Certificatieovereenkomst Hobéon Certificering - Archeologie

Transcriptie

1 Certificatieovereenkomst Hobéon Certificering - Archeologie Begripsbepalingen 1. In dit document wordt verstaan onder: a. Hobéon: Hobéon Certificering B.V. als besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid. 1 b. Certificatie-instelling (CI): een organisatie die als onafhankelijke derde het managementsysteem, proces en/of product van een organisatie beoordeelt en certificeert ten opzichte van een gepubliceerde norm/beoordelingsrichtlijn en eventueel aanvullende documentatie waarop het kwaliteitssysteem gebaseerd is. c. Certificatieregeling, of certificatieschema: de schema s of regelingen benoemd in artikel 2 aan de hand waarvan wordt beoordeeld of een aanvrager kan worden gecertificeerd. d. Aanvrager: entiteit die een certificering door Hobéon wenst op basis van de certificatieregeling. e. Certificering: proces bestaande uit een onderzoek door Hobéon aan de hand de certificatieregeling dat leidt tot een certificatiebeslissing. f. Certificatiebeslissing: een schriftelijk door Hobéon aan aanvrager bekend gemaakte beslissing tot het wel of niet verlenen van een certificaat. g. Certificaat: bewijs dat aanvrager certificering door Hobéon succesvol heeft afgerond h. Certificaathouder: bezitter van een certificaat. i. Certificatieperiode: tijdsperiode opgenomen op het certificaat gedurende welke het certificaat na verlening geldig is. j. Certificatieovereenkomst: een tussen aanvrager en Hobéon tot stand gekomen overeenkomst waarin tenminste de aanvraag tot certificering, de aanvragende entiteit en de certificatieregeling zijn beschreven. k. Schorsing: het tijdelijk opschorten van de geldigheid van een certificaat tot opnieuw of alsnog aan de gestelde voorwaarden wordt voldaan. l. Intrekking: het beëindigen van de geldigheid van een certificaat voordat de vastgestelde geldigheidstermijn is verlopen. Reikwijdte 2. Deze overeenkomst is van toepassing op: a. Beoordelingsrichtlijn (BRL) 4000 SIKB Archeologie, 4.0, en de KNA 4.0 Archeologie. Aanvraag tot certificering 3. Hobéon aanvaard een aanvraag tot certificatie slechts nadat uit het vooronderzoek is gebleken dat Hobéon de opdracht kan aanvaarden. 4. Door acceptatie van een aanvraag tot certificatie aanvaardt Hobéon geen andere verplichting jegens aanvrager dan tot uitvoering van een certificering volgens de daarvoor geldende BRL, het certificatiereglement Hobéon Archeologie en de getekende offerte (contract). 1 Op certificatieactiviteiten van andere werkmaatschappijen binnen de Hobéon Groep, daaronder begrepen Stichting Hobéon SKO Certificatie (Hobéon SKO), is deze overeenkomst derhalve niet van toepassing. Hobéon Certificatieovereenkomst Hobéon Certificering Archeologie CE SJ

2 5. Aanvrager/certificaathouder stemt in met het feit dat Hobéon ten behoeve van de certificering en het onderhoud van de certificatieregeling een dossier bijhoudt. 6. De certificaathouder stemt in met een opname van zijn certificaat (de tekst van de scope) in een openbaar overzicht van certificaathouders dat door Hobéon wordt bijgehouden. Rechten en plichten 7. De aanvrager/certificaathouder verstrekt Hobéon de toegang tot informatie (relevante documenten, locaties, personen/personeel) benodigd voor het certificatieonderzoek. 8. De certificaathouder is verplicht om voortdurend te voldoen aan de gestelde eisen. 9. Indien de certificaathouder niet langer voldoet aan de vereisten van de beoordelingscriteria brengt hij Hobéon hiervan op de hoogte. 10. Hobéon heeft het recht om op kosten van de organisatie aanvullende controle-onderzoeken uit te voeren wanneer er signalen zijn die daartoe aanleiding geven. Onder signalen worden in ieder geval verstaan de situaties zoals beschreven in paragraaf 4.4 van de BRL. 11. Hobéon communiceert wijzigingen in het certificatieschema van Hobéon naar de aanvrager of certificaathouder indien deze wijzigingen van invloed zijn op de procedures of werkwijze van de aanvrager of certificaathouder. 12. Hobéon heeft het recht om op kosten van de organisatie aanvullende onderzoeken uit te voeren om de implementatie van de in artikel 11 genoemde wijzigingen bij de organisatie te beoordelen. 13. De organisatie houdt een overzicht bij van klachten gerelateerd aan de BRL en de gehele afhandeling van deze klachten en stelt deze documenten op verzoek van Hobéon ter beschikking aan Hobéon. 14. De certificaathouder wendt het door Hobéon afgegeven certificaat niet aan op een wijze waardoor a. Hobéon in diskrediet wordt gebracht, b. op een misleidende wijze. 15. In geval van intrekking, schorsing of beëindiging van het certificaat staakt de certificaathouder het gebruik van alle promotieartikelen met betrekking tot certificatie, stuurt het certificaat terug naar Hobéon en onderneemt de overige in de BRL aangegeven stappen bij schorsing of intrekking van het certificaat. 16. Indien de certificaathouder kopieën van het certificaat verspreidt draagt deze er zorg voor dat het document in zijn geheel is gereproduceerd (het certificaat wordt niet misleidend gekopieerd). 17. Organisatie stelt Hobéon in staat om: Hobéon Certificatieovereenkomst Hobéon Certificering Archeologie CE SJ

3 a. Tijdens de gehele auditcyclus alle actoren binnen de organisatie (tijdelijk en vast personeel) te beoordelen op de vraag of hij/zij de archeologische taken uitvoert volgens de eisen aan die taak uit de BRL en het betreffende protocol. b. Tijdens de gehele auditcyclus alle eisen uit elk protocol, voor zover dat onder de scope van het certificaat valt, per vestiging te kunnen beoordelen. c. De audit op de andere vestiging(en) dan de hoofdvestiging binnen korte tijd na de audit op de hoofdvestiging uit te voeren (maximaal twee weken). d. Een initieel certificatieonderzoek of een verlengingsonderzoek, inclusief een eventuele herbeoordeling van corrigerende maatregelen op vastgestelde kritieke afwijkingen, binnen een periode van drie maanden af te ronden. Indien dit niet het geval is wordt het certificaat ingetrokken. e. Naast het auditteam ook waarnemers en/of beoordelaars aanwezig zijn tijdens de audit(s). Eigendom en gebruiksrecht certificaat 18. Bij een positieve certificatiebeslissing naar aanleiding van het certificatie-onderzoek ontstaat een gebruiksrecht op een certificaat. Dit gebruiksrecht is geldig voor de op het certificaat aangegeven periode. 19. Het certificaat blijft eigendom van Hobéon. 20. De certificaathouder mag het certificaat uitsluitend gebruiken zolang dit geldig is en vrijwaart Hobéon van aanspraken van derden die het gevolg zijn van een beëindiging van de geldigheidsduur van het certificaat. 21. Het gebruiksrecht op het certificaat vervalt per direct indien de certificaathouder gedurende de certificatieperiode in faillissement komt te verkeren. 22. Aangezien de BRL voorziet in een specifiek beeldmerk is het de certificaathouder toegestaan, binnen de kaders van de BRL en haar reikwijdte, het aangereikte beeldmerk toe te voegen bij vermelding van uitingen aangaande de certificatie. 23. Misbruik van het certificaat en/of het beeldmerk wordt, wanneer niet per direct en adequaat gerectificeerd op verzoek door Hobéon, gestraft door het intrekken van het certificaat. Onder misbruik wordt bijvoorbeeld verstaan: a. Het gebruik van het certificaat voor onderdelen van de organisatie die niet vallen onder de scope van het certificaat. b. Het gebruik van het certificaat voor producten of productgroepen die niet vallen onder de scope van het certificaat. c. Het gebruik van het certificaat voor processen of procesonderdelen die niet vallen onder de scope van het certificaat. d. Het gebruik van het certificaat, bijvoorbeeld voor het verkrijgen van opdrachten, terwijl het certificaat de status schorsing heeft. 24. Voorts kunnen de volgende feiten of omstandigheden, al dan niet na nader onderzoek door Hobéon, al dan niet op basis van een melding, leiden tot schorsing of intrekking van het certificaat: a. Het onvoldoende handelen binnen de gestelde eisen in de BRL en/of certificatiereglement Hobéon-Archeologie door de bezitter van het certificaat. b. Een schriftelijk verzoek van de gecertificeerde hiertoe. c. Het handelen in strijd met de certificatieovereenkomst. d. Indien sprake is van een natuurlijk persoon: het overlijden van de certificaathouder. Hobéon Certificatieovereenkomst Hobéon Certificering Archeologie CE SJ

4 25. Het woord- en beeldmerk van Hobéon is geregistreerd bij het Benelux-Merkenbureau. Zonder nadrukkelijke en schriftelijke toestemming van Hobéon mogen deze niet worden gebruikt op enige vorm van publicatie. Bij misbruik van het woord- en/of beeldmerk van Hobéon zullen alle daartoe geëigende juridische stappen worden ondernomen. Auditrapport 26. Hobéon verstrekt het auditrapport uitsluitend aan de aanvrager/certificaathouder en desgevraagd aan de Raad voor Accreditatie. Informatieplicht certificaathouder 27. De certificaathouder dient Hobéon direct te informeren over iedere verandering die van invloed kan zijn op de werkzaamheden die binnen de scope van het certificaat vallen. Tenminste moeten de volgende wijzigingen of omstandigheden worden vermeld: a. Aanvraag van surseance van betaling. b. Een fusie met een andere entiteit, waarbij na fusie in de markt wordt geopereerd als één entiteit op het gebied waarop het certificaat betrekking heeft. c. Een strategische samenwerking met een andere entiteit, waarbij vanuit deze samenwerking in de markt wordt geopereerd als één entiteit op het gebied waarop het certificaat betrekking heeft. d. Veranderingen van eigendomsverhoudingen. e. Veranderingen in de leiding of structuur van de organisatie. f. Veranderingen in personeel dat een sleutelpositie bekleedt. g. (Voorgenomen) wijzigingen in werkwijzen en/of procedures die vallen onder certificatie. h. Wijzigingen in huisvesting en opening nevenvestigingen. i. Verandering in de scope 28. Het niet tijdig in kennis stellen van wijzigingen als bedoeld onder artikel 27 kan leiden tot schorsing of intrekking van het certificaat. 29. Hobéon behoudt zich het recht voor de verstrekte gegevens te verifiëren. 30. Na in kennis te zijn gesteld (of te hebben genomen) van gewijzigde omstandigheden als bedoeld in artikel 27 treedt Hobéon in overleg met certificaathouder. Hobéon kan op grond van de uitkomsten van dit overleg vaststellen dat een aanvullende beoordeling noodzakelijk is om het gebruiksrecht op het certificaat gedurende de certificatieperiode door te laten lopen. Hobéon stelt in dat geval vast tot welke aanvullende beoordeling een wijziging als bedoeld onder artikel 18 moet leiden. Hobéon voert deze aanvullende beoordeling uit voor rekening van de certificaathouder. Certificaat niet overdraagbaar 31. De scope en het certificaat hebben uitsluitend betrekking op de certificaathouder. Het certificaat is daarom niet overdraagbaar aan derden. Onder derden in de vorige volzin wordt in ieder geval geacht te zijn begrepen dochtermaatschappijen van de certificaathouder. 32. De certificaathouder zendt het certificaat op eerste verzoek van Hobéon terstond aangetekend retour aan Hobéon. Klachten Hobéon Certificatieovereenkomst Hobéon Certificering Archeologie CE SJ

5 33. Indien een aanvrager of certificaathouder ontevreden is over de wijze waarop behandeling door Hobéon is geschiedt, daaronder ook begrepen onvrede over het auditteam, de rapportage of het certificatie- of auditproces, bestaat de mogelijkheid hierover een klacht in te dienen. Afhandeling van deze klachten geschiedt conform de door Hobéon vastgestelde klachtenprocedure welke is gepubliceerd op de website van Hobéon ( 34. Klachten over oneigenlijk gebruik van een certificaat door een certificaathouder of derde kunnen door aantoonbaar belanghebbenden worden ingediend bij Hobéon. Afhandeling van deze klachten geschiedt conform de door Hobéon vastgestelde klachtenprocedure welke is gepubliceerd op de website van Hobéon ( Bezwaar tegen certificatiebeslissing 35. Aanvrager kan bezwaar aantekenen tegen de certificatiebeslissing. Een bezwaar is in deze context een verzoek aan Hobéon tot heroverweging van een op aanvrager betrekking hebbende, door Hobéon genomen, certificatiebeslissing. 36. Het bezwaarschrift kan binnen 6 weken na dagtekening van de certificatiebeslissing worden ingediend, dient te worden gericht aan Hobéon en bevat in ieder geval de volgende elementen: a. naam en adres indiener; b. dagtekening; c. een omschrijving van de beslissing waartegen het bezwaar is gericht; d. de gronden van het bezwaar. 37. Binnen vijf werkdagen na de ontvangst van het bezwaarschrift ontvangt indiener een ontvangstbevestiging. Hobéon biedt de gelegenheid tot het horen van de indiener. Binnen uiterlijk 8 weken na ontvangst van het bezwaar ontvangt de indiener een beslissing op het ingediende bezwaar. Hobéon draagt er zorg voor dat bij het horen en het nemen van de beslissing op het ingediende bezwaarschrift andere personen zijn betrokken dan de personen welke oorspronkelijk waren betrokken bij de certificering en/of personen die namens Hobéon de certificatiebeslissing hebben ondertekend. 38. Het bezwaar schorst niet de werking van de certificatiebeslissing. Duur overeenkomst 39. Deze overeenkomst gaat in op het moment dat de offerte en deze certificatieovereenkomst door de opdrachtgever (aanvrager) getekend geretourneerd zijn aan Hobéon. De overeenkomst is geldig tot de einddatum van het certificaat. Aanvullend geldt tot 1 juli 2018 een wederzijdse opzettermijn van drie maanden. Slot- en overgangsbepalingen 40. Bij inconsistentie tussen deze overeenkomst en hetgeen is opgenomen in de BRL of het certificatiereglement prevaleert deze overeenkomst tenzij in de genoemde documenten expliciet wordt gesteld af te wijken van deze overeenkomst. 41. Deze certificatieovereenkomst is alleen van toepassing op certificeringen welke zijn gestart na de datum van vaststelling van deze overeenkomst. Bepalend voor de startdatum is de datum waarop de door aanvrager ondertekende offerte door Hobéon is ontvangen. Voor zover de desbetreffende certificering wordt uitgevoerd onder een certificatieregeling welke is vastgesteld voor vaststelling van deze overeenkomst is deze certificatieovereenkomst alleen van toepassing op Hobéon Certificatieovereenkomst Hobéon Certificering Archeologie CE SJ

6 de betreffende certificering voor zover deze overeenkomst niet conflicteert met de voorwaarden uit het betreffende certificatieregeling. 42. Deze certificatieovereenkomst kan worden gewijzigd. Van wijziging wordt op passende wijze mededeling gedaan aan alle betrokkenen. Aldus vastgesteld te Den Haag op XX XXXX XXXX Directie Hobéon Certificering Hobéon Certificatieovereenkomst Hobéon Certificering Archeologie CE SJ