Gebruikershandleiding Track & Check. Volg uw briefpost door het sorteerproces

Transcriptie

1 Gebruikershandleiding Track & Check Volg uw briefpost door het sorteerproces

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding 3 2 Aanvragen klantcode 4 3 Opstellen unieke briefcodes en adressenbestand De inhoud van briefcode Adresbestand 7 4 Aanmaken van een partij met Track & Check in MijnPost Nieuwe partij voormelden Partij selecteren Uploaden adressen in MijnPost: 3 stappen 9 5 Briefcodes plaatsen op poststukken: de KIX 11 6 Vormgeving van uw poststukken 13 7 Fysiek aanbieden poststukken 14 8 Resultaten Rapportage Sorteermeldingen Partijenpost (manco-over) Statusrapportage Rapportage Tijdigheid bezorging 17 2

3 1. Inleiding Om briefpost tijdens ons sorteerproces te kunnen volgen, kunt u als verzender van post gebruikmaken van Track & Check. In deze handleiding leggen wij in een aantal stappen uit hoe dit werkt. De volgorde van deze stappen kan per verzender verschillend zijn. Houdt bij het gebruik van Track & Check rekening met het volgende: Track & Check is alleen mogelijk voor ongesorteerde Partijenpost met standaard formaten tot 350 gram, zowel gemengde en ongemengde post. Voor Partijenpost geldt een minimum van 250 stuks. De post moet geschikt zijn voor machinale sortering en in Nederland worden aangeboden. De post en adressering op de post moet voldoen aan de Voorwaarden vormgeven van poststukken van PostNL. De briefcode op de poststukken moet voldoen aan de opmaak en omschrijving in de Brochure KIX-code van PostNL. Met Track & Check krijgt u inzicht in de leesbaarheid van de post voor onze sorteermachines. De post die PostNL niet heeft gescand voor Track & Check wordt wel gesorteerd en bezorgd. Track & Check is nog in ontwikkeling, de voorwaarden en deze handleiding kunnen tussentijds worden aangepast. U kunt geen rechten ontlenen aan de resultaten van Track & Check. Als u gebruik wilt maken van Track & Check kunt u contact met uw accountmanager opnemen. Een speciaal implementatieteam helpt u vervolgens bij de implementatie van Track & Check. Zij doen met u een intake waarbij afspraken worden gemaakt over de partij, de planning, de opmaak van de poststukken, uw adressenbestand, de kwaliteit van het scannen en de rapportages. 3

4 2. Aanvragen klantcode Om Track & Check te kunnen gebruiken heeft u een klantcode nodig. Een klantcode bestaat altijd uit 4 hoofdletters en vraagt u éénmalig aan. U kunt de klantcode aanmaken nadat u bent ingelogd in MijnPost. Kies vervolgens bij Instellingen voor klantcode onder het kopje Partijenpost. Als u al eerder een klantcode voor Track & Check op Partijenpost heeft aangevraagd, kunt u uw klantcode hier terugzien. 4

5 De klantcode wordt willekeurig door PostNL gegenereerd en is gekoppeld aan de verzender. Als u de adressering van uw post uitbesteedt aan bijvoorbeeld een drukkerij of mailing house dienen zij gebruik te maken van uw klantcode. Het is mogelijk dat u al een klantcode heeft voor het versturen van pakketten of aangetekende post. Deze klantcode kunt u niet gebruiken in de briefcode voor Track & Check; voor brieven gebruikt u een klantcode specifiek voor Partijenpost. 5

6 3. Opstellen unieke briefcodes en adressenbestand Om uw poststukken te kunnen volgen hebben wij van ieder poststuk unieke (digitale) gegevens nodig. Het gaat hierbij om een unieke briefcode die is gekoppeld aan het adres waar het poststuk naartoe wordt verzonden. Let op: de briefcode is dus niet hetzelfde als de klantcode in hoofdstuk De inhoud van briefcode De briefcode bestaat uit een standaard identificatiecode 3S, uw klantcode en een uniek nummer. In hoofdstuk 2 staat aangegeven hoe u een klantcode aanvraagt. Het nummer bestaat uit 9 cijfers. De opbouw van de briefcode is als volgt: Voorbeeld Identificatiecode Altijd 3S 3S Klantcode 4 hoofdletters KLNT Nummer 9 cijfers Briefcode: 3SKLNT Voor Track & Check moet u voor alle poststukken in een partij een uniek nummer genereren. U mag beginnen bij 1 ( ) en vervolgens voor iedere brief 1 ophogen. Het is toegestaan om nummers over te slaan of om in reeksen te werken, bijvoorbeeld een reeks beginnend met 1 ( ) voor facturen en een reeks beginnend met 2 ( ) voor salarisspecificaties. Bij de volgende partij gaat u verder met nummeren waar u bent gebleven. Om de service goed te kunnen gebruiken, zorgt u ervoor dat de briefcode minimaal 3 maanden uniek is en dus niet wordt hergebruikt. 6

7 3.2 Adresbestand Voor iedere partij met briefcodes maakt u een adressenbestand aan. Samen met de briefcodes vormen de adresgegevens het adressenbestand. In dit bestand neemt u de volgende gegevens op: Waarde Voorbeeld 1 Briefcode 3SKLNT Straat Postbus 3 Huisnummer Toevoeging 5 Postcode 2500 GG 6 Woonplaats Den Haag 7 Landnaam Nederland 8 Landcode NL 9 Klantkenmerk Eigen toevoeging Landnaam, Landcode en Klantkenmerk zijn optioneel. Bij Klantkenmerk kunt u bijvoorbeeld een verwijzing opnemen voor uw eigen rapportage. 7

8 4. Aanmaken van een partij met Track & Check in MijnPost Het aanbieden van partijen met Track & Check gaat op vrijwel dezelfde wijze als het aanbieden van gewone partijen in MijnPost. Meer informatie over MijnPost en het aanbieden van partijen via MijnPost: Stappenkaart MijnPost Veelgestelde vragen MijnPost 4.1 Nieuwe partij voormelden U meldt de partij op de gebruikelijke wijze voor in MijnPost. Wilt u van Track & Check gebruikmaken, dan kiest u bij stap 3 Afronden voor de derde optie Voormelden en later aanbieden. 4.2 Partij selecteren In het tabblad Voorgemelde partijen selecteert u de voorgemelde partij waarvoor u Track & Check wilt. Dit kan alleen voor ongesorteerde partijen klein en groot. Vervolgens kiest u Track & Check adressen uploaden in het menu rechts. Is deze link niet zichtbaar? Dan heeft u een product aangeboden waarop Track & Check niet van toepassing is. 8

9 4.3 Uploaden adressen in MijnPost: 3 stappen Stap 1: Om gebruik te maken van Track & Check moet u bij stap 1 uw adressenbestand met de briefcodes uploaden. Stap 2: Bij stap 2 kunt u de bestandsindeling opgeven. De volgorde van de kolommen kunt u zelf bepalen. Bij het uploaden van het bestand in MijnPost wordt u gevraagd aan te geven welke kolom welke gegevens bevat. Track & Check ondersteunt diverse bestandsformaten, waaronder Microsoft Excel 2007 (en nieuwer) en tekst (.csv of.txt). 9

10 Wanneer u kiest voor Instellen met kolomvoorbeelden krijgt u onderstaand scherm te zien. Hier kunt u eventueel de bestandsgegevens aanpassen en de kolommen selecteren: Tabblad staat standaard op Blad 1. Als uw bestand uit meerdere tabbladen bestaat, kunt u hier aangeven welk tabblad geselecteerd moet worden. Bij Aantal header regels kunt u aangeven hoeveel regels van het geüploade bestand uitgesloten moeten worden van de resultaten omdat dit de kopregel(s) zijn. In de kolommen geeft u met de selecteer knoppen per kolom aan welke informatie deze bevat. Hierbij is het mogelijk dat kolommen leeg blijven. Selecteer alleen de verplichte kolommen Briefcode, Straat, Huisnummer, Toevoeging, Postcode en Woonplaats. Landnaam, Landcode en Klantkenmerk zijn optioneel. Bij Klantkenmerk kunt u bijvoorbeeld een verwijzing opnemen voor eigen rapportage. Stap 3: Bij stap 3 ziet u de resultaten van de aangeleverde briefcodes uit het geüploade bestand: het totaal aantal briefcodes, het aantal dubbele briefcodes, het aantal ongeldige briefcodes en het aantal ontbrekende briefcodes. Dit geeft een indicatie van wat u later in de rapportages ziet als geüploade adressen. U ziet op het scherm bij stap 3 niet terug om welke briefcodes dit specifiek gaat. De post voor de adressen met een dubbele, ongeldige of ontbrekende briefcode wordt niet door ons gescand, maar wel gesorteerd en bezorgd. Uw adressen zijn nu geüpload en u kunt verder gaan met het aanbieden van uw partij in MijnPost. Uit de resultaten blijkt mogelijk dat de bestandsindeling niet correct was. Ook is het denkbaar dat u een nieuw adressenbestand wenst te uploaden. Hiervoor klikt u op Ander bestand kiezen. 10

11 5. Briefcodes plaatsen op poststukken: de KIX Om uw poststukken in onze processen te kunnen herkennen moet elke brief voorzien zijn van een unieke en herkenbare briefcode. Deze briefcode staat altijd op het poststuk in de vorm van een streepjescode onder het adres: de zogeheten KIX code. U kunt er voor kiezen om de briefcode ook nog toe te voegen als leesbare tekst boven het adres. Dit heeft als voordeel dat u eventuele retourstukken gemakkelijk kunt herkennen. Houd u verder rekening met het volgende: De briefcode moet samen met het adres op dezelfde adresdrager worden afgedrukt. De briefcode wordt afgedrukt als extra adresregels. En wel als laatste regel in de vorm van een streepjescode en optioneel als eerste regel in leesbare tekst. De vrije ruimte tussen de streepjescode en het adres is minimaal 2 mm en maximaal 15 mm, bijvoorbeeld door een lege regel tussen te voegen. Gebruik voor de streepjescode lettertype KIX Barcode en tekengrootte 10 voor de streepjescode. U kunt het KIX barcode font downloaden op onze website. De vrije ruimte tussen de leesbare tekst en het adres is minimaal 2 mm en maximaal 5 mm, bijvoorbeeld door een regelafstand van 1,2 te kiezen. Gebruik voor de leestbare tekst een goed leesbaar lettertype, bijvoorbeeld Arial, voor de leesbare tekst en een tekengrootte van 2 punten minder dan het adres. Maakt u al gebruik van de KIX code? In dat geval vervangt de KIX code voor Track & Check uw oude KIX code. Kijk op postnl.nl voor meer informatie over de KIX en handige hulpmiddelen voor het aanmaken en plaatsen van een KIX. 11

12 Voorbeeld adresdrager met briefcode zonder leesbare tekst Koninklijke PostNL BV t.a.v. Mevr. B. Identificatie Postbus GG S-GRAVENHAGE 3SKLNT Voorbeeld adresdrager met briefcode en leesbare tekst 3SKLNT Koninklijke PostNL BV t.a.v. Mevr. B. Identificatie Postbus GG S-GRAVENHAGE 3SKLNT SKLNT

13 6. Vormgeving van uw poststukken Om uw post te kunnen scannen en verwerken voor Track & Check moet uw poststuk zijn vormgegeven volgens onze voorwaarden, waaronder het op de correcte manier plaatsen van de adressen. U vindt deze richtlijnen in onze Voorwaarden vormgeven van poststukken. 13

14 7. Fysiek aanbieden poststukken U biedt uw partij met Track & Check op de reguliere manier bij ons aan, bijvoorbeeld bij een retailer, Business Balie, Business Point of met uw Haalrit. Uw partij wordt gescand bij het aannemen van de partij en de losse poststukken worden op basis van de geprinte briefcode gescand bij het sorteren. 14

15 8. Resultaten Als u gebruikmaakt van Track & Check ontvangt u standaard een rapportage met resultaten: De rapportages zijn de ochtend na aanbieden van de partij beschikbaar U ontvangt de rapportages als pdf bestand per Er wordt gerapporteerd op het klantnummer van de aanbieder van de partij in MijnPost. Als dit een mailing house of drukkerij is en de opdrachtgever is bekend bij PostNL, kan ingesteld worden dat ook deze de rapportage ontvangt Er wordt zowel gerapporteerd over de partij als over de losse poststukken De rapportages gaan tot 9 dagen terug Vooraf wordt met u afgestemd naar welke adressen de rapportages worden g d en of dit dagelijks of wekelijks is De ontvanger van het rapport mag het rapport niet delen met derden Er kunnen verschillende redenen zijn dat de post niet wordt gescand tijdens het sorteren: bijvoorbeeld omdat de briefcode niet klopt of niet leesbaar is, of dat brieven aan elkaar geplakt zitten. De post die we niet voor Track & Check hebben gescand, wordt wel gesorteerd en bezorgd De rapportages worden nog verder ontwikkeld. De inhoud hiervan kan dus nog veranderen. U kunt verder geen rechten ontlenen aan de gegevens in de rapportage. Facturatie van uw post gebeurt op basis van het aannameproces bij de Business Balie en de daar waargenomen partijkenmerken (aantal, gewicht, formaat enzovoort). Dit gebeurt dus niet op basis van de gegevens uit de rapportage. 8.1 Rapportage Sorteermeldingen Partijenpost (manco-over) Deze rapportage geeft inzicht in het verschil tussen de poststukken waarvan de adressen zijn geüpload in MijnPost en de poststukken die op de sorteermachines zijn gescand. Op poststukniveau ziet u hierin terug welke briefcodes niet zijn geüpload in MijnPost of gescand op de sorteermachines. 15

16 Voorbeeld rapportage Sorteermeldingen Voorbeeld detailblad geen sorteermeldingen: Voorbeeld detailblad geen geüploade adressen 16

17 8.2 Statusrapportage Deze rapportage geeft inzicht in de status van de poststukken die op dat moment in ons proces zijn: het aantal dat is geüpload, het aantal poststukken dat is aangenomen en het aantal poststukken dat is gescand. Voorbeeld Statusrapportage 8.3 Rapportage Tijdigheid bezorging Deze rapportage geeft inzicht in het verschil tussen de gewenste bezorgdatum en de verwachte bezorgdatum. De verwachte bezorgdatum wordt afgeleid van de datum dat het poststuk op de sorteermachine wordt gescand. Voorbeeld rapport Tijdigheid bezorging Voorbeeld detailblad Afwijkende bezorgdatum versie