Huishoudelijk Reglement van de Oudervereniging De Overplaats

Transcriptie

1 Huishoudelijk Reglement van de Oudervereniging De Overplaats Basisschool De Overplaats Willibrorduslaan VB Sassenheim Tel: Begripsbepaling 1. Dit reglement verstaat onder: a. Oudervereniging: de Oudervereniging De Overplaats. b. Ouderraad: het Dagelijks Bestuur (DB) en de commissieleden. c. Dagelijks Bestuur (DB): de voorzitter, vicevoorzitter, secretaris en penningmeester vormen samen het Dagelijks Bestuur (DB) van de oudervereniging van de school. d. Commissieleden: leden van de ouderraad die één of meer activiteiten ondersteunen of coördineren. e. Ouders: de ouders, voogden en verzorgers van de leerlingen op school. f. Klassenouder: de ouder, lid van de Ouderraad, die contactpersoon is voor de leerkracht bij het ondersteunen van activiteiten door ouders. g. Hulpouder: de ouder, niet noodzakelijkerwijs lid van de Ouderraad, die contactpersoon is voor de leerkracht bij het ondersteunen van activiteiten door ouders. h. School: Basisschool De Overplaats. i. Team: directie en leerkrachten van Basisschool De Overplaats. Relatie tot Basisschool De Overplaats 2. De oudervereniging is aan de Basisschool De Overplaats gebonden. 3. De ouderraad is bij de uitvoering van haar werkzaamheden gehouden de aanwijzingen op te volgen van de directie en leerkrachten die eindverantwoordelijk blijven voor alles wat van uit de school wordt georganiseerd. 4. De ouderraad informeert de Medezeggenschapsraad over haar activiteiten. Doel van de Oudervereniging 5. De oudervereniging heeft ten doel de betrokkenheid van de ouders bij de school te vergroten, en in brede zin ondersteuning te geven bij het bieden van ontplooiingskansen aan de leerlingen van de school.

2 Taken 6. Om het doel van de oudervereniging te bereiken zorgt de ouderraad voor: a. Het organiseren van en ondersteunen bij activiteiten. b. Het onderhouden van contacten met de directie, leerkrachten, medezeggenschapsraad en hulpouders. c. Het vertegenwoordigen van de ouders. d. Het fungeren als aanspreekpunt voor de ouders. e. Het kweken van belangstelling voor de school bij de ouders. f. Het steunen van de school bij de vervulling van haar taak. g. Het desgevraagd of op eigen initiatief advies geven aan de schoolleiding en medezeggenschapsraad. h. De ouderbijdragen te innen en te beheren. 7. De ouderraad treedt namens de ouders op zonder dat hierdoor aan de individuele rechten en verplichtingen van de ouders tekort wordt gedaan. Samenstelling ouderraad 8. De ouderraad bestaat uit ten minste 5 en ten hoogste 15 personen, die door de Algemene Leden Vergadering uit de leden van de vereniging worden benoemd. 9. Het Dagelijks bestuur en de commissieleden van de vereniging vormt de ouderraad van de school. 10. Het jaarplan bevat een overzicht met de namen van de personen die zitting hebben in de ouderraad. Samenstelling Dagelijks Bestuur 11. De Voorzitter, Vicevoorzitter, Secretaris en Penningmeester vormen samen het Dagelijks Bestuur (DB) van de oudervereniging van de school. Taakverdeling Dagelijks Bestuur 12. De voorzitter is belast met: a. de leiding van de vergaderingen van de ouderraad, b. er op toe zien dat het reglement nageleefd wordt, c. het vaststellen van de uitslag van stemmingen en het er op toe zien dat de stemmingen democratisch verlopen, d. het samen met de secretaris opstellen van de agenda voor de vergadering het namens de oudervereniging voeren van het woord en het vertegenwoordigen in externe contacten. 13. De secretaris is belast met: a. het in overleg met de voorzitter opstellen van de agenda voor vergaderingen, het minimaal één week voor de vergadering verspreiden van de agenda onder de genodigden en het op internet beschikbaar maken van de agenda ter inzage voor leden, b. alle correspondentie, c. het bijeenroepen van de vergaderingen,

3 d. het maken van de notulen en het verspreiden hiervan binnen een week na de vergadering, e. het beheren van het archief van de oudervereniging. 14. De penningmeester is belast met: a. het transparant beheren van alle gelden van de oudervereniging, b. het innen van de ouderbijdrage en de gang van zaken hiertoe, c. Het doen van betalingen namens de oudervereniging, d. het opstellen van de begroting in samenspraak met andere leden van de ouderraad, e. het zorg dragen voor de financiële verantwoording aan de medezeggenschapsraad, de directie en op de Algemene Leden Vergadering. 15. Het Dagelijks Bestuur is belast met: a. het vaststellen van de commissies en het schrijven van het jaarplan, b. het schrijven van het jaarverslag. Commissieleden van de Oudervereniging 16. De commissieleden van de oudervereniging hebben zitting in de ouderraad en ondersteunen of coördineren één of meer activiteiten van vereniging. 17. Het jaarplan bevat een overzicht van de commissies van de oudervereniging en de daar bij betrokken leden van de ouderraad. 18. Eén van de leden van de ouderraad wordt aangesteld als "Commissaris Klassenouders". Deze commissaris zal de communicatie verzorgen tussen de ouderraad en de hulpouders van die groepen waar uitsluitend hulpouders en geen klassenouders zijn aangesteld. Klassenouder 19. De klassenouder ondersteunt de leerkrachten bij activiteiten in de klas of delegeert de ondersteuning van activiteiten aan een andere (hulp)ouder indien hij/zij zelf niet aanwezig kan zijn. De Klassenouder is lid van de ouderraad. Het jaarplan bevat een richtlijn voor klassenouders. 20. De ouderraad streeft er naar om in iedere groep ten minste 1 klassenouder aan te stellen als aanspreekpunt voor de leerkracht. Hij/zij kan ondersteund worden door één of meerdere andere klassenouders en/of hulpouders. 21. Het jaarplan bevat het overzicht van de klassenouders. Hulpouder 22. De hulpouder ondersteunt de leerkrachten bij activiteiten en festiviteiten in de klas. De hulpouder wordt op de hoogte gehouden van lopende zaken binnen de ouderraad via de klassenouder. Hulpouders hoeven niet bij de ouderraad vergaderingen aanwezig te zijn.

4 Leden van de oudervereniging 23. Ouders die vrijwillig de ouderbijdrage betalen zijn door deze betaling lid van de oudervereniging. Daardoor hebben zij stemrecht tijdens de Algemene Jaarvergadering over financiële aspecten of gevolgen, en een aantal bestuurlijke zaken binnen de oudervereniging. Zij hebben het recht tot inzage van de notulen van de ouderraad en het jaarverslag. Duur van het lidmaatschap oudervereniging 24. Een lidmaatschap heeft de duur van 1 schooljaar en wordt aan het einde van ieder schooljaar automatisch opgezegd. Na betaling van de ouderbijdrage voor het volgende jaar, wordt de ouder automatisch weer lid. Algemene Leden Vergaderingen 25. Binnen 6 weken na de start van een nieuw schooljaar organiseert het bestuur van de zittende ouderraad een Algemene Leden Vergadering. Tijdens deze ledenvergadering wordt: a. het jaarverslag over het vorige schooljaar gepresenteerd. b. het verslag van de kascommissie over het jaarverslag van de penningmeester gepresenteerd. c. decharge verleend aan het dagelijks bestuur van de ouderraad d. het nieuwe bestuur van de oudervereniging gekozen e. de overige actieve leden van de ouderraad gekozen f. de ouderbijdrage en begroting vastgesteld g. het jaarplan vastgesteld. 26. Het staat de ouderraad vrij om indien dit nodig wordt geacht (eventueel op verzoek van een van de leden) gedurende het jaar verdere bijzondere Algemene Leden Vergaderingen te organiseren. Jaarverslag 27. De ouderraad legt middels het jaarverslag verantwoording af naar de leden. In dit jaarverslag staan alle activiteiten die de ouderraad heeft ondernomen en waar de ouderraad de school financieel heeft ondersteund. De penningmeester maakt het financiële gedeelte van het jaarverslag. Het verslag is door leden op te vragen tot 3 maanden na de eerste schooldag van het volgende schooljaar. Kascontrole 28. De kascommissie onderzoekt de rekening en verantwoording van het dagelijks bestuur en zal hieromtrent verslag uitbrengen tijdens een vooraf aangekondigde vergadering binnen de eerste 3 maanden van het daarop volgende schooljaar. 29. Op verzoek legt het dagelijks bestuur tijdens deze vergadering verantwoording af over het in het afgelopen jaar gevoerde financieel beleid. 30. De vaststelling en goedkeuring van de kascontrole strekt tot decharge van de penningmeester en het dagelijks bestuur voor het in het afgelopen schooljaar door hen gevoerde beheer.

5 Verkiezingen van de leden van de Ouderraad 31. Leden van de oudervereniging kunnen zich aanmelden voor actief lidmaatschap (zitting in de ouderraad) bij het dagelijks bestuur van de oudervereniging. 32. Ten minste 3 maanden voor het einde van het schooljaar maakt de ouderraad bekend welke vacatures binnen de ouderraad voor het daaropvolgende schooljaar vervuld dienen te worden. Randvoorwaarden die de kandidaten eventueel hebben meegegeven bij hun kandidatuur (bijvoorbeeld de hoeveelheid tijd die door de kandidaat in de ouderraad gestoken kan worden, of de tijdstippen waarop de kandidaat zich kan inzetten voor de ouderraad) Verdeling van leden van de ouderraad over de groepen Verhouding mannen / vrouwen 33. De secretaris van de ouderraad ontvangt de namen van geïnteresseerde ouders en brengt deze voor het einde van het schooljaar in ter discussie op een ouderraad overleg waar tenminste het volledige dagelijks bestuur van de vereniging en 3 leden bij aanwezig zijn. Tijdens dit overleg worden de kandidaten besproken waarbij de volgende aspecten worden meegenomen in de bepaling van de kandidaten die de voorkeur genieten. 34. De ouderraad heeft de mogelijkheid te besluiten het gesprek met kandidaten aan te gaan om een uiteindelijke keuze te kunnen maken. 35. Voor het einde van het schooljaar bepaalt de ouderraad de kandidaten die de voorkeur genieten. De voorzitter benadert deze ter bevestiging van hun definitieve interesse. 35. De voorzitter informeert de niet winnende kandidaten. 36. Indien er meer kandidaten zijn dan vacatures volgt een schriftelijke stemming. 37. Tijdens de Algemene Leden Vergadering aan de start van het schooljaar wordt de keuze van de ouderraad ter goedkeuring voorgelegd aan de leden. 38. De ouderraad wijst uit haar midden een voorzitter, een plaatsvervangend voorzitter, een secretaris en een penningmeester aan. De functies van secretaris en penningmeester zijn in één persoon verenigbaar. 40. De samenstelling van de ouderraad wordt gecommuniceerd aan de ouders, directie en medezeggenschapsraad. Stemming 41. Over personen wordt schriftelijk gestemd. Over andere zaken mondeling tenzij een der leden te kennen geeft een schriftelijke stemming te wensen. Aan de stemming over financiële aspecten of gevolgen en bestuurlijke zaken, nemen uitsluitend de leden van de oudervereniging deel. Besluiten over zaken worden genomen bij meerderheid van stemmen. 42. Bij stemming over personen geldt: a. Wanneer er geen meerderheid van stemmen is zal een herstemming plaatsvinden tussen die twee personen, die het hoogste aantal stemmen behaalden. b. Zijn bij herstemming het aantal stemmen gelijk, dan beslist het lot. c. Alleen van leden die aanwezig zijn bij de vergadering of met schriftelijk ondertekende voorkeur duidelijk hebben gemaakt op wie zij stemmen, wordt de stem geteld.

6 d. Nadat door de voorzitter is vastgesteld wat de uitslag van de stemming is en dat deze stemming democratisch is verlopen, kan er geen bezwaar meer worden aangetekend tegen de uitslag. e. Ouders die lid zijn van de oudervereniging krijgen 1 stem. Indien meerdere kinderen op de school zitten krijgen ouders toch 1 stem. Ouderbijdrage 43. In het begin van het schooljaar en na de Algemene Leden Vergadering ontvangen de ouders een verzoek tot betaling van de ouderbijdrage. De hoogte van deze vrijwillige bijdrage wordt ieder jaar door het dagelijks bestuur tijdens de ALV voorgesteld. Er wordt gestreefd naar een zo laag mogelijk bedrag dat uitsluitend gebruikt zal worden ter betaling van de activiteiten en ontplooiingskansen van de leerlingen. De ouderraad geeft verantwoording over het beheer van de financiën tijdens de bijzondere Algemene Leden Vergadering aan het begin van het schooljaar. Jaarplan 44. Aan het begin van het schooljaar wordt door de ouderraad een jaarplan opgesteld. Het jaarplan omvat ten minste: a. Lijst met namen van ouderraad leden b. Lijst van commissies inclusief aanduiding commissieleden van het team c. Lijst van klassenouders en hulpouders d. Begroting van de oudervereniging voor het betreffende schooljaar e. Het protocol "Samenwerking tussen team en ouderraad" Ouderraad vergaderingen 45. De ouderraad zal in principe iedere zes weken, de zomermaanden niet meegerekend, maar ten minste zes maal per jaar in vergadering bijeenkomen. Indien twee of meer leden van de oudervereniging middels een verzoek aan de voorzitter te kennen geven een vergadering te willen beleggen, dan zullen de uitnodigingen daartoe binnen veertien dagen worden uitgeschreven. Alle ouderraadvergaderingen zijn openbaar voor leden van de oudervereniging. 46. De vergaderdata voor het nieuwe schooljaar zullen in de laatste ouderraadvergadering van het lopende schooljaar worden vastgesteld door de ouderraad. Deze data zullen aan de directie, de MR en aan de ouders bekend worden gemaakt. 47. Voor de vergadering van de ouderraad worden uitgenodigd: a) alle leden van de ouderraad, b) afgevaardigden van het team, c) afgevaardigden van de medezeggenschapsraad 48. De ouderraadvergaderingen en de notulen van de ouderraad zijn openbaar. Discussies over personen worden zover mogelijk buiten de openbare notulen gehouden. Vaststelling en wijzigen 49. Dit reglement wordt vastgesteld en gewijzigd door de gezamenlijke ouderraadsleden en geaccordeerd door de schoolleiding.

7 Slotbepaling: 50. In gevallen waarin het reglement niet voorziet, beslist de ouderraad. Dit reglement is opgesteld in mei van het schooljaar 2013/2014.