Huishoudelijk Reglement. van. Stichting De Groene Basis.

Transcriptie

1 Huishoudelijk Reglement van Stichting De Groene Basis. juli 2014 Secretariaat: Okerhof 49, 2272 JD Voorburg IBAN NL32INGB K.v.K. Haaglanden

2 Huishoudelijk Reglement van Stichting De Groene Basis. Artikel 1. Naam. De naam is Stichting De Groene Basis. Artikel 2. Deelnemers 1 De stichting kent alleen deelnemers. Deze deelnemers zijn allen vrijwilligers. 2 Deelnemers kunnen zich opgeven of afmelden bij de secretaris. a Bij aanname worden deelnemers verplicht om onze gedragscode te ondertekenen en desgevraagd een V.O.G. te overleggen. 3 Vrijwilligers hebben recht op een inwerkperiode, begeleiding en scholing. 4 Vrijwilligers worden geacht op de hoogte te zijn van de verantwoordelijkheden en spelregels tijdens de excursie. 5 Vrijwilligers worden geacht zich te houden aan opgestelde rooster. 6 Vrijwilligers worden geacht zich te houden aan de overeengekomen werkmethoden en activiteiten en het bijwonen van proefexcursies. 7 Diegene, die bij herhaling in gebreke blijft, kan van deelname worden uitgesloten en wordt derhalve geschorst door het bestuur. De geschorste deelnemer ontvangt mededeling van de schorsing per brief waarin de redenen tot schorsing zijn vermeld. 8 Diegene, die door het bestuur de toelating als deelnemer wordt geweigerd, ontvangt binnen een maand na de betreffende beslissing per brief/ mededeling van het besluit. In deze brief zijn de redenen tot weigering vermeld. Artikel 3. Het Bestuur. 1 Het bestuur bestaat uit tenminste 3 en ten hoogste 5 natuurlijke personen. 2 Taken/verantwoordelijkheden van de voorzitter: a Geeft leiding aan de vergaderingen. b Jaarplan,jaarverslag. c Beleid/visie opstellen samen met andere bestuursleden. d Contacten aangaan/onderhouden met externe partijen. e Vertegenwoordigt GrB naar buiten. Huishoudelijk reglement Stichting De Groene Basis 2

3 3 Taken/verantwoordelijkheden van de secretaris: Draagt zorg voor de administratie. a In- en uitgaande post, mail, beheren archief. b Notulen bestuursvergaderingen. c Verspreiding post onder bestuur/vrijwilligers. d Bijhouden vrijwilligersbestand, cursussen. e Uitrusting, wel-en-wee f NME-overleg regelen. g Uitnodigingen versturen (overleg, lesavonden, uitjes etc.) h Controle financiën. 4 Taken/verantwoordelijkheden van de penningmeester: Draagt zorg voor de financiële gang van zaken van de Stichting. a Beheert kas, bank en (digitale) girorekening. b Rekeningen betalen. c Stelt het financiële jaarverslag samen ten behoeve van de Stichting De Groene Basis met daarin opgenomen een staat van baten en lasten en een balans per begin en einde van het verslagjaar. d Stelt in overleg met overige leden van het bestuur een begroting samen van baten en lasten voor het volgend jaar. e Draagt zorg voor de aanvraag en inning van schoolbijdragen. 5 Taken/verantwoordelijkheden van de coördinator excursies: Draagt zorg voor de kwaliteit en organisatie van de excursies. a Jaarprogramma. b Rooster maken in overleg met de vrijwilligers en scholen. c Handleidingen voor leerkrachten en vrijwilligsters. d Draagt zorg voor de excursiematerialen. e Maakt een uitleenschema voor de kisten. f Alle contacten onderhouden met de vrijwilligers en school: stukken versturen, aanmeldingen verzamelen, informeren over de rooster, herinneringen sturen, reacties verwerken en vragen beantwoorden etc. g Evaluaties opstellen, aanpassingen excursies. 6 Taken van de vertegenwoordiger communicatie: Draagt zorg voor de externe communicatie. a Beheert mede de website en zorgt voor een regelmatige update. b Onderhoudt het contact met de pers en het Vrijwilligerspunt bij activiteiten. Huishoudelijk reglement Stichting De Groene Basis 3

4 7 Periodieke evaluaties. Eenmaal per jaar evalueert het bestuur zijn functioneren door toetsing bij de deelnemers. 8 Rooster van aftreden. Bestuurders worden benoemd voor een periode van maximaal 3 jaar. Bestuurders treden af volgens een door het bestuur opgemaakt rooster van aftreden, echter niet meer dan 2 personen tegelijk: 1. Voorzitter 2. Secretaris 3. Penningmeester. Zij zijn allen herkiesbaar tot een maximum van 9 jaar. 9 Bestuursvergaderingen. a Het bestuur vergadert eenmaal per maand. b De voorzitter heeft een beslissend oordeel. c Van bestuursvergaderingen worden notulen gemaakt door de secretaris. Artikel 4. Overlegstructuren NME vergadering en overige zaken. a Het bestuur roept tijdens het excursieseizoen de vrijwilligers maandelijks bijeen voor overleg tussen bestuur en vrijwilligers. De secretaris roept de vergadering bijeen en stelt de agenda op. b Het bestuur kan verzocht worden de deelnemers bijeen te roepen door: een tiende van het aantal deelnemers of 3 deelnemers indien het aantal deelnemers minder dan 30 bedraagt. Artikel 5. NME Excursies. Verhindering. Een excursievrijwilliger zorgt bij verhindering in eerste instantie zelf voor vervanging en geeft dit door aan de andere betrokken vrijwilligers en aan de coördinator van de Stichting. Als het zelf regelen van vervanging niet lukt, neemt de deelnemer tijdig contact op met de coördinator. 2 Niet doorgaan excursie. De coördinator NME beslist in samenspraak met de school of een excursie komt te vervallen. De coördinator zorgt voor communicatie hiervan naar de betreffende Huishoudelijk reglement Stichting De Groene Basis 4

5 excursieleiders. In voorkomende gevallen kunnen de excursieleiders zelf in samenspraak met de leerkracht beslissen om een excursie niet door te laten gaan. Artikel 6 Website Groene Basis 1 Het doel van de website is: a Het uitdragen van de doelstelling van de Stichting middels externe info. b Voorlichting en interne informatie verschaffen van de handleidingen voor de vrijwilligers. c Het contact bevorderen tussen de deelnemers onderling. (fotogalerij eigen activiteiten). Artikel 7 Onkostenvergoeding. Uitgaven die worden gedaan in het kader van het verzorgen van activiteiten voor de Stichting worden gedeclareerd bij de penningmeester onder overlegging van betalingsbewijzen en een declaratieformulier. Kosten die bestuurders in de uitoefening van hun functie maken worden hen door de Stichting vergoed. Alle bestuursleden ontvangen een algemene vergoeding. Artikel 8. Aangevraagde activiteiten. Aangevraagde activiteiten zijn evenementen of lesmiddelen die worden uitgevoerd of uitgegeven op verzoek van derden onder de naam van de Stichting of waar deelnemers van de Stichting optreden of aanwezig zijn. Hiervoor kan een donatie worden gevraagd. Artikel 9. Activiteiten voor vrijwilligers. Minimaal: Nieuwjaarsbijeenkomst. 1 keer per jaar een lesavond/dag. Jaarlijks dagje uit. Huishoudelijk reglement Stichting De Groene Basis 5

6 Artikel 10. Cursus of nascholing deelnemers. De Stichting betaalt de cursus na goedkeuring door het bestuur. Voor eigen rekening zijn: boeken, cursusmaterialen en reiskosten. Bij vertrek als deelnemer binnen 1 jaar na afronding van de cursus dient het cursusgeld aan de Stichting gerestitueerd te worden. Artikel 11. Wijzigingen huishoudelijk reglement. Het bestuur is bevoegd het huishoudelijk reglement te wijzigen bij een meerderheid van 2/3 van de uitgebrachte stemmen in een voltallige vergadering van het bestuur. Artikel 12. Statutenwijziging. 1 Het bestuur is bevoegd de statuten te wijzigen bij een meerderheid van 2/3 van de uitgebrachte stemmen in een voltallige vergadering van het bestuur. 2 Een statutenwijziging treedt in werking nadat daarvan eerst een notariële akte is opgemaakt. 3 Het bestuur is bevoegd de Stichting te ontbinden bij een meerderheid van 2/3 van de uitgebrachte stemmen in een voltallige vergadering van het bestuur, en stelt hierbij de bestemming vast voor het batig saldo. Artikel 13. Slotartikel. 1 Dit reglement treedt in werking door een beslissing van het bestuur. 2 Dit reglement wordt aan alle deelnemers toegezonden. 3 Dit reglement ligt ter inzage bij de secretaris. 4 Voor de overige bepalingen wordt verwezen naar de statuten. 5 In die gevallen, waarin de statuten noch het huishoudelijk reglement voorziet, beslist het bestuur. Huishoudelijk reglement Stichting De Groene Basis 6