Reglement voor de oudervereniging van o.b.s. De Meander

Transcriptie

1 Reglement voor de oudervereniging van o.b.s. De Meander Versie september JvD 1

2 Voorwoord Voor u ligt het reglement van de Oudervereniging van o.b.s. de Meander voor het schooljaar Dit reglement is tot stand gekomen door voorgaande reglementen te actualiseren. In dit reglement zijn de taken en verantwoordelijkheden, werkafspraken en activiteiten van de oudervereniging zoveel mogelijk beschreven. Aangezien de samenstelling van de OV regelmatig verandert, gaat helaas ook kennis verloren. Een reglement helpt kennis over te dragen. Uiteraard moet het dan regelmatig worden bijgehouden en zonodig worden aangevuld. Dit reglement kan dienen als basis voor het goed functioneren van de oudervereniging, als naslagwerk, maar ook voor het informeren van ouders die mogelijk belangstelling hebben voor een lidmaatschap van de oudervereniging. 2

3 Wat is de oudervereniging De oudervereniging is de verenging van ouders van kinderen van de Meander. Alle ouders die ouderbijdrage betalen zijn automatisch lid van de oudervereniging. In principe kunnen alle ouders zich kandidaat stellen voor de oudervereniging. Tijdens de gezamenlijk vergadering met de MR worden de nieuwe leden van de oudervereniging benoemd. De oudervereniging organiseert in samenwerking met het team ondersteunende activiteiten ten behoeve van leerlingen en hun ouders. De inhoud van deze activiteiten wordt samen met de school vastgesteld. De school en de oudervereniging stellen per activiteit een commissie samen waarbij er afhankelijk van de activiteit, een aantal leden van de oudervereniging worden uitgenodigd door de school en/of leerkrachten om deel te nemen in deze commissie. Verder behartigt de oudervereniging de belangen van leerlingen en ouders naar het team, het bevoegd gezag en eventueel andere instanties. De oudervereniging kan gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan de MR. Werkwijze van de oudervereniging De oudervereniging bestaat uit minimaal 8 en maximaal 12 leden. Deze leden kiezen uit hun midden een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. De oudervereniging streeft er naar een afspiegeling van de populatie te zijn en een vertegenwoordiging uit alle groepen te hebben. Vergaderingen zijn eens per maand, en worden bijgewoond door een lid uit het management team van de school. Een aantal van de vergaderingen is gezamenlijk met de MR en kunnen een thematisch karakter hebben. In deze vergadering worden de begroting en de jaarafrekening gepresenteerd en zullen eventuele nieuwe leden worden benoemd. De vergaderingen zijn openbaar. Een lid van de oudervereniging heeft een adviserende functie. Verder is de oudervereniging betrokken bij de jaarlijkse activiteiten die het schoolgebeuren een extra dimensie geven. De leden van de oudervereniging nemen plaats in commissies, die verschillende activiteiten organiseren. Deze betreffende leden doen daarvan verslag in een vergadering van de oudervereniging. De oudervereniging draagt zorg voor het innen van de vrijwillige ouderbijdrage, en beheert de financiën. De notulen van de vergaderingen worden tijdens de eerstvolgende vergadering behandelt, en na goedkeuring door alle leden op de site van de Meander geplaatst. Ook zal er in de Meanderflits steeds een korte samenvatting van de vergadering geplaatst. 3

4 Samenstelling Oudervereniging De oudervereniging kiest uit haar midden een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. De zittingstermijn van de leden is in principe 3 jaar. Na deze periode kunnen de leden zich telkens herkiesbaar stellen voor een periode van een jaar. Er wordt gestreefd naar continuïteit door gefaseerde toe- en aftreding; indien dit voor de continuïteit gewenst is, kan worden afgeweken van de termijn van 3 jaar. Overlegstructuur Vergadering Oudervereniging Frequentie: 1 keer per maand Deelnemers: leden van de oudervereniging, lid uit MT school Verslag: notulen per vergadering Agendapunten: festiviteiten, mededelingen directie, lopende zaken, begroting en financieel jaarverslag, actuele zaken, verslag MR, verslag van de commissies. Vergadering OV en MR Frequentie: 2 keer per jaar Deelnemers: OV-leden, MR-leden, MT en evt ouders Verslag: notulen Agendapunten: jaaroverzicht activiteiten OV, begroting en financieel jaarverslag, verslag kascommissie, verkiezing nieuwe leden, thema in overleg met school en de MR. Commissieoverleg Frequentie: naar behoefte Deelnemers: de commissie inclusief de uitgenodigde OV-leden Verslag: ja Agendapunten: afhankelijk van de activiteit Overleg met de MR en de schooldirectie: De voorzitters van de oudervereniging en de MR hebben regelmatig contact. Dit gebeurt in het maandelijks voorzittersoverleg, een overleg tussen de beide voorzitters en de directeur van de school. Indien gewenst kan (de voorzitter van) de MR worden uitgenodigd op een OVvergadering. Er zijn een aantal gemeenschappelijke vergaderingen gepland met de MR. De oudervereniging kan gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan de MR. Bij iedere OV-vergadering is een lid van directie aanwezig. Deze zorgt voor de uitwisseling van informatie vanuit de school en de directie. 4

5 Vergaderdata en tijdstip. De vergaderingen zijn in principe van tot uur. De vergaderingen zijn openbaar. De vergaderingen vinden plaats in de teamkamer van de school. De vergaderdata staan genoemd op de schoolkalender. Taken van de leden van de oudervereniging Voorzitter: - vertegenwoordigen van de oudervereniging - voorbereiden en leiden van OV-vergaderingen - bevorderen van het teamgebeuren - schrijven van stukjes in de Meanderflits - zorg dragen voor versturing van de agenda, minimaal 2 dagen voor de vergadering - up-to-date houden van het reglement Secretaris - verzorgen van de vergaderstukken - voeren van correspondentie (ook via de ) - archivering stukken oudervereniging - nieuwe OV-leden voorzien van draaiboek - up-to-date houden van adressenlijst OV- leden - aanleveren stukken t.b. van de website - bijhouden elektronische post ( ) via website - de concept notulen binnen 1 week na vergadering verspreiden aan de OV-leden. Vaststelling in volgende vergadering, daarna plaatsing op de site Penningmeester - opstellen van de begroting - maken van financieel jaaroverzicht voor de ouders en MR - innen van vrijwillige ouderbijdrage - het maken van een afspraak met de kas-controle commissie - verrichten van betalingen - archivering financiële OV-stukken - beheren lopende financiën van de oudervereniging Leden (algemeen) - deelnemen aan commissies - bijwonen van vergaderingen van de oudervereniging 5

6 - contact onderhouden met achterban - verrichten van hand- en spandiensten bij activiteiten van de oudervereniging. Commissies en de oudervereniging De commissies en de oudervereniging hebben samen met de school het doel activiteiten te organiseren. Het initiatief tot de commissies wordt genomen vanuit de school; de oudervereniging geeft aan welke OV-leden zullen deelnemen in de betreffende commissie. Een commissie bestaat uit teamleden en minimaal één OV-lid. De oudervereniging bepaalt in de eerste vergadering van het jaar hoeveel en welke leden zitting nemen in de verschillende commissies. De commissie is verantwoordelijk voor wat er wordt georganiseerd. De taken van de commissie zijn: - samenstellen draaiboeken met daarin vermeld de (tijds)planning - rapporteren/terugkoppelen naar de oudervereniging - opstellen begroting indien van toepassing in overleg met de penningmeester. - Evaluatie zo spoedig mogelijk na de activiteit en bij stellen van het draaiboek De volgende activiteiten zullen door de betreffende commissies worden georganiseerd: - sinterklaasfeest - kerstfeest - eventueel wintermarkt - eventueel paasviering - voorleesweken - avondvierdaagse - midzomerfeest - musical groep 8 Voor bepaalde activiteiten van de commissies is een budget opgenomen in de begroting van de oudervereniging. De voorzitter van de commissie doet navraag over dit budget bij de penningmeester van de oudervereniging. Bij eventuele overschrijding van het budget neemt de voorzitter van de commissie tijdig contact op met de penningmeester van de oudervereniging. De voorzitter van de commissie verzamelt de kassabonnen voor declaratie en levert die gebundeld in bij de penningmeester van de oudervereniging. Binnen de werkgroep verkeer zal ook een vertegenwoordiger van oudervereniging plaatsnemen. 6

7 Ouderhulp Natuurlijk kunnen alle activiteiten niet georganiseerd worden zonder de hulp van ouders. Aan het begin van het schooljaar wordt door middel van een ouderhulplijst geïnventariseerd welke ouders bereid zijn te helpen met een activiteit. Voor de zomervakantie worden de lijsten van de ouderhulp klaar gemaakt, zodat ze spoedig na de zomervakantie meegegeven kunnen worden aan de kinderen. Alle ouders die reageren, zullen worden benaderd door de oudervereniging. Communicatie De vergaderdata worden aangekondigd in de Meanderflits. De notulen van iedere OV-vergadering zullen gepubliceerd worden op de website. In de Meanderflits wordt kort verslag gedaan van de belangrijkste ontwikkelingen binnen de oudervereniging. Op de website van de Meander is een pagina over de oudervereniging opgenomen. Op deze pagina staat een korte beschrijving van de werkzaamheden van de oudervereniging en worden de OV-leden genoemd. Tevens worden agenda en notulen van de vergaderingen op deze site gepubliceerd. Wanneer OV-leden worden benaderd door ouders over niet OV gerelateerde onderwerpen dan kunnen ze dit communiceren met de MR en de school. Financiën en ouderbijdrage De oudervereniging ontvangt ieder jaar een vrijwillige bijdrage van de ouders, de ouderbijdrage. Het geld wordt geïnd door de penningmeester van de oudervereniging, die tevens zorg draagt voor de financiële administratie. Deze administratie wordt jaarlijks gecontroleerd door twee ouders die niet in de oudervereniging zitten. Deze twee ouders vormen de kascontrolecommissie. Deze commissie doet verslag van haar bevindingen en adviezen. Binnen de OV is een tweede lid aangewezen welke ten allen tijde mee kan kijken in de financiën. Hij of zij is niet gemachtigd tot het doen van transacties. Hiermee houden we de financiën transparant. De oudervereniging krijgt elke maand een up to date lijst van leerlingen waarin vermeld staat welke leerlingen er bijgekomen of vertrokken zijn. Op basis van het jaarverslag wordt overleg gepleegd door de penningmeester van de OV, voorzitter van de MR en de directie van de school. In het overleg worden het jaarverslag, de begroting en de verdeling van de gelden voorlopig voorgesteld. De hoogte van de ouderbijdrage wordt voorgesteld door de oudervereniging in samenwerking met de MR. De oudergeleding van de MR moet hieraan instemming verlenen. Dit geldt voor de hoogte van de bedragen en de bestedingen van de gelden. De hoogte van het bedrag wordt bekend gemaakt op de website, in de Meanderflits en in de schoolgids. Het ontvangen geld wordt gebruikt voor de realisatie van de te organiseren activiteiten. Het bedrag kan in termijnen worden geïnd. Er kan geld worden gebruikt voor de aanschaf van materiaal, mits dit de leerlingen te goede komt. Het is niet de 7

8 bedoeling dat de vrijwillige bijdrage gebruikt wordt voor de begroting van de school. De OR staat open voor suggesties van ouders en leerkrachten voor een nuttige besteding van de gelden. Schoolreisjes De financiering van de schoolreisjes vindt plaats uit de begroting van de oudervereniging. De penningmeester van de oudervereniging zit in de schoolreiscommissie. Het budget van de schoolreisjes wordt ineens overgemaakt aan de schooldirectie. Mocht het budget voor schoolreisjes worden overschreden, dan is dit ten laste van de school. Versie: september JvD 8