SEPA. Single Euro Payments Area

Transcriptie

1 Single Euro Payments Area SEPA

2 SEPA voor bedrijven: kans of bedreiging? Lange tijd was SEPA (Single Euro Payments Area) vooral een uitdaging voor de banken, maar in toenemende mate ondervinden ook bedrijven de impact van deze nieuwe Europese standaarden voor het betalingsverkeer. Die ontwikkeling is vooral het gevolg van het feit dat de Europese Commissie verplichte einddata gaat stellen voor het gebruik van de bestaande, binnenlandse, betaalinstrumenten. De meest waarschijnlijke data die naar verwachting binnenkort worden vastgesteld zijn 1 februari 2013 voor de overschrijvingen en 1 februari 2014 voor incasso s. Bedrijven worden nu geconfronteerd met de keuze hoe zij de business case voor SEPA gaan adresseren. De mogelijkheden zijn daarbij divers en variëren van: een minimum scenario: verplichte onderdelen van SEPA implementeren in de betaalprocessen en -formaten SEPA als kans: het gehele betaalproces binnen de eigen infrastructuur heroverwegen, en kiezen voor een nieuwe, toekomstvaste en efficiëntere inrichting, waarin de nieuwe SEPA betaalinstrumenten zijn opgenomen. SEPA: kans of bedreiging? Het kan voor bedrijven voldoende zijn om een minimum scenario te volgen en uitsluitend de verplichte wijzigingen te implementeren. Elke situatie is anders waardoor de business case per bedrijf sterk kan verschillen. Voor internationale incassanten is de impact van SEPA bijvoorbeeld heel anders dan voor een MKB bedrijf die niet incasseert bij haar afnemers. Het goed in kaart brengen van de huidige en gewenste situatie is mede bepalend voor de migratie strategie naar SEPA. Mogelijk is snel migreren naar SEPA voordelig, wellicht is haast overbodig! In de praktijk zien wij dat de business case rond SEPA veel interessanter wordt wanneer ook logisch gerelateerde onderwerpen in de discussie worden betrokken. Praktijkvoorbeelden vanuit onze ervaringen bij klanten zijn: Herinrichting cashmanagement Centralisatie liquidity management Centralisatie Payment operations Selectie nieuwe huisbankier Rekeningen- en bank relaties centraliseren; efficiency kan uitmonden in minder of juist meer bankrelaties. Zelfbouw continueren of overstappen op standaard software Introductie van een payment hub Status wijziging naar betaalinstelling E-invoicing koppelen aan SEPA Bank connectiviteit via SWIFT om de bankonafhankelijkheid te bevorderen In de dagelijkse gesprekken die Enigma met bedrijven voert, valt op dat het opnemen van één of meerdere bovengenoemde onderwerpen in de SEPA-programma governance tot een aanzienlijke meerwaarde kan leiden (kostenbesparingen, grotere flexibiliteit, toekomstvaste inrichting, vergroting draagvlak van het management).

3 SEPA in het kort De nieuwe Europese betaalstandaard SEPA is een initiatief van de Europese banken, naar aanleiding van de oproep van de Europese Commissie om te komen tot: lagere kosten voor grensoverschrijdend betalingsverkeer markttransparantie, en toenemende concurrentie tussen banken Met SEPA bestaat er geen verschil meer tussen binnen- en buitenlands euro betalingsverkeer. Hierdoor zijn particulieren en bedrijven in staat om betalingen binnen Europa tegen dezelfde prijs en met dezelfde kwaliteit uit te voeren als de huidige binnenlandse betalingen. Kenmerkende wijzigingen voor bedrijven door invoering van SEPA: het verplichte gebruik van IBAN en BIC in betaalopdrachten een nieuw XML formaat voor aanleveren betalings- en incasso-opdrachten (PAIN) door bedrijven de introductie van de grensoverschrijdende incasso (SDD) en de plicht van de incassant om incasso s enkele dagen van tevoren aan te kondigen bij de geïncasseerde het verplicht meesturen van elektronische machtiging informatie met incasso s De wettelijke grondslag voor SEPA is te vinden in de nationale wetgeving van de aangesloten landen (de zgn. Payment Services Directive (PSD)). Enigma SEPA Scan Onze SEPA ervaringen bij verschillende bedrijven gebundeld in een zeer efficiënte aanpak. In 4 weken bepalen we de impact van SEPA op uw organisatie en identificeren we de business-, IT en migratie uitdagingen. Daarnaast is er ruimschoots aandacht voor het vergroten van het SEPA kennisniveau. SEPA: zelf oplossen of partner(s) zoeken? Bij de aanpak ten aanzien van de SEPA uitdagingen dient telkens de afweging gemaakt te worden op welke wijze de noodzakelijke aanpassingen (zoals IBAN/BBAN conversie, formaat verrijking, mandaat management en de ingrijpende proceswijzigingen bij de invoering van de SEPA incasso) ingevuld gaan worden. Vragen als; Kunnen tactische (tijdelijke) oplossingen helpen om tijd te winnen? of Kan complexiteit voorkomen worden door samen te werken met een partner? komen in elk SEPA traject voor. Zowel banken, software leveranciers als specifieke (niche) solution providers bieden oplossingen die ingepast kunnen worden in de processen waardoor een deel van de SEPA impact verlegd wordt naar een (veelal) standaard oplossing van een partner. Enigma & SEPA Enigma is als gespecialiseerd consultancy bureau in betalingsverkeer als geen ander in staat om de SEPA ontwikkelingen te vertalen in strategische en praktische adviezen om de SEPA business case te versterken. Door onze betrokkenheid bij zowel bedrijven als banken, én door onze kennis van de oplossingen van leveranciers, zijn wij in staat de brug te vormen tussen de vraag naar, en het aanbod van oplossingen. Wij begrijpen als geen ander dat bedrijven er groot belang bij hebben om processen en systemen op tijd en gecontroleerd over te laten gaan op de nieuwe Europese standaarden. Enigma zit bovenop de actualiteit rondom lopende SEPA discussies en heeft bewezen haar klanten tijdens impact analyses met goed doordachte migratie strategieën te helpen om: onnodige investeringen in legacy systemen te voorkomen tactische (tijdelijke) of strategische samenwerkingsverbanden met partners aan te gaan om delen van deze compliancy op te (laten) lossen een slimme fasering toe te passen naar het einddoel zonder dat dit de compliancy vereiste in gevaar brengt ENIGMA SEPA voor bedrijven

4 Nationaal en internationaal betalingsverkeer Betalingsverkeer binnen bedrijven In tegenstelling tot banken, is het betalingendomein bij bedrijven zelden een apart domein en er zijn geen productmanagers specifiek voor betalingsverkeer. Er is weinig affiniteit met nieuwe ontwikkelingen binnen betalingsverkeer. De verantwoordelijkheid voor betalingsverkeer is verdeeld over verschillende afdelingen. Het zijn de afdelingen Treasury, Operations en Accounting die zich bezighouden met betalingsverkeer, maar nooit als hoofdtaak (vaak heerst de opvatting: betalingsverkeer gewoon moet werken ). De vereiste SEPA-activiteiten worden meestal gecombineerd met reguliere operationele activiteiten Niet-bancaire instellingen verwachten vaak dat de ERP-leverancier de aanpassingen in het betaaldomein aanpakt. Gedetailleerde kennis van producten en processen is beperkt. Enigma Payments Consulting is het enige consultancybureau in de Benelux dat zich volledig richt op betalingsverkeer binnen banken en bedrijven. Het succes van Enigma stoelt op diepgaande kennis van de betaalprocessen en de producten maar ook van de (inter)nationale ontwikkelingen binnen het betalingsverkeer en betaal- en clearingsystemen. Dat maakt Enigma tot de juiste partner voor het leveren van consultancy- en managementdiensten op het gebied van nationaal en internationaal betalingsverkeer. Enigma & SEPA in het kort: SEPA scan voor het vaststellen van de impact van SEPA op bedrijven uitgebreide SEPA ervaring bij bedrijven, overheid en banken impactanalyse én realisatie Pragmatisch samen met PwC initiatiefnemer van de Payments Barometer eigenaar van SEPA.nl helpdesk betalingsverkeer Goede Doelen

5 De SEPA focus verschuift nu naar het bedrijfsleven De afgelopen vijf jaar heeft het betalingsverkeer in Europa bij banken in het teken gestaan van SEPA (Single Euro Payments Area). We zien de SEPA focus nu verschuiven naar de bedrijfswereld. Roderick Kroon & Paul Jans, Enigma Payments Consulting. Verschillende marktonderzoeken, zoals de Payments Barometer van PwC en Enigma, laten zien dat SEPA aan bekendheid wint. Buiten het bankwezen zijn organisaties zich steeds meer bewust dat de nieuwe SEPA producten moeten worden ingevoerd en de huidige producten in de komende twee tot drie jaar worden uitgefaseerd. Vele partijen zijn inmiddels gestart met het bepalen van de impact op communicatie, bedrijfsprocessen en ICT en de kansen die SEPA biedt op het gebied van internationaal cash management. De bedrijven, niet-bancaire financiële instellingen en overheidsorganisaties zien forse investeringen op hun pad waar geen of slechts geringe voordelen tegenoverstaan. In gesprekken brengen wij een aantal relevante onderwerpen onder de aandacht, die de SEPA business case kunnen versterken. Proces Optimalisaties Nieuwe Product standaarden Cash management E-invoicing SEPA Migratie services Huisbankier Payment hub Payment institution In-house bank Proces optimalisatie en Internationaal Cash Management zijn de alom genoemde domeinen die de business case van SEPA onderbouwen. Enigma onderkent nog vijf additionele onderwerpen. Pricing ENIGMA SEPA voor bedrijven

6 Vijf onderwerpen die de SEPA business case versterken 1. Keuze van primaire bank Het veranderen van huisbankier is ingrijpend. SEPA brengt noodzakelijke aanpassingen met zich mee in de relatie tot de huidige (huis-)bank. De formaten veranderen, correspondentie moet worden aangepast (IBAN/BIC) en de bedrijfsprocessen en tijdslijnen wijzigen. Dit is het uitgelezen moment om ook de huisbankier tegen het licht te houden. Welke bank ondersteunt het best bij de SEPA migratie, wat zijn de nieuwe mogelijkheden op het gebied van elektronische rapportages en cash management. Daarnaast loopt de SEPA-prijstelling nog steeds behoorlijk uiteen. Dit biedt mogelijkheden om betere tarieven te onderhandelen met banken. Bovenstaande overwegingen en het steeds grotere belang van bankonafhankelijkheid maken de overstap naar SEPA tot een uitgelezen kans om de bestaande primaire bankrelaties te evalueren. 2. Payment HUB Aangezien veel aanbieders van ERP (Enterprise Resource Planning)-oplossingen nog weinig gebruik maken van de mogelijkheden die SEPA biedt ontstaat er ruimte voor de leveranciers van de payment HUB s. Een gecentraliseerd betalingssysteem kan organisaties helpen om investeringen in hun bestaande applicaties vanwege de SEPA-betaalinstrumenten te vermijden of uit te stellen en helpt tegelijkertijd om hun betalingsprocessen en cashmanagement te stroomlijnen en aanzienlijke kosten te besparen: Vereenvoudiging van de complexe betalingsprocessen voor organisaties met meerdere merken/bedrijfsonderdelen en gerelateerde verwerkingsprocessen (na fusies en overnames). Ontkoppeling van de betalingsinfrastructuur van de primaire processen om (tijdelijk of permanent) investeringen in applicaties te vermijden wanneer betalingen geen kernactiviteit zijn. Kanaliseren van de nieuwe SEPA-transacties en -rapportages via een gecentraliseerd systeem in plaats van meerdere individuele interfaces. Introductie van een uniform intern betalingsformaat, onafhankelijk van ontwikkelingen in de externe wereld. Vergroting van flexibiliteit om in één keer in plaats van twee keer te migreren naar het nieuwe SCT (SEPA Credit Transfer)-betaalinstrument en SDD (SEPA Direct Debit)-betaalinstrument. Een centrale oplossing voor SDD-opdrachtbeheer.

7 3. In-House bank SEPA biedt een bestaande in-house bank de kans om hun toegevoegde waarde te vergroten. De inhouse bank kan zich profileren als SEPA-adviseur binnen de groep, SEPA-diensten ontwikkelen voor de verschillende bedrijfsonderdelen en gebruik maken van de mogelijkheden voor cash management die SEPA met zich brengt. Op deze manier kan de in-house bank zichzelf beter positioneren en steeds meer de rol van de externe huisbank en/of externe adviseurs overnemen. Voor organisaties die nog geen in-house bank hebben, kan SEPA de doorslaggevende argumenten bieden om die nu op te zetten. Met een gemiddelde besparing van tussen de 2 en 4 per factuur voor de verzender, en een besparing tot 30 voor de ontvanger, worden de potentiële besparingen van e-facturatie voor de EU als geheel geschat op 234 miljard. De potentiële besparingen van E facturatie in combinatie met de SEPA business case kan het management overtuigen om te investeren in een project dat beiden combineert. 4. Betaalinstelling De discussie over de interne bank kan ook nog een stap verder gaan. Is het zinvol om een betaalinstelling te worden? Met de implementatie van de Payment Services Directive (PSD) in november 2009 hebben niet-bancaire instellingen de mogelijkheid gekregen om aan te sluiten op de interbancaire clearingsystemen zonder tussenkomst van een bank (behalve voor de daadwerkelijke verrekening). Meer en meer organisaties onderzoeken deze mogelijkheid en hebben plannen om over te stappen op een ander betalingsmodel waarbij de rol van banken in het proces deels wordt overgenomen. 5. E-Facturatie Terwijl in Finland SDD s al worden vervangen door een e-facturatie-variant gebaseerd op SCT, worden in andere landen de twee producten naast elkaar ingezet. SDD s en e-facturatie hebben echter overeenkomsten die het logisch maken om de discussie over hun implementatie te combineren: Voor beide is Europese standaardisatie noodzakelijk en met de introductie van SCT is een Europese standaard voor e-facturatie veel eenvoudiger tot stand te brengen. SEPA wordt gezien als een extra mogelijkheid om de kwaliteit van e-facturatie te versterken. SEPA en e-facturatie versterken elkaar, door de nauwe relatie tussen facturen en betalingen. e-facturatie, elektronische betalingen (e-betalingen) en elektronische opdrachten (e-opdrachten) vormen gezamenlijk de basis voor e-sepa. Conclusie De business case voor SEPA wordt veel sterker als de volledige waardeketen van het betalingsverkeer in ogenschouw wordt genomen. Hoewel sommige ondernemingen SEPA nog steeds zien als een (door regelgeving gedreven) noodzaak, nemen andere bedrijven nu de gelegenheid te baat om de reikwijdte van hun SEPA-projecten te verruimen tot SEPA-plus. De complete betalingsprocessen binnen hun organisatie worden geanalyseerd en verschillende kansen die voortvloeien uit de noodzakelijke migratie naar SEPA worden onderzocht. Door de noodzaak van investeringen in SEPA te combineren met de onderwerpen besproken in dit artikel zullen de investeringen voor veel ondernemingen aantrekkelijker worden. Dit kan net de katalysator zijn om het management te overtuigen dat nu het moment is om de investeringen opwaarts bij te stellen voor SEPA-plus. ENIGMA SEPA voor bedrijven

8 Voorbereiden op de invoering van SEPA in acht stappen Met SEPA bestaat er geen verschil meer tussen binnen- en buitenlands euro betalingsverkeer. Hierdoor zijn particulieren en bedrijven in staat om betalingen binnen Europa tegen dezelfde prijs en met dezelfde kwaliteit uit te voeren als de huidige binnenlandse betalingen. Uiteindelijk moet SEPA leiden tot de beëindiging van de huidige nationale betaalproducten en wordt het huidige rekeningnummer (in Nederland 7, 9 of 10 cijfers) in het betalingsverkeer vervangen door het IBAN (International Bank Account Number). De SEPA betaalproducten zijn nog in ontwikkeling. We blijven daarom met z n allen gewoon de bestaande nationale betaalproducten gebruiken en hebben nog geen stimulans om over te stappen. Uit een recent onderzoek van Enigma en PwC (SEPA Barometer ) blijkt dat veel bedrijven de kansen die SEPA meebrengt nog niet hebben bekeken. Daarbovenop zijn er ook kosten en acties noodzakelijk om over te stappen naar de SEPA producten. Bent u een financieel manager? Heeft uw bedrijf zich al verdiept in de consequenties van de overgang naar SEPA betaalproducten? Weet u wat er gedaan moet worden om tijdig klaar te zijn? Christien van Meurs, Managing consultant bij Enigma Payments Consulting Hier vindt u 8 stappen die minimaal genomen moeten worden voor de migratie naar de SEPA betaalproducten: 1. Zorg dat u het nieuwe rekeningnummer (IBAN) tot u beschikking heeft voor uw debiteuren en crediteuren. Dit bestaat in Nederland uit 18 posities en vervangt de huidige 7, 9 of 10 cijfers. Een IBAN in bijvoorbeeld Frankrijk en Italië heeft 27 tekens. 2. Informeer uw klanten of leveranciers over uw rekeningnummer in dit nieuwe formaat. En pas briefpapier en andere communicatiemiddelen aan. 3. Analyseer uw debiteuren- en crediteurenadministratie en bepaal wat gedaan moet worden om het oude rekeningnummerformaat naar IBAN te veranderen en zo de nieuwe SEPA producten te kunnen gebruiken. 4. Als u een acceptgiroverspreider of incassant bent, praat met uw bank en bespreek wanneer en hoe de huidige acceptgiro s en incasso s gemigreerd kunnen worden naar de SEPA betaalproducten. 5. Analyseer de kansen die de nieuwe SEPA producten bieden voor het factureringsproces. Zo kan de reconciliatie vereenvoudigd worden en ontstaan er mogelijkheden voor pan-europese betaal- en vooral collectie service centers. 6. Praat met uw bank en leverancier van uw boekhoudpakket en/of ERP systeem en stel zeker dat zij het SEPA formaat (XML) aankunnen. Vraag ze naar hun SEPA roadmap en vereisten zodat u weet hoe u de SEPA betalingen moet aanleveren. 7. Neem SEPA dit jaar al mee in de planning en budgetteringscyclus voor de komende jaren. Mogelijk kunnen de vereiste aanpassingen al meegenomen worden in reeds geplande systeemvervangings- en/of aanpassingsinitiatieven. 8. Breng uw productvoorwaarden in lijn met de nieuwe SEPA richtlijnen, vermeld bijvoorbeeld dat uw klant de mogelijkheid heeft om een SEPA incasso te weigeren voordat de incasso plaatsvindt. De migratie naar SEPA lijkt nu in een stroomversnelling te komen en zal op korte termijn voor veel veranderingen bij zowel bedrijven als betaalinstellingen gaan zorgen. Bent u er klaar voor? 2011 Enigma Payments Consulting Enigma Payments Consulting Wilhelminalaan BG Zeist T (030) F (030) E sepa@enigmapayments.nl I SEPA website voor bedrijven: