Criteria effectieve structurele verankering van de aandacht voor administratieve lasten

Transcriptie

1 Criteria effectieve structurele verankering van de aandacht voor administratieve lasten Administratieve lasten (AL) zijn de kosten voor het bedrijfsleven en burgers om te voldoen aan informatieverplichtingen voortvloeiend uit wet- en regelgeving van de overheid. Het gaat om het verzamelen, bewerken, registreren, bewaren en ter beschikking stellen van informatie. Regeldruk omvat naast AL ook nalevingskosten, toezichtslasten, verkrijgingskosten voor subsidies en de kwaliteit van de dienstverlening. Hieronder zijn de criteria opgenomen, die Actal zal gebruiken om afspraken te maken met VROM over het beëindigen van de ex-ante toets voorgenomen regelgeving. Actal wil dat departementen voldoende waarborgen hebben gecreëerd om uiterlijk in 2011 definitief losgelaten te worden. Actal heeft op 24 februari 2009 een brief met onderstaande criteria gestuurd. 1. Actal-toets voortaan intern uitvoeren door een administratieve lastenunit. Actal toets = check op de 4 toetspunten van Actal (zie bijlage) en de vraag of de administratieve lasten (AL) goed zijn beschreven in de Memorie/Nota van Toelichting. Departementen kiezen zelf hun vorm, bv. steekproefsgewijze controle, uitgevoerd door een centrale unit, maar kan ook door decentrale coördinatoren administratieve lasten (AL). Bedoeling: het departement weet zo snel mogelijk waar en wanneer het mis gaat en kan dan adequaat ingrijpen. Organisatorisch gaan we uit van: - Coördinatie van regeldruk inclusief AL is centraal belegd. De AL-voorstellen zijn decentraal op directieniveau geformuleerd en worden ook decentraal uitgevoerd. Regeldrukvermindering is ondergebracht bij het Programma Slimmere regels, Betere uitvoering en Minder lasten (SBM). Er is een werkprogramma regeldruk VROM opgesteld, waarin projecten en concrete vereenvoudigingsvoorstellen zijn opgenomen. Het programma is ondergebracht bij de afdeling Bestuur en Instrumentontwikkeling en valt onder verantwoordelijkheid van de directeur Bestuurlijke en Juridische Zaken. De AL-coördinator van dit programmateam valt onder verantwoordelijkheid van de directeur Financiële en Economische Zaken. Beide directies vallen onder de verantwoordelijkheid van de psg, die tevens voorzitter is van een strategisch overleg over regeldruk met een aantal directeuren, genaamd de Stuurgroep SBM. Met een maandelijkse frequentie komt bovendien het Kernteam SBM bijeen, naast de veelvuldige tussentijdse ( )contacten met kernteamleden en dossierhouders. Het Kernteam bestaat uit de programmaleider, de programmasecretaris en een contactpersoon per dienst (medewerkerniveau). Naast de dagelijkse onderlinge contacten van het programmateam wordt maandelijks strategisch overleg gevoerd om de voortgang en coördinatie van maatregelen ter vermindering van de regeldruk een extra impuls te geven. De aanduiding programma duidt op een tijdelijk karakter. Aandacht voor regeldruk is nu al een kerntaak van de Directie Bestuurlijke en Juridische Zaken. Om vermindering van regeldruk blijvende aandacht te geven in de organisatie worden de werkzaamheden van het programmateam structureel ingebed als reguliere activiteit binnen de afdeling Bestuur en Instrumentontwikkeling van BJZ. Dan zal tevens besloten worden over de benodigde formatie. Tot en met 2011 blijven de taken uitgevoerd worden door het programma SBM, met continuering van de samenwerking met de AL-coördinator bij DFEZ. 1

2 Naast de inzichten vanuit het regeldruk werkprogramma en het wetgevingsprogramma controleert de AL coördinator regelmatig de staatsbladen om volledigheid en juistheid van AL-administratie te waarborgen (monitoring). Bij alle voorgenomen wet- en regelgeving van de beleidsdirecties wordt decentraal bekeken of er minimale administratieve lasten voor bedrijven en burgers mee gemoeid zijn. Dit is een integraal onderdeel van de werkzaamheden van de beleidsmedewerkers. - Rekenfunctie en controle op de berekening is decentraal belegd. De dossierhouder of extern bureau berekent zelf de AL. Hulp van de AL-coördinator is beschikbaar. Bij grote dossiers wordt de AL-berekening meestal in beeld gebracht door een extern bureau. Op intranet en via de AL-coördinator is nadere informatie beschikbaar en kan hulp worden ingeroepen. De toets-pool wetgevingsjuristen controleert of de AL in kaart zijn gebracht volgens de 4 toetscriteria van Actal. Bij twijfel of hieraan is voldaan wordt nadere actie verlangd van de betreffende lijndirectie. - Er is een centraal kenniscentrum/helpdesk via intranet (wordt verder aangepast) en de leden van het programmateam en kernteam. 2. AL-toets blijft als aparte toets/toetsonderdeel bestaan. Het doel is om te voorkomen dat aandacht voor AL ondersneeuwt door alle andere aspecten van wet- en regelgeving. AL moet niet een van de vele toetspunten van bv. de Bedrijfseffectentoets worden. AL-toetsvragen moeten altijd gesteld en beantwoord worden zodra voorgenomen weten regelgeving substantiële informatieverplichtingen bevat. Het in kaart brengen van de gevolgen van voorgenomen wet- en regelgeving voor de administratieve lasten (regeldruk) voor burgers en bedrijven inclusief het afwegen van minder belastende alternatieven, en daarmee een positief antwoord kunnen blijven geven op de 4 toetsvragen uit de AL-toets, blijft een voor VROM belangrijk onderdeel van het proces. Dit wordt gewaarborgd door: - Regeldruk (en dus AL) is onderdeel van de startnota bij voorgenomen regelgeving. De 4 toetspunten van Actal komen daarin ook aan de orde. Er is een wetgevingsjurist betrokken bij de opstelling van de startnota en ook de onlangs opgezette "toets-pool wetgevingsjuristen" met ervaren wetgevers biedt al in een vroeg stadium van voorgenomen regelgeving een kritische blik. De startnota wordt daarnaast ook beoordeeld door het Kernteam SBM en de.al-coördinator. Door het kernteam SBM wordt met name gekeken naar de 4 toetspunten van Actal, voor zover daar op het moment van de startnota al voldoende inzicht in is. Ook wordt de startnota in geval van Europees beleid afgestemd met het Basisdocument EUdossierteams ( in expert-, besluitvormings-, en implementatiefase), Hierin moet o.a. worden aangegeven wat de AL zijn van voorgestelde EU-regelgeving (nalv. een impact assessment). - In de aanwijzingen voor de regelgeving wordt nadrukkelijk voorgeschreven om bij de keuze voor een bepaalde regeling te streven naar zo beperkt mogelijke lasten voor burgers, bedrijven en instellingen, voor zover niet uitdrukkelijk het opleggen van lasten wordt beoogd (aanwijzing 13). Bij de memorie van toelichting/nota van toelichting wordt beschreven welke afweging is gemaakt en het resultaat van de berekening van de hoogte van de AL weergegeven. De MvT/NvT wordt opgesteld door de beleidsdirectie, in samenspraak met de wetgevingsjurist. Op deze manier ligt de inhoudelijke verantwoordelijkheid voor regeldruk bij de lijndirectie en is de aandacht voor regeldruk extra geborgd via de controlfunctie van de wetgevingsjurist. Dit wordt versterkt door signalering en afstemming tussen de coördinator van de toets-pool wetgevingsjuristen en de programmaleider. 2

3 - Zowel de vragen over afweging van beleidsinstrumenten in het beleidsproces als de AL-toets die onderdeel is van toetsen bij voorgenomen regelgeving (thans opgenomen in de aanwijzingen voor de regelgeving) zijn opgenomen in het Integraal afwegingskader beleid en regelgeving (eerste versie, zoals ontwikkeld door Justitie). Bij VROM is 2009 een proefjaar voor de invoering van het IAK. Vanuit het programma SBM wordt de invoering van het IAK binnen VROM actief gestimuleerd. Wij verwachten dat de diensten hiermee verder ervaring gaan opdoen. 3. Verantwoordelijkheid voor de AL-controle en lage AL specifiek opdragen aan een lid van de departementale leiding (SG of DG). Deze gezaghebbende persoon dient voldoende ondersteuning te krijgen vanuit een administratieve lastenunit binnen het departement. De bedoeling hiervan is dat iemand eindverantwoordelijkheid heeft en aanspreekbaar is op de departementale AL-resultaten en inspanningen. Deze persoon moet weer in de positie zijn om collega s in de Bestuursraad aan te spreken op gebrek aan aandacht voor AL bij hun DG, indien die DG s zelf niet in actie komen. Hij moet input krijgen vanuit AL-coördinatoren over de stand van zaken. De psg (lid van de Bestuursraad) is verantwoordelijk voor de coördinatie van voortgang van het Werkprogramma regeldruk VROM. Het programmateam vraagt op gestructureerde wijze naar de voortgang bij de beleidsdirecties/dossierhouders. Als uit de voortgang, of uit signalen van wetgevingsjuristen, blijkt dat de decentrale AL-resultaten en inspanningen het totale beeld onder druk laten komen of er tussentijds knelpunten zijn in de voortgang dan wordt dit door de programmaleider in het Kernteam en de Stuurgroep aan de orde gesteld. Bovendien is de psg in de positie om knelpunten of stagnatie bij individuele DG s en in de Bestuursraad aan de orde te stellen. Voor deze acties wordt zij voorzien van informatie door het programmateam. In 2011, na beëindiging van het programma SBM, zullen genoemde taken structureel bij de directie BJZ worden belegd. 4. Verinnerlijking in stand houden door de AL-coördinatoren, die als departementale experts fungeren. Voorbeeld hiervan is blijvend aandacht besteden aan de interne communicatie over de administratieve lasten door: opleidingstraject nieuwe medewerkers en op peil houden van kennis over meetmethode, definitie, procedures e.d. binnen het departement. Intranet en van tijd tot tijd voorlichtingsbijeenkomsten kunnen hieraan bijdragen. Daar moet voldoende capaciteit voor gereserveerd worden.elk departement moet een voorstel doen voor een duurzame, geloofwaardige en voldoende capaciteitsinvulling voor het totaal van de AL-werkzaamheden. Geen langzame verwatering van aandacht voor AL, doordat bv. afnemende kennis, afbrokkeling van capaciteit of dat het onderwerp verdwijnt uit de belangstelling. Het in stand houden van de verinnerlijking van regeldrukvermindering en minimale administratieve lasten is een voortdurende activiteit van het programmateam en het kernteam. Intranet wordt momenteel aangepast en er wordt gestructureerd aandacht besteedt aan kennisoverdracht en bewustwording van regeldrukaspecten. Bovendien zijn er contacten gelegd met o.a. het ROI, Academie voor Wetgeving, VROM-interne opleidingsprogramma om regeldrukvermindering en miminale administratieve lasten een vaste plek in het curriculum te 3

4 geven. In 2009 zal dit tot versterking van de bewustwording van de medewerkers op dit punt leiden. 5. De AL-ontwikkeling wordt per departement systematisch bijgehouden en AL-stijgingen worden gecompenseerd om het departementale plafond te handhaven. De coördinerende departementen zullen in samenwerking met de departementen deze gegevens bijhouden. De bedoeling is om blijvend aandacht te houden voor het beperken van de AL. Door het programmateam wordt de uitwisselingssystematiek met de Regiegroep regeldruk bijgehouden en uitgewisseld. Deze systematiek bestaat uit een factsheet per onderwerp, met samenvatting van het voorstel, geplande inwerkingtreding en verwachte cq. berekende ALreductie (en overige regeldrukaspecten). De factsheets worden gestructureerd bijgehouden door navraag bij dossierhouders. Hierdoor is de voortgang zowel voor VROM als voor de Regiegroep regeldruk inzichtelijk en is bijsturing tijdig mogelijk, voor zover hier binnen de politieke keuzes die op individuele dossiers worden gemaakt ruimte voor is. De monitoring met behulp van de factsheets helpt VROM om te kunnen sturen op het realiseren van de doelstelling voor AL-reductie, zoals vastgelegd in het werkprogramma van VROM (administratieve lasten plafond). Op langere termijn zal na invoering van het IAK bij VROM en door interne communicatie en informatie over regeldrukaspecten aandacht blijven bestaan voor het beperken van de administratieve lasten. In 2011 zal een voorstel voor het vast te stellen departementaal plafond worden geformuleerd, om zo de toe- en afname van administratieve lasten departementaal te kunnen blijven monitoren. 6. periodiek wordt alle bestaande wet- en regelgeving onderzocht op mogelijkheden om de administratieve lasten verder te reduceren. Zonder nieuwe kabinetsdoelstelling zullen ministeries zichzelf een reductiedoelstelling opleggen. Bedoeling is om blijvend de AL echt te minimaliseren. Door technologische en organisatorische ontwikkelingen of cumulatie van wetgeving komen er nieuwe reductiemogelijkheden. Ex ante controles is niet genoeg. VROM is van mening dat het instrument van een herijking, zoals door VROM in 2003 uitgevoerd, alleen toegevoegde waarde heeft als het beoordelen van effecten (AL maar ook andere regeldruk aspecten) van wet- en regelgeving gedurende lange tijd niet geschiedt. Het is dan van waarde om eventueel dor hout en/of achterhaalde verplichtingen te schrappen. Met de komst en implementatie van het IAK wordt de structurele beoordeling van deze aspecten geregeld. VROM zal daarnaast het instrument van fundamentele verkenningen gebruiken (in 2009/2010 van de meet- registratie-, rapportage- en keuringsverplichtingen) om bepaalde beleidsdomeinen/verplichtingen nader te beschouwen in het licht van de regeldruk. Ook wordt er vanuit het programmateam aan gewerkt om regeldrukaspecten te betrekken bij de periodieke beleidsdoorlichtingen (evaluaties) en wetgevingsevaluaties, in ieder geval specifiek bij de Structurele Evaluatie Milieuwetgeving (STEM). Hierdoor wordt bestaande regelgeving periodiek beoordeeld op regeldrukaspecten. Daarnaast wordt het IAK na invoering bij VROM een aanvullend instrument om structureel aandacht te houden voor regeldruk. 4

5 Bijlage Samenvatting huidige situatie Actal 1. Actal ontvangt voorgenomen wet- en regelgeving met administratieve lasten voor bedrijven en burgers. 2. Actal selecteert voorgenomen wet- en regelgeving met administratieve lasten voor bedrijven en burgers. (Selectiecriteria) 3. Actal toetst voorgenomen wet- en regelgeving. (Toetscriteria) 4. Actal brengt aan de betrokkene bewindspersoon een advies uit over de administratieve lasten voor bedrijven en burgers van de geselecteerde voorgenomen wet- en regelgeving (Eindoordelen) De volgende uitgangspunten worden door Actal gebruikt bij het selecteren van voorgenomen weten regelgeving. 1. Elke wijziging van wet- of regelgeving is voorzien van een kwantificering. 2. De kwantificering betreft een ex ante berekening van de totale administratievelastendruk op basis van het standaardkostenmodel. 3. In alle gevallen waar onvoldoende aandacht is besteed aan de gevolgen voor de administratievelastendruk, wordt zonder meer geadviseerd. 4. De selectiemethodiek is een richtlijn voor Actal om te bepalen welke voorstellen tot wet- of regelgeving worden getoetst. Actal kan afwijken van de selectiemethodiek. Alle voorgenomen wet- en regelgeving met een toe- of afname van meer dan euro administratieve lasten (structureel of incidenteel) voor het bedrijfsleven dient aan Actal voorgelegd te worden. Bij administratieve lasten lager dan euro volgt een brief of ambtelijke afhandeling, bij administratieve lasten tussen euro volgt een advies of brief, boven deze grens volgt een advies. Alle voorgenomen wet- en regelgeving dient aan Actal te worden voorgelegd, die betrekking heeft op de administratieve lasten voor de burger. Bij administratieve lasten lager dan uren, en out-of-pocket kosten lager dan euro, en de voorgenomen wet- en regelgeving heeft geen betrekking op een of meer van de door het kabinet geformuleerde doelgroepen volgt een brief of ambtelijke afhandeling, boven deze grens volgt een advies. Alle subsidieregelingen dienen aan Actal te worden voorgelegd. Bij administratieve lasten lager dan 5% (= de relatieve hoogte van de administratieve lasten ten opzichte van het totale subsidiebedrag) volgt een brief of ambtelijke afhandeling, boven deze grens volgt een advies. Actal toets = check op de 4 toetspunten van Actal en de vraag of de AL goed zijn beschreven in de MvT/NvT. Deze toetspunten zijn: 1. Zijn de te verwachten administratieve lasten voor het bedrijfsleven en burgers gekwantificeerd en is de berekening daarvan voldoende onderbouwd? 2. Is er voldoende aandacht besteed aan alternatieven, die mogelijk minder administratieve lasten voor het bedrijfsleven en voor burges opleveren? 3. Is er binnen het doel van het wetsvoorstel gekozen voor het minst belastende alternatief? 4. Is gekozen voor een uitvoering en toezicht met minimale administratieve lasten? 5