HARTELIJK WELKOM BIJ. UITBESTEDEN, van laagste prijs naar kwaliteit. Wilt u uw mobiele telefoon op STIL zetten?

Transcriptie

1 HARTELIJK WELKOM BIJ UITBESTEDEN, van laagste prijs naar kwaliteit Wilt u uw mobiele telefoon op STIL zetten?

2 Programma uur Uitbesteding: bezint eer gij begint zaal Milaan Pauze uur Uitbesteding schoonmaak (groen) zaal Tokio uur Uitbesteding catering (blauw) zaal Berlijn pauze uur Uitbesteding schoonmaak (blauw) zaal Tokio uur Uitbesteding catering (groen) zaal Berlijn pauze uur Uitbesteden? Samenwerken! zaal Milaan

3 Kwaliteit in de schoonmaak Annet de Haas, Bart van der Sluijs en Rob Klinkert Facto-congresmiddag, 16 december 2010

4 Interactief Zijn er aspecten die extra belicht moeten worden? Zijn er vooraf vragen waar wij rekening mee kunnen houden? Tijdens de presentatie twee stellingen

5 Kennisgebieden van Wageningen UR gezondheid, lifestyle, levensomstandigheden gezonde voeding en leefomgeving voeding en voedselproductie leefomgeving

6 Organogram WUR

7 Organogram FB-Wageningen UR Directeur Financiële & Bedrijfs Economische Zaken Personeel & Organisatie Integraal Facilitair Management Veiligheid & Milieu Forum Inkoop Informatie & Comm. Technologie Vastgoed & Bouwzaken Bibliotheek Operational Services Annet de Haas Infrastructuur Vastgoedontwikkeling Logistiek Language Services Services Bouwmanagement Selectie & Content- Management Universitair Sportcentrum Informatie- Systemen Technisch installatie Beheer Docupublishing Groenvoorziening Bouwservice Wageningen Applicatieontwikkeling en beheer Beheer Onderwijsruimten & gebouwen Bibliotheek LeeuwenBorch en LEI Den Haag Document Management & Logistics Bibliotheek Forum e.a. Locaties Facility Services (incl contractmanagement)

8 Organisatie Facilitair Domein Centraal belegd bij Facilitair Bedrijf: Productmanagement Inkoop WUR-brede raamcontracten Contract- en leveranciersmanagement Decentraal bij bedrijfsonderdelen belegd: Servicemanagement

9 Kenmerken schoonmaak bij Wageningen UR Wageningen m² en 53 panden Lelystad (5 panden), Leeuwarden, Velp, IJmuiden Inclusief glasbewassing Niet alleen kantoren, maar ook: Onderwijsruimten Laboratoria proefboerderijen

10 Stelling: De keuze voor twee of meer leveranciers draagt zorg voor een beter beheersbaar contract.

11 Doel, uitgangspunten en opzet aanbesteding Economisch meest voordelige aanbieding met twee percelen: 1. Wageningen 2. Lelystad, Leeuwarden, Velp, IJmuiden Goed beheersbaar contract Resultaatgerichtprogramma Centraal budgetbeheer

12 Opzet tender Werkgroep tbv tender vanuit meerdere disiplines Opstartteam WUR en leverancier Gebruik van meerdere beheersystematieken Inbedding medewerkers WUR in het contract Focus op opleiding en training

13 Gunningcriteria

14 Resultaat aanbesteding Uiteindelijk wint de partij met de laagste prijs, terwijl we ingezet hadden op prijs en kwaliteit!!

15 Stelling: De keuze voor de leverancier met laagste prijs brengt continue extra managementaandacht met zich mee.

16 Hoe verder? Uiteindelijke besparing op basis van twee percelen ruim 800k Vrij gekomen budget ten goede van de faculteiten Start implementatie Aanvullen..

17 Implementatie en contacten Opstartfase: moeizaam onvoldoende draagvlak vanuit interne klant; lange communicatielijnen. Huidige fase: (te) veel partijen aan tafel; verhouding tussen Facility Services WUR en interne klant; Macht (uiteindelijk) bij interne klant. IJkpunten: partnership en waardecreatie.

18 Aandachtspunten bij de opstart Organisatie WUR: onduidelijk Wie heeft beslissingsbevoegdheid? Hoe liggen verhoudingen binnen de WUR vast? Bestek: incorrect Gevolg: discussies. Afspraken uit het verleden Zorg voor een volledig Pakket van Eisen waarin alle wensen van de interne klant zijn vastgelegd; Één aanspreekpunt mét beslissingsbevoegdheid.

19 Effecten na implementatie Er wordt gestuurd op uren / kosten Leiding niet adequaat voor WUR-personeel Geen ruimte voor begeleiding implementatie

20 Waardecreatie leverancier? Transparantie Spreek van tevoren met elkaar af waar je elkaar op beoordeeld» Technische kwaliteit, VSR, DKS» Beleving gebruikers, 2x/ jaar» Klachten» Extra opdrachten Meten = Weten Definieer meetbare KPI s en leg rapportagefrequentie vast» 1x per maand operationeel overleg» 4x per jaar, management review (trends, bijsturen) Leverancier als adviseur Betrek de leverancier in schoonmaakvraagstukken

21 Doelstelling: Ontzorgen opdrachtgever Onze definitie van ontzorgen is: Een gedetailleerde opstartplanning; Eén vast aanspreekpunt bij ICS; Een stabiele bezetting op locatie door een laag ziekteverzuim en verloop; Flexibel en gemotiveerd personeel; Een snelle klachtafhandeling en -analyse; Een sterke backoffice; Beslissingen nemen en bijsturen op basis van KPI s Dit resulteert in: Een relatie op basis van wederzijds vertrouwen en transparantie voor langere tijd met een zakelijk karakter. Uiteindelijk moet dit leiden tot een win-win situatie van beide partijen.

22 Kwalitatieve resultaten tot heden Vanaf begina af aan uitvoering van technische kwaliteitsmetingen Pas in een later stadium toepassing van andere beheer instrumenten

23 Kwaliteit 2009

24 Kwaliteit 2010

25 Financiele resultaten

26 Verbeterpunten in aanbesteding Inventarisatie panden Implementatietraject: Start op 1 sept: nooit doen bij een Universiteit!!! Te weinig voorbereid Voldoende budget voor beheerfase In Wageningen begeleiding personeel

27 Lessons learned Centraal versus decentraal Grotere fixatie op kwaliteit in de gunningcriteria Keuze van moment van implementatie Directe inzet van alle beheer instrumenten Implementatie beter voorbereiden