B Datum 13 november 2013 Agendapunt nr: 14. Datum. Aan de Commissie MBH. Beschouwing Rekenkamercommissie. Besluitvormend voorstel Bijlagen 1

Transcriptie

1 Datum 13 november 2013 Agendapunt nr: 14. ť' B Aan de Commissie MBH Beschouwing Rekenkamercommissie Aard voorstel Besluitvormend voorstel Bijlagen 1 Voorstel behandeld door Datum Commissie MBH 13 November 2013 College Dijkgraaf en Heemraden 15 Oktober 2013 Bijlagen: Voorstel: Voorstel_314.doc Stukken ter inzage:

2 BESCHOUWING REKENKAMERCOMMISSIE waterschap Hollandse Delta 1. Aanleiding In het Fractievoorzittersoverleg van 26 september 2013 zijn de ontwikkelingen met betrekking tot de Rekenkamercommissie besproken. Daarbij is door de Dijkgraaf toegezegd om op basis van de verschillende geluiden met een voorstel voor de verdere bespreking te komen. In deze notitie wordt een beschouwing over de historie en de ervaringen met de rekenkamercommissie gegeven, waarna enkele mogelijkheden voor het vervolg worden geschetst. In de bespreking in de commissie MBH wordt gevraagd om een voorkeursrichting aan te geven, waarmee het college een concreet voorstel over de toekomst van de Rekenkamercommissie kan uitwerken. Dit voorstel zal vervolgens ter besluitvorming aan de VV worden voorgelegd. 2. Voorstel De commissie MBH wordt gevraagd:» Kennis te nemen van de verschillende toekomstmogelijkheden voor de Rekenkamercommissie;» Het college te adviseren inzake een voorkeursrichting. 3. Motivering Kort historisch overzicht: Eind 2005 is door de VV de wenselijkheid aangegeven van het instellen van een eigen Rekenkamercommissie, bestaande uit een beperkt aantal interne en externe leden. Als doelstelling voor de Rekenkamercommissie werd daarbij aangegeven, dat daardoor meer inzicht aan burgers en bedrijven werd gegeven in de doelmatigheid en doeltreffendheid van het functioneren van het waterschap. In 2007 heeft de Verenigde Vergadering besloten tot het instellen van een eigen Rekenkamercommissie bestaande uit een externe voorzitter, twee externe leden en twee leden vanuit de Verenigde Vergadering. De benoeming van de leden heeft vervolgens in verschillende stappen plaatsgevonden. In 2008 is met een voltallige commissie gestart met het eerste onderzoek naar de externe communicatie, op basis van de vastgestelde Verordening van de Rekenkamercommissie, het Reglement van Orde en het Onderzoeksprotocol. In 2009 zijn twee nieuwe interne leden uit de nieuw gekozen Verenigde Vergadering benoemd en is ook gestart met het onderzoek naar de baggeronderhoudsprojecten. Zowel het onderzoek naar de externe communicatie als de baggeronderhoudsprojecten zijn in de loop van 2010 gepubliceerd en uitgebreid besproken in de VV. Deze werkwijze is toegepast voor alle onderzoeken in de periode : 1. onderzoek naar de externe communicatie; 2. onderzoek naar de baggeronderhoudsprojecten; 3. quick scan naar de kostendekkendheid van de tarieven in de legesverordening; 4. quick scan naar de opvolging van de aanbevelingen uit het onderzoek naar de baggeronderhoudswerken; 5. onderzoek naar de effectiviteit van het toezicht en handhaving; 6. onderzoek naar de prioritering van de projecten; 7. beschouwing over de efficiency en kosten van een waterlab;

3 8. quick scan naar de discrepantie vuilvracht en inwonerequivalenten. Voor 2013 is door de Rekenkamercommissie het volgend onderzoeksprogramma voorgesteld: a) een onderzoek naar het beheer van eigendommen WSHD; b) een quick scan naar het proces van de kadernota en begroting; c) een onderzoek naar verbonden partijen De eerste twee onderzoeken worden naar verwachting nog dit jaar afgerond. Het onderzoek naar de verbonden partijen is niet gestart omdat dit samenvalt met de besluitvorming over de 'Nota Verbonden Partijen' die in september 2013 door de VV is vastgesteld. De Rekenkamercommissie heeft in de afgelopen jaren gemiddeld twee à drie onderwerpen per jaar onderzocht, waarmee in de meeste gevallen goede stappen zijn gezet in de transparantie en verantwoording van de effectiviteit van het waterschap. De reeds onderzochte onderwerpen geven ook een goede spreiding over de verschillende waterschapstaken, zodat de aanbevelingen voor verbeteringen inmiddels ook al breed binnen de organisatie opgepakt zijn. De discussie over de invulling van de vacatures binnen de Rekenkamercommissie vormt een natuurlijk moment voor een beschouwing over de functie van de commissie als instrument om de transparantie te bevorderen. Doel van deze beschouwing is een actuele afweging over'nut en noodzaak' en het 'waarom', 'wat' en 'hoe' van de Rekenkamercommissie. Doelstelling Rekenkamercommissie in de context van ontwikkeling van bestuur en organisatie: In 2005 is vanuit de Unie aangegeven, dat de maatschappelijke vraag naar transparantie en verantwoording van overheden groeiend was. Het instellen van een aparte, onafhankelijke Rekenkamercommissie voor een waterschap werd destijds als een goed antwoord op deze vraag beschouwd. Bij de instelling van de Rekenkamercommissie in 2007 is als doel geformuleerd dat een Rekenkamercommissie meer inzicht in de doelmatigheid en doeltreffendheid van het waterschap moet verschaffen aan de burgers en bedrijven in de regio. Het verschaffen van inzicht in de doelmatigheid en doeltreffendheid is in de afgelopen jaren langs verschillende trajecten ontwikkeld:» Allereerst vormden de brede onderzoeken van de Rekenkamercommissie (zoals de externe communicatie of het baggeronderhoudsprojecten) een externe, grotendeels onafhankelijke spiegel t.a.v. de transparantie en verantwoording. Daarmee hebben zij bijgedragen aan de ontwikkeling van de bestuurlijke rollen en de doelmatigheid in de organisatie;» Het opereren van de Verenigde Vergadering en het college van Dijkgraaf en Heemraden is verder ontwikkeld, gericht op het transparant nemen van besluiten en het verantwoorden over de uitvoering daarvan (mede op basis van het Bestuurskrachtonderzoek uit 2012). De rolverdeling (VV voor kaderstelling en control, D&H voor voorbereiding en uitvoering) wordt steeds helderder;» Er is een steeds duidelijker focus van directie, management en organisatie op het doelmatig en doeltreffend uitvoeren van concrete, bestuurlijke afspraken, zoals vastgelegd in wet- en regelgeving en de eigen beleidskaders, zoals Kadernota en Programmabegroting. De inzet om te komen tot een duurzaam financiële huishouding met een gematigde tariefsontwikkeling, de aandacht voor de realisatiegraad van de projecten en het uitwerken van een beleidskader voor verbonden partijen vormen drie voorbeelden van deze verschillende lijnen. In de loop der tijd lijkt de impact van de onderzoeken van de Rekenkamercommissie af te nemen. Enerzijds omdat het palet aan relevante onderzoeksonderwerpen lijkt te verschralen. Anderzijds omdat de inhoud van de onderzoeken minder gewicht in de schaal lijken te leggen binnen het bestuur en de organisatie. Dit is ook consistent met de grotere aandacht voor bestuurskracht bij het bestuur zélf en de professionaliseringsslag die permanent speelt binnen de organisatie. Een externe Rekenkamercommissie biedt evenwel de mogelijkheid voor een onafhankelijke spiegel en kan daarmee een meerwaarde blijven hebben voor de transparantie en verantwoording over de doelmatigheid en doeltreffendheid van het waterschap. De doelstelling om meer inzicht te geven aan burgers en bedrijven komt niet echt uit de verf: de activiteiten en de resultaten van de Rekenkamercommissie richten zich nagenoeg geheel op bestuur en organisatie. Taak van de Rekenkamercommissie: De Verordening van de Rekenkamercommissie uit 2008 omschrijft de taak als volgt: De Rekenkamercommissie onderzoekt de activiteiten van het waterschap om inzicht te geven in de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid daarvan. 2

4 In dezelfde Verordening staat dat de Rekenkamerkamercommissie de onderwerpen voor haar onderzoek zelf kiest, de probleemstelling formuleert en de onderzoeksopzet vaststelt. De Verenigde Vergadering kan verzoeken om een onderzoek, maar de commissie bepaalt zelf in hoeverre voldaan wordt aan dat onderzoek. De onafhankelijkheid van de onderzoeken door de Rekenkamercommissie staat niet ter discussie, maar bij het kiezen van de onderwerpen, de uitwerking van de probleemstelling en de onderzoeksopzet is een afstemming gewenst met lopende zaken. Daarbij zijn goede afspraken nodig tussen de Rekenkamercommissie en de Verenigde Vergadering, die de Rekenkamercommissie heeft ingesteld. Werkwijze Rekenkamercommissie: De Rekenkamercommissie telt in totaal vijf leden, die door de Verenigde Vergadering worden benoemd. Twee leden worden benoemd vanuit de Verenigde Vergadering, drie leden, waaronder de voorzitter, zijn externe leden, zonder een directe band met het waterschap Hollandse Delta. Jaarlijks zendt de Rekenkamercommissie een onderzoeksplan met daarin de voorgenomen onderzoeken ter kennisname aan de Verenigde Vergadering. Per onderzoek wordt een onderzoeksopzet ter kennis gebracht van de Verenigde Vergadering. De resultaten van het onderzoek met een nota van aanbevelingen wordt vervolgens aan de Verenigde Vergadering aangeboden en met de VV besproken. Aan het eind van het jaar maakt de Rekenkamercommissie een jaarverslag op en biedt dit ter kennisname aan aan de Verenigde Vergadering. De interne leden zorgen voor een verbinding tussen de Verenigde Vergadering en de Rekenkamercommissie. Aangezien de vergaderingen van de Rekenkamercommissie in beslotenheid plaats vinden, ontstaat een spanningsveld voor de interne leden tussen hun lidmaatschap van een onafhankelijke Rekenkamercommissie en hun lidmaatschap van de Verenigde Vergadering als hoogste bestuursorgaan van het waterschap Hollandse Delta. Recent heeft de Rekenkamercommissie er voor gekozen een onderzoek in eigen beheer uit te laten voeren door één van haar leden en daarvoor een vergoeding op uurbasis te verstrekken. Een motief hiervoor kan zijn dat dit goedkoper is dan een extern onderzoek. Anderzijds is het de vraag of dit een gewenste ontwikkeling is. Eén of meerdere leden van de Rekenkamercommissie krijgen zo een financieel belang bij een onderzoek en de Rekenkamercommissie als geheel oordeelt over de inspanning van één van haar leden. Bij de instelling van de Rekenkamercommissie in 2007 is aangegeven, dat de opzet en werkwijze van de Rekenkamercommissie nog niet volledig was uitgekristalliseerd. Daarom zou eerst ervaring worden opgedaan en na een jaar via een evaluatie worden bepaald of de opzet en werkwijze aangepast of aangevuld moest worden. Deze evaluatie is niet uitgevoerd. De toekomst van de Rekenkamercommissie: Zoals hierboven aangegeven heeft de Rekenkamercommissie nut gehad in de afgelopen periode. Ook in de toekomst zou een onafhankelijke, externe Rekenkamercommissie van belang kunnen zijn in de 'checks and balances' tussen bestuur, organisatie en omgeving, via het verschaffen van aanvullend inzicht in de doelmatigheid en doeltreffendheid van het waterschap. Het palet aan toekomstmogelijkheden voor de Rekenkamercommissie is evenwel ruim: Daarbij zijn verschillende mogelijkheden: 1. Het uitvoeren van een uitgebreide evaluatie (conform artikel 12 van de Verordening van de Rekenkamercommissie). Deze evaluatie dient vanuit de Verenigde Vergadering te worden opgezet en uitgevoerd, waarna conclusies en aanbevelingen kunnen worden geformuleerd voor de toekomst van de Rekenkamercommissie; 2. Op basis van bovenstaande beschrijving zou ook een beperkte evaluatie kunnen worden uitgevoerd, waarbij specifiek wordt ingegaan op de relatie tussen de Rekenkamercommissie en de Verenigde Vergadering bij het kiezen van de onderwerpen, de bezetting van de Rekenkamercommissie en de onderzoeksopzet. Op basis van deze evaluatie kan dan vervolgens een voorstel tot aanpassing van de Verordening van de Rekenkamercommissie worden voorgesteld; 3. Het bovenstaande beschouwen als toereikende grondslag, ontstaan uit de recente discussies, zodat het college verzocht kan worden om met een concreet voorstel tot aanpassing van de Verordening te komen. Bijvoorbeeld om de relatie tussen Verenigde Vergadering en de Rekenkamercommissie te verduidelijken door de volgende aanpassingen: a. De Rekenkamercommissie wordt een geheel onafhankelijke, externe commissie van 3 leden, zonder interne leden, waardoor het 'dubbele petten'-knelpunt wordt opgeheven; 3

5 b. De Verenigde Vergadering draagt jaarlijks zelf een groslijst van mogelijke onderzoeksonderwerpen aan, waarna de Rekenkamercommissie zelfstandig en onafhankelijk een onderzoekagenda bepaalt; c. De onderzoekagenda bevat één á twee onderzoeken per jaar; d. Er vindt jaarlijks een bespreking tussen de Rekenkamercommissie en de Verenigde Vergadering plaats, waarin tenminste het onderzoeksplan voor het komend jaar wordt besproken. 4. Op basis van de gegeven beschouwing kan worden aangeven dat het nut van een aparte, onafhankelijke Rekenkamercommissie niet ter discussie staat, maar dat er geen dringende noodzaak is om een eigen Rekenkamercommissie te hebben. Derhalve kan het college verzocht worden om met een voorstel te komen om aansluiting te zoeken bij een Rekenkamercommissie van een ander waterschap; 5. Tenslotte kan de commissie MBH van mening zijn, dat er geen aanleiding is om nut noch noodzaak ter discussie te stellen en dat de huidige werkwijze gewoon gecontinueerd moet worden. In dat geval zal er een invulling gezocht moeten worden voor de ontstane vacatures conform de daarvoor geldende procedures. Het college stelt voor dat de commissie MBH het college een advies meegeeft langs welke lijn de verdere vormgeving van de Rekenkamercommissie plaats zou moeten vinden. Op basis hiervan kan een concreet voorstel geformuleerd worden en voor besluitvorming aan de Verenigde Vergadering worden voorgelegd. 4. Risico's Gezien de ontstane situatie is het verstandig om nu stil te staan bij de toekomst van de Rekenkamercommissie. Dit mag zeker niet gezien worden als een miskenning van de goede onderzoeken en de resultaten van de Rekenkamercommissie in de afgelopen vijfjaar. Het getuigt juist van kracht om na te denken over de rol en positie binnen de huidige bestuurlijke en maatschappelijke situatie. 5. Financiële aspecten Het budget voor de Rekenkamercommissie wordt jaarlijks via de Programmabegroting apart vastgesteld en bedraagt momenteel C Personele aspecten De Rekenkamercommissie wordt ondersteund door een externe secretaris, die géén deel uit maakt van de commissie zelf. 7. Juridische aspecten De Verenigde Vergadering stelt de Rekenkamercommissie in, benoemt de voorzitter en de leden, stelt de Verordening van de Rekenkamercommissie vast, stelt het budget jaarlijks vast en kan de Rekenkamercommissie ook opheffen. 8. Duurzaamheidsaspecten niet van toepassing 9. Communicatieve aspecten (in-en extern) De onderzoeken door de Rekenkamercommissie bevorderen de transparantie en de verantwoording van de doelmatigheid, rechtmatigheid en effectiviteit van het waterschap. Dit is en wordt gebruikt in de communicatie, zowel extern als intern naar de organisatie. 10. Wijze van publiceren Kies één of meerdere items: ū Intranet 4

6 n Internet D Terinzagelegging O Pers 11. Verdere aanpak/ procedure Na bespreking in de commissie MBH in november zal het college zich beraden over de verdere procedure met betrekking tot de toekomst van de Rekenkamercommissie. Dit zal worden uitgewerkt in een voorstel en voor besluitvorming worden voorgelegd aan de Verenigde Vergadering in januari. 12. Evaluatie Niet van toepassing Dijkgraaf en heemraden, secretaris-directeur, dijkgraaf, drs. A.A. van Vliet. ing. J.M. Geluk. 5