Implementatiescenario voor lidorganisaties

Transcriptie

1 Informatiemodel en Gegevensset Federatie Opvang 2011 Implementatiescenario voor lidorganisaties Federatie Opvang, 22 september 2011 versie 1.0 Projectleiding: Projectuitvoering: Mark Clarijs, Informatiemanager / Gerard van Dam, datamanager en Mark Clarijs. g.vandam@opvang.nl

2 1 Inleiding De Gegevensset Federatie Opvang 2011 is ontwikkeld in samenspraak met de leden. Voor het ontwikkelproces wordt verwezen naar het document waarin de Gegevensset FO 2011 wordt beschreven. De Gegevensset FO 2011 is een landelijke set met lokale ruimte. Dat wil zeggen: het is een beperkte set gegevens die door leden van de Federatie Opvang (FO) moeten worden vastgelegd ten behoeve van branche-informatie 1. De nieuwe gegevensset maakt de registratie eenvoudiger. Deze branche-informatie wordt door de Federatie Opvang gebruikt ter publicatie aan het publiek en stakeholders. Ook worden de gegevens al meerdere jaren gebruikt voor de publicatie van de Monitor Maatschappelijke Ondersteuning (MMO). Deze wordt door het Trimbos Instituut geproduceerd voor het Ministerie van VWS. Deze laatste gebruikt de informatie uit de MMO als bron van rapportage aan de Tweede Kamer. De nieuwe gegevensset heeft als doel de registratielast van lidinstellingen ten behoeve van de branche-informatie van de Federatie Opvang te verminderen qua gebruik van begrippen aan te sluiten bij de huidige werkpraktijk een succesvolle en bruikbare aanlevering van gegevens realiseren door een informatiemodel dat vrijwel onafhankelijk van het registratieproces in de cliëntenregistratiesystemen van de leden is in te richten. informatievragen over de gerealiseerde hulp in de branche beter te kunnen beantwoorden de hoeveelheid aangeleverde data per registratie-item te verhogen. De implementatie van de gegevensset houdt in dat alle leden van de FO voor 01 april 2012 de nieuwe gegevensset in hun registratiesysteem hebben ingevoerd. Ook moeten de software voor export van gegevens ten behoeve van de landelijke database, én de landelijke database zelf, aangepast worden op het nieuwe formaat. Hierdoor kan door een belangrijk deel van de lidinstellingen vanaf 2012 volgens de nieuwe gegevensset aangeleverd worden. Een deel zal dit over het jaar 2011 nog doen volgens de Gegevensset van Hierna staan de stappen geschetst voor de implementatie van de gegevensset bij de leden. Projectleider is de informatiemanager van de FO. Het MT van de FO is het besluitvormend orgaan voor wat betreft dit implementatieplan. De Verenigingscommissie Informatiemanagement adviseert over het implementatieplan en monitort de realisatie ervan. Eventuele wijzigingen in het proces van aanlevering van gegevens vanuit de cliëntenregistratiesystemen is een apart project wat in een later stadium aan de orde zal komen. 2 Gerelateerde documenten De volgende documenten zijn gerelateerd aan dit implementatiescenario, en zijn beschikbaar via de website van de Federatie Opvang. Voor het downloaden via de website moet u beschikken over een inlognaam en wachtwoord. Als u dit niet heeft kunt u dit als medewerker van een lidorganisatie van de Federatie Opvang aanvragen via: 1 Zie voor een uitgebreidere toelichting de Gegevensset Federatie Opvang 2011 v van 4

3 - Gegevensset Federatie Opvang 2011 versie FO-10-rap v (dit is de gegevensset uit 2003) 3 Implementatiescenario 3.1 Plan van aanpak implementatie Gegevensset FO 2011 in CRS Strategie De strategie van de implementatie is gericht op een overgang ineens, per organisatie, van de oude naar de nieuwe gegevensset. Hiervoor is gekozen omdat de verwachting is dat de aanpassingen vooral bestaan uit het deactiveren van velden. De overige aanpassingen zullen op basis van de kennis die er binnen de Federatie Opvang is van de gebruikte systemen een beperkte impact hebben. Ook communicatief is het naar verwachting voor de lidinstellingen praktischer om de verandering in één keer te communiceren naar de medewerkers van de eigen organisatie Planning Per instelling kan het tijdpad voor de implementatie in samenspraak met de leverancier worden gepland. De einddatum van de overgang naar cliëntenregistratie met gebruik van de nieuwe FOgegevensset is 1 april Eventuele ondersteuning vanuit de Federatie Opvang wordt verderop in dit document beschreven. 3.2 Voorbereidende werkzaamheden Stap 1:Verzamelen interne documentatie Verzamel de interne documentatie waarop de huidige inrichting van uw cliëntenregistratiesysteem is gebaseerd. Denk hierbij ook aan de rapportages waarbij u gegevens vanuit het CRS gebruikt Stap 2: Verschillenanalyse huidige en nieuwe gegevensset in CRS Informatiemodel en gegevensset organisatie In 2004 en 2005 is door de lidinstellingen die Regas en Clever gebruiken de toenmalige gegevensset Federatie Opvang in de registratiesystemen en het informatie- en gegevensmodel van de lidinstelling ingepast. Voor het registratiesysteem OctoQ is dit in 2008 gebeurd. De gegevensset is eind 2008 al verkleind door een 40-tal items niet meer verplicht te stellen. Over de jaren 2007, 2008, 2009 en 2010 zijn de meeste lidinstellingen die Regas of Clever gebruiken in staat gebleken om geanonimiseerde gegevens aan te leveren aan de Federatie Opvang. Aanpassingen aan de exportsoftware hebben dat mogelijk gemaakt. Extracties voor de XML- 2 van 4

4 aanlevering vanuit OctoQ zijn vanaf 2008 voor alle instellingen die dit pakket gebruiken mogelijk gebleken. Een aantal instellingen die Regas gebruiken hebben in de loop van de jaren aanpassingen aan hun gegevensmodel gemaakt waardoor aanlevering niet meer mogelijk werd conform de standaard. Hierdoor konden gegevens van deze lidinstellingen niet meegenomen worden in de landelijke gegevensverzameling. Lidorganisaties die Conclusion CVS, Helios, IJZA, KRIS, Medicore, MS Office-applicaties, Plancare, of USER en andere cliëntenregistratiesystemen gebruiken, zijn door het ontbreken van passende exportsoftware of standaard-xml-extractie tot op heden nog niet in staat geweest gegevens aan te leveren. Door de inrichting van deze systemen aan te passen is het de bedoeling dat ook instellingen die deze systemen gebruiken in de toekomst geanonimiseerde cliëntengegevens voor de branche-informatie aan de Federatie Opvang kunnen gaan leveren. De informatie over het informatiemodel en de gebruikte gegevensset van het eigen cliëntenregistratiesysteem is van belang om een goede verschillenanalyse te kunnen doen Informatiemodel en gegevensset Federatie Opvang Het nieuwe informatiemodel en gegevensset van de Federatie Opvang (FO) heeft o.a. tot doel om alle lidinstellingen in staat te stellen minimaal één keer per jaar de gegevens aan te leveren voor de landelijke gegevensverzameling FO (LGVFO). De FO stelt de betrokken leveranciers op de hoogte van de wijzigingen en zal met hen in gesprek gaan om de mogelijkheden te onderzoeken om de oude gegevensset te vervangen bij de registratiesystemen van leden dan wel in te passen. De basis van het informatiemodel omvat 4 informatiedomeinen voor registratie en het beheersdomein. In totaal zijn er 57 gegevensdomeinen die benodigd zijn voor de LGVFO. Hiervan zijn er 7 ten behoeve van de beheersinformatie van de aanlevering, 5 zijn nodig om het hulpaanbod en de capaciteit te definiëren. Hierdoor blijven er 45 gegevensdomeinen over die in de daadwerkelijke dagelijkse cliëntenregistratie gebruikt worden. Twee modules hiervan, te weten seksueel geweld en eergerelateerd geweld worden in een beperkt deel van de instellingen gebruikt. Worden deze niet geregistreerd, dan blijven er 34 gegevensdomeinen over Verschillenanalyse: belangrijkste issues Voor een succesvolle invoering van de nieuwe gegevensset is het van belang per instelling eerst een verschillenanalyse te doen. Deze analyse kan uitgevoerd worden door de lidinstelling zelf, of in samenspraak met de leverancier. Indien nodig kan ook vanuit de FO advies worden verleend. De FO zal in ieder geval een draaiboek hiervoor ter beschikking stellen. Ook zal vanuit de FO de realisatie van de verschillenanalyse gemonitord worden, waarna de implementatie gestart kan worden. De belangrijkste verschillen die naar verwachting bij iedere instelling op tabelniveau zullen optreden zijn bij de tabellen: - dienstaanbod - problematiek - verwijzers. 3 van 4

5 De overige verschillen hangen vooral af van de huidige gegevens- en procesinrichting van het door de instelling gebruikte pakket. De uitkomst van de verschillenanalyse is een overzicht van alle door te voeren wijzigingen op formulier, veld en tabelniveau. Hieruit kan ook de benodigde inspanning geconcludeerd worden, en besluiten genomen worden over aanvullende instructie en/of aanpassingen van de handleiding. Bij deze verschillenanalyse is het mogelijk advies van de Federatie Opvang te vragen. Per lid wordt tot maximaal twee uur gratis assistentie geboden. Boven de 2 uur wordt voor de begeleiding offerte uitgebracht. Hierbij gelden de standaard uurtarieven van de medewerkers van de Federatie Opvang. Met nadruk geven we hier aan dat het van belang is dat er in de eerste helft van 2012 over het jaar 2011 nog steeds een export volgens de huidige manier van uitvragen mogelijk moet kunnen zijn. Instellingen kunnen dit o.a. ondervangen door een back-up van de database op te slaan vóórdat men over gaat naar de registratie waarin de nieuwe gegevensset is verwerkt. Wat voor uw organisatie de meest praktische manier is wordt tijdens de verschillenanalyse met u afgesproken. 3.3 Inrichting, bouw en test Met behulp van uw softwareleverancier of op basis van eigen kennis en kunde richt u in een aparte omgeving uw cliëntenregistratiesysteem conform de resultaten van de verschillenanalyse. Het testen van deze nieuwe omgeving kunt u doen volgens uw eigen testscenario. In ieder geval wordt in deze test een exportbestand gegenereerd dat u aanbied aan de Federatie Opvang. Wij zullen dit bestand testen om na te gaan of het bruikbaar is binnen de landelijke gegevensverzameling. 3.4 Ingebruikname Na goedkeuring van het bestand kunt u de aangepaste inrichting van het cliëntenregistratiesysteem in gebruik nemen op een door u te kiezen moment dat ligt vóór 1 april Evaluatie Na afloop van de implementatie wordt vanuit de Federatie Opvang een evaluatie uitgevoerd, gericht op zowel het proces als de inhoud. Ook zal er, in overleg met de leden van de Vereniging, gekeken worden naar de mogelijkheid om op structurele basis met de leden te spreken over de behoefte aan Branche-informatie en de manier waarop de gegevens vanuit de cliëntenregistratiesystemen hier een bijdrage aan kunnen leveren. 4 van 4