Informatienota. Aan de raad van de gemeente Sliedrecht. Zaaknummer: Sliedrecht, 20 januari Onderwerp: College Onderzoeksplan (COP) 2014

Transcriptie

1 Informatienota Aan de raad van de gemeente Sliedrecht Zaaknummer: Sliedrecht, 20 januari 2014 Onderwerp: College Onderzoeksplan (COP) 2014 Kennisnemen van College Onderzoeksplan (COP) 2014 Inleiding Op grond van de gemeentewet in samenhang met de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid is het College Onderzoeksplan (COP) 2014 opgesteld. Voor een verdere inleiding verwijzen wij u naar Hoofdstuk 1 van het COP Kernboodschap Op grond van artikel 2, lid 1 van de Verordening dient het college ieder jaar een (geactualiseerd) onderzoeksplan naar de raad te zenden ten behoeve van de periodieke onderzoeken naar: - de doelmatigheid van (onderdelen van) organisatie-eenheden en de uitvoering van taken door de gemeente, alsmede - de doeltreffendheid van de programma s of paragrafen van de programmabegroting. De onderwerpen die in het COP 2014 zijn opgenomen zijn: a. werking van het mandaatregister en b. het zicht op contractenbeheer Dit zijn belangrijke onderwerpen in het kader van de financiële en juridische control. De bevindingen uit de onderzoeken kunnen naar verwachting heel goed gebruikt worden om in kaart te brengen waar de organisatie op dat gebied staat. In het COP 2014 wordt ingegaan per onderzoek ingegaan op: het object van onderzoek de reikwijdte van het onderzoek de onderzoeksmethode doorlooptijd van het onderzoek de wijze van uitvoering welk budget in de productenbegroting is opgenomen voor de uitvoering van de onderzoeken. Consequenties N.v.t. Communicatie: N.v.t.

2 - 2 - Vervolg Op grond van artikel 4 van de verordening dient de volgende procedure te worden doorlopen: - De uitkomsten van een onderzoek worden vastgelegd in een rapportage, waarbij elke rapportage tenminste een analyse van de onderzoeksresultaten bevat en indien nodig aanbevelingen voor verbeteringen. - Op basis van de resultaten van ieder onderzoek stelt het college indien nodig een plan van verbetering op. - De rapportage en het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden. - Het college neemt op basis van het plan van verbetering organisatorische maatregelen. Burgemeester en wethouders van Sliedrecht, De secretaris, De burgemeester, drs. C.A. de Haas MBA drs. A.P.J. van Hemmen Bijlage 1. COP 2014

3 College Onderzoeksplan (COP) 2014 Gemeente Sliedrecht Voor meer informatie: Concerncontrol, Ingrid Huizer en Coen Nuijten

4 Inhoudsopgave 1. Aanleiding Afstemming Rollen Begripsbepaling Onderzoeksplan Collegeonderzoeksplan

5 1. Aanleiding Binnen de gemeente Sliedrecht krijgt het aspect leren en verbeteren steeds meer aandacht. De instrumenten die de organisatie daarvoor inzet zijn divers. Interne controles, risicoanalyses, beleidsevaluaties alsmede onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid van het gemeentelijk beleid De resultaten van de onderzoeken ondersteunen het college en de ambtelijke organisatie bij het continue verbeteren van de organisatie. De gemeenteraad heeft een verordening 1 vastgesteld, waarin is opgenomen dat het college jaarlijks een onderzoeksplan opstelt. Hierin worden de te verrichten onderzoeken voor een jaar opgenomen. De verordening schrijft niet voor hoeveel onderzoeken er uitgevoerd moeten worden in enig jaar De verordening is opgesteld ingevolge artikel 213a Gemeentewet, waarin het college van iedere gemeente verplicht is om periodiek onderzoeken te verrichten naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van haar bedrijfsvoering. De gemeenteraad neemt kennis van het onderzoeksplan en van de resultaten (inclusief verbeteraanpak) 2. Afstemming Het onderzoeksplan inclusief de onderzoeksplanning wordt ambtelijk voorbereid door de concerncontroller, besproken in het Directieteam en vastgesteld in het college. Gedurende het jaar worden de mogelijke onderwerpen geïnventariseerd. Deze komen onder ander voort uit de wensen van individuele portefeuillehouders en afdelingshoofden, maar ook uit de interne controles, risicoanalyses en managementletters van de accountant. Na vaststelling in het college wordt het onderzoeksplan toegezonden aan de raad en de Rekenkamercommissie. 3. Rollen De coördinatie ligt in handen van de concerncontroller. Deze is tevens ambtelijk opdrachtgever voor het onderzoek. Een individuele portefeuillehouder treedt op als bestuurlijk opdrachtgever. Dit past in de wijze waarop het opdrachtgever- en nemerschap in Sliedrecht is belegd. De uitvoering van de onderzoeken vindt in beginsel plaats door de medewerker van concerncontrol. Wanneer specifieke expertise nodig is, kunnen ook andere onderzoekers worden ingezet voor het uitvoeren van de collegeonderzoeken. 4. Begripsbepaling Onder doelmatigheid wordt verstaan het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen ofwel heeft de gemeente Sliedrecht haar doelen bereikt tegen zo laag mogelijke kosten. De doelmatigheid geeft de verhouding aan tussen de prestatie en de inzet van de middelen. Onder doeltreffendheid wordt verstaan de mate waarin de gewenste prestaties en de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid daadwerkelijk worden behaald.de doeltreffendheid 1 Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Sliedrecht 2004 Collegeonderzoeksplan

6 geeft aan in hoeverre het resultaat / de uitkomst van het beleid en/of de doelstellingen zijn gehaald. Uit de begripsomschrijving is op te maken dat de begrippen doelmatigheid en doeltreffendheid in het verlengde van elkaar liggen. Beleid/ Prestaties/ Inzet van Output/ doel- producten middelen outcome stellingen = opbreng- = kosten sten Doelmatigheid (efficiëntie) Doeltreffendheid (effectiviteit) Bij de uitvoering van de onderzoeken wordt gebruik gemaakt van de plan-do-check-act cyclus, zoals weergegeven in onderstaand figuur. Door gebruik te maken van de plan-docheck-act cyclus wordt ieder onderzoek afgesloten met een overzicht van mogelijke verbeteracties. Deze verbeteracties uit de onderzoeken leiden tot leereffecten voor de gemeente Sliedrecht. Plan Do Check Act Wat is het plan ofwel welke doelstellingen (beleid) liggen ten grondslag aan het proces Welke werkzaamheden/ handelingen zijn uitgevoerd om de doelstellingen te bereiken Hebben de werkzaamheden / handelingen daadwerkelijk bijgedragen aan het bereiken van de doelstellingen Welke acties om bij te sturen moeten worden genomen, indien de doelstellingen niet worden gehaald. Collegeonderzoeksplan

7 5. Onderzoeksplan 2014 Om te komen tot een keuze van de onderzoeksonderwerpen is een aantal bronnen geraadpleegd: de accountantsrapporten (managementletters en rapport van bevindingen) van de accountant de risico-inventarisatie gemaakt ten behoeve van de paragraaf weerstandsvermogen de interne controles 2013 en eerder ervaring en kennis van de medewerkers van concerncontrol. Het is de bedoeling de komende jaren vanuit deze bronnen een groslijst van onderwerpen op te bouwen waaruit jaarlijks keuzes gemaakt kunnen worden. Voor het maken van deze keuzes is het volgende afwegingskader opgesteld: a. Het onderzoeksonderwerp moet een aanmerkelijk belang hebben (er gaat veel geld in om in termen van budgetten en / of risico s; b. Een onderzoek naar het te kiezen onderzoeksonderwerp moet voldoende verbeteringsmogelijkheden met zich mee brengen. c. Het onderzoek moet vrij snel toegevoegde waarde opleveren (niet al te ingewikkelde onderzoeken met een complexe onderzoeksopzet). d. Het moet gaan om sectoroverstijgende onderwerpen (onderwerpen die voor meerdere onderdelen of zelfs gemeentebreed relevant zijn). Een groslijst zoals hierboven aangegeven hebben we op dit moment nog niet beschikbaar. Gekozen is voor de praktische weg. Voor 2014 is een tweetal onderwerpen naar voren gekomen, te weten: A. De werking van het mandaatregister en B. Het zicht op contractenbeheer. Ingevolge artikel 2, lid 2 en 3 van de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid moet per onderzoek globaal worden aangegeven: het object van onderzoek de reikwijdte van het onderzoek de onderzoeksmethode doorlooptijd van het onderzoek de wijze van uitvoering welk budget in de productenbegroting is opgenomen voor de uitvoering van de onderzoeken. Hieronder is per onderwerp ingegaan op bovengenoemde onderwerpen. A. De werking van het mandaatregister - het object van onderzoek: de organisatie zal gemeentebreed worden doorgelicht op de werking van het mandaatregister. - de reikwijdte van het onderzoek: onderzocht zal worden of de mandaten nu (efficiënt) worden gebruikt en of de verleende mandaten logisch zijn in het kader van de risicobeheersing en de rolverdeling tussen de ambtelijke organisatie en het college van Burgemeester en wethouders danwel Burgemeester. Daarnaast zal ook worden bekeken op welke wijze invulling wordt gegeven aan het gebruik van verleende mandaten, hoe worden overwegingen of motiveringen om over te gaan tot bepaalde besluiten bijvoorbeeld vastgelegd. Collegeonderzoeksplan

8 - de onderzoeksmethode en wijze van uitvoering : Actief zal onderzoek worden verricht door de afdeling concerncontrol. Daarbij zal onder andere steekproefsgewijs agendapunten op de collegeagenda worden bekeken en zullen interviews worden gehouden met personen aan wie mandaten zijn verleend, over de uitoefening hiervan. Ook zullen interviews worden gehouden met leden van het college van Burgemeester en Wethouders en de Burgemeester worden gehouden. - doorlooptijd van het onderzoek: Het onderzoek zal plaatsvinden van half maart tot eind juni. - Er is geen budget in de productenbegroting is opgenomen voor de uitvoering van het onderzoek nu deze niet extern belegd zal worden. B Het zicht op contractenbeheer. - Object van het onderzoek: De organisatie zal gemeentebreed worden doorgelicht op het zicht op de aanwezige/bestaande contracten. - De reikwijdte van het onderzoek: onderzocht wordt of er binnen de organisatie zicht is op de aanwezige contracten, zowel de inkoopcontracten welke zijn opgenomen in In Conto als overige contracten en welke doelmatigheidscriteria worden gebruikt bij de beoordeling al dan niet over te gaan tot het sluiten van een contract. Er wordt daarbij enkel gekeken naar het inzicht in het beheer van de contracten, niet naar de inhoud van de contracten. - Onderzoeksmethode en wijze van uitvoering: Per team zal worden bekeken welke overwegingen worden gemaakt voor het aangaan van contracten, of hiervoor richtlijnen,regels, of werkinstructies gelden. Daarnaast zal worden onderzocht of er per team, afdeling of gemeentebreed een totaaloverzicht is van de bestaande contracten en of hiervoor een behoefte bestaat. Dit kan gebeuren aan de hand van gesprekken met medewerkers, coördinatoren en afdelingshoofden, maar ook bijvoorbeeld aan de hand van informatie uit collegebesluiten, In conto en het archief. - Doorlooptijd van het onderzoek: augustus, september,oktober en eventueel november. - Er is geen budget in de productenbegroting is opgenomen voor de uitvoering van het onderzoek nu deze niet extern belegd zal worden. 6. Uitkomsten onderzoeken Op grond van artikel 4 van de Verordening worden de uitkomsten van de onderzoeken vastgelegd in een rapportage. Elke rapportage bevat tenminste een analyse van de onderzoeksresultaten en indien nodig aanbevelingen voor verbeteringen. Op basis van de resultaten van ieder onderzoek dient het college, indien nodig, een plan van verbetering op te stellen. De rapportage en het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden. Het college neemt op basis van het plan van verbetering organisatorische maatregelen. Collegeonderzoeksplan