Stappenplan vooraankondiging 6.12 voor klinieken

Transcriptie

1 Module B2 Stappenplan vooraankondiging 6.12 voor klinieken

2 Doel document Module B2 Dit document is een visuele leeswijzer met de stappen voor het implementeren van de vooraankondiging 6.12, onderdeel van VIPP module B2. Per stap wordt weergegeven wie betrokken zijn (leverancier en/of kliniek). De stappen zijn een samenvatting van de documenten Planning implementatie vooraankondiging medicatie voorschrift en Implementatieplan vooraankondiging medicatievoorschrift van VZVZ. De meest actuele versies van deze documenten zijn op te vragen bij VZVZ via Irma Jongeneel - jongeneel@vzvz.nl. Bekijk deze documenten voor de details, dit stappenplan is niet uitputtend. Als een EPD/EVS leverancier de eerste keer de vooraankondiging 6.12 als nieuwe functionaliteit aanbiedt, wordt extra goed getest. Deze testfase vraagt daarom meer tijd en aandacht. Heeft uw leverancier de vooraankondiging 6.12 nog niet eerder aangeboden aan klanten? Houd dan rekening met een langere doorlooptijd.

3

4

5 EPD/EVS leverancier Bouwen LSP functionaliteit Kwalificatie Nictiz Acceptatie VZVZ Vooraankondiging 6.12 VIPP Module B2 Normen: B2.N1 & B2.N2 EPD/EVS leverancier en kliniek Kliniek Kick off met VZVZ Inrichting systeem Ketentest test omgeving Proces analyse GBZ Ketentest productie omgeving Aanschaf koppeling Scope bepaling Regioconvenant In gebruikname en monitoring Test en uitrol per apotheek Proef bewijsperiode Bewijslast verzameling

6 Aanschaf koppeling! Houd rekening met de doorlooptijd van offertes, contractering, afspraken en vervolgstappen. Opvragen offerte leverancier(s) en planning. Denk bij de overeenkomst aan de volgende punten (deze lijst is niet uitputtend): Contractuele afspraken over deadline technische oplevering product(en) Ondersteuning leverancier bij implementatie en installatie van de koppeling Systeemrapportages als bewijslast verzameling VIPP GBZ beheer Indien GBZ beheer wordt uitbesteed: duidelijke rapportages voor monitoring (zie in gebruik name) Beleggen functioneel beheer (bij leverancier of binnen kliniek) Contract tekenen. Monitoring afspraken leverancier en oplevering functionaliteit.

7 Scope bepaling Breng patiëntenpopulatie in kaart. Is de voorkeursapotheek van de patiënten bekend? Bepaal met welke apotheken te starten Kan apotheek vooraankondiging ontvangen? Apotheek systemen (AIS) die reeds kunnen ontvangen, zijn bekend bij VZVZ. Gehele kliniek of starten met (sub)specialisme, afdeling (klinisch/poli klinisch) of bepaalde voorschrijvers? Maak een projectplan met een reële planning. Bedenk m.b.t. VIPP B2 doelstelling hoe 30% van de recepten digitaal verstuurd gaan worden als vooraankondiging.

8 Regionaal convenant Bepaal in welke regio een convenant van toepassing is (m.a.w. in welke regio gaat u uitwisselen?) Maak een realistische planning. Vraag bij VZVZ (Irma Jongeneel - jongeneel@vzvz.n) na of in deze regio al gestart is met een convenant. Indien gestart met regionaal convenant: haak aan bij convenant. Breng duidelijk in kaart welke activiteiten vanuit het convenant worden verwacht voordat aansluiting mogelijk is, bijvoorbeeld risico analyse en één aanspreekpunt binnen uw kliniek voor vragen. Regel het convenant voordat de functionaliteit in gebruik wordt genomen. Omdat de doorlooptijd erg wisselend kan zijn, is het aan te raden om hier tijdig mee te starten. Het model convenant van NVZ vindt u in het VIPP portal.

9 Kick off met VZVZ! Deze stappen kunnen pas gestart geworden als de leverancier acceptatie en kwalificatie succesvol heeft doorlopen. Plan een kick-off met Irma Jongeneel van VZVZ. Tijdens de kick-off worden alle stappen doorlopen en ervaringen van anderen gedeeld. Benoem een projectleider die tevens contactpersoon is voor VZVZ.

10 Inrichting systeem Verzorg de volgende gegevens voor de leverancier om te configureren: UZI abonneenummer van de kliniek Gebruikt codestelstel bij voorschrijven in kliniek (ICD10 of ICPC) LSP aansluitgegevens van apotheek (UZI abonneenummer en applicatie ID), opvragen kan bij VZVZ (Irma Jongeneel - jongeneel@vzvz.nl) Geef voorkeursinstellingen aan (digitaal en/of printen van recept) Identificatie voorschrijver (UZI nummer of AGB code) Voorkeursapotheek instellen per patiënt (indien gewenst) Vastleggen autorisaties

11 Ketentest test omgeving Testen in de test omgeving is geen verplichting maar wordt voor nieuwe EPD/EVS leveranciers zeer dringend geadviseerd Vraag testscripts op bij het Ketentestteam van VZVZ Beoordeel of testscripts VZVZ voldoen. Zo niet: opstellen testscripts. Controleer/installeer de juiste versie van de testomgeving. Registreer fictief BSN als test patiënt in EPD/EVS. Verzend fictief voorschrift voor fictief BSN naar testapotheek. Doorloop de verschillende teststappen: Is het mogelijk om een recept te versturen? Komt het recept aan bij de testapotheek? Is de verzonden en ontvangen inhoud hetzelfde?

12 Procesanalyse Pas werkprocessen en protocollen voor digitaal voorschrijven aan. Stel een werkinstructie voor de voorschrijver op. Hoe wordt omgegaan met aanvullende gegevens die bij het papieren recept op de achterkant worden gedrukt zoals labwaarden? Instrueer medewerkers. Zorg voor een aanspreekpunt binnen uw kliniek voor vragen over de techniek. Zorg voor een aanspreekpunt binnen uw kliniek voor vragen van apothekers (bijvoorbeeld als de vooraankondiging niet is aangekomen), dit zijn andere vragen dan medisch inhoudelijke vragen over het voorschrift.

13 GBZ Ketentest productieomgeving! Een GBZ ketentest wordt (bij een nieuwe EPD/EVS leverancier) het liefste uitgevoerd met alle apotheeksystemen in de regio. Controleer/installeer de juiste versie van de productieomgeving. Vraag testscripts op bij het Ketentestteam van VZVZ Registreer fictief BSN als testpatiënt in EPD/EVS (ander BSN dan testomgeving, fictieve BSN op te vragen via Ketentestteam, Richt adressering apotheken productieomgeving in. Doorloop de verschillende test stappen: Is het mogelijk om een recept te versturen? Komt het recept aan bij de juiste apotheek? Is de verzonden en ontvangen inhoud hetzelfde? VZVZ voert deze analyse uit o.b.v. schermafbeeldingen.

14 In gebruik name en monitoring - Monitor als de functionaliteit in gebruik is. - Gebruik de monitoring om het proces goed te laten verlopen zodat patiënten niet onnodig hoeven te wachten (in de apotheek). - Maak, indien GBZ is uitbesteed, goede afspraken over de rapportages en logging t.b.v. monitoring.

15 Test en uitrol per apotheek - Verzend testbericht van kliniek naar apotheek. Dit geldt voor apotheek met een systeem waarmee al een ketentest heeft plaats gevonden. - Test met fictief bericht en fictief BSN om te controleren of bericht aankomt en bijvoorbeeld geen typfout is gemaakt bij de geadresseerde.

16 Voorbereiden VIPP audit: Proef bewijsperiode & Bewijslast verzameling Bewijslastverzameling. Systeemrapportages zie de checklist op het VIPP portal. Het subsidie vaststellingsformulier moet uiterlijk 22 weken na de deadline zijn ingediend bij het ministerie van VWS.