Aan Provinciale Staten

Transcriptie

1 Aan Provinciale Staten Postadres Provincie Overijssel Postbus GB Zwolle Telefoon Telefax Uw kenmerk Uw brief Ons kenmerk Datum PS/2003/872 d.d CS/2003/97 c.q CS/2004/04 Bijlagen Doorkiesnummer Inlichtingen bij M.M. Deiman Onderwerp Besturen in het duale stelsel - het instrument startnotities Op 7 oktober 2003 hebben wij u ter bespreking de notitie Startnotities een instrument voor GS en PS toegestuurd. Wij zijn ervan in kennis gesteld dat de notitie is besproken in het Presidium van 31 oktober Naar aanleiding van deze bespreking hebben wij een reactie ontvangen. Wij hebben besloten de voorstellen zoals die door het Presidium zijn verwoord, over te nemen. Wij hebben de nota Startnotities een instrument voor GS en PS ter versterking van de kaderstellende rol daarom op onderdelen aangepast. Bijgaand treft u de aangepaste nota aan, waarin deze punten zijn verwerkt: - de elementen zoals opgesomd in de paragraaf de inhoud van startnotities van GS aan PS zullen per definitie onderdeel uit gaan maken van aangeboden startnotities; - naast een schets van de provinciale uitgangspunten en doelstellingen (bijv. aan de hand van het onderhandelingsakkoord, eerder vastgesteld beleid) wordt en voorzover evaluatie heeft plaatsgevonden, conclusies over evaluatie van beleid in de vorige periode toegevoegd; - het kader voor de aanpak en oplossingen van het maatschappelijke vraagstuk zal bestaan uit de belangrijkste keuzes t.a.v. doelstellingen en effecten; - een beschrijving van het (vervolg) proces zal standaard deel uit maken van de inhoud van startnotities. ATTENTIE: GEWIJZIGD RABO Zwolle Het provinciehuis is vanaf het NS-station bereikbaar: met stadsbus lijn 1 richting Berkum, halte provinciehuis Bezoekadres Luttenbergstraat 2 Zwolle

2 2 Wij schatten in dat dit jaar ten aanzien van een beperkt aantal (vijf tot zeven) thema s startnotities opgesteld moeten worden. Welke thema s dat betreft, bepalen wij graag in goed overleg met Provinciale Staten. Gedeputeerde Staten van Overijssel, voorzitter, secretaris.

3 GOED BESTUREN IN EEN DUAAL STELSEL Startnotities - een instrument voor GS en PS (een handreiking over doel, inhoud, proces en aanpak) ALGEMEEN Inleiding Met de invoering van het duale stelsel per 12 maart 2003 in de provincies wordt beoogd bij te dragen aan het versterken van het provinciebestuur als geheel. Dit vraagt dat college van GS en Provinciale Staten elkaar versterken. Het is de bedoeling dat het duale stelsel een veranderde duale werkwijze met zich meebrengt, maar de Wet dualisering provinciebestuur op zich biedt geen garantie voor het wijzigen van de bestuurspraktijk. Het veranderen van de bestuurspraktijk doen provinciebesturen zelf. Wat het precies betekent voor de werkwijze en het samenspel tussen staten en college en wat de consequenties ervan zijn voor de ambtelijke ondersteuning, daar is geen blauwdruk voor. Verschillende invullingen van dualisme zijn namelijk mogelijk. We moeten ons ervan bewust zijn dat het bij dualisme niet (alleen) gaat om de formele regels, maar vooral om een cultuuromslag. Tevens weten we dat die veranderingen niet van vandaag op morgen kunnen worden gerealiseerd. Door in de praktijk te oefenen en door te doen! krijgen we die ervaring al werkende weg. De kern is, dat Provinciale Staten en het college van GS het eens worden over de rol- en taakinvulling. Voorts is het van belang dat zij zich richten op het versterken van elkaars positie en roluitoefening. De ambtelijke ondersteuning kan PS en GS helpen bij dat denk- en zoekproces over de rol- en taakinvulling en daarmee bijdragen aan het resultaat om goed te kunnen besturen in een duaal stelsel. Politiek, bestuur en ambtelijke organisatie kunnen niet zonder elkaar. Deze notitie over het instrument startnotities is een handreiking waarmee beoogd wordt bij te dragen aan zowel de rol van GS als die van PS in de beleidsvorming. De rol van GS, vooral omdat het instrument startnotities de mogelijkheid biedt om in een vroege fase van beleidsvoorbereiding de oordelen binnen PS te vernemen/mee te wegen in de uitwerking; de rol van PS in het bijzonder waar het gaat om in een vroeg stadium van beleidsvorming kunnen aangeven van de kaders waarbinnen die beleidsvorming zich heeft af te spelen. Het is dus een instrument voor beide bestuursorganen, PS én GS. Helemaal nieuw is het instrument Startnotities niet voor de provincie Overijssel. Het instrument is al eerder ontwikkeld ten tijde van de commissie Staten aan Zet. Het doel van startnotities was om richting te geven aan het proces van beleidsvoorbereiding vanuit Provinciale Staten. We kunnen gezamenlijk constateren dat in de afgelopen periode spaarzaam gebruik is gemaakt van het instrument startnotities. Mede door de invoering van het duale stelsel dat bovendien ook zijn neerslag heeft gekregen in het Onderhandelingsakkoord Ruimte voor actie, is het ter versterking van de onderscheiden rollen van PS en GS gewenst het instrument Startnotities nieuw leven in te blazen. Onderstaande notitie is grotendeels gebaseerd op de eerder ten tijde van de commissie Staten aan Zet opgestelde en door Gedeputeerde Staten vastgestelde notitie en aangepast aan de huidige actualiteit. Doel startnotities Kaderstelling door Provinciale Staten is nu een prachtige uitdaging voor de staten geworden. Via de kaderstelling kunnen de staten invloed uitoefenen op politiek relevante onderwerpen. Met het vaststellen van de kaders stellen de staten namelijk vast welke doelstellingen op welke termijn door de provincie gehaald moeten worden en vervolgens bepalen zij via de door GS uitgewerkte kaders, de inhoud van het beleid. De statenvergadering is dé plaats voor het openbare debat, daar wordt uiteindelijk besloten. Het mee helpen voorbereiden van de beleidskaders blijft echter een belangrijke taak van het college. Het maken van kaders is in principe niet zo moeilijk. Het uiteindelijk kiezen van de kaders, het bewaken van de samenhang tussen kaders en het toetsen van het beleid aan die kaders vraagt echter een nauwlettende regie. Essentieel voor het vaststellen van de kaders door PS is het kunnen beschikken over de juiste informatie om een onderbouwde afweging te kunnen maken. Deze (achtergrond) informatie moet zoveel mogelijk onderdeel uitmaken van de startnotitie. De vaststelling van een startnotitie door Provinciale Staten is een richtinggevend instrument en vormt een opdracht van PS op basis waarvan Gedeputeerde Staten een nadere uitwerking voorbereiden in een beleidsnota. Aldus ligt de politieke leiding nadrukkelijk en primair bij Provinciale Staten. 1

4 De volgende elementen kunnen deel uitmaken van de kaderstelling: 1. doelen 2. financiën 3. randvoorwaarden 4. relatie met andere kaders 5. tijdstippen en resultaten 6. gevraagde eindresultaten 7. communicatie Met het gebruik van het instrument startnotitie wensen PS en GS te versterken dat: - de Statenleden zich vooral bezig kunnen houden met de grote lijnen; - PS het politieke debat voeren op basis van politieke standpunten, dilemma s en keuzen, hetgeen uitmondt in een adequate opdracht aan GS; - PS door het stellen van de kaders vooraf beter in staat zijn tijdens en achteraf (bij) te sturen, te toetsen en te controleren; - GS zich voornamelijk richten op de uitvoering en het behalen van resultaat; GS hoeven echter niet terughoudend te zijn in het in startnotities reeds richting geven aan de te maken keuzen DE AANPAK IN OVERIJSSEL Wanneer wordt een startnotitie door GS aan PS opgesteld Startnotities worden opgesteld wanneer het onderwerpen betreft die strategisch van belang zijn. Het gaat dan om onderwerpen die van belang zijn voor het bereiken van de politieke en bestuurlijke hoofddoelen. Dit doet zich in ieder geval voor in de volgende situaties: - wanneer het een onderwerp betreft dat voortvloeit uit het onderhandelingsakkoord Ruimte voor Actie en/of nieuw beleid zoals verwoord in een door PS vastgestelde perspectiefnota; - wanneer een herpositionering/herijking van een politiek gevoelig proces gewenst is door veranderingen in de tijd en eventuele omgevingsfactoren; - wanneer er sprake is van een maatschappelijk vraagstuk c.q. beleidsprobleem dat impact heeft op de samenleving; dat ernstig en structureel is; dat een hoge mate van complexiteit kent; dat politieke gevoelig ligt en van strategisch belang is;en waarvan de oorzaak inherent is aan het huidige provinciale beleid of het ontbreken van provinciaal beleid. De inhoud van een startnotitie van GS aan PS Op te nemen elementen m.b.t. de inhoud: 1. De startnotitie begint met een analyse van het maatschappelijke vraagstuk, de omgeving van het vraagstuk en de beschrijving van de oorzaken van het vraagstuk (bijv. aan de hand van een onderzoeksrapport of enquête). Daarbij is het van belang om de blik ook naar buiten te richten; 2. de eventuele regelgeving en ontwikkelingen op rijks- en Europees niveau; 3. een omschrijving van de mogelijke rol van de provincie bij de oplossing van het vraagstuk; 4. de bevoegdheden van de provincie en waar die ophouden; 5. een eventuele relatie met bestaand provinciaal beleid; 6. of er al anderen aan het maatschappelijk vraagstuk werken (intern/extern) en wat de verantwoordelijkheid van deze actoren is en de positie van de provincie ten opzichte van deze actoren; 7. een omschrijving van welke aspecten van het vraagstuk wel en welke niet meegenomen zullen worden omdat integraliteit ook zijn grenzen kent (afbakenen); 8. een schets van de provinciale beleidsuitgangspunten en doelstellingen (bijv. aan de hand van het onderhandelingsakkoord, eerder vastgesteld beleid) en voor zover, aanwezig conclusies over evaluatie van beleid in de vorige periode; 9. een kader voor de aanpak en oplossing van het maatschappelijke vraagstuk bestaande uit de mogelijke keuzes ten aanzien van doelstellingen en effecten. GS zal tevens vanuit haar voorbereidende rol richting geven aan de te maken keuzen. Na vaststelling van de startnotitie door Provinciale Staten is de inhoud van de beleidsnota vooral gebaseerd op een uitwerking door GS van punt 9. Op te nemen elementen m.b.t. het proces: - het vervolgtraject waarin op basis van de door PS gestelde kaders een beleidsnota wordt opgesteld (o.a. een inschatting van organisatie, middelen); - de wijze van betrokkenheid van PS bij de uitwerking van de kaders in het vervolgtraject; - de wijze van betrekken van de belanghebbenden (intern/extern) in het vervolgtraject; - de communicatie en eventuele tussentijdse informatie; - het tijdpad. 2

5 De totstandkoming van de startnotitie Startnotities worden opgesteld wanneer het onderwerpen betreft die strategisch van belang zijn. Het gaat dan om onderwerpen die van belang zijn voor het bereiken van de politieke en bestuurlijke hoofddoelen. PS kan GS verzoeken om een startnotitie op te stellen, maar GS kunnen ook zelf het initiatief nemen tot het opstellen van een startnotitie omdat zij van mening zijn dat dat het meest geëigende instrument is. Is eenmaal besloten om het instrument startnotitie in te zetten bij de voorbereiding van beleid en beleidsbepaling dan is vervolgens de volgende routing van toepassing: - voorafgaand aan het opstellen van een startnotitie besluiten GS dat er een startnotitie voor PS moet worden opgesteld. Op basis van hun besluit kondigen GS de startnotitie door middel van een brief aan bij PS; - de startnotitie wordt in de vorm van een Statenvoorstel gegoten; - het presidium beslist op basis van de inhoud van de notitie of de startnotitie vooraf in een statencommissie of rechtstreeks in PS wordt behandeld. Tot slot: de startnotitie dient een beperkte omvang te hebben van maximaal 10 kantjes /CS/MMD 3