Marktconsultatie aanbesteding openbaar vervoer Haarlem-IJmond

Transcriptie

1 Marktconsultatie aanbesteding openbaar vervoer Haarlem-IJmond Opgesteld door: A.M.M. Weijers Vastgesteld door: R. Postma, Directie Beleid, sector Verkeer en Vervoer Referentie: PNH Datum: 10 december 2014

2 1. Inleiding Hartelijk dank voor uw interesse in de deelname aan de marktconsultatie Europese aanbesteding openbaar vervoer Haarlem-IJmond Dit document bevat alle informatie die u nodig heeft om deel te nemen aan de marktconsultatie. Het voorliggende document is als volgt opgebouwd: - Hoofdstuk 1: inleiding; - Hoofdstuk 2: achtergrond van de marktconsultatie; - Hoofdstuk 3: verloop van de marktconsultatie; - Hoofdstuk 4: juridische aspecten van de marktconsultatie - Hoofdstuk 5: bijlagen. 2. Achtergrond van de marktconsultatie De marktconsultatie wordt gehouden in het kader van de voorbereidingen van de aanbesteding van de concessie Haarlem-IJmond. Een nadere beschrijving van deze concessie vindt u in de Nota van Uitgangspunten (Bijlage 2). Gedeputeerde Staten van Noord-Holland hebben inmiddels deze Nota van Uitgangspunten op 12 november 2013 vastgesteld, waarin de belangrijkste keuzes bij deze aanbesteding worden verwoord. In deze Nota van Uitgangspunten geven Gedeputeerde Staten aan dat er een goede samenhang moet zijn tussen bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Het doel van de marktconsultatie is om uw mening en voorstellen te vernemen over een aantal onderwerpen. Deze reacties kunnen dan vroegtijdig worden verwerkt bij het opstellen van het concept-programma van Eisen en de andere aanbestedingsdocumenten voor de concessie Haarlem-IJmond. De onderwerpen die de revue zullen passeren zijn: - Aanbestedingsmethodiek - suppletiemethodiek - Bonus/malus/boeteregeling - Zero-emissie doelstelling - Uitdagingen bij start concessie (R-net route lijn 75 nog niet gereed; sluiting Velsertunnel) - Reisinformatie - Materieel - Financiën U krijgt bij de uitnodiging een aantal gerichte vragen die de Provincie Noord-Holland u wil stellen om de marktconsultatie vorm te geven. De planning is dat uiterlijk voor de zomer van 2014 het definitieve Programma van Eisen, de Offerteaanvraag, de Financiële Paragraaf en alle overige concessiedocumenten worden vastgesteld. Na deze vaststelling worden de aanbestedingsdocumenten opgesteld. De aanbestedingsprocedure start met de publicatie op TenderNed. De offertes van gegadigden zullen naar verwachting medio/eind september moeten worden ingediend. In de aanbestedingsdocumentatie zullen de processtappen met data staan vermeld. 3. Het verloop van de marktconsultatie De Provincie Noord-Holland heeft op 10 december 2013 een vooraankondiging van de aanbestedingsprocedure van de concessie Haarlem-IJmond gepubliceerd op de TenderNed website met als doel partijen vroegtijdig te informeren over de naderende aanbesteding en informatie te verkrijgen van de potentiële gegadigden. Partijen die zich aanmelden zullen worden uitgenodigd voor deelname Provincie Noord-Holland 2

3 aan de marktconsultatieronde. Teneinde tot een nuttige informatie-uitwisseling te komen is deelname aan de consultatie voorbehouden aan geïnteresseerden waarvan aannemelijk is dat zij te zijner tijd als gegadigde tot de aanbestedingsprocedure kunnen worden toegelaten. Geïnteresseerde gegadigden dienen zich uiterlijk maandag 30 december 2013 bij de Provincie Noord- Holland aangemeld te hebben voor deelname aan de marktconsultatie. Aanmelding dient te geschieden door het verzenden van een naar de contactpersoon van deze aanbesteding via ter attentie van mevrouw A.M.M. Weijers. In uw dient u mee te delen dat geïnteresseerde wenst deel te nemen aan de marktconsultatie en welke 3 data/dagdelen uw voorkeur hebben voor het gesprek. Aanmeldingen na deze datum worden door de Aanbestedende dienst terzijde gelegd. Vragen over de inhoud en opzet van de marktconsultatie kunnen tot uiterlijk vrijdag 27 december 2013 worden gesteld via het voornoemde adres. Na deze datum ontvangen vragen zullen niet in behandeling worden genomen en/of beantwoord. De partijen die menen een potentiele concessie opdrachtnemer te kunnen zijn voor de onderhavige opdracht en zich tijdig hebben aangemeld worden uitgenodigd voor een individueel gesprek op basis van de onderwerpen die de Provincie Noord-Holland wil bespreken in de marktconsultatie (maximaal 3 personen per aanbieder). Deze individuele gesprekken vinden plaats in het provinciehuis van de Provincie Noord-Holland, Houtplein 33 in Haarlem, in aanwezigheid van ten minste twee medewerkers van de Provincie Noord-Holland die bij de voorbereiding van de aanbesteding zijn betrokken. Van de (individuele) gesprekken zullen gespreksverslagen worden gemaakt. Daarnaast zal een geanonimiseerd algemeen verslag worden opgesteld van de antwoordrichtingen op de gestelde vragen. Dit algemene verslag zal, met een lijst van deelnemers, naar verwachting openbaar worden gemaakt in de aanbestedingsdocumentatie (zie in dit verband ook onder vertrouwelijkheid hoofdstuk 4). De antwoorden van de deelnemers zullen worden gebruikt bij het opstellen van het concept- Programma van Eisen en de andere aanbestedingsdocumenten voor de concessie Haarlem-IJmond (beoogde ingangsdatum concessie 13 december 2015). De Provincie Noord-Holland verstrekt een schriftelijke terugkoppeling geven over de wijze waarop het resultaat van de marktconsultatie ten behoeve van de aanbestedingsdocumenten wordt gebruikt. De vastgestelde schriftelijke terugkoppeling wordt geplaatst op de TenderNed site als onderdeel van de aanbestedingsdocumentatie. Provincie Noord-Holland 3

4 Voorlopige planning Fase Datum Vooraankondiging opdracht / aankondiging 10 december 2013 marktconsultatie Sluitingsdatum indienen van vragen over de 27 december 2013 opzet en inhoud van de marktconsultatie Sluitingsdatum aanmelding marktconsultatie 30 december 2013 Uitnodiging deelname marktconsultatie 31 december 2013 Individuele gesprekken met deelnemers marktconsultatie 8, 9, 15, 16, 22 of 23 januari 2014 Schriftelijke terugkoppeling van de marktconsultatie aan deelnemers (individuele verslag) 2 e helft februari 2014 Publicatie aanbestedingsdocumenten. In deze Voorjaar 2014 documentatie is onderdeel de (geanonimiseerde) resultaten van de marktconsultatie 4. Juridische aspecten van de marktconsultatie Instemming marktconsultatiedocument Door aanmelding geven geïnteresseerde marktpartijen aan in te stemmen met het bepaalde in dit marktconsultatiedocument. Geldigheid aanmelding De marktconsultatie is uitsluitend bedoeld voor geïnteresseerden waarvan aannemelijk is dat zij te zijner tijd als gegadigde tot de aanbestedingsprocedure kunnen worden toegelaten (= doelgroep). De Provincie Noord-Holland behoudt zich het recht voor om geïnteresseerden die evident niet tot deze doelgroep behoren van deelneming aan de marktconsultatie uit te sluiten. De marktconsultatie heeft niet tot doel om gegadigden voor inschrijving op de concessie-opdracht te selecteren. Een aanmelding waaraan voorwaarden zijn verbonden, zal als ongeldig terzijde worden gelegd. Aanmeldingen die niet tijdig (dat wil zeggen: vóór 31 december 2013) zijn ontvangen kunnen als ongeldig terzijde worden gelegd. Gelijkheid van informatie De marktconsultatie is uitsluitend bedoeld om informatie te ontvangen van potentiele deelnemers aan de marktconsultatie. De marktconsultatie is dus niet bedoeld om gegadigden voor inschrijving op de concessie-opdracht te voorzien van informatie. Alle deelnemers aan de marktconsultatie ontvangen dezelfde informatie, te weten het voorliggende marktconsultatiedocument met de bijlage. Het is niet de bedoeling om tijdens de marktconsultatie aanvullende of andere informatie te verstrekken. Mocht tijdens de marktconsultatie toch wezenlijke informatie worden verstrekt, dan zal deze informatie zo snel mogelijk op schrift worden gesteld en aan de andere deelnemers worden verstrekt (als bijlage bij het marktconsultatiedocument Het marktconsultatiedocument met bijlagen (dat wil zeggen het geanonimiseerde algemene verslag van de antwoordrichtingen op de gestelde vragen en de schriftelijke terugkoppeling van de Provincie Noord-Holland naar aanleiding van de marktconsultatie) zullen tijdens de aanbesteding onderdeel Provincie Noord-Holland 4

5 uitmaken van de aanbestedingsdocumentatie Afwezigheid van rechten De marktconsultatie maakt geen deel uit van de aanbestedingsprocedure en beïnvloedt op geen enkele wijze de kansen en mogelijkheden voor deelname aan de aanbestedingsprocedure. De marktconsultatie geeft op geen enkele wijze een overeenkomst of juridische binding tussen de Provincie Noord-Holland en de deelnemende partijen. Het staat de Provincie Noord-Holland vrij om de marktconsultatie om welke reden dan ook te beëindigen en/of annuleren. De geïnteresseerde marktpartijen aan de marktconsultatie hebben geen recht op een vergoeding voor hun deelname. Het marktconsultatiedocument bevat louter voorlopige gegevens waaraan geen rechten kunnen worden ontleend. Vertrouwelijkheid Gelet op de aard en omvang van de marktconsultatie is de informatie die tijdens de marktconsultatie door de deelnemers in de individuele gesprekken wordt verstrekt in uitgangspunt openbaar, in die zin dat: - de Provincie Noord-Holland is gerechtigd om deze informatie waarvan verslagen worden opgesteld - te betrekken bij het opstellen van de aanbestedingsdocumenten en te gebruiken in de ambtelijke en bestuurlijke discussies die gevoerd worden bij de voorbereiding van de aanbestedingsprocedure; -deze informatie kan worden gebruikt voor een terugkoppeling aan de deelnemers in de vorm van een algemeen, geanonimiseerd verslag van de antwoordrichtingen, welke inclusief een lijst van deelnemers gepubliceerd zal worden in de aanbestedingsdocumenten op TenderNed. Mochten de individuele gespreksverslagen toch potentieel bedrijfsvertrouwelijke gegevens bevatten, dan zal de Provincie Noord-Holland, voordat zij in een voorkomend geval deze informatie betrekt bij het opstellen van de aanbestedingsdocumenten of gebruikt voor de terugkoppeling in het algemene, geanonimiseerde verslag, in overleg treden met de betrokken deelnemer om te bezien op welke wijze de eventuele bedrijfsvertrouwelijkheid kan worden geborgd. De Provincie Noord-Holland zal de individuele gespreksverslagen niet bekend maken aan derden waaronder begrepen andere geïnteresseerde marktpartijen behoudens indien en voor zover de Provincie Noord-Holland op grond van enige wettelijke verplichting, dan wel in het kader van een rechtsgeding, redelijkerwijs gehouden is tot openbaarmaking. Alvorens de Provincie Noord-Holland in die situaties informatie aan derden verstrekt, zal zij met de desbetreffende deelnemer overleg plegen over een voor laatstgenoemde minst bezwaarlijke wijze van bekendmaking, onverminderd de nakoming van voormelde verplichtingen door de Provincie Noord-Holland. Provincie Noord-Holland 5

6 Terugkoppeling Na afloop van de marktconsultatie wordt aan alle deelnemers een schriftelijke terugkoppeling van de marktconsultatie gegeven over de wijze waarop de informatie uit de marktconsultatie in de aanbestedingsdocumenten is verwerkt. Deze terugkoppeling doet geen afbreuk aan de vrijblijvendheid van de marktconsultatie; de Provincie Noord-Holland bepaalt zelf wat zij met de reacties/informatie doet. Op haar rust niet de verplichting om te motiveren waarom zij bepaalde reacties/informatie wel of niet in de aanbestedingsdocumenten verwerkt. Taal De marktconsultatie vindt plaats in de Nederlandse taal. Hoofdstuk 5: bijlagen Bijlage 1: Nota van Uitgangspunten Provincie Noord-Holland 6