Werken met Reli Groep Inleiding

Transcriptie

1 1

2 Werken met Reli Groep Inleiding Reli Groep heeft als familiebedrijf betrouwbaarheid, snelheid en accuratesse altijd hoog in het vaandel gehad. Die eigenschappen zijn gebleven, ook al is Reli Groep nu uitgegroeid tot een groot en professioneel bedrijf met circa duizend bezorgers, tientallen sorteerders, tien vaste chauffeurs en een modern bedrijfspand. Reli Groep is één van de grootste depot en sorteer- en distributiecentrum voor Sandd, het op één na grootste postbedrijf van Nederland. Deze combinatie van familiebedrijf en professionaliteit staat aan de basis van het succes van Reli Groep en de tevredenheid van haar klanten. Doormiddel van werken met Reli Groep willen wij u door het proces van aanlevering en verzending begeleiden. Wij verzenden uw geadresseerde post door heel Nederland. De hoofdstukken zijn aan de hand van het operationele proces opgebouwd. 2

3 Inhoudsopgave 1. Algemeen 1.1 Bezorgdagen 1.2 Specificaties poststukken 1.3 Frankeeraanduiding 1.4 Codering 1.5 Retouren 1.6 Buitenlandse poststukken 2. Orders aanmelden 2.1 Wanneer orders aanmelden 2.2 Orders aanmelden via 2.3 Orders wijzigen 3. Proces gecodeerde post 3.1 Adresbestand 3.2 Opmaak adresdragers 3.3 Bundelen 3.4 Pallets 3.5 Aanleveren 3.6 Ingangscontrole 4. Proces ongecodeerde post 4.1 Voorwaarden voor het aanbieden van een ongecodeerde partij 4.2 Bundelen en pallets 4.3 Aanleveren Vragen en contact 3

4 1. Algemeen 1.1 Bezorgdagen Uw post wordt op dinsdagen en vrijdagen, tussen 8:00-18:00 uur bezorgd. Op en rond de feestdagen kan de aanlevering en bezorging afwijken. Op onze website kunt u de afwijkingen rondom de feestdagen bekijken. 1.2 Specificaties poststukken Wij bezorgen uw geadresseerde drukwerk zonder minimum aantal door heel Nederland. Het betreft post die door de brievenbus kan. Het minimale formaat is 9 cm x 14 cm en het maximale formaat 38 cm x 26,5 cm x 3,2 cm. Het maximale gewicht per poststuk is 2 kg. Afwijkende vormen zijn in overleg mogelijk. 1.3 Frankeeraanduiding Een frankeeraanduiding op uw poststuk is niet verplicht. Het is mogelijk dit deel van het poststuk blanco te laten. Wilt u echter wel gebruik maken van een frankeeraanduiding, dan zijn er drie mogelijkheden: 1. U kunt een frankeeraanduiding kosteloos downloaden via Wij hebben een aantal mogelijkheden waaruit u een keuze kunt maken. 2. Een frankeeraanduiding met alleen de woorden Port betaald kunt u zelf ontwikkelen. Het gebruik van merknamen en beeldmerken van andere postverspreiders, zoals PostNL is uitgesloten. 3. Maakt u gebruik van een fictieve postzegel, dan mag deze postzegel geen geldbedrag, de naam van een postbedrijf, Nederland en/of een beeltenis van het staatshoofd bevatten. Indien een zending onverhoopt toch met een foutieve frankeeraanduiding wordt aangeleverd kan deze pas verwerkt worden wanneer deze frankeeraanduiding is verwijderd. Wij kunnen dit voor u oplossen, de kosten worden doorbelast en de verspreidingsdatum kan hierdoor opschuiven. 1.4 Codering Voor een correct bezorging werken wij met een bezorgcode. Deze code is uniek en moet mee geprint worden op uw poststuk. Hierdoor wordt het sorteerproces aangestuurd, kunnen wij exact zien hoeveel poststukken er bezorgd moeten worden in iedere wijk en worden er kwaliteitsmetingen uitgevoerd. De fysieke partij moet op basis van deze code op volgorde worden aangeleverd. Uw post wordt gesorteerd per depot, dit noemen wij de eerste sorteerslag. Op de verschillende depots vindt de sortering per wijk plaats, dit is de tweede sorteerslag. Iedere wijk heeft een eigen bezorger. De bezorgers sorteren in de derde sorteerslag de post op looproute in de desbetreffende wijk. Wij kunnen uw adresbestand voorzien van deze code. Elk verrijkt adresbestand kent een eigen unieke opbouw en kan dus niet worden hergebruikt voor een volgende mailing. 4

5 1.5 Retouren Er zijn 2 soorten retouren: Onbezorgbare post: wanneer het niet mogelijk is een poststuk op een bepaald adres te bezorgen, dan sturen wij de gegevens van het poststuk digitaal terug naar de opdrachtgever. De gegevens kunnen gebruikt worden voor het updaten van het eigen adresbestand. Reden van retour zijn: -Straat en/of huisnummer bestaat niet -Adres onvolledig -Onleesbaar adres -Geweigerd -Brievenbus vol, dicht of niet aanwezig (adres bestaat wel) Het fysiek retourneren van de poststukken is eventueel ook mogelijk (het digitale rapport vervalt hiermee), hier zijn wel kosten aan verbonden. De tarieven zijn op aanvraag verkrijgbaar. Retouren na bezorging: als de geadresseerde uw post retour wil sturen, dan gebeurt dat meestal door het poststuk retour afzender te sturen via de brievenbussen van PostNL. Er is een branche brede regeling rond het verwerken van de retourzendingen die door ontvangers in de straatbrievenbussen worden gedeponeerd. PosNL stuurt deze poststukken rechtstreeks naar het retouradres dat is vermeld op het poststuk. Deze regeling geldt voor alle volumes die u via Reli Groep wil verspreiden. De kosten voor de regeling worden doorberekend aan de opdrachtgever. Retouradres Het is verplicht om op een poststuk een Nederlands retouradres te vermelden. Het retouradres moet op de linkerbovenhoek van de adresdrager of op de achterzijde van uw poststuk staan. 1.6 Buitenlandse poststukken Reli Groep kan ook uw buitenlandse poststukken verzorgen. Er wordt hiervoor gebruik gemaakt van de diensten van de diverse internationale posterijen en deze poststukken moeten afgewerkt zijn volgens de richtlijnen van de betreffende internationale postverspreider. Indien u een buitenlandse poststroom via onze wilt verzenden kunt u de richtlijnen voor de afwerking bij ons opvragen. Wanneer losse post buitenland een klein onderdeel is van uw gehele order, dan zijn deze aparte richtlijnen niet nodig. 5

6 2. Orders aanmelden 2.1 Wanneer orders aanmelden Uw order moet voor de bezorging worden aangemeld. Vanuit de orderaanmelding wordt de capaciteitsplanning gemaakt, zoals transportplanningen, inplannen van sorteerders en de bezorgers blijven op de hoogte van het volume. U kunt uw order uiterlijk aanmelden op de volgende momenten: Bezorgdag Dinsdag Vrijdag Aanmelden voor: Woensdag 14:00 uur Maandag 14:00 uur Op onze website kunt u de afwijkingen rondom de feestdagen bekijken. Wanneer een order later aangemeld wordt, kunnen wij geen garantie geven voor bezorging op de gewenste dag. 2.2 Orders aanmelden via U kunt uw order aanmelden via of per mail via sales@reli.nl. In deze moeten de onderstaande gegevens van uw order vermeldt staan: - Opdrachtgever/factuurontvanger* - Ordernaam* - Aanleverdatum (dinsdag of donderdag) - Bezorgdatum* (dinsdag of vrijdag) - Formaat van het poststuk* (LxBXH) - Gewicht van het poststuk* - Oplage* - Bijzonderheden poststuk (bijv. insert) - Gegevens grafisch afwerker - Transport* (Reli Groep of opdrachtgever) - Adresbestand *Verplicht Wanneer u bovenstaande gegevens hebt doorgegeven ontvangt u van ons een orderbevestiging. 2.3 Order wijzigingen Het kan voorkomen dat nadat een order is ingepland er wijzingen optreden. U kunt hiervoor contact opnemen met onze sales afdeling. Houdt bij het doorgeven van wijzigingen altijd rekening met de uiterlijke momenten in verband me de capaciteitsplanningen. De uiterlijke momenten lopen gelijk met de uiterlijke aanmeldmomenten: Bezorgdag Dinsdag Vrijdag Wijzigen voor: Woensdag 14:00 uur Maandag 14:00 uur Op onze website kunt u de afwijkingen rondom de feestdagen bekijken. Een annulering of verschuiving moet schriftelijk worden gemeld. Ook wanneer een deel van de order wordt geannuleerd of verschoven moet dit gemeld worden. 6

7 3. Proces gecodeerde post 3.1 Adresbestand Na het inplannen van de order is het sorteren van het adresbestand de volgende stap. Uw bestand wordt verrijkt met de bezorgcode en wordt gesorteerd. Uitgangspunt voor de sortering zijn de postcode, het huisnummer en de huisnummertoevoeging in een bestand. Onze capaciteitsplanning kan nu direct aangepast worden en wij weten direct hoeveel post er in de 1 ste, 2 de en 3 de slag aanwezig zijn. Het gesorteerde adresbestand is de basis waarop de factuur wordt gebaseerd. Bestandsformaten We ontvangen bij voorkeur tekstbestanden (*.csv of *.txt). Op termijn worden dit de standaard formaten die wij kunnen verwerken. Excelbestanden: (*.xls) kunnen ook verwerkt worden (alleen Microsoft Excel 97 t/m 2003) Wij voeren geen databewerkingen uit op geleverde bestanden: wijzigen niet inhoudelijk, zetten geen gegevens over naar een ander bestand en voeren geen wijzigingen door in het bestandformaat. Technische specificaties Het digitale adresbestand voldoet aan de volgende technische specificaties: - Bij voorkeur postcode, huisnummer en huisnummertoevoeging in aparte kolommen/velden plaatsen - De landcode in een aparte kolom vermelden - Voorzien van een kopregel - Geen wachtwoorden op bestanden - Alleen single record bestanden, d.w.z. elke adresregel is gelijk aan één poststuk - Bij meer dan 1 postcodekolom en/of huisnummerkolom, duidelijke aangeven welke kolom gebruikt moet worden als bezorg postcode - Maximaal 20 kolommen Voor Excel bestanden geldt: - Alleen versie 97 t/m Elk bestand mag maximaal één gevuld tabblad bevatten, laat de overige leeg - Geen verborgen regels, kolommen of toegepaste filters. Aanleveren adresbestand Aanleveren van een adresbestand kan via of per via sales@reli.nl Privacyverklaring Wij vinden het begrijpelijk dat u niet graag een adresbestand aan derden verstrekt. Wij hebben voor het sorteren van uw bestand voldoende aan de combinatie van postcode, huisnummer en de eventuele huisnummer toevoeging. Het is mogelijk een Privacy Verklaring op te vragen ten aanzien van het gebruik van uw adresbestand. 7

8 Verrijking en sortering Het ontvangen digitale adresbestand wordt op volgorde gesorteerd en per record worden er 6 extra velden toegevoegd. Deze velden worden achter de al bestaande velden geplaatst in het bestand en zijn de volgende: Kolomnaam Kolombreedte Omschrijving SD_VOLGNR 09 posities Volgnummer (recordnummer) SD_SNDCODE 44 posities Bezorgcode SD_BUNDEL 10 posities Einde bundel markering (*) SD_BUNDELNR 10 posities Bundelnummer SD_PALLET 10 posities Einde pallet markering (**) SD_PALLETNR 10 posities Palletnummer Aan adressen die buiten ons netwerk vallen (bijvoorbeeld buitenlandse adressen) wordt geen code toegevoegd. Deze worden in de aparte map overige deel geplaatst of onderaan het verrijkte en gesorteerde bestand. Hieronder staat een voorbeeld van de code. Het verrijkte en gesorteerde adresbestand wordt digitaal geretourneerd samen met de palletlijst, de palletkaarten en het Post Aanlever Formulier. 3.2 Opmaak adresdragers - Bezorgcode in hoofletters en in zijn geheel op 1 regel - Bezorgcode onder de postcode en woonplaats. Links uitlijnen. - Minimaal 6mm wit rondom de bezorgcode - Geen tekst voor de bezorgcode - Geen tekst tussen postcode en bezorgcode - Bundel en palletgegevens mee printen op een aparte regel (zie 3.1 verrijking en sortering) - Lettergrootte : voorkeur pts (minimaal 8 pts). 8

9 - Lettertype: niet-proportioneel en niet klevend (goed leesbaar zijn Courier, Elite en OCR- B) - Standaard opmaak: voldoende spaties, geen vet, onderstreept of cursief gebruiken. - Maximaal contrast met achtergrond: zwarte letter met witte achtergrond. - De sorteermachine sorteert op basis van code en postcode: beide codes moeten ook na het bundelen goed zichtbaar zijn. 3.3 Bundelen De post moet gebundeld aangeleverd worden. In het gesorteerde adresbestand kunt u zien hoe de bundelindeling is opgebouwd (aan de hand van de velden bundelnummer en bundelmarkering). Het is belangrijk dat de volgorde van het gesorteerde adresbestand in de bundelindeling gehandhaafd blijft. Einde bundel en einde pallet moeten aangehouden worden. Het mee printen van het volgnummer op de adresdrager kan handig zijn om de volgorde van de poststukken te waarborgen. De post moet op volgorde worden aangeleverd op pallets. Bij kleine aantallen mag dit ook in dozen. Wanneer u dozen gebruikt, dan mogen de bundels niet buiten de doos staan. De doos moet afgesloten kunnen worden. De poststukken in de bundel moeten goed gefixeerd blijven, om te voorkomen dat de poststukken beschadigen tijdens de machinale verwerking en transport. Het bundellint mag niet over de adresdrager, postcode en/of bezogcode lopen in verband met het automatisch lezen. De bundelgrootte wordt bepaald aan de hand van het gewicht en de dikte van het poststuk. Ook worden de sorteerslagen meegenomen bij deze indeling. De bundelgrootte kan binnen een partij variëren. De bundels zijn maximaal 6kg en hebben een maximale hoogte van 12 cm. 3.4 Pallets Houd bij het gebruik van pallets rekening met het volgende: - Hanteer het standaard palletformaat van 80 x 120 cm - Europallets zijn prima en kunnen worden geruild. - De pallet mag maximaal 750 kg wegen (inclusief pallet) - Stapel de bundels in slangvorm per laag, voordat u aan de volgende laag begint (zie voorbeeld). - Niet buiten het formaat van de pallet stappelen, in verband met beschadigen van uw post. - De bundels moeten met rek folie aan de pallet worden vastgezet. - Indien nodig kunt u schutvellen tussen de lagen en kartonnen hoeken voor bescherming gebruiken. - Gebruik van staalband is niet toegestaan. Palletkaarten Samen met het gesorteerde adresbestand ontvangt u van ons de palletkaarten. Deze palletkaarten moeten zichtbaar bovenop de pallet bevestigd worden. Bij uw gesorteerde adresbestand treft u ook palletlijsten aan. Deze zijn voor eigen gebruik. Voorbeeld palletopbouw 9

10 3.5 aanleveren U kunt er voor kiezen om zelf het transport te verzorgen of door een partij van onze kant te laten afhalen. Belangrijk is dat de aanlevertijden aangehouden worden. Aanleveren door opdrachtgever: De order moet uiteindelijk in het sorteercentrum te Apeldoorn geleverd worden. Vanuit Apeldoorn worden alle poststukken naar de depots gebracht. Aanleveren in Hardinxveld-Giessendam: - voor bezorgdag vrijdag, uiterlijke aanlevering maandag 17:00 uur. - voor bezorgdag dinsdag, uiterlijke aanlevering woensdag 17:00 uur. Aanleveren in Apeldoorn: - voor bezorgdag vrijdag, uiterlijke aanlevering dinsdag 17:00 uur, eerder aanleveren kan vanaf vrijdag 12:00 uur. - voor bezorgdag dinsdag, Uiterlijke aanlevering donderdag 17:00 uur, eerder aanleveren kan vanaf woensdag 12:00 uur. Transport verzorgd door Reli Groep: Het is mogelijk om de post bij u af te halen. Hieraan zijn transportkosten verbonden die op te vragen zijn via sales@reli.nl. Veelal wordt de afhaling niet door onszelf gedaan, maar door een andere partij. Standaard afhaal dag voor bezorgdag vrijdag is dinsdag en voor bezorgdag dinsdag wordt de order op donderdag bij u opgehaald. Veelal wordt er voor transport contact opgenomen met u of uw grafische afwerker. Zo wordt het transport afgestemd. 3.6 Ingangscontrole Het sorteercentrum in Apeldoorn voert bij binnenkomt een ingangscontrole uit. De partij wordt gecontroleerd of het opgegeven gewicht correct is, de frankeringaanduiding juist is, de manier van bundeling en stapeling klopt en andere checks. Indien er afwijkingen zijn wordt dit teruggekoppeld. We zoeken dan in overleg naar een oplossing. 10

11 4. Ongecodeerde post Uw poststukken kunnen ook zonder de bezorgcode bij ons worden aangeleverd. Dit gaat vaak om de kleine partijen en partijen waarvan niet ieder poststuk hetzelfde formaat heeft. 4.1 Voorwaarden voor het aanbieden van een ongecodeerde partij: - Er staat geen PostNL frankering op poststukken. - Er staat een retouradres op de poststukken. - Binnen een partij moeten verschillende maten gescheiden worden. - De adressering mag niet met de hand zijn geschreven - De lettergrootte van de adressering is tussen 10 en 12 punten - De regelafstand van de adressering is tussen de 1 en 2,5 mm - Het gebruikte lettertype is Arial / Helvetica / Courier (New) / Univers / Century Schoolbook 4.2 Bundelen en pallets Het is niet verplicht om ongecodeerde partijen post te bundelen, deze mogen bij ons aangeleverd worden in dozen en/of op een pallet. U hoeft de partij niet te rangschikken op postcode, alleen de verschillende formaten moeten gescheiden worden aangeleverd. De N.A.W. gegevens moeten goed zichtbaar zijn en bij de levering dient een PAF formulier aanwezig te zijn. Deze partij heeft bij aankomst in Utrecht een ingangscontrole. 4.3 Aanleveren De ongecodeerde partij moet uiteindelijk in Utrecht voorzien worden van een bezorgcode. U kunt de partij zelf aanleveren of wij verzorgen het transport: Aanleveren door opdrachtgever: Aanleveren in Hardinxveld-Giessendam: - voor bezorgdag vrijdag, uiterlijke aanlevering maandag 17:00 uur. - voor bezorgdag dinsdag, uiterlijke aanlevering woensdag 17:00 uur. Aanleveren in Utrecht: - voor bezorgdag vrijdag, uiterlijke aanlevering dinsdag 17:00 uur, eerder aanleveren kan vanaf vrijdag 12:00 uur. - voor bezorgdag dinsdag, Uiterlijke aanlevering donderdag 17:00 uur, eerder aanleveren kan vanaf woensdag 12:00 uur. Transport verzorgd door Reli Groep: Het is mogelijk om de post bij u af te halen. Hieraan zijn transportkosten verbonden die op te vragen zijn via sales@reli.nl. Veelal wordt de afhaling niet door onszelf gedaan, maar door een andere partij. Standaard afhaal dag voor bezorgdag vrijdag is dinsdag en voor bezorgdag dinsdag wordt de order op donderdag bij u opgehaald. Veelal wordt er voor transport contact opgenomen met u of uw grafische afwerker. Zo wordt het transport afgestemd. 11

12 5. Vragen en contact Werken met Reli Groep is voor u samengesteld om het proces zo goed mogelijk te laten verlopen. Heeft u na het lezen nog een vraag, dan kunt u deze stellen via sales@reli.nl of telefonisch contact met ons opnemen. Contactgegevens: Reli Groep B.V. Moerbei NZ Hardinxveld-Giessendam Telefoon: sales@reli.nl KvK Dordrecht nummer: BTW nummer: NL B01 Sorteercentrum Apeldoorn: IJsseldijk WZ Apeldoorn Sorteercentrum Utrecht: Kernweg AE Utrecht 12