De notitie verantwoording Wet Werk en Bijstand 2004 geeft hiervoor de kaders weer.

Transcriptie

1 Voorstel aan de Raad Datum raadsvergadering / Nummer raadsvoorstel 9 juni 2004 / 102/2004 Onderwerp Notitie verantwoording Wet Werk en Bijstand 2004 Programma / Programmanummer Inkomen / 3230 Portefeuillehouder L. Scholten Voorstel van het College van Burgemeester en Wethouders d.d. 27 april 2004 Samenvatting Met de komst van de WWB maakt de rijksoverheid een terugtrekkende beweging ten gunste van de controlerende taak van de gemeenteraad. Uw gemeenteraad zal zelf moeten aangeven waarop u (de voortgang) van de resultaten die ons college heeft gerealiseerd wil controleren. Om de risico s in de uitvoering van de WWB tijdig te kunnen ondervangen, is het noodzakelijk dat deze tijdig worden gesignaleerd en gerapporteerd. Hierdoor is het mogelijk om tijdig te kunnen (bij)sturen in het proces van uitvoering en om de aanwezige risico s te reduceren. Het doel van deze notitie is om kort en krachtig een aantal belangrijke aandachtsvelden met betrekking tot de beheersing van de bedrijfsvoering de revue te laten passeren. Aangezien de financiële risico s voor de gemeenten aanzienlijk zijn toegenomen met de invoering van de WWB is een adequate interne beheersing van het gehele proces van essentieel belang. Om hieraan een goede invulling te geven zijn inrichting van (verbijzonderde) interne controle en tijdige periodieke betrouwbare informatiestromen noodzakelijk. Op deze wijze is het mogelijk om tijdig in het proces van uitvoering te kunnen (bij)sturen en maatregelen te kunnen nemen om daarmee het proces te kunnen blijven beheersen. De notitie verantwoording Wet Werk en Bijstand 2004 geeft hiervoor de kaders weer. Voorstel om te besluiten 1. De notitie verantwoording Wet Werk en Bijstand 2004 vast te stellen. Opgesteld door, telefoonnummer Danny Ederveen, rvs.doc

2 Voorstel aan de Raad Aan de Raad van de gemeente Nijmegen 1 Inleiding Per 1 januari 2004 is de minimumvariant van de WWB in Nijmegen ingevoerd. De volledige invoering van de WWB is gepland op 1 januari Om deze implementatie in goede banen te leiden, is het Plan van aanpak Wet Werk en Bijstand Nijmegen opgesteld. Één van de in dit plan vermelde op te leveren stukken is deze notitie Verantwoording Wet Werk en Bijstand De belangrijkste reden voor het verschijnen van deze notitie is gelegen in de terugtrekkende beweging van de rijksoverheid ten gunste van de controlerende taak van de gemeenteraad. 2 Doelstelling Het doel van de notitie verantwoording Wet Werk en Bijstand is om inzicht te geven in de kaders met betrekking tot de beheersing van de bedrijfsvoering rondom de WWB. Als gevolg van de gewijzigde rol van de gemeenteraad, is zij uiteindelijk het controlerende en (bij)sturende orgaan geworden. In de notitie verantwoording Wet Werk en Bijstand is uitgewerkt met behulp van welke middelen de gemeenteraad aan deze taken invulling gaat geven met het doel om de risico s in beeld te brengen en te mitigeren. 3 Argumenten De financiele risico s zijn voor de gemeenten aanzienlijk toegenomen met de invoering van de WWB. Gemeenten hebben immers de volledige financiële verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de WWB gekregen. De eerste 10% overschrijding van het verkregen budget WWB zijn voor rekening van de gemeente zelf. In dit kader is reeds een notite opgesteld met betrekking tot een dit doel dienende risicovoorziening van van 10% van de totale verwachte uitgaven. Eventueel is bij overschrijding van deze grens aanvullende financiering door de rijksoverheid mogelijk. Daarnaast is de rechtmatigheidsgrens verlaagd tot 1%. Gemeenten zijn verplicht om bij een overschrijding van dit percentage de rijksoverheid middels het zogenaamde Verslag over de Uitvoering (VodU) in te lichten. Door bovenstaande argumenten is het nog meer dan voorheen zaak om risico s in de uitvoering van de WWB tijdig te kunnen ondervangen. Het is noodzaak om deze tijdig te signaleren en te rapporteren, zodat het mogelijk is om tijdig te kunnen (bij)sturen in het proces van uitvoering. 4 Financiën N.v.t. 5 Juridische aspecten Het is van groot belang om onderscheid te maken in enerzijds de wettelijke uitvoering WWB en anderzijds de gemeentelijke uitvoering WWB, omdat de gemeenteraad naast de in de wet- en regelgeving vastgestelde criteria zelf aanvullende criteria kan vaststellen. Deze laatste maken geen onderdeel uit van de verslaggeving richting het ministerie en vallen derhalve ook niet onder de verplichte accountantscontrole. Overigens 102rvs.doc

3 Voorstel aan de Raad Vervolgvel 2 kan dit laatste op verzoek van de gemeenteraad wel onderdeel van de accountantscontrole gaan uitmaken. 6 Communicatie N.v.t. 7 Uitvoering De van belang zijnde bedrijfsprocessen zullen op de nieuwe situatie worden aangepast. College van Burgemeester en Wethouders van Nijmegen, De Burgemeester, De Secretaris, mevr. dr. G. ter Horst ir. H.K.W. Bekkers Bijlage(n): Notitie verantwoording Wet Werk en Bijstand rvs.doc

4 Notitie Verantwoording Wet Werk en Bijstand (WWB) 2004

5 Inhoudsopgave 1 Inleiding 3 2 Intern controleplan WWB 2004 en rapportage 4 3 Verantwoording gemeenteraad Periodieke rapportage met de bevindingen verbijzonderde interne controle Verloop van financiële middelen/fondsen en de productiecijfers 5 4 Verantwoording ministerie Financieel beeld Verslag over de uitvoering (VodU) 5 5 Ter afsluiting 6 Blz.

6 Notitie Verantwoording Wet Werk en Bijstand (WWB) Inleiding Per 1 januari 2004 is de minimumvariant van de WWB in Nijmegen ingevoerd. De volledige invoering van de WWB is gepland op 1 januari Om deze implementatie in goede banen te leiden, is het Plan van aanpak Wet Werk en Bijstand Nijmegen opgesteld. Één van de in dit plan vermelde op te leveren stukken (zie paragraaf 3.6.1) is deze notitie Verantwoording Wet Werk en Bijstand (WWB) Het doel van deze notitie is om kort maar krachtig in één notitie een aantal belangrijke aandachtsvelden met betrekking tot de beheersing van de bedrijfsvoering de revue te laten passeren. Aangezien de financiële risico s voor de gemeenten aanzienlijk zijn toegenomen met de invoering van de WWB is een adequate interne beheersing van het proces van uitvoering van essentieel belang. Om hieraan een goede invulling te kunnen geven zijn inrichting van (verbijzonderde) interne controle en tijdige periodieke betrouwbare informatiestromen (waaronder managementrapportages) noodzakelijk. Op deze wijze is het mogelijk om tijdig in het proces van uitvoering te kunnen (bij)sturen en maatregelen te kunnen nemen om daarmee het proces te kunnen blijven beheersen. In deze notitie Verantwoording Wet Werk en Bijstand (WWB) 2004 worden achtereenvolgens de volgende aandachtsvelden nader uitgewerkt: Intern controleplan WWB 2004 en rapportage Verantwoording gemeenteraad Verantwoording ministerie Versie: 13 april 2004 Versie 1.0 Pagina 3 van 6

7 Notitie Verantwoording Wet Werk en Bijstand (WWB) Intern controleplan WWB 2004 en rapportage Het ministerie van SZW heeft een harde financiële norm neergelegd bij de gemeenten. Ten opzichte van vorig jaar is deze aanzienlijk aangescherpt. Concreet houdt dit in dat gemeenten verplicht zijn om bij een tekortkoming met een financiële omvang van meer dan 1% ten opzichte van de verrichte betaling bij het ministerie te melden middels het zogenaamde Verslag over de Uitvoering (VodU) (zie hoofdstuk 5). In hoeverre dit inhoudt dat gemeenten mogelijk gekort gaan worden op de verkregen financiële middelen is nog niet volledig uitgekristalliseerd. In de wet is echter wel reeds opgenomen dat na een eerdere aanwijzing in enig jaar een (financiële) korting op het beschikbare (inkomens) budget kan worden toegepast in het daarop volgende jaar bij blijvende ingebrekeblijving. Het motto voorkomen is beter dan genezen is hier echter wel op zijn plaats. Temeer omdat gemeenten onder andere de volledige financiële verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de WWB krijgen. Immers de eerste 10% overschrijding van het verkregen budget WWB zijn voor eigen risico en dus rekening van de gemeente. Eventueel is bij overschrijding van deze grens aanvullende financiering mogelijk. Kortom de financiële risico s zijn aanzienlijk toegenomen voor de gemeenten. Om de risico s in de uitvoering van de WWB tijdig te kunnen ondervangen, is het noodzakelijk dat deze tijdig worden gesignaleerd en gerapporteerd. Hierdoor is het mogelijk om tijdig te kunnen (bij)sturen in het proces van uitvoering. Door het tijdig nemen van gerichte acties en maatregelen kan het financiële risico ten aanzien van de 1% worden beheerst en tot een minimum worden teruggebracht. Het financiële risico van overschrijding van de 10% norm, wordt met behulp van de verbijzonderde interne controle niet ondervangen. Hiervoor is het instrument managementrapportage een middel (zie paragraaf 3.2). De specifieke uitgangspunten voor deze verbijzonderde interne controle ten aanzien van de WWB zijn vastgelegd in een daarvoor opgesteld intern controleplan. Op basis van de geformuleerde uitgangspunten in dit interne controleplan is het mogelijk om een gefundeerd en verantwoord oordeel te formuleren over de rechtmatigheid van de uitvoering van de WWB. Geconstateerde tekortkomingen zullen periodiek worden gerapporteerd evenals aanbevelingen ter reducering hiervan in de toekomst. Het intern controleplan WWB 2004 wordt in een afzonderlijke notitie nader uitgewerkt. 3 Verantwoording gemeenteraad Met de invoering van de WWB is ook de rol van de gemeenteraad gewijzigd. Zoals blijkt uit hoofdstuk 2 is de gemeente zelf verantwoordelijk voor de uitvoering van de WWB en draagt zij de financiële risico s. Uiteindelijk is het de gemeenteraad die stuurt en controleert. Om deze verantwoordelijkheid te kunnen dragen is het noodzakelijk dat de gemeenteraad periodiek wordt geïnformeerd omtrent de stand van zaken. In principe zijn de informatiestromen richting de gemeenteraad in 2 hoofdcategorieën onder te brengen. Dit zijn: a) Periodieke rapportage met de bevindingen verbijzonderde interne controle. b) Ontwikkeling van de financiële middelen/fondsen WWB en rapportage van de productiecijfers (managementrapportages). Kwartaalsgewijs zal aan het college van B&W worden gerapporteerd omtrent bovenstaande. De gemeenteraad zal halfjaarlijks (rondom de voorjaars en najaars marap) worden geïnformeerd over de ontwikkelingen, voorgenomen acties en prognoses. 3.1 Periodieke rapportage met de bevindingen verbijzonderde interne controle Deze periodieke rapportage valt uiteen in enerzijds een rapportage in het kader van de wettelijke uitvoering WWB en anderzijds in het kader van de verantwoording aan de Raad, omdat de gemeenteraad naast de in de wet- en regelgeving vastgestelde criteria zelf aanvullende criteria kan vaststellen. Deze laatste maken geen onderdeel uit van de verslaggevingsplicht richting het ministerie en vallen derhalve ook niet onder de verplichte accountantscontrole. Overigens kan dit laatste op verzoek van de gemeenteraad wel onderdeel van de accountantscontrole gaan uitmaken. Om de wettelijke uitvoering en de gemeentelijke verantwoording van elkaar gescheiden te houden zullen van beiden de bevindingen en conclusies afzonderlijk worden gerapporteerd aan de gemeenteraad. Versie: 13 april 2004 Versie 1.0 Pagina 4 van 6

8 Notitie Verantwoording Wet Werk en Bijstand (WWB) 2004 Bovenstaande periodieke rapportages zijn een onderdeel van het intern controleplan WWB Dit controleplan wordt in een afzonderlijke notitie nader uitgewerkt. 3.2 Ontwikkeling van de financiële middelen/fondsen WWB en rapportage van de productiecijfers (managementrapportages) Naast de bevindingen en conclusies naar aanleiding van de uitgevoerde verbijzonderde interne controle is periodiek inzicht in de actuele stand van zaken ten aanzien van de financiële middelen/fondsen en de productiecijfers een belangrijk sturingselement. Hierbij zijn niet alleen de baten/lasten en de productiecijfers tot en met het moment van tussentijdse afsluiting van belang, maar meer nog de verwachtingen voor de rest van het (boek)jaar (prognoses). Deze inzichten zijn voor een belangrijk deel bepalend voor de toekomstige ontwikkelingen in de financiële middelen/fondsen en de productiecijfers en daarmee voor het te volgen beleid. Immers als tussentijds wordt gesignaleerd dat met uitvoering van het huidige beleid een overschrijding van het WWB budget het gevolg is (op basis van de prognoses), dan is het in een vroegtijdig stadium nog mogelijk om het beleid te herzien om daarmee de geprognosticeerde overschrijding van het WWB budget te voorkomen. Want zoals eerder vermeld is de eerste 10% overschrijding van het budget voor rekening van de gemeente. Kortom door deze informatie samen te vatten in periodieke (maandelijkse) managementrapportages kan zowel inzicht worden gegeven in de huidige als de verwachte stand van zaken. Bovenstaande rapportage zal tevens maandelijks met de verantwoordelijke wethouder worden afgestemd. Op deze wijze kunnen toekomstige meecq tegenvallers in een vroeg (tijdig) stadium worden onderkend en kunnen tijdig acties in het huidige beleid worden ondernomen om op deze ontwikkelingen in te spelen. Belangrijk aspect hierbij is dat prognoses gegeven zullen moeten worden door de betreffende budgethouders, evenals een analyse van de verschillen. Middels deze werkwijze is ook hier sprake van beheersing van het proces van uitvoering. 4 Verantwoording ministerie Richting het ministerie dient na afloop van het boekjaar verslag te worden gedaan over de uitvoering van de WWB. In het kader van beheersing heeft dit verslag geen toegevoegde waarde, omdat het een verantwoordingsstuk achteraf is en bijsturing niet meer mogelijk is. Het is zogezegd een sluitstuk. Logischerwijs dient de verantwoording richting het ministerie een voortvloeisel te zijn van hetgeen is beschreven in voorafgaande hoofdstukken. Bij een adequate tussentijdse beheersing van de bedrijfsvoering, dienen er bij het opstellen van Financieel beeld en het Verslag over de Uitvoering (VodU) geen onverwachte verrassingen meer aan het licht te komen. In onderstaande paragrafen zullen beide verslagen nader worden toegelicht. 4.1 Financieel beeld Dit financiële verslag dient verplicht te worden ingevuld en maakt onderdeel uit van de accountantscontrole. De financiële informatie die hierin dient te worden verantwoord betreft het Werkdeel, het Inkomensdeel en de Bijzondere bijstand. De informatie die hierin wordt gevraagd wordt tussentijds middels de maandrapportage in beeld gebracht en bewaakt. Het model Financieel beeld is opgenomen als bijlage bij het controle- en rapportageprotocol WWB Verslag over de uitvoering (VodU) Het verslag over de uitvoering bevat een aantal onderdelen. Afhankelijk van de onderzoeksresultaten zijn de onderdelen al dan niet verplicht. De belangrijkste zijn de onderdelen één en twee. Kort gezegd komt deze informatie uit de bevindingen en conclusies naar aanleiding van de uitgevoerde verbijzonderde interne controle omtrent de 1% (zie hoofdstuk 3). Naast deze eerdergenoemde onderdelen is er nog een derde onderdeel. Dit betreft de bestuurlijke mededeling. Hierin dient het college van Burgemeester en wethouders een aantal zaken expliciet te verklaren. Dit onderdeel valt overigens niet onder de accountantscontrole. Het model Verslag over de uitvoering (VodU) is opgenomen als bijlage bij het controle- en rapportageprotocol WWB Versie: 13 april 2004 Versie 1.0 Pagina 5 van 6

9 Notitie Verantwoording Wet Werk en Bijstand (WWB) Ter afsluiting Uit deze notitie mag duidelijk zijn geworden dat de beheersing van de bedrijfsvoering een absolute noodzaak is om de toegenomen financiële risico s naar aanleiding van de invoering van de WWB te kunnen beheersen. In deze notitie is aangegeven welke controlemiddelen de gemeente hiervoor kan inzetten om de risico s in beeld te brengen en te mitigeren. Vanzelfsprekend werken deze alleen als zij ook daadwerkelijk in de praktijk worden gebruikt en op de juiste wijze worden toegepast. Tot slot nog de opmerking dat ook dit geen statisch geheel is, maar voortdurend moet worden beoordeeld op de juiste werking en de toereikendheid ervan. Zonodig kunnen (tussentijds) aanpassingen worden gedaan om de ingezette middelen effectief en efficiënt te kunnen blijven toepassen. Versie: 13 april 2004 Versie 1.0 Pagina 6 van 6