Het beleidsterrein organisatie omvat het zorgdragen voor het beheer en de ontwikkeling van:

Transcriptie

1 RIS112296_ Gemeente Den Haag Ons kenmerk / RIS HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS, Besluit: I. vast te stellen: Uitvoeringsbesluit Organisatie 1. Omschrijving van het beleidsterrein Het beleidsterrein organisatie omvat het zorgdragen voor het beheer en de ontwikkeling van: - de hoofdstructuur van gemeentelijke organisatie ; - het gemeentelijk sturingsmodel; - de interne bedrijfsprocessen; - de afstemming van sectoroverstijgende beleidsterreinen; - de externe dienstverlening; - het bestuurlijk informatiesysteem; 2. Taken en verantwoordelijkheden van de directeur Personeelszaken, Organisatie en Informatievoorziening 2.1 Op grond van zijn verantwoordelijkheid draagt de directeur Personeelszaken, organisatie en informatievoorziening, onder bestuurlijke aansturing van de portefeuillehouder voor organisatie, zorg voor: - visieontwikkeling op het terrein van de gemeentelijke organisatie ; - wijzigingen van de organisatieregeling; - veranderingen in de hoofdstructuur van de gemeentelijke organisatie; - de gemeentebrede samenhang in de beschrijving en bewaking van interne bedrijfsprocessen; - het gemeentebrede niveau van de interne en externe dienstverlening; - een evenwichtige presentatie van bestuurlijk relevante sturingsgegevens; - het vastleggen van de taken van OVD en GMT; Postadres: Postbus , 2500 DJ Den Haag Telefoon: Bezoekadres: Spui 70, Den Haag Fax: Internetadres:

2 / Planning en control 3.1 Op het terrein van het organisatiebeleid is de directeur Personeelszaken, organisatie en informatievoorzieningen verantwoordelijk voor de planning en control op het niveau van het concern. 3.2 De directeur Personeelszaken, organisatie en informatievoorziening kan ter uitvoering van zijn functie: - het gemeentebestuur voorstellen algemene concernkaders te stellen, of te wijzigen, waaraan alle diensthoofden zijn gehouden; - aanwijzingen geven aan diensthoofden op grond van zijn bevoegdheden of vastgesteld beleid; - het gemeentebestuur voorstellen om diensten specifieke aanwijzingen te geven; - voorstellen te doen aan het gemeentebestuur voor nieuw beleid. 3.3 De directeur Personeelszaken, organisatie en informatievoorziening verzamelt de gegevens over de prestaties van diensten ten aanzien van de inhoud en kwaliteit van de bedrijfsvoering op bestuurlijk relevante aspecten. Op basis daarvan worden normen gesteld en aanwijzingen gegeven voor verbeteringen. 3.4 De directeur Personeelszaken, organisatie en informatievoorziening geeft jaarlijks, in het kader van de begroting, aan welke werkzaamheden, projecten en initiatieven in het opvolgende jaar op organisatorisch terrein zullen worden uitgevoerd. In het kader van de rekening rapporteert de directeur Personeelszaken, organisatie en informatievoorziening jaarlijks over de ontwikkelingen en resultaten op het niveau van concern en diensten in de jaarrekening en het Sociaal Jaarverslag. Hij geeft daarnaast richtlijnen aan diensten over de organisatorische punten waarop deze in hun jaarplanning informatie dienen te verschaffen over hun voornemens en resultaten. 4. Organisatiebeleid op dienstniveau 4.1 Het diensthoofd is, binnen door het concern gestelde kaders, verantwoordelijk voor de structuur van de organisatie (met uitzondering van de hoofdstructuur art. 11), de inrichting van de bedrijfsprocessen, het management informatiesysteem en de externe dienstverlening. Het diensthoofd legt deze op hoofdlijnen vast. 4.2 Het diensthoofd wijst op verzoek van de directeur Personeelszaken, organisatie en informatievoorzieningen een functionaris aan die de dienst vertegenwoordigt in overleggen op concernniveau die betrekking hebben op het terrein van het organisatiebeleid.

3 / Procedures 5.1 De directeur Personeelszaken, Organisatie en Informatievoorzieningen draagt zorg voor de controlfunctie op het organisatieterrein en ondersteunt daarin de concerncontroller in zijn verantwoordelijkheden. 5.2.A De directeur Personeelszaken, Organisatie en Informatievoorzieningen legt voostellen voor richtlijnen en kaders op het terrein van het gemeentelijk organisatiebeleid voor aan het Gemeentelijk Managementteam en het Overleg van Diensthoofden. 6. Sectoren 6.1 Op grond van de organisatieregeling stellen burgemeester en wethouders vast welke organisatieonderdelen van een dienst binnen de hoofdstructuur worden aangewezen als sector. De aanwijzing tot sector geschiedt op basis van bijzonder belang waarbij rekening wordt gehouden met een samenspel van de volgende factoren: $ invulling van de primaire taken van de dienst $ complex en belangrijk werkveld $ personele- en financiële omvang $ afgrenzing naar aanpalende organisatieonderdelen $ belangrijke en complexe concernfunctie $ aparte bestuurlijke aansturing $ bijzondere externe relaties 6.2 Op grond van artikel 6.1 zijn de volgende organisatie onderdelen aangewezen als sector: De directie Financiën De directie Personeelszaken, Organisatie en Informatievoorziening De directie Bestuurszaken De directie Haags Gemeente Archief De directie Voorlichting en Externe Betrekkingen De directie Sport en Cultuur De directie Volksgezondheid De directie Openbaar onderwijs De directie Beleidsaangelegenheden en Vastgoed De directie Middelen De sector Bijstand SZW De sector Werken SZW De sector Integratie en hulpverlening SZW De sector productgroepen I DSB De sector productgroepen II DSB De directie Beleid DSO De directie Haags Ontwikkelingsbedrijf DSO De directie Bouwen Toezicht & Dienstverlening DSO

4 / Concerndirecties 7.1 Burgemeester en wethouders stellen vast welke sectoren van de bestuursdienst op grond van hun taken op het terrein van kaderstelling en planning & control worden aangewezen als concerndirectie. 7.2 Op grond van artikel 7.1 zijn de volgende organisatieonderdelen van de bestuursdienst aangewezen als concerndirectie: De directie Financiën De directie Personeelszaken, Organisatie en Informatievoorziening De directie Bestuurszaken De directie Haags Gemeente Archief De directie Voorlichting en Externe Betrekkingen Naast de concerndirecties van de Bestuurdienst zijn ook aan de Facilitaire Dienst concerntaken op het terrein van kaderstelling en planning & control opgedragen. 8. Kerndiensten 8.1 Het college van burgemeester en wethouders stelt vast welke diensten worden aangewezen als kerndienst. De aanwijzing tot kerndienst geschiedt op basis van bijzonder belang waarbij rekening wordt gehouden met een samenspel van de volgende factoren: $ bijdrage aan het (strategisch) beleid en de beleidsontwikkeling van de gemeente $ personele- en financiële omvang $ concernfunctie 8.2 Op grond van artikel 8.1 zijn de volgende diensten aangewezen als kerndienst: De Bestuursdienst De Dienst Stedelijke Ontwikkeling De Dienst Onderwijs, Cultuur en Welzijn De Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheidsprojecten De Dienst Stadsbeheer 9. Gemeentelijk Management team (GMT) 9.1.A Het gemeentelijk management team is samengesteld uit: < de gemeentesecretaris (voorz) < de algemeen directeuren van de kerndiensten < de concerndirecteuren van Financiën en POI < de directeur grote stedenbeleid (GSB): als agendalid bij alle beleidsonderwerpen < de overige directeuren op uitnodiging bij onderwerpen waarvoor zij directe verantwoordelijkheid dragen of die specifiek hun verantwoordelijkheid in belangrijke mate aangaan

5 / Het GMT draagt onder voorzitterschap van de gemeentesecretaris zorg voor een centrale en integrale aanpak van het concernbeleid, de sturing op concernbrede of dienstoverstijgende vraagstukken ten aanzien van de bedrijfsvoering en de ondersteuning van en advisering aan het college. - bewaakt de realisering door het bestuur vastgestelde strategische doelen en -projecten - is opdrachtnemer bij bestuursopdrachten die betrekking hebben op concernbrede- en integrale vraagstukken - draagt zorg voor het opstellen van een startdocument bij grote dienstoverstijgende projecten en bewaakt de voortgang en de bestuurlijke afstemming - geeft aansturing aan de stadsdeel management teams en bewaakt de totstandkoming van de integrale beleidsuitvoering in de stadsdelen - treedt op als agendacommissie voor de vergaderingen van het OVD. - is verantwoordelijk voor de aanlevering en voorbereiding van voorstellen op het terrein en bedrijfsvoering met een dienstoverstijgend belang ter definitieve ambtelijke besluitvorming door het OVD. - draagt zorg voor de invulling en voorbereiding van de themabesprekingen in het OVD, op eigen initiatief of op verzoek van de leden van het OVD. 9.3 Het GMT verzekert zich ervan dat bij de voorbereiding van besluiten alle diensten en overige relevante partijen hun inbreng hebben kunnen leveren. Zij kan daartoe diensthoofden, directeuren van concerndirecties en andere personen uitnodigen aan het overleg deel te nemen. 9.4 De leden van het GMT dragen ieder voor zich zorg voor de aansturing van één of meerdere van de bestaande dienstoverstijgende overleggen en -projecten op de verschillende beleidsterreinen en rapporteren hierover in het GMT. De directeuren van concerndirecties dragen zorg voor de overleggen op de verschillende middelenterreinen en brengen de resultaten in bij het GMT. 9.5 Het GMT komt wekelijks bijeen. 10. Overleg Van Diensthoofden (OVD) 10.1 Het overleg van diensthoofden is samengesteld uit < gemeentesecretaris (voorz) < diensthoofden < overige directeuren op uitnodiging 10.2 Het OVD adviseert het college op voorstellen op het terrein van de bedrijfsvoering met een dienstoverstijgend belang en voert thematische besprekingen met betrekking tot brede onderwerpen op het terrein van beleid of bedrijfsvoering Het OVD (gemeentesecretaris en diensthoofden) neemt besluiten over het advies aan het college op voorstellen die door het GMT zijn voorbereid over concernbrede of dienstoverstijgende vraagstukken ten aanzien van de bedrijfsvoering. Indien het OVD van oordeel is dat de afstemming in de voorbereiding onvoldoende is geweest wordt het voorstel terugverwezen naar het GMT of nader gemotiveerd aan het college voorgelegd Het OVD komt maandelijks bijeen.

6 / Aanpassingen in de hoofdstructuur van de gemeentelijke organisatie 11.1 Aanpassing van de hoofdstructuur vindt plaats onder gezamenlijke verantwoordelijkheid van de wethouder organisatie en de beheerportefeuillehouder(s) van de betrokken dienst(en) Bij de start van een fusie of reorganisatie op het niveau van de hoofdstructuur wordt dit door de betrokken dienst gemeld aan de directeur personeelszaken, organisatie en informatievoorziening en worden afspraken gemaakt over zijn betrokkenheid Een reorganisatie vindt plaats onder verantwoordelijkheid van het diensthoofd. Bij fusie draagt het diensthoofd van de dienst waarbinnen organisatieonderdelen van een andere dienst worden ondergebracht de eindverantwoordelijkheid en rapporteert deze hierover aan de verantwoordelijke bestuurders In het besluit tot fusies of reorganisatie wordt geregeld wanneer, op welke wijze en binnen welke periode de bereikte meerwaarde, o.a. op het punt van de beleidscoördinatie, wordt geëvalueerd. II. Dat dit besluit in werking treedt op de datum dat de Organisatieregeling Gemeente Den Haag in werking treedt. Den Haag, 25 november 2003 Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris, de burgemeester, D.M.F. Jongen W.J. Deetman

7 / afdruk aan - 1x, POI, N. Geerts