COMMUNICATIEJAARPLAN STICHTING PENSIOENFONDS ROCKWOOL

Transcriptie

1 COMMUNICATIEJAARPLAN STICHTING PENSIOENFONDS ROCKWOOL

2 Voorwoord Dit is het communicatiejaarplan 2019 voor Pensioenfonds Rockwool. In dit communicatiejaarplan 2019 wordt het communicatiebeleidsplan vertaald in een concrete communicatiestrategie en praktische communicatiemiddelen. Daarvoor wordt eerst gekeken naar de actualiteit en de specifieke doelstellingen die Pensioenfonds Rockwool in 2019 wil realiseren. Daaraan voorafgaand wordt teruggeblikt op de pensioencommunicatie in Vervolgens worden de volgende onderwerpen behandeld: - hoe wordt pensioencommunicatie in 2019 ingericht? - Welke boodschappen willen we overbrengen? - Welke middelen gebruiken we om de boodschap over te brengen op de verschillende doelgroepen? - Wanneer doen we dit? In 2018 heeft de werkgever aangegeven op korte termijn de uitvoeringsovereenkomst te willen opzeggen. De beoogde opzegging per 2019 is niet haalbaar gebleken. Bij het opstellen van dit jaarplan is ervan uitgegaan dat de uitvoeringsovereenkomst eindigt per 31 december Daarom zal de aandacht vooral gaan naar de gerichte communicatie voor deelnemers over de toekomst van het Pensioenfonds, het besluit van Sociale Partners en de gevolgen voor de deelnemers. Verder zal noodzakelijk de implementatie van de IROP II Richtlijn vormgegeven worden in de communicatie-elementen. 2

3 Inhoud 1. Terugblik op Ontwikkelingen en trends 5 3. Communicatie Planning 8 3

4 1. Terugblik op 2018 De missie, ambities en doelstellingen zoals die zijn geformuleerd in het communicatiebeleidsplan waren uitgangspunt voor de communicatie in Daarbij lagen specifieke accenten op: - Communicatie over de pensioenregeling 2018; - Communicatie via de werkgever; - Communicatie over de toekomst van het fonds. Communicatie over de pensioenregeling Per 1 januari 2018 geldt een nieuwe pensioenleeftijd in de pensioenregeling van het fonds. Daarnaast was in 2018 een verlaagde pensioenopbouw van toepassing in verband met het niet kostendekkend zijn van de premie. Deze wijzigingen zijn van belang voor (gewezen) deelnemers. In het 1ste kwartaal 2018 werden deelnemersbijeenkomsten georganiseerd over de nieuwe pensioenleeftijd van 68 jaar. In deze bijeenkomsten werd aandacht gegeven aan de opbouwkorting per 1 januari Deze bijeenkomsten werden voor verschillende leeftijdsgroepen gegeven. De bijeenkomsten zijn bijgewoond door 125 deelnemers, iets meer dan 10% van het totaal aantal deelnemers. Communicatie over de toekomst van het fonds De toekomst van het fonds stond in 2018 zowel bij het fonds als de werkgever op de agenda. Informatie daarover aan deelnemers en gepensioneerden heeft plaatsgevonden door middel van de reguliere nieuwsbrieven. Zodra de contouren van de studies duidelijk zijn is het wenselijk (gewezen) deelnemers en gepensioneerden daarover meer uitgebreid te informeren. 2. Ontwikkelingen en trends De volgende ontwikkelingen zijn in 2019 van belang voor de communicatie naar de deelnemers. Over sommige onderwerpen moét het fonds communiceren. Voor andere onderwerpen is dit een keuze. Zo weet de deelnemer en gepensioneerde wat er speelt rond zijn pensioen. Financiële positie van het fonds De dalende rente in de UFR heeft tot gevolg dat het fonds, ook bij positieve ontwikkelingen op de financiële markten, geen of een beperkte stijging van de dekkingsgraad zal realiseren. Het mogelijke gevolg is een korting van opgebouwde aanspraken en pensioenen op korte en middellange termijn. De komende jaren gaat geen toeslagverlening plaatsvinden. Hierover moeten (gewezen) deelnemers en gepensioneerden opnieuw geïnformeerd worden. Toekomst van het fonds In 2018 buigt het bestuur zich over de toekomst van het fonds. De sponsor doet een onderzoek naar de toekomstige pensioenregeling en uitvoering daarvan. De uitkomsten van deze onderzoeken 4

5 betekenen mogelijk grote veranderingen. Gepensioneerden en (gewezen) deelnemers moeten hierover worden geïnformeerd. Pensioenakkoord Het centraal overleg tussen werkgevers-, werknemersorganisaties en de regering hebben in 2018 niet geleid tot een pensioenakkoord. Er moet rekening mee worden gehouden dat er in 2019 alsnog wél een akkoord gaat komen. Een dergelijk akkoord zal gevolgen hebben voor de pensioenregeling van het fonds. Sociale partners hebben hierbij een belangrijke rol. Communicatie over een pensioenakkoord en de gevolgen voor (gewezen) deelnemers en gepensioneerden dient op dat moment te worden ingevuld. 3. Communicatie 2019 Het communicatiebeleid van het fonds heeft als uitgangspunten: - Optimaal inspelen en aansluiten op specifieke informatiebehoeften en belangen van de (verschillende groepen) stakeholders; - Uitvoering geven aan de Wet Pensioencommunicatie (tijdig, correct, duidelijk en evenwichtig communiceren); - De communicatie tussen Pensioenfonds, (gewezen) deelnemers en gepensioneerden regisseren en faciliteren; - Kostenbewustzijn, effectiviteit en duurzaamheid zijn belangrijke afwegingen bij de uitvoering; - Flexibiliteit wanneer externe ontwikkelingen hiertoe aanleiding geven. Speerpunten In 2019 worden accenten gelegd op: - Communicatie over de toekomst van het fonds - Gevolgen van IORP II richtlijn op communicatie-elementen. Communicatie over de toekomst van het fonds De toekomst van het fonds staat in 2019 zowel bij het fonds als de werkgever op de agenda. Zodra de uitkomsten van de studies duidelijk zijn is het wenselijk (gewezen) deelnemers en gepensioneerden daarover te informeren. Door middel van gerichte informatie zullen de resultaten en de gevolgen voor de verschillende deelnemersgroepen georganiseerd worden: info-sessies, nieuwsbrieven en persoonlijke communicatie per brief. Een en ander is sterk afhankelijk van de te nemen besluiten. Deze bepalen namelijk ook de manier waarop communicatie daarover optimaal kan worden ingevuld. Gevolgen van IORP II richtlijn (Institutions for Occupational Retirement Provision) op communicatie-elementen voor deelnemers De communicatie-elementen in deze richtlijn zijn wettelijke communicatieverplichtingen. 5

6 Het gaat hierbij om aanpassingen in het UPO en de begeleidende documenten, de nieuwe infoverplichtingen inzake Pensioen 1-2-3, informatievoorzieningen op verzoek en de informatievoorziening op de website: - Aanpassing UPO met uitleg in begeleidende brief; - Communicatie naar gewezen deelnemers: jaarlijkse UPO en uitleg met begeleidende brief; - Nieuwe info-verplichtingen inzake Pensioen1-2-3; - Uitbreiding info op verzoek: 3 scenario's; - Uitbreiding beschikbare info op website. Hieraan zal in 2019 planmatig uitvoering gegeven worden in samenwerking met AZL. De uitvoering van deze wettelijke communicatieverplichtingen is door het fonds immers uitbesteed aan AZL. AZL heeft aangegeven de verplichtingen tijdig te kunnen verwerken waarmee het fonds aldus voldoet aan de IORP II verplichtingen. Overige communicatie Tweemaal per jaar verschijnt de nieuwsbrief voor actieve deelnemers en gepensioneerden. In de nieuwsbrieven wordt rekening gehouden met de door deelnemers en gepensioneerden geuite informatiewensen uit het deelnemersonderzoek. Over 2015 is voor het eerst een verkort jaarverslag verschenen. In het verkort jaarverslag wordt een samenvatting gegeven van de belangrijkste onderwerpen uit het jaarverslag. Dat gaat in 2019 (verslagjaar 2018) wederom gebeuren. 4. Planning 2019 Wanneer Wat Wie Q1 Januari Jaaropgave Gepensioneerden Januari/februari Brief (werkgever) over opbouwkorting Deelnemers Q2 April/mei Informatie wel/niet korten (afhankelijk van update herstelplan) Gepensioneerden en (gewezen) deelnemers Juni Optioneel: extra Nieuwsbrief toekomst pensioenfonds Gepensioneerden en deelnemers Infosessies Toekomst van het Pensioenfonds en Actieven de nieuwe pensioenregeling Persoonlijke brieven aangaande toekomst Gepensioneerden/Slapers Q3 Juli Nieuwsbrief (inclusief verkort jaarverslag) Deelnemers en gepensioneerden Juli UPO Deelnemers September Extra Nieuwsbrief over overdracht aanspraken en toekomstige uitkering pensioen Gepensioneerden 6

7 Q4 Oktober Pensioenoverzicht gepensioneerden Gepensioneerden November Communicatiejaarplan 2020 December Optioneel Nieuwsbrief over liquidatie (gewezen) deelnemers en gepensioneerden 7