van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis;

Transcriptie

1 1/8 Sectoraal comité van het Rijksregister Beraadslaging RR nr. 42/2016 van 22 juni 2016 Betreft: Aanvraag tot machtiging van het intern verzelfstandigd agentschap zonder rechtspersoonlijkheid Vlaams Instituut voor het Onroerend Erfgoed (roepnaam: agentschap Onroerend Erfgoed) voor aanwending van het Rijksregister in het kader van de voorbereiding, de uitvoering, de monitoring en de evaluatie van het beleid inzake onroerend erfgoed (RN-MA ). Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité"); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van het intern verzelfstandigd agentschap zonder rechtspersoonlijkheid Vlaams Instituut voor het Onroerend Erfgoed (roepnaam: agentschap Onroerend Erfgoed) ontvangen op 7 april 2016; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 26 mei 2016;

2 Beraadslaging RR 42/2016-2/8 Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 22 juni 2016, na beraadslaging, als volgt: I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG 1. Het intern verzelfstandigd agentschap zonder rechtspersoonlijkheid Vlaams Instituut voor het Onroerend Erfgoed (roepnaam: agentschap Onroerend Erfgoed), hierna de aanvrager, wenst toegang te verkrijgen tot de informatiegegevens van het Rijksregister vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 en 5, WRR en het Rijksregisternummer te gebruiken teneinde zich te verzekeren van de correctheid van de persoonsgegevens in de registers die hij bijhoudt in het kader van de voorbereiding, de uitvoering, de monitoring en de evaluatie van het beleid inzake onroerend erfgoed. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG 2. Het Comité stelt vast dat de aanvrager reeds gemachtigd is om het Rijksregisternummer te gebruiken en toegang te hebben tot bepaalde gegevens van het Rijksregister voor de unieke identificatie van erkende archeologen en metaaldetectoristen en de unieke identificatie van premieverkrijgers op grond van beraadslaging RR nr. 69/2015 van 9 december Voor het bijhouden van een register van zakelijkrechthouders, gebruikers en bewaarplaatsen van archeologische artefacten en ensembles en de unieke identificatie van zakelijkrechthouders en gebruikers van archeologische artefacten en ensembles werd in voornoemde beraadslaging RR nr. 69/2015 geen machtiging verleend om toegang te verkrijgen tot de informatiegegevens van het Rijksregister vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 en 5, WRR en het Rijksregisternummer te gebruiken, enerzijds omdat het regelgevend proces m.b.t. tot het bijhouden van dit register door de aanvrager nog niet volledig was afgerond 1 en anderzijds omdat de voorgenomen toevoegingen m.b.t. tot het bijhouden van dit register in het Onroerenderfgoedbesluit van 16 mei 2014 (hierna OEB) niet voldoende duidelijk waren 1 Op moment van het uitbrengen van beraadslaging RR nr. 69/2015 zouden in hoofdstuk 5 van het Besluit van de Vlaamse Regering van 16 mei 2014 betreffende de uitvoering van het Onroerenderfgoeddecreet van 12 juli 2013 een aantal artikelen worden toegevoegd inzake het bijhouden van bedoeld register. Dit gebeurde uiteindelijk bij besluit van de Vlaamse Regering van 4 december 2015 houdende wijziging van het Onroerenderfgoedbesluit van 16 mei 2014 en van diverse besluiten wat betreft technische aanpassingen en archeologie en houdende vaststelling van lijst van aangeduide erkende archeologen, welke in werking trad op 1 april 2016.

3 Beraadslaging RR 42/2016-3/8 in het licht van de WVP (inzake doel van het register, gegevens in het register, toegang tot het register en de bewaartermijn van de gegevens in het register). 4. Het Comité stelt vast dat het regelgevend proces m.b.t. tot het bijhouden van dit register door de aanvrager inmiddels is afgerond bij besluit van de Vlaamse Regering van 4 december 2015 houdende wijziging van het Onroerenderfgoedbesluit van 16 mei 2014 en van diverse besluiten wat betreft technische aanpassingen en archeologie en houdende vaststelling van lijst van aangeduide erkende archeologen, welke in werking trad op 1 april Hij stelt vast dat dit besluit echter geen bijkomende verheldering heeft gebracht inzake het doel van het register, de gegevens in het register, de toegang tot het register en de bewaartermijn van de gegevens in het register 3. Deze elementen maken wel het voorwerp uit van onderhavige aanvraag. 5. Bijgevolg kan het onderzoek van het Comité zich beperken tot het nagaan of: -het bijkomend doeleinde waarvoor de persoonsgegevens verwerkt zullen worden welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd is in de zin van artikel 4, 1, 2, WVP en artikel 5, tweede lid, WRR; -de gegevens voor dit bijkomend doel proportioneel zijn (artikel 4, 1, 3, WVP). A. DOELEINDEN 6. Conform het Besluit van de Vlaamse Regering van 14 mei 2004 tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap zonder rechtspersoonlijkheid Vlaams Instituut voor het Onroerend Erfgoed, heeft de aanvrager tot taak de voorbereiding, de uitvoering, de monitoring en de evaluatie van het beleid inzake onroerend erfgoed. 7. Artikel van het OEB voorziet dat de aanvrager een register bijhoudt van bewaarplaatsen, zakelijkrechthouders en gebruikers van archeologische artefacten en archeologische ensembles. Het gaat om personen die de resultaten van een archeologische 2 Zie Ministerieel besluit van 25 maart 2016 houdende de inwerkingtreding van diverse bepalingen van het Onroerenderfgoeddecreet van 12 juli 2013 en het besluit van de Vlaamse Regering van 4 december 2015 houdende wijziging van het Onroerenderfgoedbesluit van 16 mei 2014 op 1 april De aanvrager stelt dat het inderdaad een gebrek is in zijn regelgeving dat hieromtrent geen bijkomende motivatie wordt gegeven, doch hoopt tegelijk dat deze bijkomende toelichting in de machtigingsaanvraag volstaat.

4 Beraadslaging RR 42/2016-4/8 opgraving bij zich hebben. De aanvrager wil hiervan een duidelijk overzicht, met het oog op het handhaven van het gebruik als goede huisvader van deze ensembles en artefacten. De verplichting om elke wijziging van bewaarplaats of zakelijk rechthouder (cf. artikel van het Onroerenderfgoeddecreet van 12/07/2013, hierna OED) en elk voornemen tot buiten het Vlaams Gewest brengen van een archeologisch ensemble (cf. artikel OED) aan de aanvrager te melden, impliceert het bijhouden van een register met deze gegevens door de aanvrager. 8. De aanvrager stelt voor dat de erkende archeoloog aan de aanvrager de naam, de woonplaats, de geboorteplaats en geboortedatum van de zakelijk rechthouder en/of gebruiker (verkregen bij de geïnformeerde betrokkene) bezorgt 4, aangezien het in eerste instantie de erkende archeoloog is die het archeologisch ensemble aanmaakt en (tijdelijk) bewaart. De aanvrager zal deze gegevens dan gebruiken om nauwkeurig en snel in het Rijksregister het Rijksregisternummer, de juist gespelde naam en het juiste adres van de zakelijk rechthouder en/of gebruiker op te zoeken en toe te voegen aan het register. 9. Op basis van diens rijksregisternummer kan de aanvrager dan nadien de zakelijk rechthouder en/of gebruiker toegang verlenen tot het online register. Hiervoor wil de aanvrager aansluiten bij de FAS-machtiging RR nr. 21/2015, zodat deze wijzigingen van bewaarplaats en/of zakelijk rechthouder kan invullen in het online register. De persoonsgegevens opgenomen in het register kunnen dus enkel door de betrokken persoon zelf worden geraadpleegd op basis van het Rijksregisternummer. 10. Het Comité wijst erop deze toetreding tot die algemene FAS-machtiging geen deel zal uitmaken van de onderhavige individuele machtiging, maar het voorwerp zal uitmaken van een andere beslissingsprocedure, mits de daartoe noodzakelijke documenten, waaronder de modelbrief voor aansluiting bij deze algemene machtiging, wordt overgemaakt aan het Comité. 11. In de mate dat de aanvrager met het oog op de controle op de naleving van de verplichtingen van zakelijkrechthouders en gebruikers van archeologische artefacten en archeologische ensembles hun identificatiegegevens moet verwerken, komt hij op grond van de artikelen 5, eerste lid, 1, en 8 WRR in aanmerking om gemachtigd te worden om toegang te verkrijgen tot het Rijksregister en het Rijksregisternummer te gebruiken. 4 En niet het Rijksregisternummer. Dit houdt verband met de opmerking van het Comité in beraadslaging RR nr. 69/2015 dat momenteel artikel 5, eerste lid, WRR, niet toelaat om fysieke personen zoals erkende archeologen te machtigen om het Rijksregisternummer te gebruiken.

5 Beraadslaging RR 42/2016-5/8 12. Het betreft een welbepaald en uitdrukkelijk omschreven doeleinde. Het is tevens gerechtvaardigd vermits de verwerkingen die eruit voorspruiten gestoeld zijn op artikel 5, eerste lid, c), WVP. B. PROPORTIONALITEIT B.1. Ten overstaan van de informatiegegevens van het Rijksregister 13. De aanvrager wenst toegang tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 en 5, WRR, namelijk de naam en de voornamen en de hoofdverblijfplaats. 14. Het Comité stelt vast dat om de bewaarplaats van het archeologisch ensemble te kennen het noodzakelijk is het adres van de zakelijkrechthouder/gebruiker aan het register te kunnen toevoegen. Een toegang tot naam en de voornamen laat unieke identificatie van betrokken personen en latere correcte communicatie naar deze personen toe door de aanvrager. 15. Een toegang tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 en 5, WRR, is in het licht van de doeleinden in overeenstemming met artikel 4, 1, 3, WVP. B.2. Ten overstaan van het Rijksregisternummer 16. De aanvrager wenst dit nummer te gebruiken om de zakelijkrechthouder/gebruiker uniek te identificeren en in het register te koppelen aan een uniek dossier. 17. Het identificatienummer zal worden gebruikt om in het register een uniek dossier te kunnen koppelen aan een uniek persoon zodat betrokkenen hun eigen dossier kunnen raadplegen en indien nodig wijzigen of corrigeren. 18. Dit is noodzakelijk om te voldoen aan de verplichting in artikel van het OED en artikel van het OEB. 19. Het Comité besluit dat het gebruik van het Rijksregisternummer in het licht van de opgegeven doeleinden in overeenstemming is met artikel 4, 1, 3, WVP. B.3. Frequentie van de toegang en de duur van de machtiging 20. De aanvrager wenst over een permante toegang tot de informatiegegevens van het Rijksregister te kunnen beschikken.

6 Beraadslaging RR 42/2016-6/8 21. Uit de door de aanvrager verstrekte toelichting blijkt dat hij bij elke wijziging van bewaarplaats of zakelijk rechthouder/gebruiker de opzoeking opnieuw moet kunnen uitvoeren. Dit teneinde het register actueel te houden. In het licht hiervan oordeelt het Comité dat een permanente toegang gepast is (artikel 4, 1, 3, WVP). 22. Er wordt een machtiging voor onbepaalde duur gevraagd. De verplichting vloeit voort uit een decretale bepaling, die niet gebonden is aan een bepaalde termijn. Bijgevolg is een machtiging van onbepaalde duur gepast (artikel 4, 1, 3, WVP). B.4. Ten overstaan van de bewaartermijn 23. In de aanvraag wordt vermeld dat zolang de bewaarplaats van het archeologisch ensemble en de zakelijk rechthouder/gebruiker van het archeologisch ensemble moet worden geregistreerd de bewaring van de gegevens noodzakelijk is. Zolang artikel van het OED en artikel van het OEB in voege zijn dient het register in actuele staat te worden bijgehouden door de aanvrager. Dit roept in het licht van artikel 4, 1, 5, WVP, geen bijzondere bedenkingen op. B.5. Intern gebruik en/ of mededeling aan derden 24. In de aanvraag wordt gemeld dat slechts een beperkte groep van medewerkers van de aanvrager toegang hebben tot de persoonsgegeven om de unieke dossiers in het register in te voeren. Nadien worden deze gegevens afgeschermd. Wanneer het in het kader van wetenschappelijk onderzoek of handhaving noodzakelijk is dat de gegevens worden geraadpleegd door medewerkers van de aanvrager, kan dit gebeuren, aldus de aanvrager. B.6. Netwerkverbindingen 25. In de aanvraag wordt geen melding gemaakt van netwerkverbindingen. Het Comité neemt hiervan akte. 26. Het Comité vestigt er volledigheidshalve de aandacht op dat: indien er later netwerkverbindingen mochten tot stand komen, de aanvrager het Comité daarvan voorafgaandelijk op de hoogte moet brengen;

7 Beraadslaging RR 42/2016-7/8 het Rijksregisternummer slechts gebruikt kan worden in relaties met derden voor zover het kadert in de doeleinden met het oog op dewelke zij eveneens gemachtigd werden om dit nummer te gebruiken. C. INFORMATIEBEVEILIGING C.1. Consulent inzake informatiebeveiliging 27. Het Comité stelt vast dat de aanvrager over een consulent inzake informatiebeveiliging beschikt. C.2. Informatiebeveiligingsbeleid 28. Uit de door de aanvrager meegedeelde stukken blijkt dat hij over een informatieveiligheidsbeleid beschikt, evenals over een plan in toepassing ervan. Het Comité heeft er akte van genomen. C.3. Personen die toegang hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister en het Rijksregisternummer gebruiken en de lijst van deze personen. 25. Een beperkte groep van medewerkers van de aanvrager zullen over een toegang beschikken en het Rijksregisternummer gebruiken. 26. De aanvrager moet, zoals voorgeschreven door artikel 12 WRR, een lijst opstellen waarop de personen vermeld worden die toegang hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister en het Rijksregisternummer gebruiken. Deze lijst zal voortdurend geactualiseerd en ter beschikking van het Comité gehouden worden. 27. De personen die op deze lijst worden opgenomen moeten daarenboven een verklaring ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden de veiligheid en het vertrouwelijk karakter van de informatiegegevens te bewaren. De geheimhoudingsplicht voor Vlaamse ambtenaren, werkzaam bij de aanvrager is geregeld in het Vlaams Personeelsstatuut. D. VOLLEDIGHEIDSHALVE 28. Gelet op het feit dat in het OED en het OEB weinig is bepaald omtrent het register, benadrukt het Comité dat de aanvrager moet zorgen voor de informatievoorziening

8 Beraadslaging RR 42/2016-8/8 waarvan sprake in artikel 9 WVP ten aanzien van eenieder die erin wordt geregistreerd 5. OM DEZE REDENEN het Comité 1 machtigt het Vlaams Instituut voor het Onroerend Erfgoed om, onder de voorwaarden bepaald in deze beraadslaging en voor de doeleinden vermeld in punt A, voor onbepaalde duur: permanent toegang te hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 en 5, WRR; het Rijksregisternummer te gebruiken. 2 bepaalt dat bij iedere latere wijziging in de organisatie van de informatiebeveiliging die een impact kan hebben op de antwoorden die via de vragenlijst betreffende de informatiebeveiliging aan het Comité werden verstrekt (aanduiding van een consulent inzake informatiebeveiliging en antwoorden op vragen betreffende de organisatie van de beveiliging), de gemachtigde een nieuwe, naar waarheid ingevulde vragenlijst betreffende de informatiebeveiliging aan het Comité moet toesturen. Het Comité zal de ontvangst bevestigen en behoudt het recht daar later desgevallend op te reageren; 3 bepaalt eveneens dat wanneer het Comité de gemachtigde een vragenlijst stuurt over informatiebeveiliging, die vragenlijst volledig en naar waarheid moet worden ingevuld en naar het Comité teruggestuurd. Het Comité stuurt een ontvangstmelding en behoudt het recht daar later desgevallend op te reageren. De Wnd. Administrateur, De Voorzitter, (get.) An Machtens (get.) Mireille Salmon 5 a) de naam en het adres van de verantwoordelijke voor de verwerking en, in voorkomend geval, van diens vertegenwoordiger; b) de doeleinden van de verwerking; c) ( ); d) andere bijkomende informatie, met name : - de betrokken gegevenscategorieën; - de ontvangers of de categorieën ontvangers; - het bestaan van een recht op toegang en op verbetering van de persoonsgegevens die op hem betrekking hebben; behalve indien die verdere informatie, met inachtneming van de specifieke omstandigheden waaronder de gegevens verwerkt worden, niet nodig is om tegenover de betrokkene een eerlijke verwerking te waarborgen.