Gelet op de aanvraag van het Agentschap Zorg en Gezondheid ontvangen op 7 augustus 2017;

Transcriptie

1 1/8 Sectoraal comité van het Rijksregister Beraadslaging RR nr. 64/2017 van 8 november 2017 Betreft: aanvraag van het Agentschap Zorg en Gezondheid om als rechtsopvolger van het Rijksinstituut voor de Ziekte- en Invaliditeitsverzekering (RIZIV) gebruik te kunnen maken van de machtiging verleend bij koninklijk besluit van 5 december 1986 (RN-MA ) Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité"); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van het Agentschap Zorg en Gezondheid ontvangen op 7 augustus 2017; Gelet op de aanvullende inlichtingen ontvangen op 5 oktober 2017; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 6 oktober 2017; Gelet op het verslag van de Voorzitter;

2 Beraadslaging RR 64/2017-2/8 Beslist op 8 november 2017, na beraadslaging, als volgt: I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG 1. Het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid, hierna de aanvrager, verzoekt als rechtsopvolger van het Rijksinstituut voor de Ziekte- en Invaliditeitsverzekering (RIZIV) om gebruik te mogen maken van de machtiging verleend bij koninklijk besluit van 5 december 1986 tot regeling van de toegang tot het Rijksregister van de natuurlijke personen, in hoofde van de instellingen van openbaar nut die onder het Ministerie van Sociale Voorzorg ressorteren. 2. De aanvrager wenst toegang tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 en 2 en 5, WRR, met name: naam en voornaam geboortedatum (niet geboorteplaats) hoofdverblijfplaats 3. Daarnaast verzoekt de aanvrager tevens om de automatische mededeling te krijgen van de wijzigingen van de gegevens vermeld in het machtigingsbesluit. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG 4. In haar advies nr. 14/2004 van 25 november 2004 stelde de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer dat de rechtsopvolger van een gemachtigde geen nieuwe machtiging moet aanvragen voor zover de rechtsopvolger een taak/doeleinde overneemt waarvoor zijn rechtsvoorganger gemachtigd was. 5. Het onderzoek van het Comité kan zich bijgevolg beperken tot het nagaan of: de aanvrager rechtsopvolger is van het RIZIV; de aanvrager taken/doeleinden heeft overgenomen waarvoor het RIZIV gemachtigde is; de geautomatiseerde mededeling van de wijzigingen proportioneel, ter zake dienend en niet overmatig is (artikel 4, 1, 3, WVP).

3 Beraadslaging RR 64/2017-3/8 A. RECHTSOPVOLGING 6. Artikel 6 van de bijzondere wet van 6 januari 2014 met betrekking tot de Zesde Staatshervorming, heeft artikel 5, 1, van de bijzondere wet van 8 augustus 1980 tot hervorming van de instellingen, wat betreft de ouderenvoorzieningen, de psychiatrische verzorgingstehuizen, de revalidatie en de multidisciplinaire begeleidingsteams palliatieve zorgen, als volgt vervangen: I. Wat het gezondheidsbeleid betreft: ( ) 2 het beleid betreffende de verstrekking van geestelijke gezondheidszorg in de verplegingsinrichtingen buiten de ziekenhuizen; 3 het beleid betreffende de zorgverstrekkingen in oudereninstellingen, met inbegrip van de geïsoleerde geriatriediensten; 4 het beleid betreffende de zorgverstrekking in geïsoleerde diensten voor behandeling en revalidatie; 5 het beleid inzake long term care revalidatie; 6 de organisatie van de eerstelijnsgezondheidszorg en de ondersteuning van de gezondheidszorgberoepen van de eerste lijn; 7. Ingevolge deze bepaling zijn de gemeenschappen bevoegd voor de bovenvermelde aangelegenheden. Er kan worden vastgesteld dat het zorgbeleid met betrekking tot de overgehevelde bevoegdheden reeds binnen de taken van de aanvrager valt. Er wordt verwezen naar artikel 9, 1, 2 van het Besluit van de Vlaamse Regering van 3 juni 2005 met betrekking tot de organisatie van de Vlaamse administratie waarbij met betrekking tot het gezondheidsbeleid wordt verwezen naar artikel 5, 1, van de bijzondere wet van 8 augustus 1980 tot hervorming van de instellingen Vanaf 1 januari 2019 neemt Vlaanderen effectief deze bevoegdheden over. Tot deze datum is een protocolakkoord van toepassing. 2 Het is de bedoeling om de overgehevelde bevoegdheden op te nemen in de toekomstig Vlaamse sociale bescherming. Daarom heeft de Vlaamse regering op 16 juni 2016 ingestemd met het ontwerp decreet houdende de Vlaamse sociale bescherming. 1 In die zin gewijzigd door het Besluit van de Vlaamse Regering van 20 juni 2014 tot wijziging van het besluit van de Vlaamse Regering van 3 juni 2005 met betrekking tot de organisatie van de Vlaamse administratie, wat betreft de verdeling van de bevoegdheden, overgedragen in het kader van de zesde staatshervorming. 2 Protocol tussen de Federale Staat, de Vlaamse Gemeenschap, de Franse Gemeenschap, het Waalse Gewest, de Duitstalige Gemeenschap, de Franse Gemeenschapscommissie en de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie, met betrekking tot de uitoefening van de aan de deelstaten toegewezen bevoegdheden op het vlak van volksgezondheid en gezondheidszorg tijdens de overgangsperiode in het kader van de bijzondere wet van 6 januari 2014 met betrekking tot de Zesde Staatshervorming, 15 mei 2014.

4 Beraadslaging RR 64/2017-4/8 9. Besluit: de aanvrager staat voortaan in voor ouderenvoorzieningen, de psychiatrische verzorgingstehuizen, de revalidatie en de multidisciplinaire begeleiding palliatieve zorg zoals voorzien in artikel 5, 1, van de bijzondere wet van 8 augustus 1980 en moet dus voor wat deze materie betreft als een rechtsopvolger van het RIZIV worden beschouwd. B. DOELEINDEN 10. Aan het RIZIV werd toegang verleend tot de informatiegegevens in het Rijksregister met het oog op het vervullen van de taken ter uitvoering van de volgende regelgeving: Koninklijk besluit van 15 september 2006 tot uitvoering van artikel 59 van de wet van 2 januari 2001 houdende de sociale, budgettaire en andere bepalingen, wat de maatregelen inzake vrijstelling van arbeidsprestaties en eindeloopbaan betreft; Wat betreft de berekening van de tegemoetkoming in de woonzorgcentra en centra voor kort verblijf: Ministerieel besluit van 6 november 2003 tot vaststelling van het bedrag en de voorwaarden voor de toekenning van de tegemoetkoming, bedoeld in artikel 37, 12 van de betreffende de verplichte verzekering voor geneeskundige verzorging en uitkeringen, gecoördineerde op 14 juli 1994, in de rust- verzorgingstehuizen en in de rustoorden voor bejaarden; Wat betreft de toepassing van de maatregel derde luik : Koninklijk besluit van 17 augustus 2007 tot uitvoering van de artikelen 57 en 59 van de programmawet van 2 januari 2001 wat de harmonisering van barema s en de baremaverhoging in bepaalde gezondheidsinrichtingen betreft Aldus zijn de doeleinden die de aanvrager in het kader van bovenvermelde regelgeving moet vervullen dezelfde als deze die voorheen aan het RIZIV waren toevertrouwd. 11. Het Comité besluit dat de doeleinden waarvoor het RIZIV met betrekking tot het gezondheidsbeleid werd gemachtigd ook worden nagestreefd door de aanvrager gelet op de overdracht van het takenpakket. C. PROPORTOPNALITEIT C.1. Ten overstaan van de gegevens 12. In het kader van de onder A omschreven doeleinden wenst de aanvrager toegang tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 (naam en voornamen), 2 (geboortedatum( en 5 (hoofdverblijfplaats), WRR.

5 Beraadslaging RR 64/2017-5/8 13. Met betrekking tot de uitvoering van de doeleinden acht het Comité de toegang tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1, 2 en 5, WRR, toereikend, ter zake dienend en niet overmatig (artikel 4, 1, 3, WVP). C.2. Ten overstaan van de frequentie van de mededeling en de duur van machtiging 14. De aanvrager wenst een permanente toegang tot de gevraagde informatiegegevens in het Rijksregister en dit voor onbepaalde duur aangezien de wettelijke opdracht niet beperkt is in tijd en de controle permanent moet uitgevoerd worden. 15. Het Comité is van oordeel dat een permanente mededeling van de gegevens en een onbepaalde duur voor de machtiging gepast is in het licht van artikel 4, 1, 3, WVP. C.3. Ten overstaan van de bewaartermijn 16. De gegevens worden bewaard voor de duur dat het dossier in behandeling is. Zodra een dossier niet meer actief is, en geen betwistingen (meer) hangende zijn, worden de gegevens niet langer door de aanvrager bewaard. Daarna worden de dossiers gearchiveerd overeenkomstig de bepalingen van het archiefdecreet van 9 juli Het Comité stelt vast dat het bewaren van de gegevens door de aanvrager aanvaardbaar is in het licht van artikel 4, 1, 5, WVP. C.4. Intern gebruik en/of mededeling aan derden 18. Uit de aanvraag blijkt dat het gebruik van de gevraagde gegevens door de aanvragers intern geschiedt. Er gebeurt geen mededeling aan derden. 19. Het Comité neemt hiervan akte. Wijzigingen 20. De aanvrager wenst tevens de geautomatiseerde mededeling te krijgen van de wijzigingen aan de gegevens. Het Comité stelt vast dat de wijziging van deze informatiegegevens een weerslag kan hebben op de werkzaamheden van de aanvrager. De aanvrager moet dan ook steeds over correcte en geactualiseerde gegevens kunnen beschikken. 3 Decreet van 9 juli 2010 betreffende de bestuurlijk-administratieve archiefwerking.

6 Beraadslaging RR 64/2017-6/8 21. In het licht hiervan is het Comité van oordeel dat een geautomatiseerde mededeling van de wijzigingen van de gegevens gepast is en dus in overeenstemming is met artikel 4, 1, 3, WVP. 22. Opdat de geautomatiseerde mededeling van de wijzigingen proportioneel zou verlopen, moet deze mededeling beperkt zijn tot de personen m.b.t. dewelke de aanvrager over een actief dossier beschikt. Dit vereist het werken met een verwijzingsrepertorium. De aanvrager geeft aan dat hij zal beroep doen op de diensten van de Vlaamse dienstenintegrator (VDI). D. BEVEILIGING D.1. Consulent inzake de informatiebeveiliging 23. De aanvrager beschikt over een veiligheidsconsulent, zoals voorgeschreven door artikel 10 WRR. Het Comité wijst de gemachtigde op zijn verantwoordelijkheden in dit verband. 24. De gemachtigde wijst een consulent aan op grond van zijn professionele kwaliteiten en deskundigheid, in het bijzonder op het gebied van de praktijk inzake gegevensbescherming en de in de context relevante regelgeving. Deze capaciteiten stellen de consulent in staat diens taken te vervullen en een gedegen kennis te verwerven van de informatica-omgeving van de gemachtigde en van de informatieveiligheid. De consulent dient deze kennis permanent op peil te houden. 25. De consulent brengt rechtstreeks verslag uit aan de hoogste leidinggevende van de gemachtigde. 26. Ongeacht of de consulent een personeelslid is of iemand extern, mag er geen sprake zijn van een belangenconflict tussen de functie als consulent en andere activiteiten hiermee onverenigbaar. In het bijzonder kan de functie niet gecumuleerd worden met deze van eindverantwoordelijke voor de informaticadienst of van hoogste leidinggevende van de gemachtigde (bv. algemeen directeur). 27. De gemachtigde waakt erover dat de consulent zijn opdracht volledig onafhankelijk kan uitoefenen en dat hij geen instructies ontvangt met betrekking tot de uitvoering van die taken. De consulent wordt door de gemachtigde niet ontslagen of gestraft voor de uitvoering van zijn taken. 28. Indien de taken van consulent aan meerdere personen wordt toevertrouwd, dient aan één van hen de eindverantwoordelijkheid gegeven te worden om te rapporteren over de gezamenlijke werkzaamheden aan de hoogste leidinggevende en om de rol van contactpersoon ten aanzien van het Comité op te nemen.

7 Beraadslaging RR 64/2017-7/8 29. De gemachtigde ondersteunt de consulent door hem beschikking te geven over de benodigde middelen en tijd voor het vervullen van diens taken en het in stand houden van zijn deskundigheid. Met name wordt de consulent de nodige toegang verschaft tot persoonsgegevens en verwerkingsactiviteiten. De gemachtigde zorgt ervoor dat de consulent naar behoren en tijdig wordt betrokken bij alle aangelegenheden die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens. 30. Het Comité houdt zich het recht voor toezicht uit te oefenen op de naleving van deze verplichtingen. D.2. Informatiebeveiligingsbeleid 31. Uit de door de aanvragers meegedeelde conformiteitsverklaring blijkt dat zij over een veiligheidsbeleid beschikken. 32. Het Comité neemt hier akte van. D.3. Personen die toegang hebben tot de informatiegegevens en lijst van deze personen 33. Volgens de aanvraag zal de meegedeelde informatie enkel intern voor de bevoegde personen van de aanvragers toegankelijk zijn. 34. De aanvragers moeten, zoals voorgeschreven door artikel 12 WRR, een lijst opstellen waarop de personen vermeld worden die toegang hebben tot de meegedeelde gegevens uit het Rijksregister of deze gegevens gebruiken. Deze lijst zal voortdurend geactualiseerd en ter beschikking van het Comité gehouden worden. 35. De personen die op deze lijst worden opgenomen moeten daarenboven een verklaring ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden de veiligheid en het vertrouwelijk karakter van de informatiegegevens te bewaren. OM DEZE REDENEN het Comité 1 bepaalt dat het Agentschap Zorg en Gezondheid als rechtsopvolger van het Rijksinstituut voor de Ziekte- en Invaliditeitsverzekering over een toegang beschikt tot de informatiegegevens van artikel 3, eerste lid, 1 (naam en voornamen), 2 (geboortedatum) en 5 (hoofdverblijfplaats) van het Rijksregister voor de doeleinden en overeenkomstig de modaliteiten vastgesteld bij koninklijk besluit

8 Beraadslaging RR 64/2017-8/8 van 5 december 1986 tot regeling van de toegang tot het Rijksregister van de natuurlijke personen, in hoofde van de instellingen van openbaar nut die onder het Ministerie van Sociale Voorzorg ressorteren, dat als bijlage aan deze beraadslaging wordt toegevoegd; 2 machtigt het Agentschap Zorg en Gezondheid om voor de doeleinden vermeld in het machtigingsbesluit van 5 december 1986 tevens de geautomatiseerde mededeling te ontvangen van de wijzigingen aan de gegevens waartoe dit besluit toegang verleent; 3 bepaalt dat indien op een later tijdstip een wijziging wordt aangebracht aan de organisatie van de informatieveiligheid die een impact kan hebben op de antwoorden die met het veiligheidsformulier aan het Comité werden verstrekt (aanstelling van een consulent inzake informatieveiligheid en antwoorden op de vragen m.b.t. de organisatie van de veiligheid) de aanvrager een nieuwe vragenlijst i.v.m. de stand van de informatieveiligheid naar waarheid moet invullen en aan het Comité moet bezorgen. Het Comité meldt de ontvangst ervan en behoudt het recht om daarop later eventueel te reageren; 4 bepaalt dat wanneer het Comité de aanvrager een vragenlijst betreffende de informatieveiligheid stuurt, deze laatste die vragenlijst waarheidsgetrouw moet invullen en terugsturen aan het Comité. Het Comité zal de ontvangst bevestigen en hierop reageren indien hiertoe aanleiding bestaat. De Wnd. Administrateur, De Voorzitter, (get.) An Machtens (get.) Mireille Salmon