Handleiding RoosterGenerator

Transcriptie

1 Handleiding RoosterGenerator Deel I: Voorbereidende werkzaamheden Inleiding De module RoosterGenerator is bedoeld als aanvulling op het maken van een competitie in Biljart- Point. Pas als u één of meerdere competities hebt aangemaakt, kunt u RoosterGenerator gebruiken om automatisch het complete rooster voor die competities aan te maken en eventuele conflicten in die roosters op te lossen. Met conflicten bedoelen wij: een geplande teamontmoeting bij een vereniging in uw competitie, waarbij meer teams zijn betrokken dan er biljarttafels bij die vereniging beschikbaar zijn. Op de website van BiljartPoint kunt u ook een beschrijving van RoosterGenerator downloaden. Daarin wordt precies beschreven hoe het programma werkt en wat alle mogelijkheden zijn. In dit document, Handleiding RoosterGenerator deel I: Voorbereidende werkzaamheden, wordt stap voor stap uitgelegd wat er moet gebeuren vóórdat u met RoosterGenerator aan de slag kunt gaan. Er is ook een Handleiding RoosterGenerator deel II: Aan de slag met RoosterGenerator die beschrijft hoe u met de module RoosterGenerator moet omgaan om uw complete competitierooster in Biljart- Point aan te maken en op te slaan. Voor vragen en suggesties kunt u contact opnemen met BiljartPoint via info@biljartpoint.nl [Opmerking 1: alle voorbeelden in deze handleiding zijn gebaseerd op de competities van district Duinstreek. Uiteraard werkt u straks met uw eigen competities, maar de indeling van de verschillende schermen die u ziet, zijn nagenoeg hetzelfde.] [Opmerking 2: Als u in uw competities al een uitslag hebt ingevoerd, dan kunt u RoosterGenerator niet meer gebruiken om voor die competities een rooster te maken!] Inhoud Pagina Handleiding Deel I: Voorbereidende werkzaamheden Stap 1: Gegevens Lokaliteiten op orde... 2 Stap 2: Gegevens Verenigingen op orde... 5 Stap 3: Competities aanmaken... 6 Stap 4: Teams toevoegen/invoeren... 8 Resumé

2 Deel I: Voorbereidende werkzaamheden Vóórdat u RoosterGenerator kunt gebruiken, dienen de volgende 4 stappen compleet uitgevoerd te zijn: Stap 1: Gegevens lokaliteiten op orde De lijst met Lokaliteiten in BiljartPoint dient up-to-date te zijn en bij elke lokaliteit dient het beschikbaar aantal tafels ingevoerd te zijn. NB: elke vereniging in uw district, of vereniging die meedoet in uw competitie, moet gekoppeld zijn aan een lokaliteit. Soms is dat een lokaliteit waar meerdere verenigingen spelen, maar soms is de lokaliteit gelijk aan de enige vereniging die er speelt. Twee voorbeelden: In lokaliteit t Koetshuis in Haarlem spelen de verenigingen Club 70, Wasbeertje en t Koetshuys. Deze drie verenigingen moeten dus gekoppeld zijn aan de lokaliteit t Koetshuis. In het onderkomen van OnderOns in Beverwijk speelt alleen de vereniging OnderOns. Toch moet ook de lokaliteit OnderOns beschikbaar zijn en dient straks de vereniging OnderOns gekoppeld te worden aan de lokaliteit OnderOns. Controleer of de vereniging aan de juiste lokaliteit is gekoppeld. Vele lokaliteiten staan vaak dubbel (of driedubbel) in de landelijke lijst met lokaliteiten. Hier boven ziet u een voorbeeld van Lokaliteit BV OnderOns met lokaalnummer En hier boven ziet u de Vereniging OnderOns met ook hier de lokaliteit met lokaalnummer [Meestal is de lijst met lokaliteiten al beschikbaar in BiljartPoint; zo niet dan moet u zelf een lokaliteit aanmaken. Als u dat gedaan hebt en de lokaliteit hebt opgeslagen, dan kunt u via Wijzigen lokaliteit de aanvullende gegevens voor gebruik van de RoosterGenerator invoeren.] 2

3 U moet de lokaliteiten dus sowieso doorlopen, omdat u bij elke lokaliteit het aantal beschikbare tafels moet invullen. Het aantal dat u invoert is altijd het aantal tafels dat beschikbaar is voor de teamcompetities die u gaat aanmaken. Drie voorbeelden: In lokaliteit t Koetshuis staan 5 kleine tafels, die gebruikt worden door 3 verenigingen. Ook al heeft niet iedere vereniging de beschikbaarheid over 5 tafels, die 5 tafels zijn wel beschikbaar voor de competitie en u vult dus 5 tafels in bij de lokaliteit. Hoeveel tafels de verenigingen daadwerkelijk mogen gebruiken, vult u straks, in stap 2, in bij die verenigingen. Bij OnderOns staan 6 tafels, waarvan er 2 op de maandag t/m donderdag beschikbaar zijn voor de competitie en 6 stuks die op vrijdag beschikbaar zijn voor de competitie. U vult dan 6 tafels in en de verdeling over de speeldagen komt in stap 2. Een commercieel biljartlokaliteit met 12 kleine carambole-tafels heeft 7 tafels beschikbaar voor de teamcompetitie bij de KNBB en gebruikt die andere 5 tafels enkel voor andere, zogenaamde bedrijfscompetities. Voor ons doel zijn er dus maar 7 tafels beschikbaar en dat aantal voert u dus in voor deze lokaliteit. Voorbeeld aantal tafels op Lokaliteit-niveau. Flexibele lokaliteit of niet Verder dient u per lokaliteit aan te geven of het een flexibele lokaliteit is of niet. Het verschil leggen we weer uit met een voorbeeld: Lokaliteit t Trefpunt heeft 5 tafels. Er spelen daar 2 verenigingen op woensdagavond: Krijt-op-tijd huurt 3 tafels en speelt met 6 teams in de competitie; NooitMis huurt 2 tafels en speelt met 2 teams in de competitie. 3

4 Het zal duidelijk zijn dat Krijt-op-tijd een potentiële conflictvereniging is, omdat het kan voorkomen dat er 6 teams thuis moeten spelen en die tafels heeft die vereniging niet. Het programma RoosterGenerator lost deze conflicten voor u op (als u dat wilt) en zal dus teams gaan verplaatsen. De vraag is echter: stel dat er een tafel van NooitMis leeg staat op woensdagavond omdat 1 team van NooitMis die avond uit speelt, mag die tafel dan gebruikt worden door Krijt-op-tijd als er van die vereniging 4 teams thuis zijn ingepland? In sommige lokaliteiten is dat geen probleem, in andere lokaliteiten kan daar geen sprake van zijn. Als dat medegebruik mag, dan is dit een flexibele lokaliteit, anders niet. Met andere woorden: als op lokaliteit-niveau alle beschikbare tafels beschikbaar zijn voor alle teams van elke vereniging in die lokaliteit die meedoen in de competitie, dan vult u in, dat dit een flexibele lokaliteit is; anders is het een niet-flexibele lokaliteit. NB 1: het programma gebruikt die extra beschikbare tafels als u flexibel invult, maar zal nooit een team van NooitMis (om bij ons voorbeeld te blijven) verplaatsen om ruimte te maken voor teams van Krijt-op-tijd als die met teveel teams op de avond zijn ingepland. NB 2: soms zal het aantal beschikbare tafels in een lokaliteit afhangen van de dag in de week. U vult dan het maximum aantal tafels in dat door één van die verenigingen wordt gebruikt. Het programma controleert namelijk dat als u 5 tafels bij de vereniging opgeeft, of er wel 5 tafels in de lokaliteit beschikbaar zijn. Twijfelt u over flexibel of niet, vul dan niet-flexibel in; u kunt later altijd nog zelf teams verplaatsen als dat beter uitkomt. Speelt er maar 1 vereniging in een lokaliteit, zet dan flexibel dan op Ja. 4

5 Stap 2: Gegevens verenigingen op orde Handleiding RoosterGenerator, deel I Ook alle verenigingen die teams afvaardigen voor de competities dienen volledig up-to-date te zijn. Dat betekent: Elke vereniging dient aan de juiste lokaliteit gekoppeld te zijn. Controleer dit en kijk gelijk of er voor iedere vereniging een lokaliteit beschikbaar is (zie stap 1). Het aantal tafels (klein en/of groot) dat per dagdeel (avond en/of middag) beschikbaar is voor de teamcompetitie dient bij de verenigingen ingevuld te zijn. Dit is nieuw en u dient dus alle verenigingen te doorlopen en met beschikbare tafels op elk dagdeel te vullen. U hoeft alleen maar in te vullen wat u gebruikt. Dus heeft u geen competitie met matchtafels, dan mag u dit leeg laten en speelt u alleen s avonds, dan mag u s middags leeg laten. Twee voorbeelden: In Lokaliteit t Koetshuis (met 5 tafels) speelt vereniging Wasbeertje op maandag op 1 tafel, vereniging t Koetshuys op dinsdag op 2 tafels en vereniging Club 70 op dinsdag op 3 tafels en op woensdag ook op 3 tafels. U vult bij vereniging Wasbeertje op maandag 1 tafel in, bij vereniging het Koetshuys op dinsdag 2 tafels en bij vereniging Club 70 op dinsdag 3 tafels en op woensdag ook 3 tafels. In Lokaliteit OnderOns (met 6 tafels) spelen 12 teams van OnderOns; een paar door de week op slechts 2 tafels en de meeste teams op vrijdag op 6 beschikbare tafels. U vult bij de vereniging OnderOns op maandag t/m donderdag 2 tafels in en op vrijdag 6 tafels. Voorbeeld invullen beschikbare tafels bij een Vereniging In dit geval alleen voor de avond-competitie en alleen voor de competitie op kleine tafels 1,15 x 2,30. NB: RoosterGenerator werkt alleen met de formaten 1,40 x 2,80 (matchtafel) en 1,15 x 2,30 (kleine tafel). Heeft u een of meerdere tafels van het formaat 1,05 x 2,10 vul dat aantal dan toch (ook) in bij het formaat 1,15 x 2,30! 5

6 Stap 3: Competities aanmaken Handleiding RoosterGenerator, deel I U maakt uw competities aan zoals u wellicht al gewend bent, dus voor elke klasse een aparte competitie. Er is echter een aantal extra gegevens noodzakelijk, anders dan u gewend bent. Deze extra velden voor deze extra gegevens worden pas zichtbaar als u uw competitie met de standaardgegevens voor de eerste keer hebt opgeslagen. Kies dan in het hoofdmenu van uw pagina de knop Competities, scrol helemaal naar onder en klik daar op het icoontje (potloodje) om de competitie aan te passen met gegevens voor de RoosterGenerator. Bijna onderaan vindt u een blok met extra noodzakelijke gegevens voor RoosterGenerator: Speelweken U dient de speelweken op te geven per competitie. Dit zijn de officiële weeknummers. Als u een competitie hebt binnen een kalenderjaar, dan moeten de speelweeknummers oplopend zijn. Als u een gebroken jaar gebruikt (seizoen bijvoorbeeld), dan ziet uw nummering er bijvoorbeeld als volgt uit: 35, 37, 40, 41, 43, 44, 46, 47, 48, 49, 50, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13. Uw competitie kent dan 24 speelweken, 11 in 2015 en 13 in Het aantal speelweken en de weken waarin gespeeld wordt, mag verschillen per competitie. Wilt u bijvoorbeeld op hetzelfde moment de moyennes vóór de Kerst van de B1 en de B2 aanpassen, dan moet dat uit de weeknummering van beide competities blijken. 6

7 U kunt maximaal 52 speelweken per competitie invoeren en de speelweken moeten binnen een periode van 12 maanden liggen, dus u kunt niet in week 35 van 2015 beginnen en in week 42 van 2016 eindigen. Soort tafel U vult hier in groot (matchtafel) of klein. Met klein wordt zowel een tafel van 1,05 x 2,10 m 1 als 1,15 x 2,30 m 1 bedoeld. RoosterGenerator maakt daar geen onderscheid in. Middag of avond U moet hier kiezen voor een middag- of een avondcompetitie. De reden hiervan is dat RoosterGenerator geen competities op verschillende dagdelen kan combineren, in die zin dat tafels in een lokaliteit 2 keer op een dag worden gebruikt (dus s middags en s avonds) voor dezelfde competitie. Heeft u een competitie op de middag en een competitie op de avond, dan moet u die apart aanmaken en met RoosterGenerator daar aparte roosters mee maken. # keer tegen elkaar (ook wel: Uit en thuis op één dagdeel) U kunt hier aangeven of de teams 2 partijen per teamontmoeting spelen, de zogenaamde uit- en thuiswedstrijd op één avond (of middag). Als u RoosterGenerator gaat gebruiken, dan kunt u hier alleen 1 of 2 invullen. De consequentie van 2 keer tegen elkaar per speeldag is dat het programma dan eerst een compleet rooster aanmaakt en pas op het laatste moment elke wedstrijd dupliceert en het thuis-team omwisselt naar uit-team en andersom. Het aantal wedstrijden, bij deze keuze, is dus altijd 2 x zo veel als het aantal speelweken dat u invoert! Wilt u om de week laten spelen, dan moet dat blijken uit de nummering van de speelweken. Nogmaals: als u kiest voor 2 partijen bij een teamontmoeting en u geeft 24 speelweken op, dan spelen de teams allemaal 48 partijen. Wilt u dat ze maar 24 partijen spelen, dan moet u dus 12 speelweken opgeven. Let op! Bij het aanmaken of wijzigen van een competitie, vindt u ook het volgende invul veld: Dit wordt niet gebruikt door RoosterGenerator! Aanvangstijd Dit spreek voor zich. 7

8 Stap 4: Teams toevoegen Speeldag De laatste voorbereidende stap betreft het invoeren van de teams en het koppelen van die teams aan een competitie. Bij het koppelen kunt u ook aangeven of de competitie verdeeld moet worden over verschillende poules. Dit is niet anders dan in voorgaande jaren, met uitzondering van het veld speeldag. Door sommige gebruikers van BiljartPoint werd dit al gebruikt, maar als u RoosterGenerator wilt gebruiken, is dit veld nu verplicht! Speeldag thuiswedstrijd verplicht Koppelen teams aan elkaar Op verzoek van nogal wat lokaalhouders is er de mogelijkheid om 2 teams aan elkaar te koppelen, zodat beide teams ofwel gelijk thuis spelen ofwel beide uitspelen. Argument: voor 1 team thuis gaan we niet meer open. Dit zijn de mogelijkheden en beperkingen: 1. Per competitie (klasse) kunnen maximaal twee koppels van elk 2 teams worden gemaakt. 2. De teams in een koppel kunnen in dezelfde competitie uitkomen (bijvoorbeeld beide in de C1), maar mogen ook elk in een andere competitie uitkomen (bijvoorbeeld team A in de C1 en team B in de C3 poule F). 3. De 2 teams die gekoppeld worden dienen op hetzelfde dagdeel hun thuiswedstrijden te spelen, dienen beide lid te zijn van dezelfde vereniging, of lid te zijn van 2 verschillende verenigingen die wel in dezelfde lokaliteit spelen. Een waarschuwing is op zijn plaats. Teams koppelen verstoort al heel snel de evenwichtigheid in het rooster en andere teams zijn daar dus de dupe van. Aan de wedstrijdleider de taak om een verantwoorde afweging te maken tussen de belangen van de lokaalhouders en de belangen van uw teams. 8

9 Straks bij het gebruik van RoosterGenerator (zie Handleiding deel II) is er nog een optie om de verstoring van gekoppelde teams wat te verminderen. Als u straks namelijk kiest om conflicten te laten oplossen door RoosterGenerator, dan kunt u daar aangeven of dat moet gebeuren vóórdat de teams hard aan elkaar worden gekoppeld, of pas daarna. Hoe koppelt u teams aan elkaar? Dit doet u door bij beide teams die u wilt koppelen het teamnummer in te voeren van het andere team. Dus als u een team hebt met nummer in de B1 en een team met nummer in de B2, dan voert u in het veld Koppelen bij team het nummer in en bij team het nummer in. Deze functionaliteit is alleen bereikbaar via de optie Teams aanpassen. U moet dus eerst de teams invoeren en opslaan en daarna kunt u bij twee teams die u wilt koppelen via Teams aanpassen de desbetreffende teamnummers invoeren. Resumé Als u deze 4 stappen hebt doorlopen, kunt u met de module RoosterGenerator uw roosters van al uw competities gaan maken. Hoe dat gaat, staat beschreven in een aparte Handleiding RoosterGenerator deel II: Aan de slag met RoosterGenerator die u ook kunt vinden op de website van BiljartPoint. Succes! Team BiljartPoint 9