De Vlaamse Waterweg nv. Functiebeschrijving: boekhouder

Transcriptie

1 De Vlaamse Waterweg nv Functiebeschrijving: boekhouder Voor akkoord Naam leidinggevende Datum + handtekening Naam functiehouder Datum + Handtekening

2 DEEL 1: CONTEXTINFORMATIE EN TAKENPAKKET 1. Context 1.1. Hoofdactiviteit van de cel De dienst Finance, wordt geleid door het diensthoofd Finance binnen de afdeling Algemene Ondersteuning. De dienst wordt opgedeeld in drie teams die rechtstreeks aan het diensthoofd rapporteren: 1. team Algemene Boekhouding dat onderverdeeld is in twee subteams (debiteuren en crediteuren) olv een teamhoofd: Zij staan in voor het beheer van dossiers, debiteuren en crediteuren. Verwerken van inkomende en uitgaande facturen en de controle op de correcte verwerking ervan in het ERP-pakket. Beheer van activa, voorraad, personeelsboekingen en prestatieregistratie. Verantwoordelijk voor diverse rapporteringen en het dagelijkse beheer van een boekhouding, Het team Algemene Boekhouding wordt geleid door het teamhoofd Algemene Boekhouding. Voor de uitvoering van de opdrachten beschikt het teamhoofd over boekhouders die ondersteuning bieden bij de aansturing van de subteams crediteuren en debiteuren in functie van de inhoudelijke domeinen en/of toepassingen. De boekhouders rapporteren rechtstreeks aan het teamhoofd. 2. team Thesaurie (aangestuurd door het diensthoofd) Zij staan in voor de opvolging van betalingen en ontvangsten van de financiële verrichtingen (CODA), diverse rapporteringen en opvolgingen van inkomende en uitgaande aanmaningen, 3. team Begroting/Applicatiebeheer/Interne Controle (als staf rechtstreeks onder het diensthoofd) Zij staan in voor de opmaak en opvolging van de begroting, opvolging van projecten en nieuwigheden in functie van de applicatie. Beheer en controle van de boekhoudkundige en/of begrotingsregels, De dienstverlening wordt hierbij niet alleen verzorgd aan de interne klant De Vlaamse Waterweg nv maar ook naar de externe klant Waterwegen en Zeekanaal NV totdat de fusie tussen de entiteiten volledig is gerealiseerd Omgeving: factoren die het functioneren beïnvloeden Middelen die worden beschikbaar gesteld door de Vlaamse Overheid Medewerking van de budgethouders 1.3. Organigrammen Het organigram kan men terugvinden op intranet. 2

3 2. Doel Beheren en behandelen van boekhoudkundige dossiers en gegevens en opvolgen van de uitvoering ervan om ervoor te zorgen dat de financiële processen efficiënt, correct en klantvriendelijk verlopen en dat procedures, wet- en regelgeving worden gerespecteerd. Context: volgens de vooropgestelde kwaliteitsvereisten, procedures en regelgeving 3. Resultaatgebieden 3.1. GEGEVENSVERZAMELING Verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van boekhoudkundige gegevens om dossiers en bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben. (Ontbrekende) gegevens opzoeken Correct en tijdig invoeren van gegevens in het boekhoudpakket Verzamelen van voldoende informatie om een snelle oplossing van een probleem te kunnen bekomen. Samenstellen van een dossier Begrotingsvoorbereidend werk verrichten 3.2. CONTROLE VAN GEGEVENS Verifiëren en controleren van documenten en gegevens om te verzekeren dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden. Houdt toezicht op boekingen van medewerkers binnen de verschillende teams Vaststellen van foutieve boekingen en voorstellen doen voor correctie Vanuit zijn expertise nazien van dossiers van medewerkers binnen de teams Voorbereiden van de jaarrekening en de semesteriële rapportering Financieel opvolgen van investerings- en onderhoudsprojecten De kredieten mee helpen opvolgen Nakijken of aangiftes in overeenstemming zijn met de desbetreffende boekhoudrekeningen Nazicht van magazijnen 3

4 3.3. VERWERKEN VAN GEGEVENS EN BEHANDELING VAN DOSSIERS Uitvoeren van de voorziene stappen binnen het dossier en bewerken van boekhoudkundige gegevens om via een tijdige en correcte behandeling een goede financiële dienstverlening te verzekeren. Berekeningen uitvoeren Periodiek en op vraag aanmaken, opstellen en/of invullen van dossiers, bestanden, documenten, De aangifte van de rechtspersonenbelasting en de aangifte roerende voorheffing opstellen en versturen van de aangifte na controle en goedkeuring door de directie naar de belastingen Assisteren bij opmaken van de maandelijkse BTW-aangifte en de jaarlijkse BTWlistings Opmaken van de BTW-omzettabel Bijstaan in het voorbereiden en opmaken van de jaarrekening (balans, resultatenrekening en toelichting) van de onderneming Bijstaan in het voorbereiden en opmaken van semesteriële rapportering (balans en resultatenrekening) Opmaken van overzichten en rapporten Databanken uitbouwen Uitvoeren van financiële verrichtingen Beheren van de overlopende boekingen 3.4. INFORMATIE-UITWISSELING Informatie uitwisselen en diverse vragen beantwoorden om klanten en andere betrokkenen correct te informeren. Zoeken naar correcte en klantgerichte oplossingen voor problemen bij financiële dossiers en klanten hierover adviseren Interpreteren van boekhoudkundige en andere gegevens en geeft hierover advies verlenen Informatie verstrekken aan klanten en leveranciers Rapporteren over de stand van zaken 3.5. WERKRELATIES Werkrelaties onderhouden met betrekking tot dossiers en gegevens om door een goede samenwerking een efficiënt verloop van het proces te garanderen. Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen Zoeken naar de geschikte aanspreekpersonen voor de verschillende onderdelen van het dossier Relevante informatie delen met collega s 4

5 3.6. KENNIS DELEN Helpt collega s vakinhoudelijk; bouwt de kennis verder uit en stelt die ter beschikking om het kennisniveau van het team op peil te houden Uitwisselen van kennis, ervaring en knelpunten Collega s vakinhoudelijk feedback en advies geven bij de uitvoering van hun taken Op regelmatige tijdstippen over de lopende dossiers terugkoppelen met het teamhoofd, de verantwoordelijke begroting of diensthoofd Boekhoudtechnische ondersteuning bieden Toepassen van de wijzigingen in de wetgeving en regelgeving rond de materies waar men professioneel mee belast is (de functiehouder wordt hiervan op de hoogte gebracht door zijn of haar team- of diensthoofd) en erop toekijken dat ze correct toegepast wordt door de medewerkers DEEL 2: COMPETENTIEPROFIEL 4. Waardegebonden en gedragscompetenties Voortdurend verbeteren Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen Ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van taken - Maakt zich vertrouwd met nieuwe materies die relevant zijn voor de eigen taak (bv. nieuwe regelgeving, informaticatoepassingen, werkmethoden ) - Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot de eigen functie (leest vakliteratuur, neemt deel aan congressen ) - Past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de praktijk - Gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in de eigen functie ingezet kunnen worden - Zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren en werkt die mogelijkheden verder uit tot concrete voorstellen 1 Bij de beschrijving van de gedragscompetenties gebruiken we het persoonlijk voornaamwoord hij om te verwijzen naar een persoon. Met deze persoon verwijzen we zowel naar mannen als vrouwen. U kunt hij dus gerust als zij lezen. Ook hem en zijn kunnen gelezen worden als haar. 5

6 4.2. Samenwerken Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Helpt anderen en pleegt overleg - Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen - Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep - Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen - Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht - Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen 4.3. Klantgerichtheid Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen - Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen - Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze - Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant - Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening - Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp - Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant 6

7 4.4. Betrouwbaarheid Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen Brengt sociale en ethische normen in de praktijk - Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe) - Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau - Spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen - Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een soortgelijke houding aan. - Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden verspreid - Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken 4.5. Resultaatgerichtheid Het ondernemen van concrete en gerichte acties met het oog op het behalen of overstijgen van doelstellingen Niveau 1 Werkt gericht en actief aan het bereiken van de vastgestelde doelen - Formuleert de eigen doelstellingen in termen van concreet gedrag (meetbaar resultaat, deadline bepalen) - Geeft aan de hand van concrete acties aan hoe de doelen bereikt zullen worden (wie, wat, wanneer) - Evalueert op regelmatige momenten de stand van zaken ten opzichte van de beoogde doelstelling - Neemt actie om bij te sturen als de doelstellingen in het gedrang komen - Zoekt spontaan alternatieven als een bepaalde actie niet tot het beoogde resultaat heeft geleid 4.6. Nauwgezetheid Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen Niveau 3 Blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren - Levert onder druk kwaliteitsvol werk af - Weet snelheid met nauwkeurigheid te combineren - Kiest de exacte methode of procedure op basis van de gevraagde nauwkeurigheid - Combineert kwantiteit met kwaliteit - Blijft oog voor detail hebben onder tijdsdruk 7

8 4.7. Plannen Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen Niveau 1 Plant eigen werk effectief - Maakt gebruik van hulpmiddelen bij het inplannen van taken (checklist, todolijstjes, elektronische agenda ) - Pakt eerst de belangrijkste of dringendste opdrachten aan - Houdt rekening met de nodige uitvoeringstijd - Geeft tijdig aan als de planning niet gehaald kan worden - Houdt in de eigen planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk 4.8. Probleemanalyse (analytisch denken) Een probleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende, relevante informatie Legt verbanden en ziet oorzaken - Benadert een probleem vanuit verschillende gezichtspunten - Benoemt de oorzaken van problemen die zich voordoen - Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie - Detecteert onderliggende problemen - Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie 4.9. Coachen (ontwikkelingsgericht coachen) Collega s expliciet helpen en ondersteunen bij hun professionele ontwikkeling en op die wijze mee verantwoordelijkheid opnemen voor het leren binnen de organisatie Niveau 1 Biedt hulp en steun bij het uitvoeren van taken en bij het behalen van resultaten - Moedigt collega s aan om nieuwe taken te leren en om zich te vervolmaken in hun job - Geeft duidelijke en constructieve feedback aan collega s over hun functioneren - Legt aan collega s uit hoe iets op een bepaalde manier uitgevoerd moet worden en waarom - Begeleidt nieuwe collega s tijdens het leren op de werkvloer - Neemt verantwoordelijkheid op voor het eigen leren, past het geleerde zelf toe op de werkvloer, en neemt initiatieven om collega s daarbij te betrekken - Houdt bij het leerproces rekening met de mogelijkheden en beperkingen van de collega s 8

9 5. Vaktechnische competenties Functiespecifieke kennis - In het bezit zijn van rijbewijs B - Kennis van de regelgeving op het financiële vlak en aanverwante sectoren - Zeer goede kennis van de algemene, analytische en begrotingsboekhouding - Kennis van het ruime werkveld - Goede kennis van PC-toepassingen en boekhoudpakket Op korte termijn te verwerven (bij nieuwe aanwerving): - Kennis van de organisatie en inzicht in de formele structuren - Zeer goede kennis van de algemene, analytische en begrotingsboekhouding specifiek naar een EVA toe - Kennis van het boekhoudpakket 6. Opmerkingen De functiebeschrijving biedt een goede weergave van minimum 80% van jouw takenpakket. Deze functiebeschrijving is dus niet beperkend. Het spreekt voor zich dat er van je verwacht wordt dat je de taken uitvoert die in de lijn liggen van je functie. Men dient zich te houden aan alle geldende veiligheidsvoorschriften en procedures die van toepassing zijn voor deze functie. 9