afgezet tegen de state of the art en best practices De mate waarin het onderwerp bijdraagt aan of afbreuk doet aan onze doelstellingen De kosten versus de baten van het ondernemen van actie op het onderwerp De tijd die het kost om de gewenste resultaten te bereiken De kostenimplicaties wanneer het onderwerp niet snel wordt aangepakt 16. Prioriteit van MVO Onderwerpen Welke onderwerpen hebben prioriteit? 17. Prioriteit van MVO Onderwerpen Tot welke acties heeft dit geleid of gaat u nemen? Cf. de aangegeven volgorde in vraag 14. Hoewel Milcon - mede getuige diverse certificeringstrajecten - op de aangegeven onderwerpen reeds op hoog niveau presteert, zowel afgezet tegen wet- en regelgeving en internationale (gedrags)normen als ook tegen de state of the art en best practices, eisen de als eerste genoemde onderwerpen constante aandacht teneinde het ambitieniveau blijvend te kunnen halen. De onderwerpen Gezondheid en veiligheid op het werk, Het beschermen van de consumentengezondheid en veiligheid, Werkomstandigheden en sociale bescherming en Het voorkomen van milieuvervuiling vereisen constante aandacht, tijd en financiële inspanningen om het bereikte ambitieniveau te behouden. Meer bepaald betreft dit het handhaven van een vooruitstrevende veiligheidscultuur door voorlichting aan stakeholders, met name eindgebruikers en medewerkers constante monitoring van werkprocessen op veiligheid, gezondheid en milieubescherming actief bijhouden van wet- en regelgeving (compliance) open staan voor verbetermogelijkheden blame-free melden van potentieel onveilige, ongezonde, milieubelastende of anderszins voor stakeholders nadelige situaties blijvend voldoen aan eisen van ISO en VCA* Dit wil niet zeggen dat op de overige, in 14. genoemde onderwerpen geen acties ondernomen worden. Ook de overige onderwerpen zijn namelijk zowel in de bedrijfscultuur alsmede in het beleid, bedrijfsreglement, de voorschriften en de procedures en werkinstructies van Milcon verankerd., incl. KAR-procedure Bedrijfsreglement ( Analyse van beoordelingsgesprekken (niet Gedragscodes stakeholders (c.q. opdrachtgevers) / ( Specifieke instructies aan stakeholders (c.q. klanten) m.b.t. de juiste en verantwoorde omgang met geleverde materialen en middelen, zodat mensen, dieren en milieu geen nadelige effecten ondervinden. Toolboxmeetings (niet Pagina 12 van 21

13 Overeenkomst met gekwalificeerd medisch deskundige (niet 18. Prioriteit van MVO Onderwerpen Toelichting op de prioriteitsstelling 19. Prioriteit van MVO Onderwerpen Geef aan welke stakeholders en op welke wijze - u heeft betrokken bij het identificeren van relevante, significante en prioritaire onderwerpen. 20. Ketenverantwoordelijkheid en invloedssfeer Welke (typen) organisaties bevinden zich in uw invloedssfeer en hoe verhouden zich die tot uw organisatie? 21. Ketenverantwoordelijkheid en invloedssfeer Op welke manier stimuleert uw organisatie maatschappelijke verantwoordelijkheid bij andere organisaties? Hoewel Milcon - mede getuige diverse certificeringstrajecten - op de aangegeven onderwerpen reeds op hoog niveau presteert, zowel afgezet tegen wet- en regelgeving en internationale (gedrags)normen als ook tegen de state of the art en best practices, eisen de in vraag 14 als eerste genoemde onderwerpen constante aandacht teneinde het ambitieniveau blijvend te kunnen halen. De directie zal de relevantie, significantie en prioriteiten van de MVO-onderwerpen jaarlijks evalueren. Bij het identificeren van relevante, significante en prioritaire onderwerpen hebben wij gebruik gemaakt van informatie, die de in vraag 8 genoemde stakeholders betreffen. Milcon is als verhuurder van machines gepositioneerd achteraan in de waardeketen van de hef- en hijstransportmiddelenindustrie. Zodoende heeft Milcon weinig invloed op productie en de specificaties van deze middelen. De ketenverantwoordelijkheid concentreert zich derhalve met name op de huurder / gebruiker. Economische belanghebbenden zijn de moedermaatschappij enerzijds en de huurder anderzijds. Wij stimuleren maatschappelijke verantwoordelijkheid bij andere organisaties door: Maatschappelijke criteria mee te nemen in contractuele voorwaarden, bijvoorbeeld door in raamcontracten de aandacht te vestigen op de noodzaak van een veilige omgang met de verhuurobjecten en het aanbieden van passende training en het verstrekken van informatie Bij het nemen van investeringsbeslissingen maatschappelijke criteria te hanteren Kennis over maatschappelijke issues met stakeholders te delen, en hiermee het bewustzijn te vergroten Het promoten van goede voorbeelden door het verzorgen van deugdelijke, verhuurobject gerelateerde instructies en trainingen die de veiligheid en gezondheid betreffen alsmede het bewust maken van de noodzaak van veiligheid, gezondheid, duurzaamheid en milieu bij de diverse stakeholders Milcon groep 22. Gepaste zorgvuldigheid (due diligence) Op welke manier beoordeelt uw organisatie (potentiële) (negatieve) effecten van de eigen activiteiten en besluiten op de maatschappij, milieu en economie? Voor verhuuractiviteiten geldt in principe dat deze bij ondeskundig gebruik negatieve effecten tot gevolg kan hebben. Milcon is zich daarvan bewust en minimaliseert dit risico door gepaste maatregelen te nemen, zoals bijvoorbeeld gebruikersgerichte training, informatieverstrekking, preventief onderhoud, keuringen en het kweken van bewustwording van de risico s en de mogelijke effecten van ondeskundig gebruik bij de gebruiker. Voor de beoordeling van potentiële negatieve effecten van onze onderhoudsactiviteiten wordt een aantal tools ingezet, waaronder:, incl. KAR-procedure Pagina 13 van 21

14 Inspecties van overheden Externe keuringen Werkplekinspecties (in eigen beheer) Systeemaudits Toolboxmeetings KAR-procedure Investeringsbeslissingen komen tot stand nadat een afweging van zowel economische als ook maatschappelijke criteria gemaakt is. Bedrijfsreglement ( Gedragscodes stakeholders (c.q. opdrachtgevers) / ( Specifieke instructies aan stakeholders (c.q. klanten) m.b.t. de juiste en verantwoorde omgang met geleverde materialen en middelen, zodat mensen, dieren en milieu geen nadelige effecten ondervinden. Toolboxmeetings (niet Overeenkomst met gekwalificeerd medisch deskundige (niet 23. Gepaste zorgvuldigheid (due diligence) Op welke manier beoordeelt uw organisatie (potentiële) (negatieve) effecten van de activiteiten en besluiten van organisaties in uw invloedssfeer op de maatschappij, milieu en economie? 24. Gepaste zorgvuldigheid (due diligence) Hoe wordt gepaste zorgvuldigheid uitgeoefend of geïmplementeerd in uw organisatie? Door het onderhouden van nauwe contacten met leveranciers en klanten alsmede evaluaties van verhuurprojecten en monitoring hiervan. De in het antwoord op vraag 22 benoemde tools zijn zowel in het kader van de beoordeling als ook in het kader van de implementatie relevant., incl. KAR-procedure Bedrijfsreglement ( Gedragscodes stakeholders (c.q. opdrachtgevers) / ( Pagina 14 van 21

15 Specifieke instructies aan stakeholders (c.q. klanten) m.b.t. de juiste en verantwoorde omgang met geleverde materialen en middelen, zodat mensen, dieren en milieu geen nadelige effecten ondervinden. Toolboxmeetings (niet Overeenkomst met gekwalificeerd medisch deskundige (niet 25. Gepaste zorgvuldigheid (due diligence) Welke (potentiële) negatieve effecten op maatschappij, milieu en economie heeft uw organisatie geïdentificeerd? Potentiële negatieve effecten voor mens, economie en milieu kunnen ontstaan door ondeskundig gebruik van het verhuurobject. Overige potentiële negatieve effecten die zijn geïdentificeerd binnen Milcon liggen op het vlak van de CO2-uitstoot van de verhuurvloot. Bij aanschaf van machines en materieel wordt nadrukkelijk gelet op een minimalisering van de milieubelasting door de verhuurvloot en het transport ervan, bijvoorbeeld door vrachtwagens in te zetten welke aan de hoogste milieueisen voldoen. Tevens wordt in het kader van toolboxmeetings aandacht gevestigd op energie- en milieubewuste omgang met materialen en middelen. 26. Visie, missie, beleid en strategie Hoe heeft uw organisatie richting gegeven aan haar maatschappelijke verantwoordelijkheid? Wij geven richting aan de maatschappelijke verantwoordelijkheid door: De rol van maatschappelijke verantwoordelijkheid op te nemen in onze missie en visie; Belangrijke principes en onderwerpen van maatschappelijke verantwoordelijkheid op te nemen in ons beleid en strategie; Maatschappelijk verantwoordelijkheid als vast agendapunt op te nemen op de agenda van overleg van de directie; De stakeholders te informeren over maatschappelijke verantwoordelijkheid op de website Bedrijfsreglement ( Gedragscodes stakeholders (c.q. opdrachtgevers) / ( Specifieke instructies aan stakeholders (c.q. klanten) m.b.t. de juiste en verantwoorde omgang met geleverde materialen en mid- Pagina 15 van 21

16 delen, zodat mensen, dieren en milieu geen nadelige effecten ondervinden. Website Ontwikkelen van draagvlak en competenties. Op welke manier creëert uw organisatie draagvlak voor maatschappelijke verantwoordelijkheid binnen en buiten de organisatie? Wij creëren draagvlak door aandacht te besteden aan: Het vergroten van kennis van de principes, MVOkernthema s en onderwerpen; De betrokkenheid van de top van de organisatie bij het nemen van haar maatschappelijke verantwoordelijkheid; Het creëren van een cultuur van maatschappelijke verantwoordelijkheid. Voor wat betreft het creëren van draagvlak buiten de organisatie geschiedt dit door: Maatschappelijke criteria mee te nemen in contractuele voorwaarden, bijvoorbeeld door in raamcontracten de aandacht te vestigen op de noodzaak van een veilige omgang met de verhuurobjecten en het aanbieden van passende training en het verstrekken van informatie Bij het nemen van investeringsbeslissingen maatschappelijke criteria te hanteren Kennis over maatschappelijke issues met stakeholders te delen, en hiermee het bewustzijn te vergroten Het promoten van goede voorbeelden door het verzorgen van deugdelijke, verhuurobject gerelateerde instructies en trainingen die de veiligheid en gezondheid betreffen alsmede het bewust maken van de noodzaak van veiligheid, gezondheid, duurzaamheid en milieu bij de diverse stakeholders Voor wat betreft het creëren van draagvlak binnen de organisatie geschiedt dit door: MVO regelmatig in het kader van toolboxmeetings te thematiseren Gedragscodes en bedrijfsreglement bij nieuwe medewerkers onder de aandacht te brengen en waar nodig in beoordelingsgesprekken te thematiseren Werkplekinspecties (in eigen beheer) uit te voeren Audits uit te voeren en auditrapportages ter beschikking te stellen MVO op te nemen in het directieoverleg en de jaarplanning Toolboxmeetings (niet Bedrijfsreglement ( Gedragscodes stakeholders (c.q. opdrachtgevers) / ( Auditrapportages (niet Specifieke instructies aan stakeholders (c.q. klanten) m.b.t. de juiste en verantwoorde omgang met geleverde materialen en middelen, zodat mensen, dieren en milieu geen nadelige effecten ondervinden. 28. Ontwikkelen van draagvlak en competenties Op welke manier ontwikkelt uw organisatie de benodigde competenties voor het nemen van maatschappelijke verantwoordelijkheid binnen en eventueel buiten de organisatie? Pagina 16 van 21 Milcon geeft hieraan invulling door: Externe deskundigheid in te schakelen In toolboxmeetings MVO te thematiseren Nauw samen te werken met gerelateerde bedrijven Tijdens beoordelings- en functioneringsgesprekken met de medewerkers regelmatig te bespreken welke competenties en bijbehorende scholing benodigd zijn, mede op het gebied van maatschappelijke verantwoordelijkheid Lerende audits uit te voeren Gedragscodes en bedrijfsregelement bij nieuwe medewerkers onder de aandacht te brengen en waar nodig in beoor- Toolboxmeetings (niet Auditrapportages (niet Bedrijfsreglement

17 delingsgesprekken te thematiseren ( Gedragscodes stakeholders (c.q. opdrachtgevers) / ( 29. Integreren van MVO in besturingsprocessen, systemen en procedures Op welke manier heeft uw organisatie haar maatschappelijke verantwoordelijkheid geïntegreerd in haar besturingsprocessen, systemen en procedures? Onze organisatie heeft dit geïntegreerd: Door bij onze stakeholders te monitoren wat de effecten en ervaringen zijn op het gebied van maatschappelijke verantwoordelijkheid; Door rekening te houden met effecten van besluiten, bijvoorbeeld over nieuwe activiteiten; Door ervoor te zorgen dat de principes van maatschappelijke verantwoordelijkheid in onze besturingsprocessen worden toegepast en worden weerspiegeld in onze structuur en cultuur; Door de verantwoordelijkheid van de kwaliteitsmanager uit te breiden op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen; Door periodiek te beoordelen of wij in onze procedures en processen voldoende rekening houden met maatschappelijke verantwoordelijkheid. In het kwaliteitsmanagementsysteem van Milcon zijn de besluitvormingsprocessen m.b.t. MVO beschreven en uitgewerkt. Tevens is dit verankerd in de overlegstructuur van het bedrijf, die eveneens in het kwaliteitsmanagementsysteem is opgenomen. 30. Communicatie en rapportage Met welke criteria houdt uw organisatie rekening bij haar communicatie over MVO? 31. Communicatie en rapportage Op welke manier communiceert uw organisatie over haar maatschappelijke verantwoordelijkheid? Pagina 17 van 21 Onze organisatie houdt bij communicatie over MVO rekening met de volgende criteria: Compleet: in de informatie komen alle belangrijke activiteiten en de maatschappelijke effecten daarvan aan de orde; Begrijpelijk: de informatie is voor de doelgroep goed te begrijpen. Het gaat hierbij zowel om het gebruik van de taal van de doelgroep als om de manier waarop de informatie wordt gepresenteerd; Responsief: in de informatie wordt ingegaan op de belangen van de stakeholders; Nauwkeurig: de informatie is feitelijk juist en bevat voldoende diepgang; Evenwichtig: de informatie is evenwichtig en eerlijk. De organisatie brengt niet alleen goed nieuws naar buiten, maar geeft ook informatie over eventuele negatieve maatschappelijke effecten; Actueel: het behoort daarom altijd duidelijk te zijn op welke periode de informatie betrekking heeft; Toegankelijk: toepasselijke informatie is beschikbaar voor betreffende stakeholders. Onze organisatie communiceert over MVO op de volgende manier: In vergaderingen en gesprekken met stakeholders Door over specifieke onderwerpen of projecten met stakeholders te communiceren Interne communicatie tussen directie en medewerkers Toolboxmeetings Interne teamactiviteiten met als doel maatschappelijke ver- Website ( Website (

18 antwoordelijkheid te integreren in de hele organisatie Communicatie en evaluatie door middel van de jaarlijkse management review van de directie Communicatie over de prestaties op het gebied van MVO Communicatie met leveranciers over MVO in de inkoopeisen Consumenteninformatie geleverd bij de producten/verhuurobjecten Ter beschikking stellen van informatie voor publieke doelen Via de website a Rapporteren over MVO Rapporteert uw organisatie over MVO via een maatschappelijk verslag? 32b Welke informatie is in het maatschappelijk verslag opgenomen? 32c Met welke overwegingen is rekening gehouden in het maatschappelijk verslag? a Zijn er conflicten of meningsverschillen (geweest) met stakeholders t.a.v. MVO? 33b Welke methoden heeft u om (eventuele) conflicten op te lossen? Ja, een maatschappelijk verslag is opgenomen in de jaarlijkse management review. De volgende informatie is op genomen in het maatschappelijk verslag: Doelstellingen m.b.t. onderwerpen Prestaties m.b.t. onderwerpen Successen en tekortkomingen en de manieren waarop tekortkomingen worden aangepakt Met de volgende overwegingen is bij het opstellen van het maatschappelijk verslag rekening gehouden: De omvang, het onderwerp en het toepassingsgebied past bij de grootte en aard van Milcon Het detailniveau weerspiegelt de mate van ervaring die Milcon heeft met rapporteren Er zijn geen conflicten of meningsverschillen geweest In geval van conflicten hebben wij de volgende methoden om deze op te lossen: Rechtstreekse discussies met stakeholders met wie een conflict is ontstaan Het verstrekken van schriftelijke informatie om verkeerde interpretaties te voorkomen Formele procedures voor signalering en behandeling van klachten Systemen om overtredingen te rapporteren zonder angst voor represailles Mogelijkheid voor medewerkers om conflictsituaties te melden bij een externe vertrouwenspersoon 34. Het monitoren van activiteiten en beoordelen van prestaties Op welke manier monitort uw organisatie haar activiteiten die effect hebben op relevante thema s en onderwerpen? Pagina 18 van 21 Milcon monitort haar activiteiten m.b.t. MVO door middel van: Overleg met stakeholders en klant- en medewerkerstevredenheidsonderzoeken Toolboxmeetings Overzicht van prestatieindicatoren in de managementreview

19 De meetinstrumenten die wij gebruiken staan in lijn met de omvang van de uitgevoerde activiteiten en waarborgen resultaten die betrouwbaar, tijdig beschikbaar en gemakkelijk te begrijpen zijn en afgestemd is op de behoeften van de stakeholders. Toolboxmeetings (niet 35. Het monitoren van activiteiten en beoordelen van prestaties Hoe heeft uw organisatie haar prestaties op relevante thema s en onderwerpen beoordeeld? 36. Heeft u stakeholders betrokken, zo ja welke? a Welke verbeteringen of successen heeft uw organisatie bereikt? Milcon beoordeelt haar prestaties mede aan de hand van prestatieindicatoren in de jaarlijkse managementreview door middel van het stellen van de volgende vragen: Zijn de beoogde doelen behaald? Waren het, achteraf gezien, de juiste doelen? Hadden we de juiste strategieën en processen voor de te behalen doelen? Wat hadden we beter/anders kunnen doen? Zijn alle relevante personen/stakeholders betrokken bij de beoordeling? Milcon heeft de volgende stakeholders betrokken bij het monitoren van activiteiten en beoordelen van prestaties op het gebied van MVO: Shareholders Directie Medewerkers Zusterbedrijven Klanten Leveranciers van producten en diensten Overheid Brancheorganisatie Externe keuringsinstanties Certificeringsinstelling Omwonenden De volgende verbeteringen zijn bereikt: Het verkrijgen en behouden van certificeringen cf. ISO 9001 en VCA* Hogere betrokkenheid van de werknemers Meer inspraak van de werknemers Milieubewuster handelen, zowel intern als extern (bv. klanten, leveranciers) Veiliger werken, zowel intern als extern (bijv. klanten, leveranciers Gezonder en ergonomisch meer verantwoord werken Betere secundaire arbeidsvoorwaarden Nauwere samenwerking met bedrijven in de branche Meer doelgerichte opleiding Het verstrekken van arbeidsmiddelen en PBM s op maat Machines met een lagere milieubelasting Efficiëntere transport en dienstverlening met gunstige effecten voor milieu, klanten en medewerkers Aanschaf van middelen t.b.v. BHV Aanbrengen van brandmeld- en ontruimingsalarminstallatie Betere scheiding van afvalstromen Doelgerichtere inkoop 37b Welke doelen zijn nog niet bereikt? Pagina 19 van 21 Bij nagenoeg alle doelen cf. 37a geldt het principe van continu monitoring en verbetering, m.a.w. Milcon evalueert jaarlijks de voortgang en het voor komende perioden te bereiken ambitieni-

20 veau. 38. Aan welke MVO-initiatieven en eventuele bijbehorende instrumenten neemt uw organisatie deel? Aanbieden van jaarlijkse vrijwillig periodiek medisch onderzoek t.b.v. medewerkers Sponsoring van diverse lokale, regionale en nationale projecten op het gebied van cultuur en opleiding Stimuleren van gezonde levensstijl en het faciliteren hiervan (bijvoorbeeld gratis ter beschikking stellen van fruit op werkvloer, deelname aan sportieve activiteiten) Actieve deelname aan IPAF-organisatie Bewustmaking van zuinig, effectief en veilig gebruik van verhuurobjecten door huurder / gebruiker adequaat te informeren / op te leiden Inzet van hybride bedrijfsvoertuigen en machines Gedetailleerd scheiden van afvalstromen Milieuvriendelijk verwijderen van schadelijke stoffen in afvalwater Spaarzaam gebruik van natuurlijke bronnen Alle overige maatregelen ter bescherming van het milieu cf. VCA-richtlijnen en wet- en regelgeving 39. Welke punten hebt u overwogen bij de keuze voor dit initiatief? Milcon ondersteunt de principes van NEN-ISO Geeft praktische richtlijnen om met MVO aan de slag te gaan. Is ontworpen voor ons type organisatie of haar interessegebieden. Is ontwikkeld om door verschillende organisaties, bijvoorbeeld de gebruikers, te worden toegepast. Helpt ons om specifieke stakeholdergroepen te bereiken. Wordt beheerd door een niet-commerciële organisatie. Heeft een goede reputatie als het gaat om geloofwaardigheid en integriteit. Is tot stand gekomen op een open en transparante wijze. Is ontwikkeld met verschillende stakeholders, afkomstig uit ontwikkelde en ontwikkelingslanden. Is goed toegankelijk. 40. Welke concrete acties worden uitgevoerd in verband met het MVO-initiatief? Uitbreiding van het Kwaliteitsmanagementsysteem Opname van het onderwerp in Kweken van meer bewustzijn voor MVO bij medewerkers en andere stakeholders Uitingen op de website Pagina 20 van 21

21 3. Stakeholderanalyse tabel MILCON Categorie Belang voor Milcon Impact op MVO Mate waarin deze betrokken worden bij bedrijfsvoering 1. Shareholders ++ +/- +/- 2. Directie Medewerkers Zusterbedrijven ++ +/ Klanten Leveranciers van producten en diensten +/ Overheid +/- ++ +/- 8. Brancheorganisatie +/- +/ Externe keuringsinstanties + + +/- 10. Certificeringsinstelling +/- + +/- 11. Omwonenden +/- +/- +/- Pagina 21 van 21