Verslag ALV , vastgesteld Pagina 1 van 5

Transcriptie

1 Datum: Betreft: verslag algemene ledenvergadering 13 december 2013 Locatie: De Drempel te Hillegom Aanwezig: zie presentielijst Bericht van verhindering: zie verhinderinglijst. Opening. De vergadering wordt om 19:50 uur geopend door de voorzitter Gerda Methorst en zij heet alle aanwezigen van harte welkom. Het bestuur is blij met de hoge opkomst van de leden. De agenda is aan alle leden verzonden. Van deze agenda wil het bestuur de agendapunten 4 en 5 omdraaien en eerst de concept statuten SIB-Loopcollectief behandelen. Agendapunt 2, verslag Algemene ledenvergadering 22 maart De voorzitter vraagt per bladzijde aan de leden of er vragen zijn. De leden hebben geen vragen over het verslag en gaan akkoord met het verslag. Beslispunt: Verslag van de Algemene ledenvergadering 22 maart 2013 wordt hierbij vastgesteld. Agendapunt 3, toelichting uittreding Omnivereniging en oprichting eigen vereniging. De voorzitter vertelt in het kort de beweegreden van het uittreden van de omnivereniging Sporting SDO en het oprichten van een eigen vereniging. De kern is de wens om vooral financieel zelfstandig door te gaan en een eigen beleid te kunnen voeren. De leden hebben geen vragen over dit onderwerp. Er zijn geen leden die in vergadering aangeven het niet eens te zijn met het oprichten van een eigen vereniging. Agendapunt 5, de statuten SIB-Loopcollectief. Aan de hand van een presentatie geeft de secretaris Feike Hoekstra uitleg over de conceptstatuten waarbij een toelichting wordt gegeven over de gehanteerde werkwijze, de status en wettelijk kader van de statuten en de belangrijkste artikelen in de conceptstatuten. De presentatie is als bijlage toegevoegd. De conceptstatuten zoals deze door de notaris zijn opgemaakt zijn voor de leden beschikbaar gesteld voor aanvang van de vergadering. Op deze statuten heeft het bestuur een paar kleine tekstuele wijzigingen aangebracht die te herkennen zijn aan de grijs gemarkeerde tekst. Tijdens de presentatie en na afloop van de presentatie worden de volgende vragen gesteld: Bert Bols: Waar komt deze tekst van artikel 9 (Vindiceren) vandaan, het geeft volgens hem te veel macht aan het bestuur en hij wil dit punt later in stemming brengen. Anneke Bakker: Geeft aan dat zij in artikel 1 de woorden Atletiek vereniging niet passend vindt, we doen alleen aan hardlopen. De secretaris geeft aan dat we gekozen hebben voor zo breed mogelijke doelstelling en naam. Dit met het oog op de toekomst. Dit zie je ook bij andere verenigingen. Een goed voorbeeld uit de buurt zijn bv de collega s van de NSL uit Noordwijkerhout. Zij heten officieel Atletiekvereniging Noordwijkerhoutse Strandlopers maar richten zich puur op het hardlopen en recreatief wandelen. Ad van de Vlugt geeft aan dat het streepje tussen SIB en loopcollectief ontbreekt. De secretaris geeft aan dat hij dit zal corrigeren. Verslag ALV , vastgesteld Pagina 1 van 5

2 De voorzitter brengt de naamgeving in stemming en vraagt of de leden akkoord gaan met de formulering: De naam van de vereniging is Atletiek vereniging Samen In Beweging Loopcollectief, met als verkorte naam SIB-Loopcollectief. Uitslag stemming: de leden zijn akkoord met de bovenstaande formulering. Artikel 9 Vindiceren. De secretaris geeft aan dat de tekst afkomstig is uit andere statuten en grotendeels overeenkomt met de statuten van de Spartaan. Vervolgens ontstaat in de vergadering een levendige discussie over lid 3 onder a tweede gedachten streepje: boete tot een in het huishoudelijk reglement te bepalen maximumbedrag. Er zijn leden die hier grote bezwaren tegen hebben terwijl dit bij andere leden niet zwaar weegt. Er wordt overwogen om deze bepaling te schrappen. Nadeel hiervan is dat als blijkt dat we de bepaling toch willen of moeten opnemen we wederom naar de notaris moeten tegen aanzienlijke kosten. In de vergadering wordt op dit punt het voorstel gedaan om in het huishoudelijk reglement de boete te maximeren op 1,=. Ad van de Vlugt doet het voorstel om een beroepscommissie in de statuten op te nemen. Bezwaarschriften tegen de opgelegde straffen worden door deze commissie afgehandeld en de rol van de algemene vergadering is op dit punt niet meer van belang. Het bestuur brengt het artikel in stemming met dien verstande dat: - in het huishoudelijke reglement een bepaling wordt opgenomen waarin de boete wordt gemaximeerd tot 1,=. - In de statuten wordt in dit artikel een lid toegevoegd waarin de beroepscommissie wordt omschreven welke belast wordt met het afhandelen van de bezwaarschriften. Uitslag stemming: de leden zijn akkoord met de inhoud van artikel 9 en de bovengenoemde aanvulling in de statuten en het huishoudelijk reglement. Aan de leden wordt gevraagd wie in de beroepscommissie zitting wil nemen. De leden Ruud Bakker, Maurice Hoogervorst en Marion van Wingen zijn hiertoe bereid. Aan de leden wordt gevraagd om instemming van toetreding van de drie voornoemde leden tot de beroepscommissie SIB-Loopcollectief. Uitslag stemming: de leden zijn akkoord met de benoeming van Ruud Bakker, Maurice Hoogervorst en Marion van Wingen tot commissieleden van de beroepscommissie SIB-Loopcollectief. Artikel 16 Bestuurstaak. Leendert Porcelijn vraagt het bestuur te zorgen voor een goede interne controle. Dit omdat hij gevallen kent waarbij een bestuurder ervandoor was gegaan met de kas. De secretaris geeft aan dat hiervoor maatregelen worden genomen. Bij de bank zal geen krediet worden opgenomen en ook rood staan zal worden geblokkeerd. Daarnaast zal er in het huishoudelijk reglement aandacht worden geschonken aan de betaalbaarstelling van de rekeningen waarbij facturen boven een bepaald bedrag (indicatief 500,=) een medeparaaf van een tweede bestuurslid vereisen. Na de vragenronde worden de overige artikelen van de statuten in stemming gebracht. Het bestuur vraagt of de leden akkoord zijn met de inhoud van de statuten. Verslag ALV , vastgesteld Pagina 2 van 5

3 Uitslag stemming: alle leden zijn akkoord met de inhoud van de statuten en de voorgestelde wijzigingen. Agendapunt 4, voordracht bestuur. De voorzitter geeft aan dat het bestuur wil doorgaan met het besturen van de nieuw op te richten vereniging en dat zij hiervoor het nodige werk heeft verzet. Er zijn geen leden die bij het bestuur of hedenavond in de vergadering bezwaren hebben geuit tegen de wens om een zelfstandige vereniging op te richten. In de statuten is de gebruikelijke bepaling opgenomen dat wordt afgeweken van de bestuursverkiezing en dat de oprichters van de vereniging worden benoemd tot bestuurlid. Hiermee gaat het mandaat van het huidige bestuur over naar het bestuur van de op te richten vereniging. De voorzitter feliciteert de bestuursleden met deze overgang. Bert Beusen heeft in het bestuur een tijdje geleden aangegeven dat hij het trainerschap en bestuurstaken te zwaar vind. Hij heeft voor zichzelf een keuze gemaakt en heeft gekozen voor het trainerschap. Het bestuur heeft binnen de vereniging gekeken naar een opvolger van Bert en heeft Meinhard van de Reep gevraagd of hij de taak van bestuurlid technische zaken op zich wil nemen. Meinhard heeft hiermee ingestemd. De voorzitter vraagt aan de leden om instemming voor de benoeming van Meinhard van de Reep tot bestuurslid technische zaken. Uitslag stemming: de leden zijn akkoord met de benoeming van Meinhard van de Reep. Agendapunt 6, huishoudelijk reglement SIB-Loopcollectief. Met het oprichten van de nieuwe vereniging dient ook het huishoudelijk reglement te worden aangepast. Essentieel hiervoor is dat de statuten zijn goedgekeurd omdat deze twee regelgevingstukken nauw met elkaar in verbinding staan. Gezien de hoeveelheid werk heeft het bestuur zich geconcentreerd op het samenstellen van de statuten. Aanpassing van de het huishoudelijk reglement is gepland in het voorjaar van De secretaris vraagt de leden of zij kunnen instemmen met het continueren van het vastgesteld huishoudelijk reglement van 22 maart 2013 en aanbieding van het nieuwe concept huishoudelijk reglement bij de eerst volgende algemene ledenvergadering. Uitslag stemming: alle leden stemmen in met het voornoemde voorstel. Agendapunt 7, vaststellen kascommissie Het bestuur heeft de leden Caroline Bon en Aad van Nobelen gepolst of zij bereid zijn om deel te nemen in kascommissie voor het kalenderjaar Beide hebben aangeven hiervoor beschikbaar te zijn. Daarnaast is het gewenst om nog een (reserve) lid te benoemen. De voorzitter vraagt of er een lid is dat deze taak op zich wil nemen. Bianca Brouwer geeft aan hiervoor beschikbaar te zijn. De voorzitter vraagt om instemming van de leden Caroline Bon, Bianca Brouwer en Aad van Nobelen tot benoeming van de kascommissie Uitslag stemming: alle leden stemmen in met de voornoemde benoeming. Agendapunt 8, begroting De penningmeester Nathalie de Waard geeft uitleg over de begroting Over de trainersvergoeding geeft zij aan dat deze is gebaseerd is op het puntensysteem, waarbij per training een punt wordt gegeven. Het aantal punten is gemaximeerd op 2 en bedraagt per punt 200,=. Verslag ALV , vastgesteld Pagina 3 van 5

4 Op de begroting is de vergoeding van de trainers van materieel belang. Verlaging zou mogelijk kunnen zijn door minder trainers in te zetten. In de vergadering worden voorts vragen gesteld over de post verzekering, scholing en EHBO en is er een discussie over het kweken van een reservering van onverwachte zaken. Ad van de Vlugt geeft aan dat het gebruikelijk is dat een vereniging een reserve heeft die globaal overeenkomt met de contributieopbrengsten van één kalenderjaar. Frank Out brengt in dat het ook van belang is om goed te kijken naar de verplichtingen die de vereniging voor de komende jaren heeft. Na afloop van de discussie stelt de voorzitter vast dat het kweken van een grote reserve, gezien de huidige verplichtingen (alleen baanhuur), niet noodzakelijk is. Een ophoging van deze post wordt daarom niet opgenomen. De voorzitter brengt de begroting 2014 in stemming. Uitslag stemming: alle leden stemmen in met het voornoemde voorstel Agendapunt 9, vaststelling contributie De voorzitter geeft een korte uitleg over het voorstel voor de bijdrage van 36,50 per half jaar. Desgewenst kan deze worden betaald in twee termijnen (kwartaal). De voorzitter vraagt de leden om instemming van de bijdrage Uitslag stemming: alle leden stemmen in met het voornoemde voorstel. Agendapunt 10, benoeming Piet Beelen en Leo Warmerdam tot erelid. De voorzitter vertelt in het kort de reden van de benoeming van Piet Beelen tot erelid. Piet is een van de trainers van het eerste uur en heeft vele mensen begeleid tijdens de reguliere trainingen en de speciale groepstrainingen voor diverse wedstrijden. Leo Warmerdam heeft in het verleden veel betekend voor de leden die zich voorbereiden op de marathons. De voorzitter vraagt aan de leden of zij het eens zijn met de voordracht van het bestuur om Piet Beelen en Leo Warmerdam te benoemen tot Erelid. Uitslag stemming: alle leden stemmen in met de voornoemde voordracht. Hierop feliciteert Gerda Methorst Piet met zijn benoeming tot erelid en overhandigt hem een attentie namens de vereniging. Helaas was Leo niet aanwezig zodat hij zijn attentie niet in ontvangst kon nemen. De voorzitter geeft vervolgens aan dat er nog lid is dan het verdiend om even in het zonnetje te worden gezet. Dirk Bakker heeft onlangs te kennen gegeven dat hij als trainer stopt. Dirk heeft ook voor een lange periode training verzorgd voor de SIB. In de vergadering bedankt Nico van Bentem Dirk voor zijn gedreven en plezierige inzet en overhandigt hem namens de vereniging een attentie. Agendapunt 11, rondvraag. De voorzitter vraagt of er nog leden zijn die een vraag hebben. Bert Bols heeft nog een vraag aan de leden. Bert wil graag het voorstel doen om ook Nico van Bentem te benoemen tot erelid. Nico heeft zich namelijk vele jaren verdienstelijk ingezet voor SIB voordat het een vereniging werd. Het voorstel wordt in de vergadering in stemming gebracht. Uitslag stemming: alle leden stemmen in met de benoeming van Nico tot erelid. Verslag ALV , vastgesteld Pagina 4 van 5

5 \ 1;'" ( sib Agendapunt 12, sluiting. De voorzitter sluit de vergadering om 21:30 uur en dankt alle aanwezigen voor de komst naar de vergadering. Aansluitend ls er een gezellig samenzijn waarbij we een borrel nemen op de nieuwe verenlghg en kan men de nleuwe kledlnglfn van de SIB bekijken. 'a stgestel d 74-06* 20 I 4 Voorzitter Verslag ALV , vastgesteld Paglna 5 van 5