EXCHANGE 2010 WEBCLIENT

Transcriptie

1 EXCHANGE 2010 WEBCLIENT Datum:

2 1. Documentbeheer Datum Auteur Versie Wijziging Ruud Coppens 2.0 Definitief Ramon Rottier 3.0 Definitief Ramon Rottier 3.1 Definitief 2

3 2. Inleiding Handleiding ICT Dit document is bedoeld voor medewerkers van SDW, welke geautoriseerd zijn om in te loggen op het netwerk van SDW en een mailadres op naam hebben. SDW maakt voor de afhandeling van het mailverkeer gebruik van een Exchange 2010 server. Deze server biedt de mogelijkheid om overal ter wereld, waar een Internet aansluiting aanwezig is, uw SDWZORG mail te lezen. Indien er nog vragen zijn over het lezen van uw mail via de webcliënt, zoals in dit document beschreven staat, dan verzoeken wij u contact op te nemen met de afdeling ICT. Bij dringende zaken kan dit telefonisch gedaan worden ( Afdeling ICT is bereikbaar via het nummer ). Minder dringende zaken kunnen gemeld worden via de helpdesktool van SDW. Dat is het grote vraagteken-icoon op het bureaublad met de naam Self Service Site. Dat programma is te openen op een computer binnen SDW. Verklaring van de iconen In dit document wordt gebruik gemaakt van iconen. Deze iconen hebben de volgende betekenis: geeft aan dat er belangrijke informatie wordt meegedeeld. er wordt in de tekst een voorbeeld uitgewerkt. 3

4 3. Inhoudsopgave 1. Documentbeheer Inleiding Inhoudsopgave Wat heeft u nodig Verbinding maken Een nieuw mail bericht versturen Een bijlage toevoegen Controleren op nieuwe mailberichten Uitloggen Wijzigen van het wachtwoord Verlopen wachtwoord Instellen afwezigheid

5 4. Wat heeft u nodig - adres - Loginnaam en wachtwoord op het netwerk van SDW. - Een Internet verbinding. De snelheid of type provider maakt niet uit. 5. Verbinding maken Je gaat naar de volgende Internet pagina: Je komt uit op de automatiseringssite van SDW Roosendaal. Daar klik je op : Ik wil mijn SDW mail lezen Vervolgens krijgt je onderstaand inlog venster te zien: 5

6 Hier voer je jouw gebruikersnaam in met het bijbehorende wachtwoord. ( Jouw gebruikersnaam is gelijk aan jouw mailadres en deze kan je vinden bij de documentatie welke je van de afdeling ICT gehad heeft. ) Nadat je op Aanmelden gedrukt heeft verschijnt het volgende scherm: 6

7 In dit scherm kan je de taal en eventueel de tijdzone aangeven, waar je op dit moment bevindt. Standaard staat het ingesteld op Nederlands en Nederland zit in de tijdzone UTC+01:00. Je kan daarna op [OK] klikken. Voor bijvoorbeeld Engeland zou dit zij UTC+00:00. 7

8 Dit scherm is te vergelijken met Office Outlook De inhoud van jouw mailbox is gelijk aan de mailbox welke je op jouw werkstation van SDW ziet. Dit geld ook voor jouw contactpersonen / agenda en overige items binnen Outlook. Links onderaan de pagina hen je de knoppen om te switchen tussen de verschillende onderdelen van Outlook 2003/2010. Zoals AGENDA / TAKEN / CONTACTPERSONEN. 8

9 6. Een nieuw mail bericht versturen Door op nieuw te klikken, opent er het volgende scherm om een nieuwe mail te versturen. Door op Aan te klikken krijg je toegang tot de algemene adreslijst van SDW. 9

10 Door in het zoekveld een Weergavenaam, achternaam, voornaam of een gedeelte van de naam in te tikken krijg je, na op de knop zoeken te klikken, een lijst met overeenkomende adressen. De juiste ontvanger(s) kan je aanklikken en vervolgens klik je op de knop Aan om de contactpersonen toe te voegen aan de lijst. Indien de ontvanger de mail als cc of als bcc dient te ontvangen, dan klik je vanzelfsprekend op deze knop. Standaard wordt gezocht in de algemene adressenlijst met medewerkers. Als u wilt zoeken in uw eigen contactpersonen dan kiest u voor: Mijn Contactpersonen, Contacts. 10

11 7. Een bijlage toevoegen Handleiding ICT Bij een mail kan je, zoals dat ook in de normale versie van Outlook gaat, een bijlage toevoegen. Dit kan je doen door op op het paperklipje te drukken ( zie onderstaand figuur ). 11

12 Het volgende scherm verschijnt dan: Handleiding ICT In het linkerscherm kan je aangeven in welke map een bijlage staat verkenner (De bestanden welke je te zien krijgt zijn bestanden op de computer waar je op aan het werken bent en dus niet de bestanden op de server van SDW!.). Vervolgens klikt je op de bijlage, die je wilt toevoegen ( één bestand selecteren per keer ). Met de knop Openen wordt de bijlage toegevoegd. Deze stappen herhaal je totdat alle bijlage s toegevoegd zijn. Mocht je een bijlage willen verwijderen dan selecteer je het zwarte kruisje bijlage. naast de naam van de 12

13 8. Controleren op nieuwe mailberichten Indien je tussentijds wilt controleren op nieuwe mail dan doe je dit door te klikken op de twee pijlen. Zie onderstaand voorbeeld. 9. Uitloggen Als je de mailsessie wilt afsluiten doe je dit door te klikken op Afmelden. 10. Wijzigen van het wachtwoord Het wachtwoord wat men gebruikt om in te loggen in de webcliënt is gelijk aan het wachtwoord wat gebruikt wordt om in te loggen op het netwerk. Niet alleen via een werkstation van sdw, of bijvoorbeeld de sdw desktop is dit wachtwoord te wijzigen, maar ook via Exchange kun je het wachtwoord wijzigen. Dit gaat als volgt: 13

14 Klik op Opties rechts bovenaan. Kies daarna voor Uw wachtwoord wijzigen. Je krijgt daarna het onderstaande scherm te zien. Bij het veld Huidig wachtwoord vul je je oude wachtwoord in. Bij het veld Nieuw wachtwoord vul je je nieuwe wachtwoord in 14

15 Bij het veld Bevestig het nieuw wachtwoord vul je nogmaals je nieuwe wachtwoord ord in. Let op: Het nieuwe wachtwoord mag niet gelijk zijn aan een van de 5 laatst gebruikte wachtwoorden en moet minimaal 5 karakters bevatten. Door op Opslaan te drukken zal het wachtwoord gewijzigd worden. Je krijgt hier een bevestiging van. Klik vervolgens op OK om terug te gaan naar Outlook webcliënt. Je moet dan wel opnieuw inloggen met het de nieuwe gegevens om terug te komen in de mailbox. 15

16 11. Verlopen wachtwoord Indien jouw wachtwoord is verlopen of indien men de eerste keer inlogt dan moet het wachtwoord worden gewijzigd. Men krijgt dan onderstaand scherm. Je krijgt daarna het onderstaande scherm te zien. Bij het veld Gebruikersnaam vul je je gebruikersnaam in. Bij het veld Huidig wachtwoord vul je je oude wachtwoord in. Bij het veld Nieuw wachtwoord vul je je nieuwe wachtwoord in Bij het veld Bevestig het nieuw wachtwoord vul je nogmaals je nieuwe wachtwoord in. 16

17 Let op: Het nieuwe wachtwoord mag niet gelijk zijn aan een van de 5 laatst gebruikte wachtwoorden en moet minimaal 5 karakters bevatten. Door op Verzenden te drukken zal het wachtwoord gewijzigd worden. Je krijgt hier een bevestiging van. Klik vervolgens op OK om terug te gaan naar Outlook webcliënt. Je moet dan wel opnieuw inloggen met het de nieuwe gegevens om terug te komen in de mailbox. 17

18 12. Instellen afwezigheid Het kan handig zijn bij langere afwezigheid de zenders van op de hoogte te stellen van het feit dat hun mail voorlopig niet beantwoord gaat worden in verband met afwezigheid van de geadresseerde. Door jouw afwezigheid in te stellen in Outlook en een verklarende tekst op te nemen, worden de afzenders van mail eenmalig op de hoogte gesteld van jouw aanwezigheid, en van de mogelijke afwikkeling van hun mail. Instellen van afwezigheid: Klik op Opties, Automatisch antwoord instellen Je komt dan terecht in het scherm Automatisch antwoorden. Vink aan Automatisch antwoorden verzenden en vul een tekst in bij : - Eén antwoord naar iedere afzender binnen mijn organisatie met het volgende bericht verzenden - Eén antwoord naar iedere afzender buiten mijn organisatie met het volgende bericht verzenden Je kunt er voor kiezen om bij beide tekstvakken dezelfde afwezigheidtekst op te geven. Maar je kan er ook voor kiezen om twee verschillende teksten op te geven. Hierdoor kan je interne communicatie en externe communicatie gescheiden houden. Eventueel kan je ook nog een eenmalige tijdschema instellen. Als je geen tekst invult bij beide of bij een van beide tekstvakken, dan wordt er ook geen antwoord naar de afzender verstuurd. 18

19 Klik op Opslaan om de afwezigheid in te schakelen. Op deze manier is de afzender op de hoogte van jouw afwezigheid en kan je ook eventueel opgeven wanneer je weer bereikbaar zult zijn. 19