BERAADSLAGING RR Nr 26 / 2007 van 12 september 2007

Transcriptie

1 KONINKRIJK BELGIE Brussel, Adres : Hoogstraat, 139, B-1000 Brussel Tel.: +32(0)2/ commission@privacycommission.be Fax.: +32(0)2/ COMMISSIE VOOR DE BESCHERMING VAN DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER Sectoraal Comité van het Rijksregister BERAADSLAGING RR Nr 26 / 2007 van 12 september 2007 O. Ref. : SA2/RN/MA/2007 /024 BETREFT : Aanvraag van de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat om toegang te bekomen tot het informatiegegeven wettelijke samenwoning Het Sectoraal comité van het Rijksregister (hierna het comité ); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna WRR ); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP ), inzonderheid artikel 31bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat, ontvangen op 3 juli 2007 en de bijkomende informatie ontvangen op 11 juli 2007; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies op 3 augustus 2007; Gelet op het juridisch en technisch advies van de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken, ontvangen op 17 augustus 2007; Gelet op het verslag van de voorzitter; Beslist op 12 september 2007, na beraadslaging, als volgt: BER /5

2 I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG De aanvraag strekt ertoe om de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat, hierna de Federatie, en de notarissen, te machtigen om toegang te verkrijgen het informatiegegeven vermeld in artikel 3, eerste lid, 13, WRR voor het vervullen van taken die tot hun bevoegdheid behoren. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG Voor het vervullen van taken die tot hun bevoegdheid behoren werd aan de notarissen bij koninklijk besluit van 11 september 1986 waarbij aan notarissen toegang wordt verleend tot het Rijksregister van de natuurlijke personen, toegang verleend tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot 9, en tweede lid, WRR. De Federatie werd bij koninklijk besluit van 14 april 2002 waarbij aan de V.Z.W. Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat gemachtigd wordt om toegang te hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister van de natuurlijke personen en het identificatienummer ervan te gebruiken, gemachtigd om toegang te hebben tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot 9, en tweede lid, WRR met het oog op het mededelen aan de notarissen, door de bemiddeling van haar diensten, van de informatie die zij nodig hebben in het kader van de taken die tot hun bevoegdheid behoren (artikel 1, eerste lid, 1 ). De aanvraag moet beschouwd worden als een verzoek tot uitbreiding van de hiervoor geciteerde machtigingsbesluiten. Dit betekent dat het onderzoek van het comité zich kan beperken tot het nagaan of de gevraagde toegang tot de wettelijke samenwoning, proportioneel is in het licht de doeleinden waarvoor de Federatie en de notarissen reeds over een toegang tot de andere gegevens van het Rijksregister beschikken. A. PROPORTIONALITEIT A.1. Ten overstaan van het gegeven A.1.1. Diverse wettelijke bepalingen vereisen dat de notaris zich vergewist van het eventueel bestaan van een wettelijke samenwoning opdat hij zijn taak naar behoren zou kunnen vervullen. Hierbij kan ter illustratie verwezen worden naar: Artikelen , 731, 732, 745bis, 745quinquies en 745octies van het Burgerlijk Wetboek met betrekking tot het erfrecht van de langstlevende wettelijk samenwonende 1. Het opstellen van testamenten en het vereffenen van nalatenschappen behoort tot de taken van een notaris. Hij moet hierbij vanzelfsprekend de wettelijke bepalingen inzake erfrecht respecteren, waaronder deze die betrekking hebben op het erfrecht van de langstlevende wettelijk samenwonende. 1 Deze bepalingen werden gewijzigd/ingevoegd door de wet van 28 maart 2007 tot wijziging, wat de regeling van het erfrecht van de langstlevende wettelijk samenwonende betreft, van het Burgerlijk Wetboek en van de wet van 29 augustus 1988 op de erfregeling inzake landbouwbedrijven met het oog op het bevorderen van de continuïteit. BER /5

3 Artikel 1478 Burgerlijk Wetboek bepaalt dat de overeenkomst waardoor samenwonenden hun wettelijke samenwoning regelen, in authentieke vorm wordt verleden voor een notaris. De voornaamste gezinswoning mag niet verkocht worden of met een hypotheek bezwaard worden zonder instemming van de beide echtgenoten Deze bepaling is ook van toepassing op wettelijk samenwonenden (artikelen 215 en 1477 Burgerlijk Wetboek). Hieruit kan afgeleid worden dat een notaris die zijn ambt verleent in heel wat gevallen moet nagaan of er al dan niet wettelijke samenwoning is. Het comité besluit dan ook dat een toegang tot het informatiegegeven vermeld in artikel 3, eerste lid, 13, WRR in het licht van de opgegeven doeleinden, in overeenstemming is met artikel 4, 1, 3, WVP. A.1.2. Aan de Federatie werd bij besluit van 14 april 2002 eenzelfde toegang als deze van de notarissen toegekend. Dit moest haar in staat stellen om de notarissen - door haar bemiddeling - de vereiste informatie uit het Rijksregister te schaffen. Het comité stelt vast dat indien het aantal gegevens tot dewelke notarissen toegang hebben wordt uitgebreid, dan eenzelfde uitbreiding voor de Federatie aan de orde is teneinde deze laatste in staat te stellen aan de notarissen alle relevante informatie uit het Rijksregister te kunnen blijven bezorgen. Een toegang tot het informatiegegeven vermeld in artikel 3, eerste lid, 13, WRR in hoofde van de Federatie en in het licht van het opgegeven doeleinde, is in overeenstemming met artikel 4, 1, 3, WVP. A.1.3. Er wordt tevens toegang gevraag tot de opeenvolgende wijzigingen van het gegeven wettelijke samenwoning. Voor de werkzaamheden van de notaris en de reglementaire bepalingen die hij daarbij moet toepassen is het noodzakelijk dat hij het begin en het einde van een wettelijke samenwoning kan controleren, gelet op de repercussies ervan op bijvoorbeeld de vereffening en verdeling van een nalatenschap. Het comité besluit dan ook dat een toegang tot de opeenvolgende wijzigingen in overeenstemming is met artikel 4, 1, 3, WVP. A.2. Ten opzichte van de frequentie van de toegang en de duur waarvoor de toegang gevraagd wordt A.2.1. Er wordt een permanente toegang tot het informatiegegeven wettelijke samenwoning gevraagd. Het comité stelt vast dat, gelet op de taken van de notarissen, zij quasi dagelijks het Rijksregister zullen dienen te consulteren. Bij uitbreiding zal de Federatie dan ook dagelijks informatie uit het Rijksregister moeten kunnen verstrekken. Het comité is dan ook van oordeel dat een permanente toegang gepast is en dus in overeenstemming met het bepaalde in artikel 4, 1, 3, WVP. A.2.2. De toegang wordt gevraagd voor onbepaalde duur. Vermits de reglementaire bepalingen die gewag maken van de wettelijke samenwoning en die door de notarissen moeten worden toegepast niet in de tijd beperkt zijn is een machtiging van onbepaalde duur gepast. (artikel 4, 1, 3 WVP). Dit geldt eveneens voor de Federatie. BER /5

4 A.3. Ten opzichte van de bewaartermijn De Federatie bewaart de gegevens uit het Rijksregister die zij doorgeeft niet. Zij bewaart wel welk type van informatie aan welke notaris werd doorgegeven. Het comité neemt hiervan akte. De notarissen verwerken dit gegeven in akten en andere officiële documenten die ingevolge reglementaire bepalingen geruime tijd moeten bewaard worden. Samenvattend kan gesteld worden dat de notarissen het gegeven bewaren zolang dit nodig is voor het uitoefenen van hun taken en dit eventueel wordt voorgeschreven door reglementaire bepalingen. Een aldus afgelijnde bewaartermijn voldoet aan de vereisten van artikel 4, 1, 5 WVP. A.4. Intern gebruik en/ of mededeling aan derden Volgens de informatie verstrekt in de aanvraag gebruiken de notarissen de informatie uitsluitend in het kader van de behandeling van hun dossiers en delen ze die informatie niet mee aan derden. Het comité merkt op dat de notarissen evenwel verplicht zijn om in bijvoorbeeld akten melding te maken van het feit dat het wettelijke samenwonenden betreft. In de mate dat die akten of kopieën ervan in toepassing van wettelijke of reglementaire bepalingen moeten meegedeeld worden aan derden of kunnen geraadpleegd worden is er natuurlijk wel een mededeling aan derden die echter als aanvaardbaar kan bestempeld worden. In de aanvraag wordt gesteld dat de Federatie het gegeven uitsluitend zal mededelen aan de notaris die het opvraagt. Gelet op het doeleinde waarvoor aan de Federatie een toegang tot het gegeven wordt verstrekt, is een mededeling aan een andere dan de vragende notaris niet aanvaardbaar. B. BEVEILIGING B.1. De consulent inzake informatieveiligheid De identiteit van de consulent inzake informatieveiligheid werd meegedeeld. Uit de door de aanvrager schriftelijk en mondeling verstrekte informatie blijkt dat de betrokkene: chief security officer is evenals quality manager en dus over de nodige capaciteiten beschikt; deel uitmaakt van de staf; Op basis van de inlichtingen waarover het comité beschikt, stelt zij vast dat de betrokkene over de nodige onafhankelijkheid beschikt om deze functie uit te oefenen en dat er in zijnen hoofde geen onverenigbaarheden bestaan. Hij kan bijgevolg aanvaard worden als veiligheidsconsulent. B.2. Het informatieveiligheidsbeleid Uit de door de aanvrager meegedeelde stukken blijkt dat hij over een veiligheidsbeleid beschikt evenals over een plan in toepassing ervan. Het comité heeft er akte van genomen. BER /5

5 B.3. Personen die toegang hebben tot de informatiegegevens en lijst van deze personen Het zullen enerzijds de notarissen en hun medewerkers zijn en anderzijds voor de Federatie de personen bedoeld in artikel 1, tweede lid van het koninklijk besluit van 14 april 2002, die toegang zullen hebben tot het betrokken gegeven. Zoals voorgeschreven door artikel 12 WRR, moet de notaris voor wat zijn medewerkers betreft en de Federatie voor wat haar personeelsleden betreft, een lijst opstellen waarop de personen vermeld worden die toegang hebben tot het Rijksregister. Deze lijst zal voortdurend geactualiseerd en ter beschikking van het comité gehouden worden. De betrokken personen moeten daarenboven een schriftelijke verklaring ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden de veiligheid en het vertrouwelijk karakter van de informatiegegevens waartoe zij toegang krijgen, te bewaren. OM DEZE REDENEN, Het comité 1 breidt, a. de bij koninklijk besluit van 11 september 1986 waarbij aan notarissen toegang wordt verleend tot het Rijksregister van de natuurlijke personen, verleende machtiging uit en bepaalt dat de toegang, onder de voorwaarden uiteengezet in deze beraadslaging, tevens het informatiegegeven vermeld in artikel 3, eerste lid, 13, WRR en de wijzigingen ervan zal omvatten; b. voor wat het doeleinde vermeld in artikel 1, 1, van bij koninklijk besluit van 14 april 2002 waarbij aan de V.Z.W. Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat gemachtigd wordt om toegang te hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister van de natuurlijke personen en het identificatienummer ervan te gebruiken, de door dit besluit verleende machtiging uit en bepaalt dat de toegang, onder de voorwaarden uiteengezet in deze beraadslaging, tevens het informatiegegeven vermeld in artikel 3, eerste lid, 13, WRR en de wijzigingen ervan zal omvatten. 2 bepaalt dat wanneer het comité de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat een vragenlijst met betrekking tot de informatieveiligheidstatus toestuurt, deze laatste deze lijst waarheidsgetrouw moet invullen en terugbezorgen aan het comité. Het comité zal de ontvangst bevestigen en behoudt zich het recht voor om, indien daartoe aanleiding bestaat, te reageren. De administrateur, De voorzitter, (get.) Jo BARET (get.) Mireille SALMON BER /5