ORGANOGRAM. Beleidsplan

Transcriptie

1 ORGANOGRAM 1

2

3 Inhoudsopgave 1 Inleiding 4 2 Organisatie 2.1 Doelstellingen Missie Visie Bestuur 6 Organogram De leden De werkgroepen Draagvlak 9 3 Middelen 3.1 Financiën Het Historisch Centrum Media 11 4 Beleidspunten voor de komende jaren 4.1 Onderzoek Externe communicatie Organisatie Speerpunten voor komende jaren 13 Ad 1 Communicatie en openheid 14 Ad 2 Statuten en huishoudelijk reglement 14 Ad 3 Delegeren 14 Ad 4 Financieel beleid 14 Ad 5 Vitalisering 15 Ad 6 Deskundigheid 15 Ad 7 Autonomie 15 3

4 1. Inleiding De Historische Kring Haaksbergen is een bloeiende vereniging. De passie voor geschiedenis en ontwikkeling van het dorp verbindt. De vereniging geeft stem aan de betrokkenheid van vele inwoners van de gemeente met het verleden én met de toekomst van onze historie. In de breedte wordt de vereniging gedragen door de vrijwillige activiteiten van een groot aantal leden, georganiseerd in werkgroepen. Er zijn lezingen en excursies. Er wordt onderzoek gedaan en tentoongesteld. Er wordt gestudeerd en gepubliceerd. Er wordt vergaderd en afgestemd. En er wordt actief geparticipeerd in het politieke debat, waarbij de vereniging zowel qua grootte als qua beschikbare expertise beschouwd wordt als een belangrijke factor om serieus mee in gesprek te zijn. Deze activiteiten dragen de vereniging. Allemaal uitgevoerd door vrijwilligers. Het beleidsplan wil een kompas zijn voor de organisatie, de activiteiten van de vereniging in de komende jaren. Belangrijke onderdelen die in dit plan aan de orde komen zijn: de verenigingsstructuur en -organisatie, vrijwilligers, in- en externe communicatie, educatie, elektronische werkomgeving, collectiebeheer en ledenwerving. De rode draad in het geheel is vasthouden aan datgene wat goed functioneert. 4

5 2 Organisatie 2.1 Doelstellingen De Historische Kring Haaksbergen, opgericht op 15 maart 1967 heeft als doel: de beoefening van onze lokale historie en volkskunde, belangstelling wekken voor het opsporen, verzamelen en archiveren van historisch en archeologisch materiaal advies en informatie geven over alles wat met historie en volkskunde van Haaksbergen verband houdt historisch onderzoek verrichten en erover publiceren bescherming van de schoonheid en het historisch ruimtelijk karakter van de gemeente Haaksbergen in het algemeen en de bescherming van monumenten in het bijzonder. 2.2 Missie De vereniging zet zich in om de kennis van de geschiedenis van Haaksbergen en omgeving te bevorderen. Hiertoe ontplooit zij diverse activiteiten. De vereniging richt zich daarbij op de mens in zijn leefomgeving. De vereniging wil de historie van het dorp koesteren en verder ontginnen in het licht van de toekomst. 2.3 Visie De missie is geactualiseerd. Als vervolg hierop zullen taken en verantwoordelijkheden van de werkgroepen het komend jaar opnieuw worden geformuleerd. De vereniging zet zich in voor de bevordering van de historische en monumentale waarden van Haaksbergen en haar omgeving alsmede voor de ruimtelijke kwaliteit die daarmee samenhangt. Hiertoe worden activiteiten ontplooid die leiden tot verankering van de geschiedenis in de toekomst. 5

6 2.4 Bestuur In haar bijna 50 jarig bestaan heeft de vereniging zich ontwikkeld tot een speler van formaat. Uit een vergelijking tussen de statutaire situatie en de huidige feitelijkheid blijkt dat de huidige vorm niet meer voldoet. Daarom zal de organisatiestructuur zodanig worden aangepast dat iedere werkgroep een rechtstreekse vertegenwoordiging in het bestuur heeft (zie organogram). Het bestuur bestaat momenteel uit acht personen, gekozen door de leden. Zij treden af volgens een vastgesteld rooster. Om de continuïteit te waarborgen, om flexibel te blijven en om steeds te vernieuwen wordt de maximale zittingsduur gesteld op 4 termijnen. 6

7 ORGANOGRAM BESTUUR Organisatorische eenheden Historisch Centrum Communicatie Commissie Activiteiten Postbehandeling en verzending Archief Knipselkrant Gedachtenisprentjes Huishoudelijke Dienst Suppoosten Foto Archief Onderzoek Algemeen en Specifiek Redactie Aold Hoksebarge Verspreiding Aold Hoksebarge I.C.T. Keldernieuws Website Secretariaat Video Presentaties Sociale Media Lezingen Straatnaamgeving Boekenmarkten Noaberweg Lezingen Dorpswandelingen Waterpark Excursies Organisatie tentoonstellingen in het Historisch Centrum Tentoonstellingen Festiviteiten Educatie Erfgoed Financiële Zaken Cultuur en bouwhistorie Archeologie Exposities Theeschenkerij Jordaan Begraafplaatsen Administratie Financiële administratie en verantwoording Contributies Ledenadministratie Schenkingen in Natura en in bruikleen 7

8 2.5 De leden Het aantal leden bedraagt circa 1050 waarvan er vele in enigerlei vorm activiteiten voor de vereniging verrichten. De algemene ledenvergadering wordt tenminste één keer per jaar gehouden waarvoor de leden worden uitgenodigd. Deze ledenvergadering is het hoogste orgaan van de vereniging. Het bestuur legt daarin verantwoording af en vraagt goedkeuring voor de plannen. 2.6 Organisatorische eenheden (zie organogram) Onder de organisatorische eenheid Commissie Activiteiten zijn diverse projectgroepen druk met allerlei zaken die ontwikkeld zijn of ontwikkeld worden. In de opsomming kunnen we niet volledig zijn daar in de toekomst ad hoc andere initiatieven zullen ontstaan. De te benoemen Commissie Activiteiten, bestaande uit een aantal bestuurders en vrijwilligers, zal voorstellen en financiële consequenties van de projectgroepen beoordelen. Nadat de projectvoorstellen en de financiële consequenties door het bestuur zijn goedgekeurd wordt de uitvoering ervan gevolgd en zo nodig bijgestuurd door de Commissie Activiteiten. Naast deze permanente werkgroepen zijn diverse projectgroepen druk met allerlei zaken die ontwikkeld zijn of ontwikkeld worden. In de opsomming kunnen we niet volledig zijn daar ad hoc in de toekomst ook andere projectgroepen zullen ontstaan. Projectgroepen: Excursies Rondleidingen Schoolprojecten Boekenmarkten Lezingen Tentoonstellingen Contacten met andere historische verenigingen waaronder Heimatverein Ahaus Noaberweg 8

9 2.7 Draagvlak De Historische Kring Haaksbergen heeft een breed draagvlak onder de Haaksbergse bevolking. Dit blijkt uit het groeiend aantal leden en de opkomst tijdens vergaderingen en lezingen. Het aanbieden van waardevolle materialen zoals geschriften e.d. en verzoeken om medewerking getuigt van een breed draagvlak. Voor de ingerichte exposities, filmvoorstellingen en presentaties is steeds veel belangstelling. Het organiseren van activiteiten is een belangrijke voorwaarde om het draagvlak te behouden en te verbreden. Met de gemeente Haaksbergen onderhoudt het bestuur goede contacten. 9

10 3. Middelen 3.1 Financiën Middelen, die de Historische Kring Haaksbergen in staat stellen te functioneren, zijn: de jaarlijkse contributies van de leden, eventuele legaten en giften, opbrengsten van publicaties, opbrengsten van rondleidingen en lezingen, overige opbrengsten. De belangrijkste jaarlijkse kostenpost worden gevormd door de uitgave van onze periodiek Aold Hoksebarge. De werkgroepen beschikken ieder over een eigen budget in de centrale financiële administratie. Het beheer is opgedragen aan de penningmeester die maandelijks het bestuur over de stand van zaken informeert. 3.2 Het Historisch Centrum Het Historisch Centrum functioneert op verschillende manieren: Het dient als archief en onderzoeksruimte. Het kan fungeren als ontvangstruimte bij bijzondere gebeurtenissen. Het biedt de mogelijkheid voor vrijwilligers en belangstellenden informatie te verkrijgen. Het fungeert als ontmoetingspunt voor eenieder die kennis wil nemen van de geschiedenis van Haaksbergen voor zowel leden als niet-leden. Het biedt vergader- en werkruimte aan bestuur en werkgroepen. Het kan fungeren als ontmoetingsruimte voor overleg met andere instellingen. Het kan fungeren als ruimte voor presentaties en lezingen, waarbij gebruik kan worden gemaakt van ondersteunende audiovisuele apparatuur. De hoofdtaken onderzoek en archivering behoeven continu versterking. Daarvoor is bezetting van het Historisch Centrum essentieel. Tijdens de openstelling van het Historisch Centrum is het toezicht steeds in handen van een gastheer/gastvrouw. Deze is het aanspreekpunt bij de receptie. De receptie ontvangt particulieren of vertegenwoordigers van bedrijven. Ook worden schenkingen als bijv. materiaal van historische waarde daar ontvangen en geregistreerd. 10

11 De toegang tot elektronische media wordt voorbehouden aan vrijwilligers van de vereniging omdat de archivering en digitalisering speciale vaardigheden vragen. De openingstijden van ons Historische Centrum zijn: Maandag uur Dinsdag uur Donderdag uur Vrijdag uur 3.3 Media De website is voor iedereen toegankelijk. Over meerdere onderwerpen wordt informatie verstrekt zoals: de organisatie: bestuurlijk, beleidsmatig, financieel en alles waar het bestuur bezighoudt, de publicaties: ons verenigingsblad, boeken en dvd s, specifieke artikelen en overige uitgaven, de activiteiten en actualiteiten: tentoonstellingen, jaaragenda, informatieverstrekking over genealogie, excursies en lezingen, foto s en video s: een overzicht van de reeds georganiseerde activiteiten en links naar video- en fotoreportages, Verder bevat de site links naar aan ons verwante verenigingen, voor ons interessante instellingen en achtergrondinformatie. Een speciale pagina is ingericht voor actualiteiten. De site wordt beheerd door webmasters die vanuit bestuur en de werkgroepen informatie krijgen aangeleverd. Ook wordt samengewerkt met het Historisch Centrum Overijssel en de website Actief inspelen op bijvoorbeeld sociale media en een algemene elektronische nieuwsbrief bestemd voor geïnteresseerden vragen om nader beraad. Om dit gestalte te geven wordt een tijdelijke commissie gevormd die gaat onderzoeken hoe de in- en externe communicatie in de toekomst zal worden ingericht. Het vormgeven van deze communicatiekanalen zal medio 2017 door de commissie aan het bestuur worden gepresenteerd. Het bestuur zal vervolgens in nauw overleg met de commissie het plan voorlopig vaststellen en in een proeffase toetsen op werkbaarheid. Eind 2017 zal de nieuwe communicatie structuur dan operationeel kunnen zijn. De kernpunten worden vervolgens gecommuniceerd via Aold Hoksebarge en via de website. 11

12 4. Beleidspunten voor de komende jaren Het bestuur van de vereniging stelt met voldoening vast dat met steun en inzet van velen de doelstellingen van de vereniging voor een belangrijk deel worden gerealiseerd. De komende jaren vragen de volgende activiteiten extra aandacht zonder voorbij te willen gaan aan de dagelijkse gang van zaken. Hieronder volgt een opsomming. 4.1 Onderzoek Het bestuur bevordert dat de leden van de vereniging zich met onderzoek van de geschiedenis van Haaksbergen kunnen bezig houden. De vereniging vervult daarbij een stimulerende rol, door onder meer: het toegankelijk maken van de bibliotheek en het verenigingsarchief, het in contact brengen van leden met dezelfde interessegebieden in werkgroepen, het aanbieden van goed toegeruste werkruimtes. Op al deze punten wordt veel werk verzet. Het bestuur streeft ernaar in 2017 de gedigitaliseerde catalogus van de bibliotheek af te ronden. De digitalisering van het fotobestand zal worden voortgezet zodat informatie erover via onder meer de website beschikbaar komt. 4.2 Externe communicatie naar leden en belangstellenden Het verenigingsblad Aold Hoksebarge verschijnt vier keer per jaar. Dit blad wordt samengesteld door de redactie en uitgegeven onder verantwoordelijkheid van het bestuur. Daarnaast wordt gecorrespondeerd bij bijzondere aangelegenheden en voor de algemene ledenvergadering. Ook geeft de vereniging boeken uit over interessante onderwerpen die het verleden van Haaksbergen betreffen. Verder communiceert de Historische Kring Haaksbergen via de vernieuwde website met de leden en andere belangstellenden. Om deze volledig te kunnen benutten is een vast web- & mediabeheer bestaande uit twee personen voorwaarde. Voor bekendmaking van evenementen en activiteiten wordt gebruik gemaakt van de plaatselijke en regionale pers. Voorts publiceert de HKH periodiek interessante artikelen uit onze geschiedenis in het Jaarboek Twente. De vereniging wisselt met collega historische verenigingen informatie uit. Met onze zustervereniging Heimatverein in Ahaus stemmen we intensief af over gezamenlijke activiteiten zoals Noaberweg en excursies. 12

13 4.3 Organisatie De HKH kent meerdere werkgroepen (zie organogram). Ook zij zullen worden ingebed in de nieuwe organisatiestructuur. Het omschrijven van taken en verantwoordelijkheden zal het komende jaar worden vastgelegd waarbij de grenzen van de activiteiten helder zullen worden afgebakend. Hun positie en hun autonomie in brede zin zullen in een 2017 op te stellen huishoudelijk reglement vastgelegd worden. Daartoe hoort vanzelfsprekend ook het afleggen van verantwoording aan het bestuur. Voor de financiële consequenties van het door iedere werkgroep op te stellen jaarplan zal een jaarbudget beschikbaar worden gesteld. De HKH streeft op geen enkele wijze naar een ontwikkeling van een eigen historisch museum. De tentoonstellingen in de Theeschenkerij Jordaan zijn kleinschalig en beperkt toegankelijk. De expositiegroep zal in de nieuwe organisatiestructuur worden ingebed in het onderdeel Erfgoed (zie organogram). 4.4 Speerpunten voor de komende jaren. Deze speerpunten zullen de volgende zijn: 1 Interne Communicatie en openheid 2 Statuten en huishoudelijk reglement 3 Delegeren 4 Financieel beleid 5 Vitalisering 6 Deskundigheid 7 Autonomie Ad 1 Interne Communicatie en openheid van bestuur en vrijwilligers Bestuur, individuele vrijwilligers, maar ook werk- en projectgroepen zullen via Keldernieuws korte stukjes actuele informatie aan elkaar en andere vrijwilligers geven. Ook bestuursbesluiten worden in Keldernieuws teruggekoppeld. Het streven van twee keer per jaar te houden vrijwilligersbijeenkomsten zijn van groot belang voor de openheid van de vereniging. 13

14 Vragen die een bestuursbesluit vergen kunnen schriftelijk namens de werkgroep en initiatiefnemers aan het bestuur gesteld worden. Daarop zal het bestuur altijd schriftelijk antwoorden. Via Keldernieuws kunnen nieuwe vrijwilligers zich voorstellen al dan niet met foto. Een zogenoemd smoelenboek op de tafel in de leeszaal is een middel om elkaars profiel beter te leren kennen. Ad 2 Statuten en huishoudelijk reglement Met grote voortvarendheid wil het bestuur werken aan de ontwikkeling van een huishoudelijk reglement en zal dit midden 2017 presenteren. Voorlopige inwerking stelling zal in het najaar zijn waarna het reglement tijdens de vrijwilligersbijeenkomst zal worden geëvalueerd. Definitieve goedkeuring kan dan plaatsvinden door de algemene ledenvergadering. Ad 3 Delegeren De komende periode zal een huishoudelijk reglement worden opgesteld en van kracht worden. Daarin wordt de gang van zaken in het bestuur en de organisatie geregeld. Begrippen als delegeren en mandateren zullen nader worden omschreven. Dit geldt voor zowel personen als groepen. Het zal de verhouding in de vereniging verduidelijken en de betrokkenheid van vrijwilligers verhogen. Ad 4 Financieel beleid Aan het begin van elk jaar presenteert het bestuur een begroting die gebaseerd is op de jaarplannen van het bestuur en de werk- en projectgroepen. In deze begroting worden tevens de budgetten opgenomen van voormelde groepen. De begroting wordt besproken en vastgesteld in het bestuur en vervolgens ter goedkeuring voorgelegd aan de algemene ledenvergadering. Uiterlijk 1 april van ieder jaar presenteert het bestuur de exploitatierekening en balans over het afgesloten verenigingsjaar. Een kascontrole commissie, bestaande uit twee leden doet verslag van haar bevindingen. De jaarrekening wordt vervolgens ter goedkeuring voorgelegd aan de algemene ledenvergadering. 14

15 Ad 5 Vitalisering De komende jaren zal aandacht zijn voor nieuwe ontwikkelingen. Dat betekent dat we open staan voor nieuwe administratieve werkwijzen en nieuwe software toepassingen. Een belangrijke taak van bestuur en werkgroepen is het bijblijven op inhoudelijke zaken. Een redactieraad voor de elektronische media is wellicht noodzakelijk. De in te stellen tijdelijke commissie zal voor onderzoek doen en adviseren. Door de jaren wordt de gemiddelde leeftijd van het actieve vrijwilligersbestand hoger. Opdracht is te streven naar jongere leden en vrijwilligers. Ad 6 Deskundigheid De Historische Kring Haaksbergen kan nog meer profiteren van de deskundigheid van de vrijwilligers en andere actieve leden. Dat kan op amateurniveau maar ook op professioneel vlak. Standaard zal bij aanmelding gevraagd worden welke kennis hij/zij in huis heeft en welke actieve bijdrage kan worden geleverd. Middels kleine advertenties in Aold Hoksebarge zullen leden met specifieke kennis worden geworven. Het bestuur staat in principe positief tegenover scholing. Hierbij valt te denken aan bijvoorbeeld scholing op het gebied van erfgoed, archeologie, ICT etc. Ad 7 Autonomie Leden en vrijwilligers van onze vereniging steunen door hun lidmaatschap onze doelstellingen. Vrijwilligers willen op directe wijze hun steentje bijdragen zoals bezetting van boekenmarkten, behoud van monumenten, postbezorging, onderzoek, archivering, genealogie, archeologie, bestuur, enz. In de nieuwe organisatiestructuur zullen de taken en verantwoordelijkheden van de vrijwilligers binnen hun werkgroepen worden ingebed. 15

16 Tenslotte: Met dit beleidsplan presenteert het bestuur de plannen voor de komende jaren. Samen met onze vrijwilligers willen we in constructief overleg komen tot revitalisering van onze Historische Kring Haaksbergen. Het bestuur, Wim Oltwater Henk Menkehorst Jan van der Zanden Jan Slotman Henny Slotman Caecil Waijerdink Carla van der Pol Peter Eijkholt 16

17 17

18 18

19

20 ORGANOGRAM Markt 3, 7481 HS Haaksbergen, Tel.: Website: