Tussenbalans en richten van het vervolgproces

Transcriptie

1 Raadsnotitie Samen bouwen aan het huis van de democratie in Bloemendaal: Tussenbalans en richten van het vervolgproces Aan De gemeenteraad van Bloemendaal Van Waarnemend burgemeester van gemeente Bloemendaal Mevrouw A. Emmens-Knol Bloemendaal, 2 juli 2015

2 Inhoudsopgave 1 Introductie Tussenbalans Waar kwamen we vandaan? Waar staan we nu? Waar gaan we naar toe? Plan van aanpak voor het vervolg Uitgangspunten en werkwijze voor het vervolgtraject Tussentijdse resultaten per 1 september Verdere uitvoering en benodigde middelen... 7

3 1 Introductie De eerste stappen van het traject Samen bouwen aan het huis van de democratie in Bloemendaal zijn voltooid. Op 16 juni j.l. hebben we de tweede fase van het traject afgerond met een wat mij betreft zeer boeiend werkatelier over het samenspel binnen de raad en het samenspel tussen raad en college. Met de raad heb ik afgesproken om voorafgaande aan de derde fase een ontwikkelingsplan voor het vervolgtraject voor te leggen. Ik doe dat in deze raadsnotitie. Het ontwikkelingsplan zal in september oriënterend met u worden besproken en vervolgens ter besluitvorming worden voorgelegd. Deze raadsnotitie en mijn rapportage wordt u ter informatie aangeboden. Het is de raad bekend dat de Commissaris van de Koning mij bij mijn aantreden heeft gevraagd een rapportage uit te brengen over de resultaten van de verkenning. Het verzoek van de Commissaris van de Koning was toen om deze rapportage in de vorm van een vertrouwelijk ambtsbericht uit te brengen. Inmiddels heb ik hierover met de Commissaris van de Koning gesproken. In goed overleg met hem is afgesproken om het volledige ambtsbericht openbaar te stellen en ter beschikking te stellen van de raad. Traject Samen bouwen aan het huis van de democratie in Bloemendaal 0 Richten en communiceren over het traject 1 Eerste verkenning 2 Benoemen gewenste bestuurspraktijk en ontwerpen aanpak via werkateliers 3 Uitproberen en realiseren van de gewenste bestuurspraktijk 4 Evalueren en bijsturen Opdracht van de Commissaris van de Koning De ontstane situatie en de bestuurscultuur in de gemeente Bloemendaal zijn voor de Commissaris van de Koning aanleiding geweest de waarnemend burgemeester een opdracht mee te geven. Deze opdracht omvat: 1 Het verkennen of laten verkennen van de oorzaken die ten grondslag liggen aan de huidige bestuurscultuur in Bloemendaal. 2 Het ervoor zorgen dat een verbetertraject wordt ontwikkeld en uitgevoerd ten aan zien van de bestuurscultuur en de onderlinge verhoudingen. 3 Het toezien op een heldere en eenduidige toepassing van wet- en regelgeving. Dit doet mij deugd. U weet dat ik eraan hecht om in goed samenspel met de raad, maar ook in samenwerking het college, de ambtelijke organisatie én de samenleving het traject Samen bouwen aan het huis van de democratie vorm en inhoud te geven. Zie ook het ambtsbericht aan de Commissaris van de Koning (deze is als Bijlage opgenomen). Het is goed bij het lezen van deze verkenning twee zaken voor ogen te houden: 1 De verkenning richt zich allereerst op de ontstane situatie, zoals ik die bij het aantreden als waarnemend burgemeester heb aangetroffen. In het rapport komt ook naar voren dat een aantal zaken inmiddels al in positieve zin zijn veranderd. 2 De verkenning bevat mijn beeld van de ontstane situatie. Mijn interesse hierbij is niet om geschiedenis te schrijven puur voor de geschiedenis, maar om het vizier te kunnen richten op de toekomst: Wat willen we met elkaar verbeteren en wat is dan een goede weg? Graag nodig ik u uit om uw aandacht op deze vraag te 1

4 vestigen en om samen met mij het vervolgtraject te richten en inhoud te geven. Het staat een ieder vrij op een eigen manier aan te kijken naar de ontstane situatie. Als u dit (op onderdelen) anders ziet dan ik, nodig ik u uit om ook dit te vertalen in antwoorden op de vraag waar het nu werkelijk om gaat: Wat willen we met elkaar verbeteren en wat is dan de goede weg? Doel van deze raadsnotitie Het doel van deze raadsnotitie is allereerst de raad te informeren over de stand van zaken. Het doel is daarnaast om samen met de raad het vervolgtraject te richten en dit vorm te geven in een nader op te stellen uitvoeringsplan. Hierover zou de raad dan in september een besluit kunnen nemen (inclusief het daarvoor benodigde budget). De focus ligt daarbij primair op het proces dat de raad direct zelf aan gaat, maar bevat ook een doorkijk op het benodigde ontwikkelingsproces binnen de ambtelijke organisatie in het kader van het lopende traject Organisatie van de Toekomst. 2 Tussenbalans 2.1 Waar kwamen we vandaan? Zoals u weet, is het traject Samen bouwen aan het huis van de democratie vooral toekomstgericht. De afgelopen periode hebben we met elkaar hiervoor al veel werk verzet. Op diverse fronten zijn zaken op de rails gezet. Vanuit mijn opdracht van de Commissaris van de Koning was het echter ook nodig de ontstane bestuurlijke situatie in Bloemendaal te verkennen, inclusief het inventariseren van de oorzaken die hieraan ten grondslag liggen. Dit laatste was ook de nadrukkelijke wens van een aantal raadsleden met wie we in de verkenning hebben gesproken: Wil er werkelijk wat veranderen, dan is het essentieel dat de oorzaken ook bloot worden gelegd zo kregen we regelmatig te horen. In het ambtsbericht aan de Commissaris van de Koning beschrijf ik mijn beeld van de ontstane bestuurlijke situatie in Bloemendaal: waar kwamen we vandaan? Mijn beeld is dat de bestuurlijke situatie sterk moet verbeteren dit laat onverlet dat Bloemendaal op zichzelf genomen natuurlijk een gemeente is waar het heel goed wonen is met veel maatschappelijke voorzieningen die mede dankzij het gemeentebestuur zijn gerealiseerd. Wat betreft de bestuurlijke situatie trek ik in het ambtsbericht aan de Commissaris van de Koning de volgende conclusie: 2

5 Er is sprake van een zeer zorgelijke situatie. Het in gang gezette ontwikkelingstraject heeft eerste positieve resultaten opgeleverd. Tegelijkertijd maakt dit traject ook duidelijk dat het een zeer grote opgave is tot een goed niveau te komen wat betreft de kwaliteit van het bestuur en de lokale democratie. Raadsleden, collegeleden en ambtenaren hebben allemaal hun individuele kwaliteiten. De opgave bestaat er vooral uit om het onderlinge samenspel sterk te verbeteren: heldere rol- en taakverdeling, duidelijke en goed voorbereide processen, teamspel en onderling vertrouwen. De opgave is om van individuele kwaliteiten tot collectieve resultaten te komen. Verder verwijs ik naar wat in het ambtsbericht is opgenomen over de ontstane situatie. Relevant is wel dat het geschetste beeld onderstreept dat we aan een aantal zaken moeten werken exact die zaken die al een aantal keren met u zijn gedeeld, namelijk: a Omgangsvormen, communicatie, afspraken maken en nakomen en elkaar aanspreken. b Samenspel binnen de raad. c Samenspel binnen het college. d De organisatie van de toekomst. e Verdeling van verantwoordelijkheden tussen raad, college en ambtelijke organisatie, inclusief onderling samenspel. f Samenspel en communicatie met de samenleving. g Informatievoorziening, inclusief kwaliteit raads- en collegestukken. h Borging: Samenwerken aan proceskwaliteit. Graag wil ik u ook meegeven dat ik getracht heb een zo zuiver mogelijk beeld te schetsen tegen de achtergrond van het ook door u aanvaarde toekomstbeeld: Hoe ziet een florerende democratie in Bloemendaal eruit? Daarbij komt dat het voor alle gemeenteraden en dus voor die van Bloemendaal zaak is om voortdurend te reflecteren op het eigen functioneren en om zaken te verbeteren. Een gezonde democratie is niet iets vanzelfsprekends, daar moet je je dagelijks voor inzetten. Als taak van de burgemeester heb ik het altijd als mijn taak gezien en dat geldt ook nu om telkens weer met de raad (en het college) het gesprek aan te gaan: hoe werken we samen, hoe kunnen we richting bewoners op een goede manier ons werk doen, hoe is de rol en taakverdeling, hoe is het samenspel tussen de raad en het college, hoe gaan we met elkaar om? Dat zijn vragen die je telkens weer moet stellen. Bloemendaal is in die zin dan ook helemaal niet uniek ook bij menig andere raad en gemeentebestuur zijn tal van zaken te verbeteren en zijn dit relevante vragen. 2.2 Waar staan we nu? De eerste twee stappen van het traject zijn inmiddels afgerond naast de verkenning hebben we alle werkateliers voltooid. Dit heeft geresulteerd in een wensbeeld voor de toekomst dat breed gedragen wordt. In grote lijnen is ook uitgekristalliseerd waar we de 3

6 komende tijd aan gaan werken ook dat vind ik een belangrijk resultaat. In paragraaf 3 ga ik daar verder op in. Bovenal ben ik tevreden over de deelname en inbreng van een groot aantal raadsleden, de collegeleden en ambtelijke organisatie. Ik zie dat er tussen raadsleden samenwerking ontstaat en een zekere verbondenheid: we zitten in het zelfde schuitje, zo kan het niet langer, samen kunnen we er wat aan doen, laten we het gezamenlijk oppakken. Ik zie de eerste tekenen dat het beeld zich vestigt dat je vanuit de raad regie kan nemen, dat je vanuit de raad actief kan sturen en kan bijdragen om het dit traject succesvol te laten zijn: ondanks inhoudelijke politieke verschillen kan je samenwerken aan proceskwaliteit! In diverse vergaderingen van de raad (raadsvergadering of commissie) neem ik al veranderingen waar en ik niet alleen maar ook bewoners! Ik zie dan constructief overleg, een meer ontspannen sfeer en elkaar aanspreken op zaken. Aan het begin van het werkatelier van 16 juni j.l. heb ik ook aangegeven dat we er echter nog lang niet zijn en dat er naar de toekomst toe aanzienlijke inspanningen nodig zijn: dit om raadswerk en besturen betekenisvoller en aangenamer te maken! Goed vertrekpunt biedt wat mij betreft ook dat we met elkaar in het nieuwe gemeente huis een nieuwe start kunnen maken. Binnen dit nieuwe gemeentehuis zijn inmiddels ook de contouren van een nieuwe organisatie zichtbaar. Onder leiding van de interim secretaris is de afgelopen periode door de gehele organisatie voortvarend gebouwd aan een nieuwe structuur en cultuur. In de overdracht van de interim gemeentesecretaris aan de nieuwe gemeentesecretaris is de kernboodschap dat het werken aan een professionele organisatie voor de komende tijd de hoogste prioriteit heeft. Het fundament is gelegd en het is nu zaak tot daadwerkelijke uitvoering te komen, zo geeft hij aan. 2.3 Waar gaan we naar toe? Het beoogde eindresultaat van traject Samen bouwen aan het huis van de democratie in Bloemendaal is het gewenste toekomstbeeld zoals dat tijdens verschillende gesprekken en werkateliers met raadsleden, leden van het college, de ambtelijke organisatie en een maatschappelijke denktank is opgebouwd. Zie ook de figuur op de volgende bladzijde. 4

7 5

8 6

9 3 Plan van aanpak voor het vervolg 3.1 Uitgangspunten en werkwijze voor het vervolgtraject Regie op het proces samen met de raad Vanuit mijn opdracht van de Commissaris van de Koning moet ik ervoor zorgen dat een verbetertraject wordt ontwikkeld en uitgevoerd. Graag wil ik de raad hierbij actief betrekken om mede regie te nemen op het vervolgproces om het traject verder te richten, tussentijds te evalueren en bij te sturen én door zelf een actieve rol te vervullen. Ik stel voor dit zoveel mogelijk te doen via reguliere bijeenkomsten via het presidium, met de fractievoorzitters en via commissie en raad waarbij de gehele raad betrokken is. Het verbetertraject zoveel mogelijk verbinden met het reguliere werk Het realiseren van de gewenste situatie verloopt zoveel mogelijk via het reguliere werk. Het idee is om een aantal onderwerpen of dossiers te benoemen die extra aandacht krijgen in de voorbereiding en behandeling door de raad (pilots). Op deze wijze kan het investeren in de kwaliteit van het politiek-bestuurlijke proces ook goed gecombineerd worden met investeren in de Organisatie van de Toekomst. Het ontwikkelingsproces krijgt dan vorm door regelmatig even de tijd te nemen om met elkaar te reflecteren op het proces en met elkaar vragen uit te wisselen als: 1 Hoe verliep de bijeenkomst? Wat ging goed en wat had beter gekund? 2 Hoe was de voorbereiding en hoe kijken we aan tegen het resultaat? 3 Wat zijn lessen voor het vervolg? Welke afspraken kunnen we maken? Het verbetertraject krijgt voldoende tijd en prioriteit Het is essentieel om de komende periode voldoende tijd en prioriteit aan het verbetertraject te geven waarbij we dit met elkaar zien als een investering die ook werkelijk nodig is. Bij deze investering gaat het om tijd en aandacht maar ook de benodigde middelen om gevraagde verbeteringen ook werkelijk te kunnen realiseren. 3.2 Tussentijdse resultaten per 1 september 2015 Het is de bedoeling om meteen na het zomerreces van de raad de draad weer goed op te pakken. Daarom is het plan om samen met de griffie en managementteam de komende periode te werken aan de volgende punten zodat deze in september gereed zijn: 1 Format beleidsstukken, inclusief een plan voor een webbased vormgeving. 2 Nota openbaarheid en geheimhouding. 3 Planning najaar 2015 (langetermijnagenda), inclusief de planning van beeld-, oordeels- en besluitvormende momenten. 4 Eerste voorstel verfijnde werkwijze gemeenteraad. 3.3 Verdere uitvoering en benodigde middelen Het voorstel is om de gemeentesecretaris en de raadsgriffier op te dragen een kort en bondig uitvoeringplan voor het ontwikkelingstraject te maken waarbij dit zoveel 7

10 mogelijk wordt gekoppeld aan bestaande trajecten zoals de Organisatie van de Toekomst. Onderdeel hiervan zal ook uitmaken een concrete en realistische planning: welke doelen en mijlpalen zijn wanneer bereikt? Verdere uitvoering gaat niet vanzelf. Extra begeleiding en ondersteuning zullen nodig zijn en hiervoor zijn dus ook middelen nodig. Een beperkt deel daarvan is gericht op de ondersteuning van de raad en het college. Het andere deel kan goed ingepast worden in de benodigde investeringen voor de Organisatie van de Toekomst, waarbij bijvoorbeeld van het opleidingsbudget gebruik kan worden gemaakt. Het uitvoeringsplan zal in september aan de raad worden voorgelegd. In december is opnieuw een evaluatie-moment dit mede ten behoeve van het gesprek dat ik dan heb met de Commissaris van de Koning. 8