Projectplan. Kernregistratie Medewerkers en inowit

Transcriptie

1 Projectplan Kernregistratie Medewerkers en inowit Veiligheidsregio Gelderland-Zuid (Josien Oosterhoff) Veiligheidsregio Haaglanden (Marieke van den Berg) NetAge AG5 28 augustus 2013

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Doelstelling en resultaat Aanpak Projectorganisatie Kosten en baten... 7 Bijlage A: Relatie tot VeRA... 9 Projectplan Kernregistratie Medewerkers en inowit 2 van 9

3 1 Inleiding Binnen veiligheidsregio s worden in veel systemen personeelsgegevens opgeslagen. Denk hierbij aan het personeels- en salarissysteem en de telefoongids, maar ook aan systemen ter ondersteuning van personeelsplanning, vakbekwaamheid, diverse facilitaire processen, automatisering en vele anderen. Nu houden afdelingen in hun systemen zelf personeelsgegevens en mutaties bij. De kans op verschillen en fouten is hierbij aanzienlijk. De wens is om gegevens, systemen en processen uiteindelijk zo in te richten dat alleen bij een bepaalde bron gegevens worden ingevoerd en gewijzigd, waarna (geautoriseerde) afnemers gebruik van kunnen maken. In het kader van de innovatiesubsidie van inowit willen we graag het informatiemodel van de Kernregistratie Medewerkers uitwerken. We willen het principe van Linked Data toepassen en een proof of concept ontwikkelen om de werking in een testomgeving te tonen. Linked data Ooit werden moeren en bouten met de hand vervaardigd als unieke paren. Ieder paar was precies passend, maar dan wel alleen op elkáár. In 1800 bedacht de Engelsman Henry Maudslay de draaibank. Deze uitvinding maakte het mogelijk om moeren en bouten te maken met dezelfde standaard schroefdraad. Vanaf dat moment werden moeren en bouten uitwisselbaar. [..] Bij het uitwisselen van informatie worden standaarden gebruikt voor de verpakking van de informatie, maar niet voor de inhoud. Het is alsof er standaarden zijn voor de dozen waar de moeren en bouten in verpakt zijn, maar niet voor de moeren en bouten zelf. De inhoud van de dozen past dan ook niet eenvoudig in elkaar, en is ook niet makkelijk uitwisselbaar. [..] De Linked Datatechniek maakt het mogelijk om data te voorzien van een standaard schroefdraad, zodat deze data direct past op alle data die voorzien is van dezelfde standaard. Bron: (bezocht 26 augustus 2013) Overheidsorganisaties, zowel nationaal als internationaal, zijn al gestart met de invoering van Linked Data. Zo zijn de diverse basisregistraties in Nederland via het Stelsel van Basisregistraties als Linked Data aan elkaar verbonden. Projectplan Kernregistratie Medewerkers en inowit 3 van 9

4 2 Doelstelling en resultaat 2.1 Projectdoel Het doel van het project is om regio s te ondersteunen bij het verwerken van medewerkergegevens, strevend naar het principe Eenmalige registratie, meervoudig gebruik. Concreet willen we hiervoor een informatiemodel voor medewerkergegevens ontwikkelen. De kracht van Linked Data willen we tonen in een proof of concept. Dit project raakt in potentie alle processen en systemen in regio s waarin medewerkergegevens worden verwerkt. De uitkomsten zullen geleidelijk hierin hun uitwerking krijgen, als regio s het informatiemodel daadwerkelijk gaan toepassen in het dagelijks werk en in hun registraties. Relatie met doelstellingen inowit De Kernregistratie Medewerkers is benoemd als één van de kernregistraties van de veiligheidsregio in VeRA 1 (als Kernregistratie Personeel ). Met dit project realiseren we dus een onderdeel van VeRA en bieden we veiligheidsregio s zicht op een eenvoudig te beheren gegevensuitwisseling binnen de organisatie. Zie Bijlage A voor een visuele toelichting op welke bedrijfsfuncties dit project invloed heeft. Dit project wil in 2013 een proof of concept realiseren om de kracht van de kernregistratie te tonen via Linked Data. De basis hiervoor wordt gelegd in de bodemplaat die nu binnen inowit wordt ontwikkeld. Daarmee is het mogelijk om Linked Data in de praktijk een toepassing te geven. Hiermee versterken we de al ingezette beweging binnen inowit. 2.2 Projectresultaat Dit project levert de volgende resultaten op: een gedragen informatiemodel voor de Kernregistratie Medewerkers, waar mogelijk aansluitend bij relevante bestaande standaarden en afspraken, dit omvat onder andere o benoemde informatie-objecten en relaties o definities van gegevenselementen o waar relevant eisen aan gegevenselementen o waar relevant/mogelijk kwaliteitscriteria een webpagina die via het principe van Linked Data gegevens uit meerdere bronnen combineert tot een werkende contactgids voor een regio verslag van de inzet van/ervaringen met Linked Data Projectplan Kernregistratie Medewerkers en inowit 4 van 9

5 2.3 Afbakening Er zal in het project een afbakening van het informatiemodel plaatsvinden, omdat mogelijk niet alle elementen binnen relatief korte tijd volledig uitgekristalliseerd kunnen worden. De resterende elementen zullen zo expliciet mogelijk worden benoemd, zodat deze in een vervolgfase alsnog uitgewerkt kunnen worden. Daarbij geldt dat er sprake is van een groeimodel. Dit project levert geen productierijpe toepassing op die veiligheidsregio s direct werkend kunnen inzetten, omdat hiervoor aan een aantal randvoorwaarden moet zijn voldaan. Deze zullen in het verslag worden opgenomen. 2.4 Randvoorwaarden Voor dit project is tijd een belangrijke factor: vanuit verschillende disciplines en vanuit diverse leveranciers van systemen met medewerkergegevens zal betrokkenheid nodig zijn om te komen tot één gedragen informatiemodel. Daarnaast is een randvoorwaarde dat de bodemplaat tijdig gereed is om de proof of concept op basis van Linked Data uit te kunnen voeren. De timing van de projecten moet dan ook continue in samenhang worden gemonitord. 3 Aanpak Het project kent twee grote, gerelateerde onderdelen: het opstellen van een informatiemodel en het realiseren van een proof of concept voor de Kernregistratie via het Linked Data-concept. De delen kunnen tot op zekere hoogte parallel worden aangepakt. Om efficiënt werken mogelijk te maken zal er gebruik gemaakt worden van een online werkomgeving en er zal waar mogelijk telefonisch of via videoconferencing worden vergaderd. Daarbij wordt per activiteit steeds gekeken welke mensen nodig zijn (o.b.v. competenties), zodat ieders tijd zo efficiënt mogelijk wordt benut. In de volgende paragrafen benoemen we de activiteiten van de twee onderdelen van dit project. Over de twee delen heen zal het project eind 2013 een verslag opleveren van opgedane ervaringen, met een blik naar de toekomst. Projectplan Kernregistratie Medewerkers en inowit 5 van 9

6 3.1 Informatiemodel Dit onderdeel wordt begeleid door de projectleider in nauwe samenwerking met AG5. Zoeken van bestaande standaarden en relevante initiatieven (o.a. NEN-normen, ontwikkelingen bij andere overheden) Verzamelen van documentatie en ervaringen bij regio s Definiëren van informatiemodel op hoofdlijnen Bepalen eigenaar van de elementen in het informatiemodel Benaderen deelnemers in (o.a.) netwerken HRM en Vakbekwaamheid van Brandweer Nederland Eventueel benaderen andere leveranciers (bijvoorbeeld van HRM-systemen) Opdelen informatiemodel voor verdere uitwerking in werkgroep Uitwerken onderdelen informatiemodel in werkgroepen Voorleggen voorstellen (fasering en orgaan kan verschillen per werkgroep) Invullen informatiemodel (en benoemen lege vlekken, waar mogelijk met termijn voor invulling) Opstellen advies doorontwikkeling informatiemodel Opstellen advies borging informatiemodel 3.2 Proof of concept Voorbespreken Linked Data en randvoorwaarden (o.l.v. NetAge) Realiseren export HRM-systeem t.b.v. dummy-data voor proof of concept (functioneel beheer HRM van een regio i.s.m. AG5) Realiseren functionaliteit om export om te zetten in Linked Data (NetAge) Realiseren functionaliteit om gegevens via Linked Data-principe in te lezen in AG5 (AG5) Realiseren functionaliteit om gegevens via Linked Data-principe aan te bieden voor contactgids (AG5) Realiseren functionaliteit (webpagina) om gegevens via Linked Data-principe vanuit verschillende bronnen geïntegreerd te tonen (NetAge). Bronnen: o HRM-systeem (dummy data) o AG5 (dummy data) o Kazernegegevens die landelijk beschikbaar zijn 3.3 Planning Het informatiemodel is deels gereed. Het is nu helaas nog niet goed in te schatten welk percentage dit zal zijn, omdat het beeld hierover binnen het project zal worden opgebouwd. De proof of concept is in december 2013 gereed. Projectplan Kernregistratie Medewerkers en inowit 6 van 9

7 4 Projectorganisatie Betrokkenen: Marieke van den Berg (Veiligheidsregio Haaglanden) (projectleider) Josien Oosterhoff (Veiligheidsregio Gelderland-Zuid) NetAge AG5 Een functioneel beheerder van een HRM-systeem en/of Vakbekwaamheidsysteem in een regio is welkome aanvulling op deze groep. Deze is op dit moment nog niet gevonden. Voor uitwerking van het informatiemodel zal betrokkenheid worden gezocht bij HRM- en Vakbekwaamheidmedewerkers van de regio s, via de betreffende netwerken van Brandweer Nederland. 5 Kosten en baten 5.1 Wat levert het op? Informatiemodel Gemeenschappelijk idioom binnen veiligheidsregio s en over veiligheidsregio s heen Tijdbesparing bij regio s, omdat geen discussie meer gevoerd hoeft te worden over de betekenis van gegevenselementen binnen en tussen afdelingen Tijd- en kostenbesparing bij regio s, omdat voor eventuele koppelingen (al dan niet met Linked Data) een gedragen informatiemodel als basis kan worden genomen In de toekomst kostenbesparing bij regio s omdat koppelingen van leveranciers mogelijk hergebruikt kunnen worden (er hoeft per regio geen specifieke invulling gemaakt te worden als de regio het informatiemodel gebruikt en een bepaald pakket in meerdere regio s wordt ingezet) Een invulling van één van de elementen die in VeRA is benoemd, namelijk de Kernregistratie Personeel (wordt in VeRA 2 hernoemd naar Kernregistratie Medewerkers) Proof of concept Inzicht in de kracht, werking en mogelijke toepassing van Linked Data binnen veiligheidsregio s, met inzicht in de geldende eisen en randvoorwaarden Werkende functionaliteit om een Contactgids in de regio via intranet beschikbaar te kunnen stellen (let op! De aansluiting vanuit bronsystemen is hierin niet meegenomen, deze zal afhankelijk van de gebruikte systemen nog wel ontwikkeld moeten worden) Projectplan Kernregistratie Medewerkers en inowit 7 van 9

8 In de toekomst kan besparing van inzet worden gerealiseerd, omdat gegevens niet handmatig in diverse systemen ingevoerd en bijgehouden hoeven te worden. Dit leidt tot een lagere foutkans en dus tot een hogere gegevenskwaliteit. 5.2 Financieel Voorlopige inschatting budget: euro Verdeling NetAge/AG5: 50/50 Projectplan Kernregistratie Medewerkers en inowit 8 van 9

9 Bijlage A: Relatie tot VeRA Onderstaande afbeelding toont de bedrijfsfunctieplaat uit VeRA. Het project heeft de volgende consequenties voor de elementen in deze plaat: Rood kader = vult in Paars kader = raakt Het gaat hierbij om de bedrijfsfuncties waarin medewerkergegevens verwerkt worden. Hier is buiten beschouwing gelaten dat veel systemen werken met een inlog en/of autorisatiemechanisme waarvoor ook medewerkergegevens worden geregistreerd. Nemen we deze wel in beschouwing, dan raakt het project veel meer systemen, ook buiten de hierboven aangeduide bedrijfsfuncties. Projectplan Kernregistratie Medewerkers en inowit 9 van 9