Praktijkinstructie Onderhoud en beheer informatiesystemen 4

Transcriptie

1 instructie Onderhoud en beheer informatiesystemen 4 (ICT04.4/CREBO:53254)

2 pi.ict04.4.v1 ECABO, 1 april 2002 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd, overgenomen, opgeslagen of gepubliceerd in enige vorm of wijze, hetzij elektronisch, kopieertechnisch, druktechnisch of fotografisch, zonder voorafgaande toestemming van ECABO. Correspondentie met betrekking tot overneming of reproductie: ECABO Postbus BE AMERSFOORT

3 Inhoud Inleiding 3 Taak 1 Beheer systeemdocumentatie (eindterm 3) 5 Taak 2 Adviseren bij de aanschaf van hardware, software en supplies (eindterm 1, 2 en 4) 8 Taak 3 Storingen lokaliseren en oplossen (eindterm 5, 6, 7 en 8) 11 Taak 4 Beveiligen (eindterm 9, 10, 11 en 12) 14 Taak 5 Gegevensbeheer DBMS (eindterm 13) 18 Taak 6 Configuratiemanagement (eindterm 14 en 15) 21 Taak 7 Engelstalige installatie-instructies en vakjargon gebruiken (eindterm 16 en 17) 24 Onderhoud en beheer informatiesystemen 4

4 Onderhoud en beheer informatiesystemen 4 Praktijk

5 Inleiding Het onderhouden en beheren van informatiesystemen is een continue activiteit die met name belangrijk is bij (grote) veranderingen in het bedrijf zoals bijvoorbeeld een (interne) verhuizing, groei van het aantal medewerkers, etc. Dergelijke veranderingen kunnen leiden tot de aanschaf van nieuwe hardware, software en componenten of het aanpassen ervan. Nieuwe apparatuur en programmatuur moet geïnstalleerd worden en vaak zullen ook nieuwe procedures opgesteld moeten worden voor beveiliging en beheer van gegevens. Taak 1 betreft het beheer van systeemdocumentatie. Taak 2 gaat in op het adviseren bij de aanschaf van hardware, software en supplies. Het lokaliseren en opheffen van storingen wordt behandeld in taak 3. In taak 4 komt het beveiligen van bestanden en gegevens aan bod. Het beheren van gegevens en bestanden in een databasemanagement systeem (DBMS) wordt behandeld in taak 5. Taak 6 behandelt configuratiemanagement, dat wil zeggen het beheren van softwarelicenties en het beheren van hardwarecomponenten en computersupplies. Tot slot gaat taak 7 over het gebruiken van Engelstalige instructies en vakja rgon. Onderhoud en beheer informatiesystemen 4 3

6 Onderhoud en beheer informatiesystemen 4 4

7 Taak 1 Beheer systeemdocumentatie Het methodisch en planmatig bijhouden en registreren van fysieke en niet fysieke ontwerpen en implementaties is soms een tijdrovende aangelegenheid. Echter deze investering in tijd betaalt zichzelf in de toekomst ruimschoots terug doordat hierdoor snellere installaties mogelijk zijn, er een eenduidige inrichtingsprocedure aanwezig is, een sneller inzicht te verschaffen is in mogelijke optimalisatie, enz. Kortom, geïnvesteerde tijd in kwaliteit van de systeemdocumentatie levert in de toekomst meer tijd op voor een goede ondersteuning van het werkproces. Documenteren is niet iets wat achteraf dient te gebeuren, maar wat tijdens of vlak na de ontwikkeling of implementatie plaatsvindt. In deze taak wordt op een rijtje gezet wat er allemaal gedocumenteerd moet worden tijdens het ontwikkel- en implementatietraject. Een belangrijk onderdeel van de documentatie vormen de gebruikershandleidingen en FAQ s. In deze taak leert u een eenvoudige FAQ-lijst opstellen van een programma(onderdeel). Wijzigingen in fysieke en niet fysieke ICT middelen documenteren is van zeer groot belang voor de organisatie. Het documenteren van wijzigingen heeft diverse voordelen. De organisatie kan zo nagaan waarom en hoe tot een bepaalde situatie is gekomen. Kosten kunnen beter in de hand worden gehouden en toebedeeld worden aan kostenplaatsen bijvoorbeeld, en er is actuele informatie over de ICT middelen. In deze taak komt u in aanraking met het documenteren van wijzigingen in hardwareconfiguraties en infrastructuur, applicaties en procedures. In werkplan 1 komt het documenteren van wijzigingen in hardware en infrastructuur, applicaties en software en procedures aan bod. Werkplan 2 betreft het maken van een FAQ-lijst voor een applicatie die binnen uw organisatie gebruikt wordt. Doel Aan het eind van deze taak kunt u: de systeemdocumentatie bijhouden ten aanzien van de samenstelling en inrichting van het informatiesysteem (eindterm 3) Lees de werkplannen door om een beeld van de taak te krijgen. Werkplan 1 Systeemdocumentatie wijzigen m.b.t. hardware en infrastructuur, applicaties en procedures Stap 1 Inventariseer de wijzigingen in de hardware, software en (instellingen van ) de technische infrastructuur. Stap 2 Bepaal op welke procedures de wijzigingen invloed hebben. Stap 3 Start het registratiesysteem op of pak het erbij wanneer dat niet digitaal binnen de organisatie aanwezig is, en/of pak de reeds bestaande documentatie erbij. Stap 4 Bepaal in welke documenten en welk systeem de wijziging moet worden vastgelegd en maak een voorstel voor wijziging. Stap 5 Leg het voorstel voor wijziging voor aan uw praktijkopleider en bespreek het samen. Pas het voorstel eventueel aan. Als uw praktijkopleider akkoord gaat, ga dan verder met stap 6. Stap 6 Voer de wijzigingen door in alle documenten en systemen volgens de in de organisatie geldende regels en procedures. Stap 7 Controleer de doorgevoerde wijzigingen op correctheid. Taak 1 Onderhoud en beheer informatiesystemen 4 5

8 Werkplan 2 Het opstellen van een FAQ Stap 1 Selecteer in overleg met uw praktijkopleider een applicatie, of een onderdeel van een applicatie waarvoor het zinvol is een FAQ-lijst op te stellen. Stap 2 Bestudeer de applicatie, of het onderdeel ervan, op al haar eigenschappen en mogelijkheden. Stap 3 Maakt tijdens de bestudering aantekeningen over de werking en het doel van bepaalde functionaliteiten. Stap 4 Maak een lijst van onderwerpen die in de FAQ aan de orde moeten komen. Stap 5 Stel zo veel mogelijk vragen per onderwerp en noteer de antwoorden zo uitgebreid mogelijk. Stap 6 Orden alle vragen per onderwerp en eventueel per deelonderwerp en zorg er voor dat de FAQ makkelijk leesbaar is. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met uw praktijkopleider. 1. a. Welke technieken om de documentatie op te zetten en te onderhouden kent u? b. Welke gebruikt uw organisatie? 2. Hoe en waar wordt er in uw organisatie documentatie bijgehouden met betrekking tot inrichting, gebruik en beheer van het netwerksysteem, applicaties en procedures? 3. Heeft uw organisatie een draaiboek met daarin te ondernemen acties bij calamiteiten? 4. Welke functionaris is (eind)verantwoordelijk voor de systeemdocumentatie? 5. Zijn de intern ontwikkelde gebruikershandleidingen uniform van opbouw? Zo ja, hoe ziet de opbouw er globaal uit? Zo nee, wat zijn de globale verschillen? 6. a. Hoe worden de helpdeskactiviteiten vastgelegd? b. Maakt men gebruik van bijvoorbeeld een FAQ-lijst? Zo ja, hoe wordt deze aan de gebruikers ter beschikking gesteld? 7. Heeft de organisatie een kwaliteitshandboek? Zo ja, staan hierin voorwaarden beschreven met betrekking tot het beheer en onderhoud van het informatiesysteem? 8. a. Heeft de organisatie service- of onderhoudscontracten met leveranciers? b. Wie onderhoudt de contacten met de leveranciers van hard- en software en van supplies? 9. Op welke wijze wordt binnen de organisatie de registratie en het gebruik en verbruik van de hardware bijgehouden? 10. Gebruikt de organisatie geïntegreerde systeemdocumentatie of is er documentatie beschikbaar per onderdeel? Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van de werkplannen. Voordat u de opdrachten gaat uitvoeren, dient u na te gaan of het werk in uw bedrijf/organisatie op de hiervoor beschreven wijze gebeurt of dat de werkplannen moeten worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met uw praktijkopleider, zo nodig aan. Voer daarna de opdrachten uit. 1. Bestudeer grondig documentatiesets van reeds bestaande (sub)systemen en probeer de hierin gehanteerde bedrijfsstandaard te achterhalen. Volg deze opzet ook in uw eigen documenteringsactiviteiten. Taak 1 Onderhoud en beheer informatiesystemen 4 6

9 2. Onderzoek de mogelijkheden van softwarepakketten die op de markt beschikbaar zijn ter ondersteuning van het beheer van systeemdocumentatie. Wanneer u een softwarepakket tot uw beschikking heeft, test dit dan op zijn werking. Bespreek de resultaten met uw praktijkopleider. 3. Tijdens de normale gang van zaken in een organisatie is de wijziging van de technische infrastructuur, de software en procedures aan de orde van de dag. Niet altijd worden deze wijzigingen gedocumenteerd. In deze opdracht past u documentatie aan voor elk deelonderwerp waar dit nodig is. Neem de niet up-to-date documentatie aandachtig door en onderzoek op detailniveau of de documentatie nog actueel is. Denk hierbij bijvoorbeeld aan: - het verrichte onderhoud - de vermelding van draaiboeken als onderdeel van het calamiteiten- of uitwijkplan - een uitgevoerde inventarisatie van hardwarecomponenten aan de hand van het configuratieschema - aanwezige softwareconfiguratie per server en werkplek - Aanwezige systeeminstellingen zoals node en/of IP-adressen, instellingen van printers (en printerqueues) en faxen en de instellingen van hubs, repeaters, routers, patchpanels e.d. - gebruikte protocollen per werkplek en per gebruiker als het is toegestaan om vanaf verschillende werkplekken in te loggen - wijzigingen in de beveiliging zoals autorisatie, back-up en UPS-en. - uitgevoerde procedurele veranderingen - uitgevoerde veranderingen in functionaliteiten van software. Pas de documentatie, waar nodig, aan. Rapporteer periodiek aan uw praktijkopleider en stel, waar nodig, verbeteringen voor. 4. Stel een FAQ-lijst op volgens werkplan 2. Rapporteer de resultaten en uw bevindingen. Evalueer uw werk met uw praktijkopleider. 5. Maak naar aanleiding van bovenstaande opdrachten zo nodig een voorstel voor integraal beheer van de systeemdocumentatie. Bespreek uw voorstel met uw praktijkopleider. Taak 1 Onderhoud en beheer informatiesystemen 4 7

10 Taak 2 Adviseren bij de aanschaf van hardware, software en supplies De ICT is een wervelende markt. Er is een groot aanbod van (nieuwe) hardware, software en supplies met steeds meer mogelijkheden. Voor organisaties is het belangrijk om op de hoogte te blijven van nieuwe producten en ontwikkelingen en ze te toetsen op bruikbaarheid binnen de eigen organisatie. Uiteraard dient daarbij rekening gehouden te worden met de kosten en baten die hiermee samenhangen. Aanschaf van apparatuur houdt in dat er veranderingen optreden in de infrastructuur en mogelijk ook in de werking van hard- en software. Deze taak betreft het, op basis van een gedegen onderzoek, doen van voorstellen voor de aanschaf van nieuwe hardware, software en supplies. Vaak is er binnen een organisatie wel een wens tot aanpassingen. Het kan bijvoorbeeld gaan om een andere printer of monitor. Deze wensen zijn duidelijk afgekaderd. Het kan echter ook zijn dat er de behoefte is aan upgrading van de computersystemen om een nieuw softwarepakket te kunnen draaien. Deze wens behoeft een nadere analyse en afbakening. Voor elke wens tot aanpassing geldt dat er een duidelijke afweging gemaakt moeten worden tussen de functionaliteit, kosten en toepasbaarheid binnen de organisatie. Werkplan 1 gaat in op het volgen van de ontwikkelingen binnen de ICTmarkt en het toetsen van ontwikkelingen op bruikbaarheid binnen de organisatie. Werkplan 2 betreft het opstellen van adviezen voor het doorvoeren van aanpassingen in de netwerkinfrastructuur en informatiesystemen of het aanschaffen van goederen. Doel Aan het eind van deze taak kunt u: de functie van de componenten van datacommunicatiesystemen en hun onderlinge koppelingen toelichten (eindterm 1) voorstellen doen voor aanpassing van onderdelen van een informatiesysteem (eindterm 2) voorstellen doen voor de aanschaf van hardware, software en supplies (ein d- term 4) Lees de werkplannen door om een beeld van de taak te krijgen. Werkplan 1 In kaart brengen van nieuwe ontwikkelingen en deze ontwikkelingen toetsen op bruikbaarheid en haalbaarheid binnen de organisatie Stap 1 Bestudeer ICT-vakliteratuur en websites die u geschikt acht voor het bijhouden van nieuwe ontwikkelingen in de ICT-markt, en zoek naar toepassingen waarvan u denkt dat deze een toegevoegde waarde kunnen hebben binnen uw huidige organisatie. Stap 2 Maak een lijst van de gevonden relevante toepassingen en geef per toepassing de functionaliteiten, randvoorwaarden en beheersmogelijkheden/intensiviteit aan. Bepaal tevens per toepassing de technische haalbaarheid ervan binnen de organisatie. Stap 3 Vraag bij verschillende aanbieders offertes aan voor relevante nieuwe toepassingen binnen de organisatie en beoordeel de offertes op de volgende punten: - dekking van de functionaliteit in de offerte - technische haalbaarheid van de aangeboden oplossing - prijs-/kwaliteitsverhouding - garantiebepalingen. Stap 4 Maak een kosten-batenanalyse van de mogelijk nieuwe toepassingen binnen uw organisatie. Taak 2 Onderhoud en beheer informatiesystemen 4 8

11 Werkplan 2 Adviseren met betrekking tot aanpassingen in de netwerkinfrastructuur en informatiesystemen Stap 1 Maak van uw bevindingen van werkplan 1 een advies richting het management. Maak duidelijk waarom u de aanpassing of aanschaf door zou willen voeren. Maak dit hard aan de hand van: - de probleemaanduiding - de oplossingsaanduiding - de kosten-batenanalyse - enz. Zorg dat het management geen ingewikkelde verhalen door moet lezen voordat ze een goede beslissing kan nemen. Stap 2 Dien het advies in volgens de richtlijnen die de organisatie hanteert. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met uw praktijkopleider. 1. Informatie kan in digitale en in analoge vorm verzonden worden over een kabelverbinding. a. Wat is het verschil tussen een digitale en een analoge kabelverbinding? b. Wat is het voordeel van een digitale kabelverbinding? c. Wat is het voordeel van een analoge kabelverbinding? 2. Wat is de functie van onderstaande componenten voor een netwerkinfrastructuur? a. repeater b. bridge c. router d. gateway e. switch f. hub g. mau 4. Zijn de componenten uit vraag 3 actief of passief? Geef dat per component aan. 5. Waar en waarvoor worden de volgende aansluitingen gebruikt a. RJ 45? b. RJ 11? c. DB 9? d. DB 25? e. Firewire? f. USB? g. BNC? Taak 2 Onderhoud en beheer informatiesystemen 4 9

12 Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van de werkplannen. Voordat u de opdrachten gaat uitvoeren, dient u na te gaan of het werk in uw bedrijf/organisatie op de hiervoor beschreven wijze gebeurt of dat de werkplannen moeten worden aangepast. Pas de werkplannen, in overleg met uw praktijkopleider, zo nodig aan. Voer daarna de opdrachten uit. 1. Geef in een tekening weer wat het verschil is tussen seriële synchrone communicatie en seriële asynchrone communicatie. 2. Zoek op internet drie goede sites met vernieuwende artikelen over beveiliging tegen inbrekers op netwerken vanaf het internet. Zoek tevens een aantal tijdschriften over dit onderwerp. Bestudeer de informatie en schrijf hierover een klein rapport met hierin de laatste ontwikkelingen op het gebied van zowel de problemen als de oplossingen. 3. Maak een inventarisatie van de wensen van gebruikers op een bepaalde afdeling binnen uw organisatie. Doe dit zo mogelijk digitaal zodat u de gegevens gemakkelijk kunt verwerken. Leg deze wensen naast elkaar en zoek naar overeenkomende wensen. Kijk tevens of de wensen van de gebruikers overeenkomen met eerder geïnventariseerde wensen. 4. Kijk of u naar aanleiding van opdracht 3 een mogelijkheid ziet tot een verbetering met behulp van nieuwe ontwikkelingen uit de markt. Toets uw idee vervolgens op bruikbaarheid en haalbaarheid. Doe dit aan de hand van werkplan Breng een advies uit richting het management over uw bevindingen uit opdracht 4. Doe dit aan de hand van werkplan 2. Taak 2 Onderhoud en beheer informatiesystemen 4 10

13 Taak 3 Storingen lokaliseren en oplossen Het beheren van informatiesystemen bevat een groot aantal taken. Een onderdeel van de taken is het onderhouden van hardware. Bij het onderhouden van hardware is een onderscheid te maken tussen het voorkomen van storingen, het lokaliseren van storingen, het verhelpen van storingen en het documenteren van storingen en oplossingen. In deze taak wordt beschreven welke handelingen worden verricht om hardware in een goede staat te houden en eventuele storingen te verhelpen. In werkplan 1 gaat u een storing lokaliseren, dat wil zeggen dat u gaat kijken waar de storing oorspronkelijk vandaan komt. Dit kan op vele manieren. In werkplan 2 wordt ingegaan op het gestructureerd opheffen van storingen in informatiesystemen. Dit kan dan zowel op hardwareniveau zijn als op softwareniveau. Doel Aan het eind van deze taak kunt u: storingen ten aanzien van een informatiesysteem lokaliseren en opheffen (eindterm 5) maatregelen treffen om problemen met het informatiesysteem te voorkomen (eindterm 6) conflicten tussen hardwarecomponenten van een informatiesysteem oplossen (eindterm 7) problemen met het informatiesysteem oplossen (eindterm 8) Lees de werkplannen door om een beeld van de taak te krijgen. Werkplan 1 Lokaliseren van storingen Stap 1 Inventariseer de aard van de storing, bijvoorbeeld door het stellen van heldere vragen. Stap 2 Bepaal de prioriteit volgens in de organisatie gemaakte afspraken. Zorg dus voor een juiste afweging van het huidige probleem ten opzichte van de andere problemen. De prioriteit is onder andere afhankelijk van de werkzaamheden/processen die worden belemmerd. Stap 3 Stel vast of de storing reeds eerder is voorgekomen. Dit kan binnen de organisatie aan de hand van bijvoorbeeld logboeken, of intern opgestelde FAQ s. Dit kan buiten de organisatie aan de hand van referenties zoals computerbladen, internet en andere externe bronnen. Stap 4 Bepaal de oorsprong van de storing met behulp van bijvoorbeeld: - meetapparatuur - diagnostische programmatuur en -apparatuur - logbestanden - gestructureerde analyse aan de hand van eliminatie (als dit de oorzaak niet is dan ). - handboeken - FAQ s-lijsten. Stap 5 Leg de storing vast in het logboek. Taak 3 Onderhoud en beheer informatiesystemen 4 11

14 Werkplan 2 Opheffen van storingen Stap 1 Stel naar aanleiding van de storing een diagnose. Stap 2 Maak een (schriftelijk) voorstel voor herstel/reparatie van de storing. Stap 3 Bekijk goed door wie de storing verholpen moet worden (intern/extern). Bepaal of wellicht de leverancier contractueel verantwoordelijk is voor het verhelpen van de storing. Ga daartoe na of er een SLA (Service Level Agreement) aanwezig is. Stap 4 Voer na eventuele goedkeuring de reparatie/aanpassing uit. Wanneer de leverancier verantwoordelijk is voor het oplossen van de storing, maak dan een afspraak met de leverancier om de storing op te heffen. Stap 5 Test de reparatie/aanpassing. Dat wil zeggen controleer of het probleem is opgelost. Stap 6 Handel de administratieve procedures af, werk bijvoorbeeld het logboek en/of de FAQ bij, vul de opdrachtbon voor de reparatie in, en stel de factuur op. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met uw praktijkopleider. 1. Maakt de afdeling ICT of de helpdesk in uw bedrijf gebruik van een logboek? Zo ja, welke gegevens worden daarin genoteerd? 2. Bestaat er in het bedrijf een adressenlijst of adressenbestand van de leveranciers van apparatuur? Zo ja, waar kunt u deze lijst vinden? Zijn er onderhoudscontracten afgesloten? 3. Welke afdeling verricht het klein onderhoud en aanpassingen aan het informatiesysteem in uw bedrijf? Houdt deze afdeling hiervan een overzicht bij? 4. Welke bevoegdheden heeft u voor het aanpassen van het informatiesysteem? 5. Is er testprogrammatuur beschikbaar in uw organisatie? Zo ja, welke? 6. Wie betaalt de kosten van reparatie en onderhoud van de informatiesystemen? Worden bijvoorbeeld uw kosten doorbelast aan de betreffende afdeling? Welke procedures worden hiervoor gehanteerd? 7. Wordt binnen uw organisatie gedaan aan preventief onderhoud van de informatiesystemen? Zo ja, in welke vormen gebeurt dat en door wie? Wie is er voor verantwoordelijk? 8. Zijn er in uw organisatie procedures of afspraken m.b.t. het installeren van servicepacks of updates? Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van de werkplannen. Voordat u de opdrachten gaat uitvoeren, dient u na te gaan of het werk in uw bedrijf/organisatie op de hiervoor beschreven wijze gebeurt of dat de werkplannen moeten worden aangepast. Pas de werkplannen, in overleg met uw praktijkopleider, zo nodig aan. Voer daarna de opdrachten uit. 1. Bepaal de oorzaak van een storing in een informatiesysteem (hardware, software en infrastructuur) volgens werkplan Los een storing in een informatiesysteem op (zo mogelijk de storing uit opdracht 1) volgens werkplan 2. Taak 3 Onderhoud en beheer informatiesystemen 4 12

15 3. Help gedurende enige tijd gebruikers op de werkplek bij problemen met het informatiesysteem. Ga daarbij gestructureerd te werk, volgens de geldende procedures en documenteer problemen en oplossingen in het logboek en/of de FAQ-lijst. 4. Maak een overzicht met veelvoorkomende storingen aan de hand van het logboek van de helpdesk. Bekijk hoe deze storingen in de toekomst voorkomen kunnen worden. Geef duidelijk per storing mogelijke oplossingen aan en bespreek het overzicht met uw praktijkopleider. Taak 3 Onderhoud en beheer informatiesystemen 4 13

16 Taak 4 Beveiligen Sinds een aantal jaren worden organisaties in toenemende mate geconfronteerd met de gevolgen van computervirussen. Deze gevolgen kunnen variëren van vervelend tot rampzalig. Van bijvoorbeeld het tonen van zogenaamd grappige teksten op het scherm tot het verloren gaan van alle elektronisch bewaarde bedrijfsgegevens. Een back-up is daarom een must voor elke organisatie. Niet alleen is een back-up belangrijk voor het terugzetten van verloren data, ook kan er mogelijkerwijs terug gegaan worden naar een oude situatie als er problemen zijn opgetreden bij het wijzigen van instellingen of applicaties. Naast het zorgen voor een goede back-up is het echter uw taak toe te zien op het structureel en consequent voorkomen van infecties door computervirussen. Om beveiligingsaspecten gestructureerd aan te pakken is het van belang goede procedures op te stellen. In werkplan 1 wordt hier aandacht aan besteed. In werkplan 2 gaan we in op het installeren van virusprotectiesoftware op een werkstation en server. Werkplan 3 gaat in op het maken van een back-up en werkplan 4 behandelt het terugzetten van een back-up, het zogenaamde restoren. Doel Aan het eind van deze taak kunt u: procedures opstellen ter opsporing en verwijdering van virussen (eindterm 9) procedures uitvoeren ter opsporing en verwijdering van virussen (eindterm 10) back-up en herstelprocedures opstellen (eindterm 11) back-up en herstelprocedures uitvoeren (eindterm 12) Lees de werkplannen door om een beeld van de taak te krijgen. Werkplan 1 Opstellen van back-up en herstelprocedures en procedures ten behoeve van de opsporing en verwijdering van virussen Stap 1 Onderzoek en beschrijf welke regels er binnen de organisatie gehanteerd worden met betrekking tot de plaats van antivirussoftware (op de server of op elke werkplek?), externe input, de frequentie voor het scannen en maken van backups, het type back-ups etc. Stap 2 Onderzoek en beschrijf de verantwoordelijkheden. Wie maakt bijvoorbeeld de back-ups, wie zet back-ups terug, etc. Stap 3 Zoek uit en beschrijf waar de back-upmedia opgeslagen zijn. Stap 4 Onderzoek en leg vast welke concrete stappen er in geval van problemen of vragen van gebruikers uitgevoerd moeten worden en bepaal wie deze stappen moet uitvoeren. Bijvoorbeeld in geval van het signaleren van virussen, het terugzetten van een back-up, etc. Stap 5 Stel de procedure op basis van de informatie uit bovenstaande stappen op. Stap 6 Controleer regelmatig en systematisch of de procedures nog actueel zijn en of ze op een juiste manier gehanteerd worden binnen de organisatie. Taak 4 Onderhoud en beheer informatiesystemen 4 14

17 Werkplan 2 Installeren van virusprotectiesoftware Stap 1 Controleer of configuratie of server waarop u de software wilt installeren virusvrij is. Stap 2 Installeer de virusprotectiesoftware. Let erop dat: - als de configuratie of server waarop u de software gaat installeren niet virusvrij is, dat u deze virusvrij maakt volgens de bijgeleverde instructies van de virusscanner. Let hierbij tevens op de werkvoorschriften en procedures die gelden binnen uw organisatie. Maak voor alle zekerheid een extra back-up van de configuratie/server voordat u het virus gaat verwijderen - de geïnstalleerde virusscanner op de werkplek altijd resident geladen is in het interne geheugen van de computer - updates van virusdefinities makkelijk en, indien mogelijk, automatisch geïnstalleerd kunnen worden - de meest actuele updates van de in gebruik zijnde virusprotectiesoftware geïnstalleerd zijn. Let er hierbij op of het gaat om virusbibliotheken of om compleet nieuwe virusengines. Laat, wanneer het mogelijk is, de update van de virusbibliotheek automatisch plaatsvinden vanuit de server. Stap 3 Configureer de virusscanner. De volgende punten moeten duidelijk zijn: - Wat te doen met een virus? (bestand verwijderen, in quarantaine zetten, virus verwijderen, enz.) - Wat voor melding er gegeven dient te worden aan de gebruiker wanneer een virus gedetecteerd is. - Wat de locatie is van het logboekbestand. - Of er eventueel een automatische update van virusdefinities moet plaatsvinden. Stap 4 Test de virusscanner indien mogelijk. Stap 5 Documenteer uw bevindingen en instellingen en stel eventueel procedures op voor de gebruikers. U mag nooit zelf een virus met opzet binnen de organisatie brengen om ervaring op te doen met het bestrijden van virussen! Werkplan 3 Het maken van een back-up Stap 1 Ga na wat voor een back-up er gemaakt moet worden. Hierbij kan onderscheid gemaakt worden tussen full system, partitioneel en sele ctief. Stap 2 Ga na met welke frequentie een back-up gemaakt dient te worden, hoe lang de bewaartermijn is en waar back-ups bewaard worden. Maak aan de hand hie r- van een back-up schema. Belangrijk hierbij is het tijdstip waarop een back-up plaats moet vinden. Dit hangt namelijk samen met de volledigheid van de gegevens en netwerkcapaciteit die vereist is. Stap 3 Ga na welk back-up programma wordt gebruikt en bestudeer de werking en gebruikte functies. Stap 4 Stel het back-up programma in volgens het schema. Stel tevens het soort backup, de compressie, de geselecteerde bestanden, de locatie van het logboek, etc. in. Stap 5 Controleer de werking van de back-up aan de hand van het logboek. Zet tevens een bestand terug om de werking van de back-up te testen (zie werkplan 4). Stap 6 Documenteer uw bevindingen en instellingen. Taak 4 Onderhoud en beheer informatiesystemen 4 15

18 Werkplan 4 Het terugzetten van een back-up Stap 1 Ga na welke data teruggezet moeten worden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een full system recovery, maar het kan ook zijn dat slechts van enkele bestanden een vorige versie gewenst is. Stap 2 Ga na of het wenselijk is om van de huidige situatie een back-up te maken alvorens een back-up terug te zetten. Zo ja, maak de back-up. Stap 3 Start het recoveryprogramma op en selecteer uit de database de versie met de terug te zetten data. Stap 4 Plaats de betreffende tape met de juiste back-up versie in de drive en start de restoreprocedure. Stap 5 Controleer het resultaat. Stap 6 Stel de betreffende gebruiker(s) op de hoogte welke data teruggezet zijn en op welke plaats. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met uw praktijkopleider. 1. Welke maatregelen heeft de organisatie genomen om virussen te voorkomen? 2. Maakt de organisatie gebruik van virusprotectiesoftware? Zo ja, welke virusprotectiesoftware wordt er gebruikt? Zo nee, bekijk of hiervoor een bekende reden is. 3. Welke functionaliteiten van de virusscanner worden toegepast binnen uw organisatie? Wordt er bijvoorbeeld gebruik gemaakt van een centrale updatemogelijkheid naar alle werkstations? Wordt er gebruik gemaakt van virusscanners op de werkstations? 4. Welke maatregelen worden er binnen uw organisatie getroffen om virusinfectie via het internet te voorkomen? Wordt bijvoorbeeld gebruik gemaakt van Trojans? 5. Zijn er binnen uw organisatie procedures ten aanzien van het up-to-date houden van de virusbibliotheek en virusengine? 6. Wat is binnen uw organisatie de procedure met betrekking tot het maken van een back-up. 7. Welke methode wordt gebruikt en waarom is er gekozen voor deze methode? 8. Wat is binnen uw organisatie de procedure met betrekking tot het terugzetten van een back-up? 9. Wat is het verschil tussen een volledige back-up en een selectieve back-up? Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van de werkplannen. Voordat u de opdrachten gaat uitvoeren, dient u na te gaan of het werk in uw bedrijf/organisatie op de hiervoor beschreven wijze gebeurt of dat de werkplannen moeten worden aangepast. Pas de werkplannen, in overleg met uw praktijkopleider, zo nodig aan. Voer daarna de opdrachten uit. 1. Inventariseer binnen uw organisatie alle zaken die op een of andere wijze beschermd moeten worden tegen virussen. Denk hierbij o.a. aan: - de gegevensdragers met programmatuur - de uitwisseling van informatie m.b.v. - de aansluitingen op internet Breng hierover verslag uit aan uw praktijkopleider. Taak 4 Onderhoud en beheer informatiesystemen 4 16

19 2. Stel aan de hand van werkplan 1 een gedegen procedure op ten aanzien van het voorkomen van virussen binnen uw organisatie. Verdedig deze procedure ten opzichte van uw praktijkopleider. 3. Installeer in overleg met uw praktijkopleider op een werkplek virusprotectiesoftware die voldoet aan de volgende punten: - resident geladen - scant geheugen - scant bestanden op het moment dat deze gekopieerd, verplaatst of geopend worden - scant en eventuele attachments. Raadpleeg zo nodig werkplan Installeer in overleg met uw praktijkopleider en aan de hand van werkplan 2 software op een (test)server, die continu het gehele netwerk controleert op virussen. Installeer tevens anti-virussoftware die elektronische mail en de toegang tot het internet continu en voor elke gebruiker controleert op eventueel aanwezige virussen. Indien binnen de organisatie al anti-virussoftware is geïnstalleerd, controleer dan of de meest recente versie van de software geïnstalleerd is. Indien dit niet het geval is, installeer dan in overleg met uw praktijkopleider de update. Controleer ook of er wel voldoende licenties zijn om een update te mogen uitvoeren. Pleeg zo nodig overleg met uw praktijkopleider. 5. Ga na welke procedure binnen de organisatie wordt doorlopen bij het ontdekken van een virus. Geef een oordeel over de procedure en doe indien mogelijk enkele suggesties ter verbetering van de procedure. Bespreek uw uitkomsten met uw praktijkopleider. 6. Inventariseer of er procedures binnen uw organisatie zijn ten aanzien van het maken, controleren en terugzetten van back-ups. Zo ja, geef uw oordeel over deze procedures en geef zo mogelijk verbeterpunten aan. Zo nee, stel zelf procedures op aan de hand van de werkplannen. Bespreek het resultaat met uw praktijkopleider. 7. Bepaal samen met uw praktijkopleider van welke gegevens u een back-up gaat maken. Gebruik hiervoor werkplan 3 en doe alles in overleg met uw praktijkopleider. 8. Overleg voor een concreet geval met uw praktijkopleider of u de gegevensbestanden mag terugzetten. Gebruik hiervoor werkplan 4 en koppel uw bevindingen terug met uw praktijkopleider. Voer deze werkzaamheden gedurende enige tijd uit zodat u in geval van calamiteiten direct weet wat u moet doen. Taak 4 Onderhoud en beheer informatiesystemen 4 17

20 Taak 5 Gegevensbeheer DBMS Binnen bedrijven worden belangrijke gegevens veelal opgeslagen in een database management systeem of wel een DBMS. Het is van groot belang dat het gegevensbeheer binnen een DBMS goed gebeurt. In een DBMS zijn veel standaardfuncties ingebouwd om onder andere de betrouwbaarheid van de gegevens te vergroten. Denk hie r- bij aan standaardfuncties met betrekking tot redundantie, consistentie en integriteit. Tevens kan een DBMS zorgen voor een goede back-up- en recovery mogelijkheid, en file en record locking. Kortom een DBMS vervult een belangrijke taak binnen een organisatie. In deze taak wordt ingegaan op het beheren van een DBMS. Voor een juiste werking van een DBMS is het belangrijk dat er een goede opslag- en toegangsstructuur is. Binnen werkplan 1 wordt ingegaan op het beheren van de bestanden van een DBMS. Wil men de juiste gegevens uit een DBMS kunnen halen, dan is het belangrijk dat men volledig kan vertrouwen op de juistheid van de gegevens. Binnen werkplan 2 wordt ingegaan op het beheren van de gegevens in een DBMS. Helaas komen er ook bij DBMS-en problemen voor. Deze problemen/onregelmatigheden zullen opgespoord en vastgelegd moeten worden. In werkplan 3 wordt ingegaan op het vastleggen van onregelmatigheden. In werkplan 4 komt het synchroniseren van databases tussen PC s onderling, tussen PC s en PDA s, en tussen laptops/notebooks en het netwerk aan bod. Doel Aan het eind van deze taak kunt u: bestanden en gegevens in een DBMS beheren (eindterm 13) Lees de werkplannen door om een beeld van de taak te krijgen. Werkplan 1 Bestanden beheren in een DBMS Stap 1 Breng de bestandsstructuren in het DBMS in kaart. Denk hierbij aan een lokale opslag van de gegevens of een opslag op het netwerk. Stap 2 Bestudeer de procedures en werkvoorschriften die gehanteerd worden binnen uw organisatie, met betrekking tot het beheren van (bestanden in) een DBMS. Stap 3 Vergelijk back-upprocedures en -scripts met de huidige situatie en rapporteer verschillen. Stap 4 Stel een versieregistratie op en houd deze bij. Stap 5 Breng rechten van gebruikers in kaart en houd de gebruikersregistratie up-todate. Werkplan 2 Gegevens beheren in een DBMS Stap 1 Bestudeer hoe de databasestructuur van het DBMS in elkaar zit. Zorg dat u goed op de hoogte bent van onderlinge afhankelijkheden, rechten van gebruikers en verplichte velden. Stap 2 Bestudeer de procedures en werkvoorschriften die gehanteerd worden binnen uw organisatie, met betrekking tot het beheren van (gegevens in) een DBMS. Stap 3 Controleer of er geen redundantie voorkomt binnen de gegevens in het DBMS. Stap 4 Controleer op eventuele verwijzingen die niet meer bestaan of ongeldig zijn. Taak 5 Onderhoud en beheer informatiesystemen 4 18