van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis;

Transcriptie

1 1/9 Sectoraal comité van het Rijksregister Beraadslaging RR nr 25/2017 van 17 mei 2017 Betreft: aanvraag van het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid, vzw FRATEM (InterMed - Réseau Santé Wallon) en vzw ABRUMET (BruSafe - Brussels Gezondheidsnetwerk) toegang te bekomen tot bepaalde gegevens van het Rijksregister voor de organisatie van de opslag en de consultatie van gezondheidsgegevens in de eerstelijnskluizen (RN-MA ) Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité"); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid, vzw FRATEM (InterMed - Réseau Santé Wallon) en vzw ABRUMET (BruSafe - Brussels Gezondheidsnetwerk), ontvangen op 23/03/2017 en de bijkomende informatie; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 19/04/2017;

2 Beraadslaging RR 25/2017-2/9 Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 17 mei 2017, na beraadslaging, als volgt: I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG 1. In België zijn er drie eerstelijnskluizen: Vitalink (beheerd door het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid), InterMed dat verbonden is aan de hub 'Réseau Santé Wallon', hierna RSW (uitgebaat door vzw FRATEM) en BruSafe dat verbonden is aan de hub 'Brussels Gezondheidsnetwerk' (uitgebaat door vzw ABRUMET). 2. De aanvraag strekt ertoe om het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid, vzw FRATEM en vzw ABRUMET, hierna de aanvragers, te machtigen toegang te bekomen tot bepaalde gegevens van het Rijksregister voor de organisatie van de opslag en de consultatie van gezondheidsgegevens in de eerstelijnskluizen. Vitalink en de hubs waarmee een andere eerstelijnskluis is verbonden (Réseau Santé Wallon voor InterMed en het Brussels Gezondheidsnetwerk voor BruSafe) moeten meer bepaald toegang hebben tot het gegeven gewest van de hoofdverblijfplaats van een zorggebruiker 1 om zo te bepalen welke kluis de informatie ter beschikking stelt en tot het gegeven overlijdensdatum van een zorggebruiker om zo het ogenblik te kunnen bepalen om de persoonsgegevens te vernietigen. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG 3. Zowel het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid als vzw FRATEM werden reeds uitdrukkelijk door het Comité gemachtigd om het Rijksregisternummer te gebruiken (respectievelijk beraadslagingen RR nr. 70/2013 van 9 oktober 2013 en RR nr. 50/2009 van 15 juli 2009). Vzw ABRUMET als verantwoordelijke voor de (recenter opgerichte) kluis Brusafe beschikt in eigen naam niet over een uitdrukkelijke machtiging van het Comité. Artikel 8 van de wet van 21 augustus 2008 houdende oprichting en organisatie van het ehealth-platform en diverse bepalingen vormt de wettelijke grondslag voor het gebruik van het Rijksregisternummer door gebruikers van de diensten die beroep doen op basisdiensten van het ehealth-platform. Vzw ABRUMET maakt in het kader van de uitwisseling van gezondheidsgegevens noodzakelijkerwijze gebruik van het verwijzingsrepertorium van het ehealth-platform. Het gebruik van het Rijksregisternummer door de eerstelijnskluizen steunt bijgevolg op een machtiging door of krachtens de wet en/of op grond van een beraadslaging van het Comité. Voor zover als nodig bevestigt het Comité dat het Rijksregisternummer vanzelfsprekend niet alleen intern wordt gebruikt om de betrokkenen wiens 1 Dit blijkt uit de bijkomende informatie d.d. 27/04/2017. In de oorspronkelijke aanvraag werd het gegeven hoofdverblijfplaats, dus het volledige adres van een zorggebruiker gevraagd.

3 Beraadslaging RR 25/2017-3/9 persoonsgegevens in de kluizen worden opgeslagen, uniek te identificeren, maar ook wordt gebruikt bij de mededeling van hun persoonsgegevens onder de partners in het uitwisselingsverhaal: zorgverleners, hubs, kluizen en het ehealth-platform. Deze zijn allen ofwel door beraadslagingen ofwel op grond van artikel 8 van de wet van 21 augustus 2008 houdende oprichting en organisatie van het ehealth-platform en diverse bepalingen eveneens gemachtigd om het Rijksregisternummer te gebruiken. 4. Het onderzoek van het Comité kan zich dus beperken tot het nagaan of: -de doeleinden waarvoor de toegang tot bepaalde gegevens van het Rijksregister wordt gevraagd, welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn (artikel 4, 1, 2, WVP); -de toegang tot die gegevens proportioneel is in het licht van de doeleinden (artikel 4, 1, 3, WVP). A. DOELEINDEN 5. Bij gegevensdeling in de zorg via eerstelijnskluizen worden 2 soorten gegevens onderscheiden: gemeenschappelijke gegevens, ondersteund en aangeboden door alle kluizen en andere gegevens, waarbij elke kluis autonoom bepaalt welke gegevens hij ondersteunt. 6. Tussen de drie eerstelijnskluizen werd afgesproken dat de gemeenschappelijke gegevens, zoals Sumehr 2 of het medicatieschema, die in elk van de kluizen zouden kunnen worden opgeslagen slechts in één eerstelijnskluis effectief worden opslagen. Hierbij bepaalt het gewest waar de burger woont de kluis. 7. Dit levert derhalve volgende mogelijkheden op: - hoofdverblijfplaats in het Vlaamse Gewest: Vitalink - hoofdverblijfplaats in het Waalse Gewest: Intermed (kluis Réseau Santé Wallon) - hoofdverblijfplaats in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest of hoofdverblijfplaats onbekend of niet gelegen in België: BruSafe (kluis Brussels Gezondheidsnetwerk) 2 Een Sumehr of Summarized Electronic Health Record wordt gebruikt voor de uitwisseling van medische informatie. Het Sumehr wordt beschouwd als een unieke gezondheidsfoto van de medische toestand van een zorggebruiker. Een huisarts of een globaal medisch dossier (GMD) houder beheert en maakt een Sumehr aan, om deze te laten raadplegen door andere artsen zowel uit de eerste lijn als met artsen en specialisten in ziekenhuizen.

4 Beraadslaging RR 25/2017-4/9 8. Deze werkwijze vereist de kennis van het gewest van de hoofdverblijfplaats van een zorggebruiker via een consultatie van het Rijksregister. Dit betekent vanzelfsprekend ook dat indien een burger van het ene gewest naar het andere verhuist, de bewaring van de gegevens zal overgaan naar de kluis van de nieuwe woonplaats. Het is uitsluitend nodig om het gewest van de woonplaats te kennen. Het volledige adres is niet vereist. Het Comité neemt aan dat de postcode als indicator voor de toewijzing aan een bepaald gewest sluitend is, en dus volstaat. 9. Het doeleinde van de consultatie van het Rijksregister van de datum van overlijden bestaat erin om het ogenblik te kunnen bepalen om, conform het proportionaliteitsbeginsel, de persoonsgegevens te vernietigen. Het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid beschikt reeds over een machtiging van het Comité om de datum van het overlijden voor deze finaliteit te consulteren (cf. beraadslaging RR nr. 70/2013 van 9 oktober 2013). In het kader van deze aanvraag wordt dezelfde machtiging voor de twee andere eerstelijnskluizen gevraagd. 10. De Vitalink-gateway en de hub waarmee een andere eerstelijnskluis is verbonden (Réseau Santé Wallon voor InterMed en het Brussels Gezondheidsnetwerk voor BruSafe) bevat de nodige logica om het gewest van de woonplaats van een zorggebruiker na te gaan om zo te bepalen welke kluis de informatie ter beschikking stelt. Vitalink en de hubs zullen de subdienst IdentifyPerson Webservice ConsultRR gebruiken om het gewest van de woonplaats van een zorggebruiker te bepalen. De subdienst MutationSender moet hen in staat stellen kennis te nemen van het overlijden van een persoon. Het betreft een automatisch proces waarbij uitsluitend, voorzover noodzakelijk, medewerkers van de drie eerstelijnskluizen die betrokken zijn bij de administration interface, toegang hebben tot de geconsulteerde gegevens van het Rijksregister. B. PROPORTIONALITEIT B.1. Betreffende de toegang tot de gegevens 11. De 3 aanvragers wensen toegang te bekomen tot het gegeven gewest van de hoofdverblijfplaats en een automatische mededeling van de wijzigingen. Het gewest van de hoofdverblijfplaats bepaalt welke eerstelijnskluis verantwoordelijk is voor de bewaring van de gezondheidsgegevens. Een wijziging van het gewest van de hoofdverblijfplaats heeft tot gevolg dat een andere eerstelijnskluis verantwoordelijk wordt. 12. Vzw FRATEM en vzw ABRUMET wensen tevens toegang te bekomen tot het gegeven vermeld in artikel 3, eerste lid, 6 WRR, namelijk de datum van overlijden en een automatische mededeling van de wijzigingen. Zoals eerder gesteld beschikt het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid

5 Beraadslaging RR 25/2017-5/9 reeds over een machtiging van het Comité om de datum van het overlijden voor deze finaliteit te consulteren (cf. beraadslaging RR nr. 70/2013 van 9 oktober 2013). 13. Het doeleinde van de consultatie van de datum van overlijden bestaat erin om het ogenblik te kunnen bepalen om, conform het proportionaliteitsbeginsel, de persoonsgegevens te verwijderen uit de databank. 14. Opdat de automatische mededeling van deze wijzigingen proportioneel zou verlopen, moet deze mededeling beperkt zijn tot de personen m.b.t. dewelke de aanvragers over een actief dossier beschikken. Dit vereist het werken met een verwijzingsrepertorium. De aanvragers doen hiervoor beroep op de diensten van een dienstenintegrator, nl. het ehealth-platform, om deze proportionele mededeling te organiseren. 15. Het Comité oordeelt, rekening houdend met de toelichting verschaft in de aanvraag, dat een toegang tot het gegeven gewest van de hoofdverblijfplaats, inclusief automatische mededeling van de wijzigingen, in hoofde van de aanvragers en een toegang tot het gegeven overlijdensdatum, inclusief automatische mededeling van de wijzigingen in hoofde van vzw FRATEM en vzw ABRUMET, gelet op de nagestreefde doeleinden, proportioneel, ter zake dienend en niet overmatig zijn (artikel 4, 1, 3, WVP). B.2. Ten opzichte van de frequentie en de duur waarvoor de toegang en het gebruik gevraagd worden 16. De aanvragers wensen een permanente toegang tot de gevraagde gegevens. De organisatie van de opslag en de consultatie van gezondheidsgegevens in de eerstelijnskluizen is een permanente en continue activiteit. De kennisname van de overlijdensdatum vormt een permanente noodzaak. Bovendien moeten in geval van wijziging van gewest van de hoofdverblijfplaats de gezondheidsgegevens onmiddellijk aan de verantwoordelijke eerstelijnskluis kunnen worden overgemaakt. 17. De aanvragers wensen een machtiging voor onbepaalde duur. De realisatie van de doeleinden is niet in de tijd beperkt. 18. Gelet op wat voorafgaat meent het Comité dat een permanente toegang en een machtiging voor onbepaalde duur conform artikel 4, 1, 3 van de WVP is.

6 Beraadslaging RR 25/2017-6/9 B.3. Ten overstaan van de bewaringstermijn 19. Artikel 4, 1, 5 WVP vereist dat persoonsgegevens slechts worden bewaard voor de duurtijd die noodzakelijk is om het doeleinde van de verwerking te realiseren. 20. De persoonsgegevens worden vernietigd na het verstrijken van een te specificeren periode na het overlijden van de betrokkene. 21. In de bijkomende informatie wordt dit als volgt verduidelijkt: -Vitalink is een gezondheidskluis georganiseerd door de Vlaamse overheid en beschouwt de bestanden per patiënt niet als onderdeel van een patiëntendossier in de zin van de wet van 22 augustus 2002 betreffende de rechten van de patiënt. De zorgverleners blijven in het kader van Vitalink zelf verantwoordelijk voor de bewaring van de (originele) gezondheidsgegevens voor de duurtijd zoals opgelegd door de toepasselijke reglementering (bv. deontologische code van de orde der artsen). Vitalink heeft geen nood om de gegevens langer te bewaren en zal dan ook de persoonsgegevens onmiddellijk vernietigen na de ontvangst van het bericht van overlijden; -De relatie tussen de zorgverleners en Inter-Med/RSW en BruSafe/ABRUMET is contractueel van aard. RSW en ABRUMET zijn onderaannemers van de zorgverleners. De opgeslagen gegevens zijn onderdeel van het patiëntendossier waarop de wet van 22 augustus 2002 betreffende de rechten van de patiënt toepasselijk is. De kennis van de datum van overlijden is voor RSW en ABRUMET vereist om te weten wanneer bepaalde rechten moeten kunnen worden uitgevoerd (bv. art. 9, 4 van de wet van 22 augustus 2002 betreffende de rechten van de patiënt : toegang door echtgeno(o)t(e) of familieleden tot de gegevens na het overlijden). De uiteindelijke bewaartermijn van het geheel der gegevens wordt opgelegd door de bewaartermijn die geldt voor medische gegevens (art. 46 van de deontologische code van de Orde der artsen: 30 jaar na het laatste contact met de patiënt ( Eenzelfde bewaartermijn wordt ook opgelegd aan de ziekenhuizen). Voor RSW en ABRUMET is er dan ook geen reden om de gegevens langer dan 30 jaar na het overlijden van de betrokkene (=laatste mogelijk contact) te bewaren. 22. In zoverre de aanvragers het hierboven vermelde in acht nemen, handelen zij conform artikel 4, 1, 5 van de WVP.

7 Beraadslaging RR 25/2017-7/9 B.4. Intern gebruik en/ of mededeling aan derden 23. Medewerkers van de aanvragers die betrokken zijn bij de administration interface zullen toegang hebben tot de geconsulteerde gegevens (hoofdverblijfplaats en overlijdensdatum) van het Rijksregister. Er gebeurt geen mededeling aan derden. C. BEVEILIGING C.1. Consulent inzake informatiebeveiliging 24. De gemachtigden zijn verplicht een consulent inzake informatiebeveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer aan te stellen (artikel 10 WRR). Het Comité stelt vast dat de identiteit van de consulent van de aanvragers werd meegedeeld. 25. Het Comité wijst de gemachtigden op hun verantwoordelijkheden in dit verband. 26. De gemachtigden wijzen een consulent aan op grond van zijn professionele kwaliteiten en deskundigheid, in het bijzonder op het gebied van de praktijk inzake gegevensbescherming en de in die context relevante regelgeving. Deze capaciteiten stellen de consulent in staat zijn taken te vervullen en een gedegen kennis te verwerven van de informatica-omgeving van de gemachtigden en van de informatiebeveiliging. De consulent dient deze kennis permanent op peil te houden. 27. De consulent brengt rechtstreeks verslag uit aan de hoogste leidinggevende van de gemachtigden. Ongeacht of de consulent een personeelslid is of iemand extern, mag er geen sprake zijn van een belangenconflict tussen de functie als consulent en andere activiteiten die hiermee onverenigbaar zijn. In het bijzonder kan de functie niet gecumuleerd worden met deze van eindverantwoordelijke voor de informaticadienst of van hoogste leidinggevende van de gemachtigden (bv. algemeen directeur). 28. De gemachtigden waken erover dat de consulent zijn opdracht volledig onafhankelijk kan uitoefenen en dat hij geen instructies ontvangt met betrekking tot de uitvoering van die taken. De consulent wordt door de gemachtigden niet ontslagen of gestraft voor de uitvoering van zijn taken. 29. Indien de taken van consulent aan meerdere personen wordt toevertrouwd, dient aan één van hen de eindverantwoordelijkheid gegeven te worden om te rapporteren over de gezamenlijke werkzaamheden aan de hoogste leidinggevende en om de rol van contactpersoon ten aanzien van het Comité op te nemen.

8 Beraadslaging RR 25/2017-8/9 30. De gemachtigden ondersteunen de consulent door hem beschikking te geven over de benodigde middelen en tijd voor het vervullen van zijn taken en het in stand houden van zijn deskundigheid. Met name wordt de consulent de nodige toegang verschaft tot persoonsgegevens en verwerkingsactiviteiten. De gemachtigden zorgen ervoor dat de consulent naar behoren en tijdig wordt betrokken bij alle aangelegenheden die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens. C.2. Informatiebeveiligingsbeleid 31. Uit de door de aanvragers meegedeelde documenten blijkt dat zij over een informatiebeveiligingsbeleid beschikken. Het Comité neemt er akte van. C.3. Personen die toegang hebben tot de gegevens en lijst van deze personen 32. Medewerkers van de aanvragers die betrokken zijn bij de administration interface zullen toegang hebben tot de geconsulteerde gegevens (gewest van de hoofdverblijfplaats en overlijdensdatum) van het Rijksregister. Er gebeurt geen mededeling aan derden. 33. De aanvragers moeten, zoals voorgeschreven door artikel 12 WRR, een lijst opstellen waarop bovenvermelde personen worden opgenomen. Deze lijst zal voortdurend geactualiseerd en ter beschikking van het Comité gehouden worden. Zij zal aan het Comité worden voorgelegd op eerste verzoek. De personen die in deze lijst zijn opgenomen, moeten daarenboven een verklaring ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden de veiligheid en het vertrouwelijk karakter van de informatiegegevens te bewaren. OM DEZE REDENEN, het Comité 1 machtigt het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid, vzw FRATEM (InterMed - Réseau Santé Wallon) en vzw ABRUMET (BruSafe - Brussels Gezondheidsnetwerk) om voor de doeleinden vermeld in punt A en onder de voorwaarden bepaald in deze beraadslaging voor onbepaalde duur en permanent toegang te hebben tot het gegeven gewest van de hoofdverblijfplaats van een zorggebruiker, inclusief automatische mededeling van de wijzigingen;

9 Beraadslaging RR 25/2017-9/9 2 machtigt vzw FRATEM (InterMed - Réseau Santé Wallon) en vzw ABRUMET (BruSafe - Brussels Gezondheidsnetwerk) om voor de doeleinden vermeld in punt A en onder de voorwaarden bepaald in deze beraadslaging voor onbepaalde duur en permanent toegang te hebben tot het gegeven overlijdensdatum van een zorggebruiker, inclusief automatische mededeling van de wijzigingen; 3 bepaalt dat bij iedere latere wijziging in de organisatie van de informatiebeveiliging die een impact kan hebben op de antwoorden die via de vragenlijst betreffende de informatiebeveiliging aan het Comité werden verstrekt (aanduiding van een consulent inzake informatiebeveiliging en antwoorden op vragen betreffende organisatie van de beveiliging), de gemachtigden een nieuwe, naar waarheid ingevulde vragenlijst betreffende de informatiebeveiliging aan het Comité moeten toesturen. Het Comité zal de ontvangst bevestigen en behoudt het recht daar later desgevallend op te reageren; 4 bepaalt eveneens dat wanneer het Comité de gemachtigden een vragenlijst stuurt over informatiebeveiliging, die vragenlijst volledig en naar waarheid moet worden ingevuld en naar het Comité teruggestuurd. Het Comité stuurt een ontvangstmelding en behoudt het recht daar later desgevallend op te reageren. De Wnd. Administrateur, De Voorzitter, (get.) An Machtens (get.) Mireille Salmon