Plan van aanpak verbeteren (juridische) kwaliteitszorg

Transcriptie

1 Plan van aanpak verbeteren (juridische) kwaliteitszorg In het voorjaar van 2015 heeft de rekenkamercommissie haar rapport Onderzoek Kwaliteit Juridisch Proces gepresenteerd. In de raadsvergadering van 30 april 2015 heeft de gemeenteraad besloten dat er op 1 oktober 2015 een plan van aanpak ligt, waarin de aanbevelingen van de rekenkamercommissie zijn verwerkt. Voor u ligt dit plan van aanpak. Doel van het plan van aanpak is om een bijdrage te leveren aan verbetering van de kwaliteit van het juridisch proces van de gemeente Assen. De verbeterpunten zullen binnen een jaar worden uitgevoerd. Het plan van aanpak volgt in opbouw het rapport van de Rekenkamercommissie: 1. Conclusies en aanbevelingen RKC 2. Visie op control gemeente Assen en integraal management 3. Algemene aanbeveling 4. Specifieke aanbevelingen 1. Conclusies en aanbevelingen RKC Voor alle conclusies en aanbevelingen wordt verwezen naar bladzijde 4 tot en met 6 van het RKCrapport. De centrale boodschap van de Rekenkamercommissie is dat de juridische control zich verder moet ontwikkelen naar integrale en systematische borging in proces en keten. Hierdoor kan beter antwoord worden gegeven op de vraag of juridische risico s in alle gevallen in beeld zijn 1. Sturen op juridische kwaliteit behoort tot de taak van de integraal manager en is niet exclusief voorbehouden aan de functionele eenheid in de organisatie. De organisatie is in ontwikkeling. De aanbevelingen worden in deze ontwikkeling meegenomen. We versterken de juridische kwaliteit door deze meer met afspraken, kaders en processturing te omgeven. Het versterkt tegelijkertijd de wijze waarop binnen de gemeente Assen risicomanagement en control vorm wordt gegeven. 1 Opgemerkt wordt dat er uit het onderzoek geen onbewuste of onbekende risico s naar voren zijn gekomen. 1

2 2. Visie op control en integraal management De functionele eenheid (BMA) bestaat vanaf De inrichting van de eenheid is gestoeld op een visie op control (eenheid in control). Die houdt in dat de verschillende middelendisciplines binnen BMA de klant in het kader van kaderstelling, control, ondersteuning en advies integraal bedienen. Dus niet verkokerd vanuit de verschillende disciplines binnen BMA of een ander onderdeel binnen de organisatie. Binnen de gemeente Assen wordt met het concept integraal management gewerkt. Dat houdt in dat de verantwoordelijkheid voor de (juridische) kwaliteit van producten in beginsel bij de verantwoordelijke lijnmanager ligt. De eenheid BMA is continu in ontwikkeling. In 2014 lag de aandacht op het integraal adviseren door de adviseur BMA die daartoe allen een opleiding hebben gevolgd. De functie van concerncontrol is in de gemeente Assen bij de concerncontroller belegd. De concerncontroller opereert in een vrije, onafhankelijke rol. Belangrijkste klanten zijn het college en de directie. Zij zien de concerncontroller als een kritische en betrokken sparringpartner en verwachten gevraagd en ongevraagd advies. De scope hierbij is gericht op het brede spectrum van de besturing van de organisatie: sturing, beheersing, informatievoorziening en risicobeheersing. Op basis van beschikbare informatie, interpretatie en analyse van feiten vindt oordeelsvorming plaats van waaruit adviezen worden verstrekt aan de directie en/of het college. In het kader van risicomanagement ziet de concerncontroller er op toe dat periodiek risico-sessies in de organisatie worden gehouden voor de bestuurlijk relevante investeringsprojecten, de decentralisaties en overige relevante onderwerpen. De risicosessies worden gedaan aan de hand van de zogenaamde RISMAN-brillen. Eén van de invalshoeken is juridisch. Deze invalshoek kan versterkt worden bij de risicosessies, bijvoorbeeld door het juridisch normenkader op bladzijde 24 en verder van het rapport te gebruiken. We handhaven deze uitgangspunten van de visie op control, het concept van integraal management en de functie van concerncontrol. Vanuit deze uitgangspunten worden de aanbevelingen van de Rekenkamercommissie opgepakt. Vaak betekent dat dat de aanbevelingen worden opgevolgd door genoemde activiteiten op te pakken en te borgen in werkprocessen. 2

3 3. Algemene aanbeveling De algemene aanbeveling is om een volgende stap te zetten in de ontwikkeling van de juridische kwaliteit door een integrale borging in proces en keten. Een en ander aansluitend op de organisatieontwikkeling Koers. Hierdoor ontstaat meer continuïteit in het juridisch kwaliteitsbeheer en wordt het minder persoonsafhankelijk ingevuld. In het rekenkamerrapport worden handreikingen gegeven als onderdeel van dat systeem van juridische kwaliteitszorg. Advies is om de volgende aspecten bij de verbeteracties te betrekken: hoe de juridische controltaak in de gemeente invulling krijgt; op welke wijze de aandacht voor juridische checks en balances en de sturing op processen en projecten binnen de organisatie wordt vergroot en in de organisatiestructuur wordt verankerd; de expliciete sturing op de veranderende rol van de gemeente (waaronder regietaak, op afstand plaatsen van taken en regionale samenwerking) en het functioneren van het juridisch advies daarin; de doorontwikkeling van de advies- en controltaak van het team BMA; ontwikkelen van leerpunten voor de sturing en het beheer van verbonden partijen (waaronder de wijze van toezicht op de verbonden partijen); de ontwikkeling van een bedrijfsjuridische functie naast de bestuursrechtelijke- en privaatrechtelijke expertise die de belangen van de gemeente als rechtspersoon waarborgt en strategisch meedenkt met bestuur en management; de coördinatie van nieuwe wetgeving; hoe de sturing op juridisch bewustzijn concreet gestalte krijgt. De juridische risico s expliciet meenemen als afwegingskader in het besluitvormingsproces. Dat kan geborgd worden door het juridisch bewustzijn in de organisatie verder te activeren (cursus integrale besluitvorming) en uiteindelijk ook in de vorm van het aandacht vragen voor het juridische aspect in het format bestuursvoorstel en raadsvoorstellen te voorzien van een overzicht van risico s. Ontwikkel een controlsysteem op bezwaar en beroep zodat managementinformatie beschikbaar is vanuit de ervaringen van bezwaar- en beroepschriften. We gaan de organisatorische uitgangspunten die verband houden met integraal management, de visie op control en de functie van concerncontrol verder verdiepen. Dit is een continu proces. Een voorbeeld is het verbeteren van de aansturing van verbonden partijen. In het kader van risicomanagement zullen we aspecten die te maken hebben met de juridische functie meer expliciet naar voren laten komen in de agenda van de concerncontroller. De planning van de risicosessies wordt verbreed met een aantal normen zoals dat in het rapport wordt genoemd. We veranderen niet de wijze waarop het besluitvormingsproces is ingericht. De juridische risico s worden altijd meegenomen als afwegingskader in het besluitvormingsproces. De steller en zijn leidinggevende zijn daar in beginsel voor verantwoordelijk. Om het juridische bewustzijn te verhogen wordt in ieder geval een aantal workshops georganiseerd om dit bewustzijn te verhogen. Denk, vergelijkbaar aan de verbeteracties rondom de aansturing van verbonden partijen, bijvoorbeeld aan 3

4 een themabijeenkomst staatssteun. Kwaliteit van bestuurlijke documenten willen we verhogen door het geven van trainingen. Daarbij is ook aandacht voor de integraliteit van voorstellen. Een controlsysteem op bezwaar en beroep zal worden georganiseerd door de bestaande registraties te verbreden en makkelijker beschikbaar te maken voor het management. Twee maal per jaar worden deze gegevens beschikbaar gesteld aan het management. 4

5 4. Specifieke aanbevelingen Op verschillende plekken in het RKC-rapport worden de meer specifieke aanbevelingen genoemd. In dit plan van aanpak beschrijven wij wat er moet gebeuren. Het hoe is aan de organisatie. Soms is er geen aanbeveling, maar doen we wel naar aanleiding van een bevinding een voorstel om actie te ondernemen. 1. Juridische procedures 1.1. Strakker sturen op afhandelingstermijn bezwaarschiften na advies commissie: de gestelde norm die gehaald moet worden is de wettelijke termijn zoals de Awb die voorschrijft. Inmiddels zijn beslissingen op bezwaar grotendeels gecentraliseerd en worden door BMA JZ gemaakt. Op deze manier vindt op één plaats regie op termijnen plaats De voorzitter van de commissie en de portefeuillehouder hebben periodiek een gesprek ter bevordering van de kwaliteitsbeheersing. Hiervoor zal twee keer per jaar naar aanleiding van de halfjaargegevens of als daar directe aanleiding toe is een gesprek plaatsvinden tussen tenminste de voorzitter en de portefeuillehouder. Doel van het gesprek is evalueren en beoordelen van de kwaliteit van afhandeling van bezwaarschriften, inzicht te hebben in de kwaliteit van het primair proces Meer sturen op een oplossingsgerichte manier van behandeling van bezwaarschriften met als doel beter sturen op kwaliteit en resultaat. Op dit moment wordt mediation al ingezet in geschillen waar dit kansrijk is. Hiermee gaan we gewoon door. Tot nu toe zijn geen cijfers bijgehouden van bezwaren waarvoor een mediation traject is gestart. Vanaf 2016 gaan we dit wel doen Beter registreren, om een goed beeld te krijgen van het aantal bezwaarschriften in verhouding tot het totaal aantal primaire besluiten. Hierdoor ontstaat er een beter totaalbeeld van de kwaliteit van het primair proces. NB: het gaat hierbij om besluiten met een publiekrechtelijke basis. In de organisatie zullen we daarvoor de benodigde aantallen in kaart brengen en die gaan vanaf het eerstvolgend jaarverslag van de Algemene commissie bezwaarschriften (ACB) deel uitmaken van de informatie. Ook de aantallen beroepszaken komen in het jaarverslag van de ACB. Deze cijfers zeggen iets over de kwaliteit van het primaire proces. Daarom zal in het eerstvolgend jaarverslag ook een overzicht worden gegeven van alle beroepszaken, bestuursrechtelijke én overige rechtsgebieden. Om hiermee te beginnen worden alle gegevens hieromtrent bij de eenheid Klant (WMO, vergunningen etc.) opgevraagd omdat hier de grootste aantallen besluiten worden genomen Op dit moment ontbreekt er nog algemeen privaatrechtelijke kennis binnen BMA juridische zaken. Bij de eenheid Leefomgeving is privaatrechtelijke kennis aanwezig die vooral wordt ingezet op het gebied van Vastgoed en Grondzaken. Bij inkoop (BMA) is expertise in huis omtrent aanbesteding. Het resultaat zou minder inhuur op dit specifiek rechtsgebied moeten zijn. 5

6 Hiervoor zetten we in op gerichte scholing voor die gebieden die het meest relevant zijn voor de dagelijkse praktijk. Conform het principe train de trainer wordt deze kennis verder in de organisatie verspreid. 2. Kwaliteit en Vormgeving juridische functie Het vergroten van de juridische kennis binnen de eenheden is een aandachtspunt. In de praktijk komt het neer op het verhogen van de basale juridische kennis (bijvoorbeeld over Awb, maar ook WMO, Vergunningen, Jeugd etc). Uitgangspunt is immers dat binnen de eenheden de juridische aandachtsgebieden zelf kunnen worden uitgevoerd. Om de norm (medewerkers worden bijgeschoold, medewerkers in het primaire proces zijn bewust van juridische elementen) te halen moet op onderdelen specifieke vakgerichte kennis binnengehaald worden of worden georganiseerd als blijkt dat specifieke kennis ook intern aanwezig is. 3. Inhuur juridische expertise De organisatie heeft niets expliciet vastgelegd over de kwaliteit waaraan een extern juridisch advies dient te voldoen en in welke mate ze afhankelijk wil zijn van extern juridisch advies. Er is geen beleidsdocument waarin een en ander vastligt. De dienstverlening wordt beoordeeld op algemene termen als behoorlijkheid, grondigheid, helderheid en tijdigheid. Ook hanteert men geen criteria op grond waarvan men overgaat tot extern juridisch advies. Voor verschillende gebieden wordt juridische expertise ingehuurd via raamcontracten. Uit de evaluatie van de raamcontracten met verschillende dienstverleners moet blijken of er behoefte is aan een beleidsdocument waar de Rekenkamercommissie aan refereert. 4. Juridische controlfunctie/juridische kwaliteitszorg 4.1. Ontwikkel een mechanisme om vanuit de controlpositie het management te signaleren en te informeren. Tip: doe het planmatig. Bij de agendering van risicosessies zal de juridische invalshoek steviger worden opgenomen. In het verlengde hiervan zal de juridische controltaak verder samen met concerncontroller worden ontwikkeld. Per kwartaal moet een steekproef inzicht geven in de kwaliteit van besluitvorming en de integraliteit van voorstellen. 6

7 4.2. Opzetten van het contractmanagement Inmiddels is een project gestart om het contractbeheer en - management op te zetten. Het doel van de opdracht voor implementatie contractbeheer is om ondersteuning te bieden aan een gemeentebrede sturing en beheersing van contracten Borg de coördinatie van nieuwe wetgeving binnen de organisatie. Dit gebeurt al ad hoc, maar met de functionele teams binnen de organisatie wordt dit nu structureel opgepakt Organiseer een juridisch overleg onder meer voor kennisdeling. zie Juridisch bewustzijn Stuur binnen de organisatie op het juridisch bewustzijn van medewerkers. Het management is ook verantwoordelijk voor de juridische kwaliteit van producten waarvoor zij verantwoordelijk zijn. Dat houdt echter niet in dat de juridische functie daarin niet kan ondersteunen. Via de hierboven opgenoemde actiepunten wordt de manager beter in positie gebracht om ook daadwerkelijk te kunnen sturen op juridisch bewustzijn. 7