Succesratio. Stappenplan koppelen succesratio. Vereniging van Nederlandse Gemeenten

Transcriptie

1 Succesratio Stappenplan koppelen succesratio Vereniging van Nederlandse Gemeenten

2 Nassaulaan JS Den Haag April

3 Inhoud 1. Stappenplan implementeren succesratio Wat is de koppeling precies? Welke data wordt precies gedeeld? Hoe doe ik mee? Het koppelen van je statistieken software Het koppelen van je leverancier... 4 Bijlage 1: Koppelen Google Analytics... 5 Bijlage 2: Koppelen Siteimprove

4 1. Stappenplan implementeren succesratio Welkom en wat leuk dat je interesse hebt om deel te nemen aan de succesratio! In dit document wordt uitgelegd welke stappen je moet ondernemen om aan te sluiten op de succesratio. De zogenoemde succesratio meet het aantal online aanvragen dat in een bepaalde periode is gestart en zet dat aantal af tegen het aantal online aanvragen dat in diezelfde periode is voltooid. Als in een gemeente bijvoorbeeld honderd keer een aanvraag is gestart en die is vijftig keer ingediend, bedraagt de succesratio 50 procent. We starten allereerst met algemene informatie over de koppeling om daarna, in de bijlage, per onderdeel toe te lichten welke stappen exact moeten worden genomen. 2. Wat is de koppeling precies? De koppeling wordt gelegd door een zogenaamde API. Dit is een soort van digitale stekkerdoos waarop eenvoudig kan worden ingeprikt door andere software. Hierdoor is het eenvoudig om data te delen zonder dat hiervoor aparte code geschreven hoeft te worden. De API wordt gekoppeld aan de database van Waarstaatjegemeente. Deze API verschaft ons toegang tot de websitestatistieken van jouw gemeente. De gemeente is eigenaar van deze koppeling. Je kan zelf op elk moment besluiten de koppeling te stoppen waardoor het niet langer mogelijk is om data op te halen. Ook is het mogelijk om exact 1 te achterhalen welke data via de koppeling wordt opgevraagd. 3. Welke data wordt precies gedeeld? Bij het delen van data is het uiteraard belangrijk dat duidelijk is welke data wordt gedeeld en om welke reden. Voor het project worden enkel en alleen de start en voltooiingen van de diverse e- formulieren opgehaald. Belangrijk om hierbij te vermelden is dat de data die wordt gedeeld geen privacy gevoelige data is. Het is voor het project dan ook niet nodig een verwerkersovereenkomst af te sluiten. Het is wel handig om dit document te delen met de Privacy Officer en/of functionaris gegevensbescherming. Zo zijn zij op de hoogte van de koppeling en kunnen zij desgewenst vragen aan ons stellen. 1 Deze data wordt opgeslagen door de leverancier van jouw websitestatistieken. Niet elke leverancier heeft een standaardmodule om deze data eenvoudig in te zien. 3

5 4. Hoe doe ik mee? Om mee te doen moet je koppelen met Waarstaatjegemeente.nl. Het daadwerkelijke koppelen is afhankelijk van enerzijds het websitestatistieken programma dat je gebruikt, en anderzijds de leverancier van je e-formulieren. Meestal kost dit tussen de 0,5 en 1,5 uur van de functioneel beheerder van de e-formulieren generator en je websitestatistieken tool. 5. Het koppelen van je statistieken software Het koppelen van je statistieken software kost tussen de 5 en 15 minuten, afhankelijk van de tool die jouw gemeente gebruikt. Zie hieronder de werkwijze per tool: 1. Google Analytics Voor Google Analytics is het nodig om zowel een gebruiker als een api-koppeling aan te maken. De rechten van de api moeten namelijk worden toegewezen aan een gebruiker. Zie bijlag 1 voor de handleiding om Google Analytics te koppelen. 2. Matomo / Simanalytics Log in op Matomo/Simanalytics. Je gaat rechtsboven naar het wieltje. In het menu links zie je api staan. Je komt nu in een scherm waar je een deel van de api sleutel ziet. Door hierop te klikken krijg je de volledig code te zien. deze naar rick.koopman@vng.nl. 3. Siteimprove Voor Google Analytics is het nodig om zowel een gebruiker als een api-koppeling aan te maken. De rechten van de api moeten namelijk worden toegewezen aan een gebruiker. Zie bijlage 2 voor de handleiding om Google Analytics te koppelen. 6. Het koppelen van je leverancier Naast het koppelen van je statistieken software moet de leverancier in bepaalde gevallen ook nog stappen zetten. Welke dit zijn is afhankelijk van de leverancier die je gebruikt. Zodra je contact met ons opneemt informeren we je direct over deze eventuele stappen. Wil je deelnemen? Mail dan je naam, contactgegevens en de leverancier van je e-formulieren naar mdd@vng.nl en wij nemen zo spoedig contact met je op. 4

6 Bijlage 1: Koppelen Google Analytics 1. Ga naar en log in met je normale Google Analytics inlog code. Let op! Deze inlog moet beheer rechten hebben op je Google Analytics account. 2. Klik op api s en services 5

7 3. Zoek naar: Analytics API. 4. Klik de Analytics API aan en klik dan op INSCHAKELEN. 5. Klik in het linker menu op Inloggegevens en daarna op de knop Project maken 6

8 Geef het project de volgende naam: Succesratio gemeentenaam (waarbij je uiteraard de naam van je gemeente invult i.p.v. gemeentenaam) 7. Klik op Inloggegevens maken. Het menu vouwt uit. Kies uit dit menu de Serviceaccountsleutel. 7

9 Vul 8

10 als serviceaccountnaam succesratio-gemeentenaam (uiteraard weer met de eigen gemeente naam. Kies bij rol voor Project Kijker. Wanneer je om een sleuteltype wordt gevraagd, selecteert u de optie P12 en klik op Maken. Voordat het P12-bestand wordt gedownload, wordt je gevraagd om het bestand te openen of op te slaan. Sla het bestand op een veilige locatie op. Het opslaan van het bestand is belangrijk omdat je het niet opnieuw kunt downloaden. Dit bestand hebben we nodig om de koppeling te kunnen maken met het dashboard. 8. Kopieer het adres van de serviceaccount (succesratiogemeentenaam@developer.gserviceaccount.com). Je zult het later in deze instructies in een ander veld plakken. 9. Ga naar en meld je aan met je inloggegevens. 10. Bedenk vanuit welke weergave de data doorgestuurd gaat worden naar waarstaatjegemeente.nl. Belangrijk is dat in deze account geen filters staan die de data van de formulieren beïnvloeden. Je kan uiteraard ook een nieuwe weergave aanmaken voor de pilot. 11. Kies bij de weergave die je kiest voor Gebruikersbeheer. 12. Klik rechtsboven op het + teken en vervolgens op Nieuwe gebruiker toevoegen. 9

11 13. Voer het adres van de serviceaccount in dat je eerder hebt gekopieerd. Zorg ervoor dat de gebruiker ten minste de machtiging Lezen en analyseren heeft. Klik vervolgens rechtsboven op Toevoegen. 14. Bij deze is de koppeling geslaagd, hartelijk dank! Stuur het gedownloade P12 bestand én het adres van de serviceaccount naar Rick Koopman Deze hebben we nodig om de koppeling te kunnen leggen met het dashboard van waarstaatjegemeente. Mochten er vragen zijn dan kan je deze ook via de mail stellen aan Rick Koopman. 10

12 Bijlage 2: Koppelen Siteimprove Dit is het stappenplan om een api koppeling te maken in Siteimprove. We maken allereerst een gebruiker aan (1) en geven deze gebruiker daarna toegang tot de API (2): 1. Gebruiker aanmaken Klik in het linkermenu na inloggen op Instellingen Selecteer Gebruikers en Gebruikers beheren 11

13 Klik bovenaan op de blauwe knop Gebruiker toevoegen Voer onderstaande gegevens in: Voornaam: Rick Achternaam: Koopman Standaard geeft Siteimprove de nieuwe gebruiker de rol van Gebruiker. Indien gewenst kan deze worden teruggezet naar Alleen-lezen. Let op! Gebruik niet de rol Rapportontvanger, want dan werkt de koppeling niet. Klik vervolgens op voltooien: 12

14 Ga terug naar het hoofdmenu en klik in het linkermenu op Integraties Klik vervolgens op API en daarna op API sleutels 13

15 Selecteer als API-sleutel maken Geef de sleutel een beschrijvende titel, bijvoorbeeld Succesratio en koppel deze aan de gebruiker die je zojuist hebt aangemaakt. Klik vervolgens op API-sleutel maken Je komt nu in onderstaand scherm. Kopieer hier de API-sleutel en stuur deze al dan niet versleuteld via de mail naar Voor de duidelijkheid, de API -sleutel is niet toegankelijk 14

16 zonder inloggegevens die hieraan gekoppeld zijn. Desalniettemin adviseren we deze sleutel verder niet openbaar te maken en/of verder te verspreiden. Uiteraard kan je er ook vanuit gaan dat wij met de grootste zorg met deze gegevens omgaan. 15