HTA Software - Klachten Registratie Manager Gebruikershandleiding

Transcriptie

1 HTA Software - Klachten Registratie Manager Gebruikershandleiding

2 Inhoudsopgave Hoofdstuk 1: Opstarten en inloggen, overzicht startscherm, uitleg symbolen Hoofdstuk 2: aanmaken relaties

3 Hoofdstuk 1: Opstarten en inloggen, overzicht startscherm, uitleg symbolen Welkom bij de Klachten Registratie Manager van HTA Software. Wanneer u het programma opstart ziet u op uw scherm figuur 1. Vul bij gebruikersnaam de naam in die u van uw applicatiebeheerder heeft gekregen en vul vervolgens het wachtwoord in die u ontvangen heeft van uw applicatiebeheerder. Indien u wenst om het wachtwoord niet elke keer in te vullen kunt u het vinkje bewaar wachtwoord aanzetten. (let op, dit kan een beveiligingsrisico zijn wanneer meerdere mensen gebruik maken van uw computer.) U kunt zowel met de linkermuisknop op aanmelden klikken of op de Enter toets op uw toetsenbord drukken. * Figuur 1. Aanmeld scherm

4 Wanneer u op de aanmeld knop drukt zal u (afhankelijk van uw rechten in het programma) hetzelfde zien als figuur 2. U bent nu aangemeld en kan gebruik maken van de Klachten Registratie Manager van HTA Software. * Figuur 2. Startscherm Klachten Registratie Manager In uw startscherm ziet u aan de linkerkant meerdere menuknoppen, te noemen: Klachten, Relaties, Activiteiten, Stamgegevens en Instellingen. Indien u op één van deze knoppen drukt met de linkermuisknop komt u in het menu corresponderend aan uw keuze. Wanneer u het programma wilt afsluiten kan dit door op de knop Afmelden te drukken met de linkermuisknop. U kunt ook uw programma sluiten door rechtsboven op uw scherm op het kruisje te drukken.

5 Hieronder volgt een beknopte uitleg van de symbolen die gebruikt worden in de Klachten Registratie Manager van HTA Software. Wanneer er gesproken wordt over een record verstaan wij hier het volgende onder, een klacht, een relatie, een activiteit, een stamgegeven Figuur 3. Van links naar rechts voor figuur 3 geldt het volgende, 1. Het groene plusje betekent een nieuw record aanmaken. 2. Via het symbool met de A4 pagina met potlood kunnen er records gewijzigd worden. 3. Het rode min teken betekent een record verwijderen. 4. Het groene vinkje betekent opslaan/toepassen. 5. Het blauwe symbool met de pijl naar links betekent dat u uw actie wilt annuleren. 6. De envelop betekent verstuur het geselecteerde record per Wanneer u het symbool met de blauwe pijl die naar links wijst met verticale balk indrukt gaat u terug naar het eerste record. 8. Het symbool met de blauwe pijl die naar links wijst betekent dat u terug gaat naar één record eerder. 9. De blauwe pijl naar die naar rechts wijst betekend dat u één record verder gaat. 10. De blauwe pijl naar rechts met de verticale streep betekent dat u naar het laatste record gaat. 11. Het witte knopje met de 2 groene pijlen wijzend naar elkaar betekent dat u de records wilt verversen/vernieuwen. 12. Wanneer u het symbool daarnaast indrukt met de 2 rechthoeken over elkaar heen wordt het huidige venster in een nieuwe tab geopend. 13. Het symbool met de blauwe cirkel met het vraagteken erin is de help knop met meer informatie over het programma.

6 Figuur De 1e linker blauw knop en de vierde blauwe knop hebben dezelfde functie zoals beschreven in figuur 3. De 2 e en 3 e blauwe knop verschuiven het aantal records zoals de getallen ernaast aangeven. Per 10, per 20, per 40 of per 100 records tegelijk 5 8. De getallen 10, 20, 40 en 100 betekend hoeveel records er per pagina worden weergegeven. 9. Het trechter symbool ernaast betekend dat alle ingestelde filters worden verwijderd en dat de standaard instellingen weer actief zijn. 10. Het symbool met de A en Z onder elkaar met een zwarte pijl wijzend naar beneden betekent dat de records worden gesorteerd op alfabet van A naar Z of van Z naar A, afhankelijk of u 1 maal of 2 maal op de knop drukt met de linkermuisknop. 11. Het symbool ernaast met het ruitjes patroon betekend dat u de records kan exporteren naar een *.csv bestand wat inhoudt dat u de records op uw computer kan opslaan en bijvoorbeeld het csv bestand kan openen met Microsoft Excel waardoor u de records weer kan lezen. 12. Het symbool ernaast met de groene pijlen wijzend naar elkaar heeft dezelfde functie zoals beschreven in figuur Met het bliksem symbool kunt u aangeven of u de records automatisch laat bijwerken, als u met meerdere personen op verschillende computers tegelijk aan het werk bent kan het zijn dat uw collega gegevens wijzigt, wanneer het automatisch bijwerken aanstaat, zullen de gewijzigde gegevens direct op uw scherm worden bijgewerkt. 14. Het laatste symbool is de blauwe cirkel met het vraagteken, deze functie is tevens beschreven in figuur 3.

7 1 2 3 Figuur 5. Op diverse plaatsen in het programma zult u de symbolen tegenkomen die worden weergegeven in figuur 5. Deze symbolen hebben de functie om bepaalde schermen groter en kleiner te maken of om te wisselen van plaats. U kunt bijvoorbeeld met de linkermuisknop klikken op het linker symbool in figuur 5, nummer 1, en u zult zien dat het bovenste en onderste venster gewisseld wordt van plaats. Wanneer u op de middelste symbool drukt, nummer 2, met uw linkermuisknop zult u zien dat het bovenste venster schermvullend vergroot wordt, drukt u op het symbool met de 2 pijlen naar boven, nummer 3, met uw linkermuisknop dan wordt het onderste venster schermvullend vergroot. Wanneer u uw scherm weer in de begin stand wilt hebben drukt u met de linkermuisknop op de meest linker symbool in figuur Figuur 6. Op diverse plaatsen in het programma zult u de symbolen tegenkomen die worden weergegeven in figuur 6. Deze symbolen hebben de functie om bepaalde schermen groter en kleiner te maken of om te wisselen van plaats. U kunt bijvoorbeeld met de linkermuisknop klikken op het bovenste symbool in figuur 6, nummer 1, u zult zien dat het linker en rechter venster nu gewisseld wordt van plaats. Wanneer u op de middelste symbool drukt met uw linkermuisknop, nummer 2, zult u zien dat het linker venster schermvullend vergroot wordt, drukt u op het symbool met de 2 pijlen naar links, nummer 3, met uw linkermuisknop dan wordt het rechter venster schermvullend vergroot. Wanneer u uw scherm weer in het begin stand wilt hebben drukt u met de linkermuisknop op het bovenste symbool in figuur 6, nummer Figuur 7. Aangezien het in de Klachten Registratie Manager mogelijk is om meerdere vensters tegelijk open te hebben zijn de knoppen in figuur 7 bij elk venster rechtsboven terug te vinden. het linker symbool, nummer 1, met de pijl wijzend naar rechts boven betekent dat u dat venster actief wilt maken en uw huidige venster naar de zijkant wilt verplaatsen. Dit betekent niet dat u niet meer kan werken met uw niet actieve vensters, deze worden echter standaard in een kleiner formaat weergegeven aan de rechter kant van uw scherm. Wanneer u een venster wilt afsluiten kunt u op het symbool met het kruis drukken zoals in figuur 7, nummer 2. Hiermee sluit u enkel het betreffende venster en zullen de andere vensters nog actief zijn.

8 Figuur 8 In de Klachten Registratie Manager is het mogelijk om rapporten te creëren van diverse data. Hieronder de uitleg van de symbolen bij het rapport menu. 1. Wanneer je hierop drukt met de linkermuisknop wordt de vorige pagina weergegeven 2. Wanneer je hierop drukt met de linkermuisknop wordt de volgende pagina weergegeven 3. Print het rapport uit 4. Exporteer het rapport naar een bestand met Rich Text Format opmaak (*.rtf). 5. Exporteer het rapport naar een bestand met XML Paper Specification opmaak (*.xps). 6. Exporteer het rapport naar een bestand met Portable Document Format opmaak (*.pdf). 7. Exporteer het rapport naar een bestand met Portable Document Format opmaak (*.pdf). 8. Exporteer het rapport naar een bestand met Hypertext Markup Language opmaak (*.html). 9. Geef het document op 100% grote weer. 10. Geef de hele pagina van het rapport weer op het scherm. 11. Geeft de breedte van de pagina van het rapport weer op het scherm 12. Selecteer dit symbool wanneer u het binnen het rapport wilt scrollen, klik op het rapport en houdt de muisknop ingedrukt, beweeg nu naar links, rechts, boven of onder 13. Zoom uit, klik op het symbool en vervolgens op het rapport 14. Zoom in, klik op het symbool en vervolgens op het rapport 15. Zoom in of uit, klik wanneer dit symbool is geselecteerd op het rapport en beweeg de muis naar voren of naar achteren, hierdoor zoomt u in of uit. 16. Wanneer dit symbool is geselecteerd kunt een selectie maken in het rapport door de linkermuisknop ingedrukt te houden en te slepen, wanneer u de muisknop loslaat zal het geselecteerde gebied uitvergroot worden. 17. Hier kunt een zoekopdracht invullen, wanneer u op de enter toets drukt wordt het gevonden woorden ge-highlight. 18. Heeft dezelfde functie als de enter toets bij nr 17. Zoeken. 19. Wanneer de zoekopdrachten meerdere resultaten geeft kunt u met deze knop terug naar het vorige resultaat record. 20. Wanneer de zoekopdrachten meerdere resultaten geeft kunt u met deze knop terug naar het volgende resultaat record.

9 Bij de rapporten kan gekozen worden voor het soort rapport en of u een rapport wilt creëren van alle gegevens of een selectie van de gegevens, hieronder de uitleg welke symbolen wat voor functie hebben. Figuur Wannneer u op deze knop drukt kunt u diverse rapporten selecteren die u wilt genereren. 2. Wanneer u het rapport wilt maken dient u op dit symbool te drukken met de linkermuisknop. 3. Als u dit symbool selecteerd wordt het rapport gegenereerd met alle beschikbare data. 4. Indien u het zwarte bolletje hier aanzet wordt het rapport gegenereerd met enkel de data die u in het datascherm geselecteerd hebt. 5. Het witte knopje met de 2 groene pijlen wijzend naar elkaar betekent dat u de records wilt verversen/vernieuwen. 6. Indien u meer hulp wilt betreffende dit onderdeel kunt u op dit symbool drukken Figuur 10. Wanneer u een rapport heeft gegenereerd zult u zien dat figuur 10 enkele symbolen heeft die actief zijn. Hieronder de beschrijving van de functies van deze symbolen. 1. Wanneer u dit symbool aanklikt wordt de eerste pagina van het rapport weergegeven. 2. Wanneer u dit symbool aanklikt gaat u 1 pagina terug in het rapport. 3. Hier wordt weergegeven op welke pagina van het rapport u zichtbaar hebt op u scherm 4. Indien u hierop klikt en er meerdere pagina s beschikbaar zijn zult u 1 pagina verder gaan 5. Klikt u hierop dan krijgt u de laatste pagina van het rapport te zien op uw scherm/ 6. Indien dit symbool actief is wordt het rapport weergegeven per A4 pagina. 7. Wanneer dit symbool actief is ziet u geen pagina scheiding. 8. Het percentage ten opzichte van de werkelijke grote wanneer u het rapport uitprint 9. Klik om uit te zoomen 10. Wanneer u hierop klikt met de linkermuisknop en deze ingedrukt houdt kunt u slepen en de weergave grote veranderen 11. Klik hier op en u kunt de weergave van het document vergroten.

10 Figuur 11. Figuur 11 is een voorbeeld van het scherm bij de rapporten, waarbij de symbolen uit figuren 4, 5 en 7 tot en met 10 zijn besproken. 1 2 Figuur 12. Wanneer u in het linker hoofdmenu Relatie opent ziet u in het geopende scherm hetzelfde als figuur 12. Wanneer u een rapport wilt genereren kunt u op de tab Rapport drukken, nummer 2 in figuur 12. Indien u terug wilt naar de relatielijst klikt u op Relatie, nummer 1 in figuur 12.

11 Hoofdstuk 2: Aanmaken Relaties Figuur 13. Wanneer er een nieuwe relatie aangemaakt moet worden dient u via het linker menu op Relaties te klikken. Vervolgens ziet u het scherm zoals in figuur 13. Om een nieuwe relatie aan te maken dient u op het groene plus symbool te klikken zoals beschreven in hoofdstuk 1. Nu kunt u de gegevens invullen. Bij type klant kunt u diverse types definiëren, de hoeveelheid keuzes is afhankelijk van de ingevoerde stamgegevens die later worden behandeld. Om een type te selecteren dient u op het vlak te klikken waar in Figuur 12 Klant staat ingevuld, nu ziet u door middel van een dropdown menu de mogelijkheden om de klant type te defineren. Vervolgens kunt u alle gegevens invullen zoals Titel, Naam enz. dit zijn velden die u zelf kunt invullen. Bij Land kunt u wederom klikken zoals bij Type, ook dit werkt met een dropdown menu en de hoeveelheid keuzes is afhankelijk van de ingevoerde stamgegevens. Tevens kunnen er kenmerken toegevoegd worden aan klanten, dit zijn vooraf gedefinieerde kenmerken in de stamgegevens zijn gedefinieerd. Om een kenmerk toe te voegen aan de klant kunt u klikken op de drie punten die naast het invulveld zichtbaar is in figuur 13. Ter verduidelijking zie figuur 14, nummer 1. Wilt u een kenmerk verwijderen is dit mogelijk door het kenmerk te selecteren en op het kruis te drukken. Zie figuur 14, nummer 2.

12 1 2 Figuur 14. Wanneer alle gegevens correct zijn ingevoerd kunt u op het groene vink symbool klikken en wordt de nieuwe relatie direct opgeslagen. Dit kunt u controleren door in het onderste scherm te zoeken op de relatie.