De Vlaamse Waterweg nv. Functiebeschrijving: medewerker boekhouding

Transcriptie

1 De Vlaamse Waterweg nv Functiebeschrijving: medewerker boekhouding Voor akkoord Naam leidinggevende Datum + handtekening Naam functiehouder Datum + Handtekening 1

2 DEEL 1: CONTEXTINFORMATIE + TAKENPAKKET 1. Context 1.1. Hoofdactiviteit van de dienst De dienst Finance, wordt geleid door het diensthoofd Finance binnen de afdeling Algemene Ondersteuning. De dienst wordt opgedeeld in drie teams die rechtstreeks aan het diensthoofd rapporteren: 1. team Algemene Boekhouding dat onderverdeeld is in twee subteams (debiteuren en crediteuren) olv een teamhoofd: Zij staan in voor het beheer van dossiers, debiteuren en crediteuren. Verwerken van inkomende en uitgaande facturen en de controle op de correcte verwerking ervan in het ERP-pakket. Beheer van activa, voorraad, personeelsboekingen en prestatieregistratie. Verantwoordelijk voor diverse rapporteringen en het dagelijkse beheer van een boekhouding, Het team Algemene Boekhouding wordt geleid door het teamhoofd Algemene Boekhouding. Voor de uitvoering van de opdrachten beschikt het teamhoofd over boekhouders die ondersteuning bieden bij de aansturing van de subteams crediteuren en debiteuren in functie van de inhoudelijke domeinen en/of toepassingen. De boekhouders rapporteren rechtstreeks aan het teamhoofd. 2. team Thesaurie (aangestuurd door het diensthoofd) Zij staan in voor de opvolging van betalingen en ontvangsten van de financiële verrichtingen (CODA), diverse rapporteringen en opvolgingen van inkomende en uitgaande aanmaningen, 3. team Begroting/Applicatiebeheer/Interne Controle (als staf rechtstreeks onder het diensthoofd) Zij staan in voor de opmaak en opvolging van de begroting, opvolging van projecten en nieuwigheden in functie van de applicatie. Beheer en controle van de boekhoudkundige en/of begrotingsregels, De dienstverlening wordt hierbij niet alleen verzorgd aan de interne klant De Vlaamse Waterweg nv maar ook naar de externe klant Waterwegen en Zeekanaal NV totdat de fusie tussen de entiteiten volledig is gerealiseerd Omgeving: factoren die het functioneren beïnvloeden 1.3. Organigrammen Het organigram kan men terugvinden op intranet. 2. Doel 2

3 Behandelen en opvolgen van financiële gegevens en dossiers om ervoor te zorgen dat de financiële processen efficiënt, tijdig, correct en klantvriendelijk verlopen. 3. Resultaatgebieden 3.1. GEGEVENSVERZAMELING Verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van boekhoudkundige gegevens om financiële dossiers of bestanden met volledige en correcte gegevens beschikbaar te hebben. boekhoudkundige gegevens tijdig en correct invoeren in het boekhoudsysteem Nagaan welke gegevens, formulieren of documenten ontbreken, deze verzamelen en klasseren Zelf inlichtingen inwinnen Documenten en informatie op de PC bewaren in een geordend systeem 3.2. CONTROLE VAN GEGEVENS Verifiëren en controleren van boekhoudkundige documenten en gegevens om te verzekeren dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden. Nakijken van de administratieve gegevens van documenten op volledigheid, correctheid en wettelijkheid Vaststellen van foutieve ingaven en voorstellen doen voor correctie Ondersteunen budgetopvolging 3.3. VERWERKEN VAN GEGEVENS EN BEHANDELING VAN DOSSIERS Uitvoeren van de voorziene stappen binnen het boekhoudkundig dossier en bewerken van gegevens om via een tijdige en correcte behandeling een goede boekhoudkundige dienstverlening te verzekeren. Administratief opvolgen van betalingsdossiers of -gegevens: bv. opvolgen van timing, tijdig versturen van documenten Betalingsgegevens inschrijven in opvolgingssysteem Berekeningen uitvoeren Periodiek en op vraag aanmaken en opstellen van dossiers, bestanden of documenten Voorbereiden en/of uitvoeren van financiële verrichtingen Opvolging en financiële verwerking van investeringsdossiers en ermee verbonden subsidiëring 3

4 3.4. INFORMATIE-UITWISSELING Informatie uitwisselen en diverse vragen beantwoorden om klanten en andere betrokkenen correct te informeren. Zoeken naar correcte en klantgerichte oplossingen voor problemen bij financiële dossiers en betrokkenen hierover adviseren Rapporteren over de stand van zaken Deelnemen aan vergaderingen Bespreken van gegevens of dossiers met collega s Doorsturen van gegevens naar de dienst Finance Informatie opzoeken en tijdig bezorgen aan betrokkenen Signaleren of herinneren aan afspraken en termijnen 3.5. WERKRELATIES Werkrelaties onderhouden met betrekking tot dossiers en gegevens om door een goede samenwerking een efficiënt verloop van het proces te bekomen. Contacten met betrokkenen onderhouden, bv. leveranciers, Deelnemen aan vergaderingen Zoeken naar de geschikte aanspreekpersonen voor de verschillende onderdelen van het dossier Relevante informatie delen met collega s Uitwisselen van kennis, ervaring en knelpunten Inspringen bij afwezigheid van collega s Input leveren voor verbetering van processen en algemene werking 3.6. ADMINISTRATIEF ONDERSTEUNENDE TAKEN Uitvoeren van allerhande administratief ondersteunende taken om bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst. Verzorgen van allerlei typewerk Fotokopies nemen, scannen en verspreiden of verzenden van documenten klassement DEEL 2: COMPETENTIEPROFIEL 4. Waardegebonden en gedragscompetenties Voortdurend verbeteren Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de 1 Bij de beschrijving van de gedragscompetenties gebruiken we het persoonlijk voornaamwoord hij om te verwijzen naar een persoon. Met deze persoon verwijzen we zowel naar mannen als vrouwen. U kunt hij dus gerust als zij lezen. Ook hem en zijn kunnen gelezen worden als haar. 4

5 entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen Toont zich leer- en aanpassingsbereid met betrekking tot de eigen functie en situatie - Is gemotiveerd om nieuwe leerstof te verwerken - Is bereid om nieuwe methodes aan te leren - Past nieuwe afspraken over de uitvoering van de eigen taak meteen toe in de praktijk - Vraagt om uitleg en toelichting als iets onduidelijk is - Geeft aan waar zich problemen in de taak voordoen en denkt mee na over oplossingen 4.2. Samenwerken Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Werkt mee en informeert anderen - Houdt rekening met de mening van anderen - Behandelt anderen met respect, ongeacht hun positie, achtergrond of opvattingen - Geeft informatie en kennis door die voor anderen nuttig of belangrijk kan zijn - Aanvaardt groepsbeslissingen - Toont respect voor de verscheidenheid van mensen 4.3. Klantgerichtheid Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren Reageert vriendelijk, adequaat en correct op voor de hand liggende vragen van klanten - Helpt klanten op een vriendelijke en adequate wijze voort - Blijft beleefd bij klachten - Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op te lossen - Verleent een correcte service aan alle klanten, ongeacht hun afkomst, geslacht, handicap enz. (bv. houdt de wachttijd voor een klant minimaal, voert stipt uit wat werd vastgelegd, levert duidelijke producten af, neemt een lage drempelhouding aan, is beschikbaar en bereikbaar) - Stelt zich hulpvaardig op - Reageert snel en gepast op vragen van klanten - Kiest een aangepaste aanpak gezien de mogelijkheden en beperkingen van de klant (bv. kinderen, bejaarden, zieken) 4.4. Betrouwbaarheid Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn 5

6 verantwoordelijkheid nemen Handelt correct en respectvol ten aanzien van zijn omgeving en van de bestaande regels en afspraken - Respecteert formele regels en afspraken - Gaat op respectvolle wijze om met anderen (collega s, klanten, medewerkers ) - Geeft volledige en juiste informatie door - Respecteert vertrouwelijke en persoonlijke informatie - Doet wat hij zegt, komt beloften en afspraken na - Komt open uit voor eigen fouten, vergissingen en nalatigheden 4.5. Resultaatgerichtheid Het ondernemen van concrete en gerichte acties met het oog op het behalen of overstijgen van doelstellingen Werkt gericht en actief aan het bereiken van de vastgestelde doelen - Formuleert de eigen doelstellingen in termen van concreet gedrag (meetbaar resultaat, deadline bepalen) - Geeft aan de hand van concrete acties aan hoe de doelen bereikt zullen worden (wie, wat, wanneer) - Evalueert op regelmatige momenten de stand van zaken ten opzichte van de beoogde doelstelling - Neemt actie om bij te sturen als de doelstellingen in het gedrang komen - Zoekt spontaan alternatieven als een bepaalde actie niet tot het beoogde resultaat heeft geleid 4.6. Nauwgezetheid Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen Niveau 2 Levert met oog voor detail correct werk af - Voert repetitieve administratieve of technische taken foutloos uit - Vult documenten en formulieren correct en zorgvuldig in - Blijft aandachtig bij routineuze taken - Controleert het eigen werk - Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het aanbrengen van correcties 4.7. Plannen Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen Plant eigen werk effectief - Maakt gebruik van hulpmiddelen bij het inplannen van taken (checklist, todolijstjes, elektronische agenda ) 6

7 - Pakt eerst de belangrijkste of dringendste opdrachten aan - Houdt rekening met de nodige uitvoeringstijd - Geeft tijdig aan als de planning niet gehaald kan worden - Houdt in de eigen planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk 4.8. Probleemanalyse (analytisch denken) Een probleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende, relevante informatie Ziet de essentie van het probleem - Verzamelt informatie over de achtergronden en oorzaken - Maakt duidelijk onderscheid tussen hoofd- en bijzaken bij het analyseren van een probleem - Omschrijft duidelijk de kern van het probleem - Verwerft een algemeen inzicht in de problematiek - Gaat systematisch te werk bij het analyseren van een probleem 5. Vaktechnische competenties Functiespecifieke kennis - In het bezit zijn van rijbewijs B - Goede kennis van PC-toepassingen Op korte termijn te verwerven (bij nieuwe aanwerving): - Kennis van de organisatie - Kennis van de toepassingssoftware - Kennis van de te volgen richtlijnen - Basiskennis van algemene boekhouding 6. Opmerkingen De functiebeschrijving biedt een goede weergave van minimum 80% van jouw takenpakket. Deze functiebeschrijving is dus niet beperkend. Het spreekt voor zich dat er van je verwacht wordt dat je de taken uitvoert die in de lijn liggen van je functie. Men dient zich te houden aan alle geldende veiligheidsvoorschriften en procedures die van toepassing zijn voor deze functie. 7