Verslag (concept-1); (de hieronder vermelde teksten zijn naar inhoud; niet letterlijk)

Transcriptie

1 Verslag van de Algemene Ledenvergadering (ALV) van Gymnova van 28 mei 2019 (v.1; nog niet gekeurd). Aanwezig: Bestuur: Jacqueline, Marion, Stefan Ouders/Leden: Marian, Marjet, Remco, Saskia, Sander Afwezig met bericht: Jola Notulist: Dick Agenda Algemene ledenvergadering Sportvereniging Gymnova-Gymnastiek te houden op dinsdag 28 mei in Wijk- en dienstencentrum De Plint. Prins Frederiklaan 7 te Leidschendam Aanvang uur 1. Opening, welkomstwoord en mededelingen 2. Ingekomen stukken; aanvulling op de agenda Een brief van Remco van Amersfoort. 3. Notulen Algemene Ledenvergadering Financieel jaarverslag Verslag van de penningmeester 6. Kascommissie en décharge bestuur 7. Verslag van de secretaris 8. Verkiezing bestuursleden Als nieuwe leden worden voorgesteld: Sander Meijer, in de functie van voorzitter Saskia Leemans, in de functie van secretaris Marjet Meijer-van Ruiten, lid Aftredend, maar direct herkiesbaar Marion van Zweeden, 2e penningmeester 9. Rondvraag en sluiting Verslag (concept-1); (de hieronder vermelde teksten zijn naar inhoud; niet letterlijk) 1. Opening, welkomstwoord en mededelingen Stefan opent de vergadering met het tonen van de ooit door hem van Oldersma ontvangen voorzittershamer, die hij mogelijk deze vergadering gaat overdragen. Stefan meldt alvast dat mw. Bandell zich bereid heeft verklaard aan activiteiten van Gymnova te gaan meewerken. 2. Ingekomen stukken; aanvulling op de agenda Een brief van Remco van Amersfoort. Remco geeft een toelichting op zijn brief, hier samengevat: Bij Gymnova is de communicatie met de leden niet in orde, zo zijn bij deze ALV veel te weinig ouders/leden aanwezig. Ook over

2 de turnpakjes is de communicatie niet goed: de regeling is onduidelijk; de website is hier vaag over en vragen stellen blijkt lastig, eenmaal gesteld blijven vragen onbeantwoord. Bij zaken die zo duidelijk een groot aantal leden raakt zou dit anders moeten lopen: - iemand zoekt de mogelijke opties uit en - brengt deze in op een duidelijk aangekondigde ALV met ook de pakjes als agendapunt, waarna: - op een nu mogelijk goed bezochte ALV, een besluit wordt genomen, dat vervolgens - duidelijk wordt gecommuniceerd. Stefan: Inderdaad: Na jaren vruchteloos gepoogd te hebben mensen op de ALV s te krijgen is de inzet hiervoor afgezwakt. En ja, de bestaande regeling voor de rode turnpakjes is in de loop van de tijd verwaterd: hoewel de regeling nog geldt is hier op de trainingen niet zo nauw gekeken en bij de onderlinge wedstrijden de laatste tijd ook niet zo. De vaste leverancier van pakjes is er mee gestopt; er was tijd nodig voor het zoeken naar een alternatief en er was verandering van jeugd-contactpersoon. Door de steeds veranderende situatie kon tijdelijk geen bestendige informatie over de pakjes worden gegeven. Als alternatief kunnen vragen hierover bij de leiding worden gesteld en is op de website gezet dat vragen per gesteld kunnen worden via info@gymnovagym.nl. Marion: Vooral bij de onderlinge wedstrijden is het nu geen gezicht. Allen : De algemene stemming in deze ALV is dat de huidige toestand verklaarbaar is maar er op het gebied van communicatie verbeteringen mogelijk zijn. Op deze ALV is nu vastgesteld: Voor wedstrijden zijn de turnpakjes, als beschreven in de bijlage Turnpakje brief verplicht. (Uit de vergadering komt het advies: met de hand wassen, de praktijk wijst uit dat de kleuren kennen doorlopen). Afwijkingen zijn mogelijk: zo kunnen op een Gym-Gala fantasie-pakjes worden gedragen. Waar dit van toepassing is zal dat duidelijk worden aangegeven. Stefan: Voor de selectie die mogelijk aan KNGU wedstrijden meedoet en die samen traint met selectieleden van andere verenigingen is

3 de regeling anders: selectieleden worden door de selectie-leiding geïnformeerd. Algemeen: Naar aanleiding van het onderwerp selectie komt nu een nieuw voorbeeld van een mogelijke communicatie-verbetering op, nl. de vraag: Hoe kom je (en blijf je) in de selectie. Dit proces zou duidelijk moeten zijn en duidelijk (o.a. via de website) moeten worden bekendgemaakt; dit is nodig, want: i. leden die in de selectie willen weten dan wat te doen; ii. leden die de selectie moeten verlaten weten dan van tevoren dat dat een mogelijkheid is en worden niet onverwacht teleurgesteld. Dit proces speelt zich af in samenspraak met de andere verenigingen. Voor Gymnova is het belangrijk dat het bestuur inzicht heeft in de huidige en de gewenste praktijk. Om hierover te kunnen meepraten is nauw contact met de Gymnova-selectieleiding (Wouter) en de besturen van de andere verenigingen nodig Remco bedankt de vergadering voor de aandacht. 3. Notulen Algemene Ledenvergadering 2018 De Notulen Algemene Ledenvergadering 2018 zijn doorgenomen met daarbij de volgende opmerkingen: Ad 3.5(2018): Kascommissie en decharge. De kascommissie is nog niet bijeen geweest, dus het werk van de penningmeester kan nog niet worden goedgekeurd. Zodra de kascommissie bijeen is geweest volgt een voorlopig verslag. Decharge wordt dan op later tijdstip verleend. Dit geldt voor 2016 én Inmiddels zijn 2016 én 2017 goedgekeurd door Corrie en Saskia 2018 Is goedgekeurd door Marten en Ruud, die ook 2019 nog mogen keuren. Ad 3.8(2018): Turnhal en selectie. Stefan is in gesprek geweest met SOS en AVGV. - Vóór de zomervakantie moet er nog een ALV zijn. Stefan: De extra ALV is er niet geweest omdat pas vanaf februari 2019 de eerste cijfers verschenen om over te praten. Meer: zie: het verslag van de penningmeester. Ad 3.9(2018): AVG De vergadering draagt de uitvoering van de eerste acties: inventarisatie en protocol-maken over aan 3 aanwezigen: Stefan, Marion en Dick, die op 22 mei 2018 hierover bijeenkomen. Op de website zal niet lang daarna een weerslag van het resultaat te vinden zijn. Op de volgende ALV kan worden bezien of de juiste acties zijn voorgesteld/uitgevoerd.

4 De vergadering van 22 mei 2018 kon door verhindering van een deel van de betrokkenen niet doorgaan. Wel is aan vervolgactie gewerkt: Dick: de eerste privacy-acties zijn (door een nieuwsbericht aangekondigd) op de website vermeld ( Verder zijn de belangrijkste datastromen schematisch in kaart gebracht (en aan de vergadering getoond). Een spreadsheet waarin per dataverbinding wordt aangegeven om welke gegevens het gaat, wie de eigenaar/verantwoordelijke voor die gegevens is en met welk doel die gegevens worden bewaard is in aanbouw. Op een nieuw te beleggen vergadering (als eerder gepland voor 22 mei 2018) kan o.a. het spreadsheet en de vulling ervan worden doorgenomen. Verder vermeldt Dick: op het schema staan een aantal blokken die zich wel als Gymnova aan de wereld presenteren, maar die buiten het bestuur om tot stand zijn gekomen. Het gaat hier om Facebook, YouTube, Instagram en mogelijk meer. Het zou goed zijn als het bestuur en de beheerder(s) van deze accounts afspraken maken, zodat helder blijft/wordt (ook op die accounts) wie voor de inhoud en veiligheid ervan aanspreekbaar zijn. 4. Financieel jaarverslag 2018 Stefan geeft een toelichting op de balans: Opmerkelijk zijn: een in-post van rond de en een uitgavenpost van rond de , die er in andere jaren niet zijn. Het betreft hier het bedrag dat Gymnova overhield aan het (eenmalige) opheffen van het clubhuis, waarbij dat bedrag besteed is aan de (ook eenmalige) Gymnova-bijdrage aan de inventaris van de nieuwe turnhal. De andere deelnemende verenigingen hebben overeenkomstige bijdragen gedoneerd. 5. Verslag van de penningmeester Stefan: Voor het 50-jarig bestaan van Gymnova wordt rekening gehouden met een uitgave van rond de Verder zijn er geen extra opvallende financiële zaken. Wel is er een grote zorg voor de penningmeester: De selectie turnt nu onder verantwoordelijkheid van 3 verenigingen tegelijk. Over allerlei zaken waaronder financiële zijn de afspraken onvoldoende. Voorbeelden: - deelnemende verenigingen kunnen nu zonder overleg selectieleden uit de selectie terugtrekken, wat naast andere verschijnselen ook een financieel aspect heeft; - door vloeronderhoud van de turnhal kunnen niet alle ingeroosterde activiteiten plaatsvinden; ook dit leidt tot een financiële verrassing; - na het turnen wordt pas bekend hoeveel leiding en hulpleiding daarbij actief was; het bedrag voor de vergoedingen voor leiding wordt daardoor onvoorspelbaar. Het blijkt heel moeilijk de andere verenigingen te bereiken en tot overleg over dit soort zaken te komen.

5 Sander: Hier is echt wel overleg nodig: hier moeten we een actiepunt van maken. Jaqueline: Zo nodig weigeren mee te betalen zolang overleg niet tot stand komt. Remco: Je moet vooraf op grond van t rooster kunnen berekenen wat je als Gymnova kwijt bent. Stefan: wil graag dat het overleg met de andere verenigingen er komt, maar tot nu toe worden afspraken afgezegd. Het betreft hier in elk geval het onderwerp het uit de selectie zetten van kinderen, wat niet zonder afspraken met de andere verenigingen zou moeten kunnen. Zolang er geen overleg is wil Stefan de andere verenigingen in elk geval per sms en/of laten weten de Gymnova hiermee niet zonder meer in meegaat. 6. Kascommissie en décharge bestuur De kascommissie is al besproken (zie punt 3); de vergadering is akkoord. 7. Verslag van de secretaris Er zijn geen opmerkingen m.b.t. het verslag van de secretaris. Wel voegt Stefan op de vergadering nog de opmerking toe dat er zorgen zijn waar het leiding betreft. Van minimaal 2 jeugdleiders is te verwachten dat zij weggaan. Met alle leiding moet nu wel gesproken worden over de te ondernemen acties. 8. Verkiezing bestuursleden Als nieuwe leden worden voorgesteld: Sander Meijer, in de functie van voorzitter Saskia Leemans, in de functie van secretaris Marjet Meijer-van Ruiten, lid Aftredend, maar direct herkiesbaar Marion van Zweeden, 2e penningmeester Het voorstel is door de vergadering aanvaard! We hebben nu dus een heel vernieuwd en opnieuw enthousiast bestuur. Stefan (die nog niet weg is, want gelukkig blijft hij nog penningmeester) wordt alvast bedankt voor de enorme inzet die hij de afgelopen jaren als voorzitter, secretaris en penningmeester tegelijk heeft geleverd!

6 9. Rondvraag en sluiting Er zijn nog wat vragen: - Remco: Is er beleid m.b.t. de VOG (Verklaringen omtrent het gedrag). Stefan: voor de Jeugdleiding wordt dat voor elke leider nagestreefd (en betaald); voor bestuursleden niet. - Marjet?: Is de Gymnova-vertrouwenspersoon nog actief? Marion: Ja, de vertrouwenspersoon is beschikbaar, maar hoeft niet vaak in actie te komen; d.w.z. zij meldt zich niet vaak (tot nu: 1x) met een zaak bij het bestuur. - Dick: Wat is de te verwachten contributie in het komende jaar? Stefan: De contributie zal worden aangepast aan de ontwikkelingen van de zaalhuur en de KNGU-bijdragen. Bij bespreking van dit onderwerp kwam ook de contributie voor de selectie ter sprake; de conclusie was dat gewenst is dat de selectie-contributie voor leden van de deelnemende verenigingen gelijk zou moeten zijn. De gehele gang van zaken bij de selectie zou nog voor de zomervakantie geëvalueerd moeten worden. - Dick: In de Gymnova-financiële overzichten is de Ouderengym niet terug te vinden; klopt dat? Stefan: Ja, dat klopt: de financiën van de ouderengym worden met het oog op mogelijke toekomstige ontwikkelingen vooralsnog apart geadministreerd. - Dick: Gewoonten binnen Gymnova zijn vaak maar in kleine kring bekend. is de nieuwe voorzitter daarvan op de hoogte en is daar meer transparantie over mogelijk? Sander: is voorstander van transparantie. Om 21:45h is de vergadering gesloten. Bijlagen: 1 x Over turnpakjes (brief aan de ouders/jeugdleden van sept. 2018) 1 x schema AVG