De rekenkamercommissie heeft in 2010 een onderzoek ingesteld naar het inkoop en aanbestedingsbeleid van de gemeente Terneuzen.

Transcriptie

1 Plan van Aanpak De rekenkamercommissie heeft in 2010 een onderzoek ingesteld naar het inkoop en aanbestedingsbeleid van de gemeente Terneuzen. In het naar aanleiding van dit onderzoek uitgebrachte rapport heeft de commissie een aantal aanbevelingen gedaan, waarmee de raad in zijn vergadering van heeft ingestemd. In dit plan van aanpak gaan wij nader in op deze aanbevelingen. Onze reactie is cursief weergegeven. Aanbeveling 1 De bekendheid met het inkoopbeleid moet worden vergroot. Er is gebrek aan kennis van het uniform inkoopbeleid en de te volgen procedures. Versnippering kan worden tegengegaan door het beleid te stroomlijnen in één overzichtelijk beleidsdocument. Reactie op aanbeveling 1. De verschillende documenten zullen worden gebundeld in een inkoophandboek. Naar verwachting kan dit inkoophandboek gereed zijn voor 1/12/2011. Dit is echter onder andere afhankelijk van de opleverdatum van de VNG model inkoopvoorwaarden. Overigens zullen ook een aantal documenten op het internet worden geplaatst (zoals het inkoopbeleid en de inkoopvoorwaarden). Aanbeveling 2 De Algemene inkoopvoorwaarden zijn aan herziening toe. Zorg dat de nieuwe versie van de inkoopvoorwaarden bruikbaar is voor alle soorten inkopen en aanbestedingen. En zie toe op een consequente toepassing. Reactie op aanbeveling 2 De VNG is bezig met het ontwikkelen van modelvoorwaarden. De conceptversie hiervan wordt in mei 2011 verwacht. Het is de bedoeling binnen de gemeente Terneuzen de uiteindelijke VNG model voorwaarden toe te passen. Voor wat betreft het tijdspad zijn we echter afhankelijk van de VNG. Aanbeveling 3 De interne communicatie over het inkoopbeleid, over de daarbij gehanteerde uitgangspunten en procedures en over de resultaten, moet structureel worden verbeterd. De plannen en resultaten van het inkoopbeleid kunnen bijvoorbeeld worden opgenomen als onderdeel van een interne nieuwsbrief. Ook kunnen het inkoopbeleid en de daarbij behorende procedures in het inwerkprogramma voor nieuwe medewerkers worden opgenomen. De realisatie van een succesvol project is een goede aanleiding voor gemeentebrede aandacht. Reactie aanbeveling 3 De inkoopresultaten en doelen worden jaarlijks aan B&W en aan het Management Overleg en het Directie overleg voorgelegd. De intentie is dat de afdelingshoofden hun afdelingen hierover verder informeren. Daarnaast zal een compacte inkooprapportage 1

2 jaarlijks op intranet gepubliceerd worden om zo betrokkenheid van medewerkers bij inkoop te vergroten. Aanbeveling 4 De koppeling van de uitvoering van het inkoopbeleid met de beleidscyclus is niet duidelijk. De gemeenteraad kan op grond van haar kaderstellende en controlerende taak, concrete afspraken voorstellen over regelmatige evaluatie van het beleid en verantwoording aan de raad. Reactie op aanbeveling 4 Inkoopresultaten zullen jaarlijks gerapporteerd worden in het Jaarverslag en indien zich bijzonderheden voordoen zal dit gemeld worden in de burap. Aanbeveling 5 Er is binnen de organisatie onvoldoende inzicht in de toepasbaarheid en de effecten van de regionale samenwerking en tot nu toe is de samenwerking beperkt tot enkele productgroepen. De raad kan verbetering van deze situatie stimuleren door regelmatig over de omvang, voortgang en opbrengsten van de regionale samenwerking verantwoording te vragen. Reactie op Aanbeveling 5 Er zal jaarlijks over resultaten en eventuele wijzigingen gerapporteerd worden in het Jaarverslag. Aanbeveling 6 De regionale samenwerking staat onder druk nu de gemeente Sluis zich heeft aangesloten bij Stichting Inkoopbureau West-Brabant. Dit verdient bestuurlijke aandacht. De gemeenteraad kan, in deze tijd van bezuinigingen, (laten) onderzoeken hoe en met wie samenwerking verder uit te bouwen is en op welke productgroepen het meeste rendement te behalen is. Reactie op aanbeveling 6 Hierover is gesproken met gemeente Sluis. Gemeente Sluis sluit een herstart van de samenwerking Zeeuws Vlaanderen na afloop van de overeenkomst met het inkoopbureau west Brabant niet uit. Aanbeveling 7 In Terneuzen is al een redelijk groot draagvlak voor duurzaam inkopen, maar nog weinig zichtbare sturing vanuit het beleid. Om de ambities van de gemeente te kunnen realiseren dient duurzaamheid meer en explicieter aandacht te krijgen vanuit het beleid en in de uitvoeringspraktijk. Maak bijvoorbeeld een plan van aanpak over wat de gemeente de komende jaren gaat doen en wat elke medewerker kan bijdragen. Communiceer regelmatig over de bereikte resultaten. Reactie op aanbeveling 7 Door het ondertekenen van de overeenkomst tussen gemeente en ZMF ligt doelstelling vast. Doelstelling is in 2010 gestart met 50% tot 100% in Doelstelling van het 2

3 lopende jaar (2011) is dus 60%. Doelstelling 2010 is behaald en naar verwachting zal dit ook de komende jaren geen problemen opleveren. Draagvlak van de verschillende betrokkenen is tot nu toe geen probleem. Ten behoeve van verdere ontwikkeling hiervan zullen resultaten jaarlijks gepresenteerd worden o.a. als onderdeel van de inkooprapportage die op intranet zal verschijnen. Aanbeveling 8 Er bestaat in Terneuzen onder de respondenten over het algemeen tevredenheid over de wijze waarop inkopen en aanbesteden is georganiseerd. Volgens de sleutelfiguren is deze tevredenheid voortgekomen uit de ontwikkelingen van de afgelopen jaren, waarin een steviger koers is ingezet om de processen en procedures beter onder controle te krijgen. Ondanks de geconstateerde tevredenheid verdient het aanbeveling om dit proces van professionalisering en centraal gecoördineerde inkooporganisatie daadkrachtig voort te zetten. Reactie op aanbeveling 8 Aanbevelingen geven een aanzet tot voortzetting en intensivering van de ingeslagen koers. Daarnaast hebben de inkopers met behulp van het MSU + model (hiermee kan het volwassenheidsniveau van de inkoopfunctie worden vastgesteld) een aantal verbeterpunten met betrekking tot uitvoering van de inkoopfunctie vastgesteld. Deze zullen in de loop van dit jaar geëffectueerd worden. Aanbeveling 9 Ook vanuit het oogpunt van doelmatigheid is het verstandig te koersen op een grotere rol van de inkopers van het Team Bestuur. Dit kan gerealiseerd worden door bijvoorbeeld de grens voor het inschakelen van een inkoper te verlagen van ,- naar , -. De daarvoor benodigde capaciteitsversterking van het Team Bestuur kan zichzelf terug verdienen in de vorm van efficiencywinst bij bundeling van inkopen van verschillende afdelingen. De extra winst is dat de samenwerking tussen de afdelingen wordt bevorderd. Reactie op aanbeveling 9 Ook aankopen onder de grens van E40.000,- worden momenteel regelmatig in samenwerking met inkoop afgehandeld. Het betreft hier gevallen waarbij de budgethouder en/of materie deskundige van mening is dat inkoop toegevoegde waarde heeft. Bovendien geeft de inkoopprocedure aan dat voor aankopen vanaf E2500,-, indien mogelijk, 3 offertes opgevraagd dienen te worden. Onze voorkeur gaat er dan ook naar uit extra tijd en energie te investeren in de inkoopsamenwerking binnen Zeeuws Vlaanderen. Aanbeveling 10 De inbedding in de werkprocessen moet beter worden geborgd. Dit kan door de inkopen binnen een team als vast punt op de agenda van het teamoverleg te zetten, de inkoopactiviteiten en -prestaties van medewerkers mee te nemen in functionerings- en beoordelingsgesprekken en door inkoop een vast onderdeel te maken van het inwerkprogramma voor nieuwe medewerkers. Reactie op aanbeveling 10 3

4 Inkoop is een generiek proces. Het respecteren van interne regelgeving (procedure) is een vereiste. Ten behoeve van het onder de aandacht houden van inkoop worden de inkoopresultaten jaarlijks gepresenteerd aan het Management en Directie overleg en zullen zij verschijnen op het intranet. Hierbij zijn in 2011 ook de aanbevelingen van deze betreffende quick scan gepresenteerd. Aanbeveling 11 Er is meer aandacht nodig voor de vertaling van het beleid naar concrete uitvoeringsafspraken omtrent de werkwijze bij het inkopen en de vereiste dossiervorming. Het management moet hierin een meer verbindende rol spelen. Reactie op aanbeveling 11 In het te voltooien inkoophandboek zal een gedeelte gewijd worden aan de vorming/inhoud van het inkoopdossier. Aanbeveling 12 De uitvoeringsinstrumenten en ondersteuning voldoen, maar kunnen nog worden verbeterd door een betere communicatie en feed back op de toepassing ervan. Reactie op aanbeveling 12 Jaarlijks wordt er gerapporteerd aan bestuur en management. Uitgangspunt is dat zij e.e.a. verder leiden binnen de hun afdeling. Hierop zal gedurende jaarlijkse presentatie de nadruk worden gelegd. Aanbeveling 13 De uitvoering van het inkoopbeleid kan transparanter worden gemaakt door meer gebruik te maken van het intranet. Ook een digitaal systeem van contractmanagement kan daar, mits toegankelijk (met leesautorisatie) voor iedereen, een bijdrage aan leveren. Reactie op aanbeveling 13 Momenteel worden voorbereidingen uitgevoerd voor de invoering van een inkoopsysteem inclusief digitaal contractmanagement. Aanbeveling 14 Nazorg en evaluatie verdienen, ook in het kader van doeltreffendheid, een duidelijker inbedding. Om de integriteit van de medewerkers aan het inkoopproces te waarborgen, verdient het aanbeveling om een functiescheiding aan te brengen tussen de persoon die een leverancier selecteert en contracteert en de persoon die de factuur accordeert. Reactie op aanbeveling 14 Nazorg en evaluatie zullen met behulp van een helder contractmanagement programma beter vorm krijgen. Hierbij zal evaluatie door middel van evaluatiemomenten en formulieren ingebouwd worden. Bij aankopen van E40.000,- is er sprake van functiescheiding aangezien inkoop zich bezighoudt met selectie en contracteren en de budgethouder facturen accordeert. Het 4

5 realiseren van verdere functiescheiding voor kleinere bedragen brengt zoveel organisatorische consequenties mee dat het de voordelen teniet doet. Bovendien is er de inherente controle van het grote aantal mensen dat bij deze processen betrokken is. Aanbeveling 15 Om inspiratie op te doen voor verdere ontwikkeling van de aandachtspunten in het inkoopbeleid van Terneuzen wordt aanbevolen om bij andere gemeenten, maar ook bij het bedrijfsleven, te kijken hoe zij dit hebben georganiseerd. Reactie op aanbeveling 15 Medewerkers van Dow inkoopmanagement hebben reeds naar het inkoopproces binnen de gemeente Terneuzen gekeken en hebben daarbij aangegeven dat een en ander huns inziens goed georganiseerd is. Daarnaast zijn er regelmatige contacten tussen de inkopers van de gemeente Terneuzen en inkopers van andere gemeenten. Bovendien zijn beide inkopers afkomstig uit het bedrijfsleven (binnen een inkoopfunctie) en hebben zij hier nog een netwerk. 5