Daarnaast vroeg de Inspectie u om een plan van aanpak welke zij tevens heeft ontvangen.

Transcriptie

1 > Retouradres Postbus GR Utrecht Rode Kruis Ziekenhuis t.a.v. de Raad van Bestuur Vondellaan LE BEVERWIJK Datum 13 april 2015 Onderwerp GMP-Z inspectie Geachte heer/mevrouw, In de aanbiedingsbrief bij het conceptrapport vroeg de Inspectie u uiterlijk 3 februari 2015 om een reactie als u in paragraaf 1 t/m 14 van het rapport feitelijke onjuistheden aantrof. Daarnaast vroeg de Inspectie u om een plan van aanpak welke zij tevens heeft ontvangen. Farmaceutische bedrijven Stadsplateau AZ Utrecht Postbus GR Utrecht T F Inlichtingen bij Ons kenmerk V / Uw kenmerk Uw brief/mail en Bijlage 1 Feitelijke onjuistheden De Inspectie heeft vóór de afgesproken datum een reactie van u ontvangen. Naar aanleiding hiervan bericht zij u. Plan van aanpak Verder vroeg de Inspectie u in de aanbiedingsbrief bij het conceptrapport om een plan van aanpak. De reactie van de Inspectie op uw plan van aanpak vindt u in hoofdstuk 16 van het bijgevoegde eindrapport. Op grond van uw plan van aanpak is geconcludeerd dat het GMP-Z niveau, voor wat betreft de geïnspecteerde activiteiten/onderwerpen, in uw apotheek voldoende is. Bijgevoegd is een GMP-Z verklaring. Deze GMP-Z verklaring wordt éénmalig verstrekt. Volgende inspectie Bij de volgende inspectie zal beoordeeld worden of uw plannen daadwerkelijk geïmplementeerd zijn en of het kwaliteitssysteem wordt nageleefd. Afsluiten inspectie Met deze brief sluit ik het inspectiebezoek van 9 december 2014 af. In de aanbiedingsbrief bij het conceptrapport is vermeld dat de Inspectie naast het eindrapport ook de afsluitingsbrief van dit inspectiebezoek op haar site zal zetten. F143/01 Pagina 1 van 2

2 Op die manier zal alle informatie over deze inspectielocatie in het kader van dit inspectietraject via internet beschikbaar zijn. Hoogachtend, Ons kenmerk V / Datum 13 april 2015 Coördinerend/Specialistisch Senior Inspecteur c.c.:, gevestigd apotheker F143/01 Pagina 2 van 2

3 Eindrapport van het GMP-Z inspectiebezoek aan Rode Kruis Ziekenhuis te Beverwijk op 9 december 2014 Utrecht, 2015

4 1. Geïnspecteerde locatie(s): Ziekenhuisapotheek Rode Kruis Ziekenhuis Vondellaan LE BEVERWIJK 2. GMP-Z activiteiten: Steriele voorraadbereiding nl. VTGM op voorraad Niet steriele voorraadbereiding Aseptische individuele bereiding (cytostatica/tpv/overig) Aseptische individuele bereiding van radiofarmaca Niet steriele individuele bereiding Anders, n.v.t. 3. Datum van inspectie: onaangekondigd aangekondigd 4. Inspecteur(s): Expert(s): Naam van expert/assessor: Niet van toepassing 5. Inschrijving Apothekersregister van de Nee Inspectie voor de Gezondheidszorg 6. Datum vorige inspectie(s): n.v.t. Ja Naam van inspecteur(s) betrokken bij de vorige inspectie: n.v.t. 7. Introductie: De ziekenhuisapotheek van de Rode Kruis Ziekenhuis is verantwoordelijk voor de farmaceutische zorg binnen de instelling. Er vinden uitsluitend aseptische individuele bereidingen plaats van cytostatica, TPV, medicatiecassettes en aseptische bereiding van steriele producten door middel van aseptische handelingen (VTGM op voorraad). Er zijn o.a. 3 ziekenhuisapothekers werkzaam in de ziekenhuisapotheek. Dit is de eerste GMP-Z inspectie bij deze apotheek. Op dit moment worden 3 producten aseptisch op voorraad bereid. De apotheek overweegt deze activiteiten uit te breiden. 8. Doel en reden van de inspectie: GMP GMP-Z GDP GcLP Melding Routine Op verzoek van: Productspecifiek: Toetsingskader: GMP-Z Richtlijn Geneesmiddelenwet, Regeling Geneesmiddelenwet Veldnorm voorschrijven, klaarmaken, ter hand stellen en toedienen van cytostatica Anders, n.v.t. 9. Geïnspecteerde activiteiten/onderwerpen: F134/01 Bladzijde 2 van 9

5 Onderdeel Onderdeel V 1 Kwaliteitsbeheersing N 5.5 Productie - niet steriele individuele bereiding V 2 Personeel V 6 Kwaliteitsbewaking (kwaliteitscontrole) V 3 Gebouwen (ruimten) en X 7 Uitbestede activiteiten Apparatuur V 4 Documentatie V 8 Klachten en recall V 5.1 Productie steriele voorraadbereiding N 5.2 Productie niet steriele voorraadbereiding V 5.3 Productie - aseptische individuele bereiding van cytostatica/tpv/overig N 5.4 Productie - aseptische individuele bereiding van radiofarmaca V 9 Zelfinspectie V 10 Productdossiers V 11 Medicinale gassen X 12 Overig Toelichting geïnspecteerde onderdelen De onderdelen die zijn voorzien van een V zijn onderwerp geweest van inspectie. De onderdelen die zijn voorzien van een N zijn niet van toepassing. Niet geïnspecteerde activiteiten De onderdelen die zijn voorzien van een X zijn geen onderwerp geweest van inspectie. In de onderstaande tabel is een korte toelichting opgenomen op o.a. de scope van enkele geïnspecteerde onderwerpen. 10. Bij inspectie aanwezige medewerkers: Ziekenhuisapotheker / manager apotheek Ziekenhuisapotheker kwaliteit Kwaliteitsmanager 11. Observaties en bevindingen van de inspecteur(s) en tekortkomingen: 11.0 Follow-up tekortkomingen vorige inspectie. Niet van toepassing. Dit is de eerste GMP-Z inspectie bij deze ziekenhuisapotheek Kwaliteitsbeheersing Het kwaliteitssysteem is beschikbaar in Manual Master en toegankelijk voor de medewerkers. Gedurende de inspectie bleken de gevraagde procedures en andere documenten snel beschikbaar te zijn. Enkele procedures zijn daarnaast als beheerde kopie op papier beschikbaar. De werkwijze bij het autoriseren en implementeren van nieuwe of gewijzigde procedures is vastgelegd in de SOP documentbeheer. Een SOP afwijkingen (K001) en bijbehorend formulier is aanwezig. Er wordt bij iedere afwijking geregistreerd of er sprake is van een menselijke, technische of functionele oorzaak. Een periodieke evaluatie hierop vindt niet plaats. De procedure afwijkingen wordt ook gebruikt voor de afhandeling van afwijkingen in temperatuurregistraties en bij de microbiologische monitoring. Alle afwijkingen en klachten worden in het kwaliteitsoverleg besproken. Er is een OOS procedure aanwezig maar deze beschrijft een werkwijze bij afwijkende analyse resultaten, een situatie die in de praktijk niet voorkomt aangezien er geen kwantitatieve analyses worden uitgevoerd. Een procedure change controle (K-003) is aanwezig. Deze is gebruikt bij het doorvoeren van recente wijzigingen bij de medische gassen Personeel F134/01 Bladzijde 3 van 9

6 Er zijn 3 ziekenhuisapothekers werkzaam en 8 apothekersassistentes betrokken bij de bereidingen. Er is een kwalificatieprogramma voor de assistentes. Een trainingsfile van medewerkster JJ is ingezien. Het uitvoeren van een microbiologische validatie is onderdeel van het kwalificatieprogramma. Jaarlijks vindt herkwalificatie voor aseptische werkzaamheden plaats Gebouwen (ruimten) en apparatuur Er is een korte rondgang gemaakt door de apotheek. De aseptische bereidingsruimten zijn medio 2011 in gebruik genomen en zien er netjes uit. Er is continue deeltjesmonitoring in de klasse A aanwezig. De slang van de deeltjesmeter bleek onnodig lang en met een scherpe bocht in de LAF-kast te worden gelegd. Dit kan mogelijk het resultaat van de deeltjestelling beïnvloeden. In de diverse klasse C ruimten is een aparte opbergkast aanwezig voor de schoonmaakmaterialen. In de klasse D sluis is deze kast er niet en staan de materialen in een hoekje van de sluis. Op een stelling in de voorbereidingsruimte is een rood/bruine verkleuring waargenomen. Dit is mogelijk roest. De temperatuur in de bereidingsruimten en de magazijnen wordt gemonitored middels het IceSpy systeem. Er zijn onvoldoende temperatuurloggers aanwezig om te waarborgen dat de temperatuur gemeten, geregistreerd en bewaakt wordt op het moment dat loggers worden opgestuurd voor herkalibratie. Hierdoor ontbreekt soms enige dagen een temperatuurregistratie. De broedstoven voor microbiologische monitoring zijn eveneens voorzien van een temperatuurlogger. De kwalificatierapporten van de ruimten en broedstoven zijn gezien. Het alarm van de broedstoven bij een afwijking in de temperatuur bleek niet getest bij de kwalificatie. In het magazijn is een aparte plank voor goederen in quarantaine aanwezig. Deze quarantaine locatie kan niet worden afgesloten en de goederen zijn niet als quarantaine gelabeld. Er is een ruimte voor niet-steriele bereidingen aanwezig met daarin nog apparatuur voor niet steriele bereidingen die niet meer wordt gebruikt. Deze zijn niet als zodanig gemerkt. De ruimte wordt gebruikt voor het uitpakken van cytostatica verpakkingen. De apparatuur dient derhalve nog verwijderd te worden Documentatie Circa 10 bereidingsprotocollen van cytostatica zijn ingezien. De documentatie ziet er netjes en compleet uit. De identiteit en kwantiteit van cytostatica wordt gecontroleerd door een onafhankelijke medewerker. Chargenummers/flaglabels, in-proces-controles, eindcontroles, doseringscontroles en vrijgifte zijn aanwezig. Een protocol voor de bereiding van TPV is gezien Productie steriele voorraadbereiding Dit betreft uitsluitend het bereiden op voorraad vanuit steriele ingekochte producten middels aseptische handelingen. Er vindt geen verdunnen of mengen met andere oplossingen plaats. Gedurende de aseptische bereiding van de steriele producten op voorraad vindt continue deeltjesmonitoring van de klasse A plaats en worden vingerafdrukken en contactafdrukken genomen. De klasse C achtergrond wordt wekelijks gemonitored volgens een vastgesteld roulerend programma. De benodigde materialen worden ingekocht en ingekeurd op certificaat. In de achtergrondruimten en kleedsluizen worden deeltjes periodiek gemonitored met een mobiele teller. De resultaten zijn gezien Productie niet steriele voorraadbereiding Niet van toepassing Productie - aseptische individuele bereiding van cytostatica/tpv/overig Dagelijks vindt individuele bereiding van cytostatica en TPV plaats. De benodigde materialen worden verzameld in de voorbereidingsruimte. De apotheker controleert de dag voorafgaand aan de bereiding de aanvraag en het bereidingsprotocol. Tijdens deze controle zijn de laboratoriumwaarden en de doseringsgrondslag aanwezig. De apotheker controleert tevens de kuur- en keerdosering en de eventuele cumulatieve dosering. Per cytostatica wordt bereid. Tijdens de bereiding is een omloop aanwezig voor de controle op identiteit en kwantiteit. Na het bereiden geeft de apotheker cytostatica vrij. Tijdens deze F134/01 Bladzijde 4 van 9

7 vrijgifte heeft de apotheker de beschikking over het cytostaticum, het bereidingsprotocol en het patiëntdossier. Het product wordt na vrijgifte voorzien van een vrijgifte etiket. De batchdocumentatie en de vrijgifte zien er zeer gedegen uit Productie - aseptische individuele bereiding van radiofarmaca Niet van toepassing Productie - niet steriele individuele bereiding Niet van toepassing 11.6 Kwaliteitsbewaking (kwaliteitscontrole) Er vinden geen analytische controles plaats op de bereide producten of gebruikte grondstoffen. Iedere batch wordt bemonsterd voor microbiologische controle plaats door middel van een bouillonafvulling. De resultaten hiervan zijn gezien en geven geen aanleiding tot opmerkingen Uitbestede activiteiten De jaarlijkse kwalificatie van de ruimten en LAF-kasten wordt uitgevoerd door een externe firma. Per jaar wordt de opdracht vastgesteld Klachten en recall Er is een klachtenprocedure aanwezig (OP K006). Gemelde klachten worden niet onderverdeeld in klachten over eigen bereidingen of klachten over ingekochte producten. Bij een klacht over een eigen bereiding (te klein volume in spuit aanwezig) bleek op het klachtformulier niet vermeld dat er naar aanleiding van deze klacht een afwijking was gestart. De afhandeling van de klacht was hierdoor onvoldoende inzichtelijk. Er is een recallprocedure aanwezig. Enkele ingevulde recallformulieren zijn gezien Zelfinspectie Er is een systeem van zelfinspecties operationeel. In 2014 is tweemaal een audit op het proces VTGM op voorraad uitgevoerd. Ook de bereiding van cytostatica is geaudit in Zelfinspecties leiden aantoonbaar tot verbeteracties Productdossiers Van de 3 producten die op voorraad worden bereid is een beperkt productdossier aanwezig volgens een vastgesteld format. Bij alle 3 producten is de houdbaarheid gebaseerd op literatuurgegevens. Gegevens van stabiliteit van de producten in de door het RKZ gebruikte spuiten zijn niet aanwezig Medicinale gassen Er is een uitgebreid kwaliteitssysteem opgezet voor het beheer van medicinale gassen het operationeel beheersdocument medische gassen. Verwijzingen naar de gerelateerde procedures inzake beheer, wijzingen, onderhoudsplanning en opleiding zijn hierin opgenomen. De verantwoordelijkheden van de diverse betrokken functionarissen zijn hiermee vastgelegd. De ziekenhuisapotheker is aantoonbaar betrokken bij de routine bemonstering van het leidingnet voor bulkgassen, bij de vrijgifte van het leidingnet na werkzaamheden en bij de vrijgifte van bulkgas. De vrijgifte van zuurstof geleverd in bulk verloopt niet altijd kort na ontvangst. Gezien is afwijking over de levering van bulkgas zuurstof Overig Niet van toepassing Site Master File Er was geen Site Master File beschikbaar. Er was een Site Master File beschikbaar, nummer, gedateerd. Ondergetekenden beoordelen deze SMF als voldoende/onvoldoende. 12. Bevindingen overige zaken: F134/01 Bladzijde 5 van 9

8 12.1 Andere specifieke zaken Niet van toepassing Wettelijke bepalingen (bevindingen) In het geneesmiddelmagazijn is een ongeregistreerd geneesmiddel aangetroffen waarvoor geen IGZ toestemming voor afleveren van IGZ kon worden getoond. Het betreffende geneesmiddel is THR Ferring 0,2 mg en wordt door de apotheek als ongeregistreerd geneesmiddel afgeleverd aan een arts zonder dat hiervoor een toestemming voor afleveren is verleend (artikel 3.17 Regeling Geneesmiddelenwet) Monstername door inspecteur Niet van toepassing. 13. Verspreiding van het rapport: Openbaarmaking: IGZ CBG-MEB Raad van Bestuur Gevestigd apotheker Anders: 14. Lijst van bijlage(n): Bijlage: Definitie van Significante GMP-Z tekortkomingen. 15. Lijst van tekortkomingen: GMP-Z tekortkomingen: 15.1 Kritische Er zijn geen kritische tekortkomingen geconstateerd Belangrijke Er zijn geen belangrijke tekortkomingen geconstateerd Overige Een levering medicinale zuurstof in bulk op 10 oktober 2014 bleek pas op 3 november 2014 door de apotheker te zijn vrijgegeven. (GMP-Z 5.5) Op een stelling in de voorbereidingsruimte en op een stoel in de bereidingsruimte voor cytostatica is een rood/bruine verkleuring aangetroffen. (GMP-Z 3.2) In het magazijn is een vial cefuroxim 750 mg aangetroffen zonder omverpakking terwijl op het etiket is vermeld: bewaren in omverpakking, tegen invloed van licht. (GMP-Z 3.3) In een LAF-kast is een slang van de deeltjesteller aanwezig welke langer is dan noodzakelijk en voorzien is van bochten en waarvan niet is aangetoond dat het resultaat op de deeltjestelling niet negatief wordt beïnvloed. (GMP-Z Annex 1.11) De locatie waar goederen in quarantaine worden opgeslagen is niet afsluitbaar en de goederen zijn niet voorzien van een quarantainelabel. (GMP-Z 3.21) Een systeem ontbreekt om voorafgaand aan de dagelijkse werkzaamheden in de cleanrooms eventuele alarmmeldingen van out of spec situaties van druk, deeltjes en temperatuur welke zich buiten kantooruren hebben voorgedaan, te F134/01 Bladzijde 6 van 9

9 evalueren. (GMP-Z Annex 1.8) Er is geen adequate opbergplek voor de schoonmaakmaterialen in de klasse D sluis. (GMP-Z 3.1) Er is in de klachtenprocedure of het klachtenformulier geen verwijzing opgenomen naar de SOP afwijkingen terwijl dit in de praktijk wel voorkomt. (GMP-Z 4.29) Er vindt geen periodieke evaluatie plaats van afwijkingen en klachten. (GMP-Z 1.4 en 8.6) Er zijn geen gegevens van stabiliteitsonderzoek (laboratorium onderzoek) in de gebruikte injectiespuiten bij de op voorraad bereide producten. (GMP-Z Z3.21) Trending ontbreekt van microbiologische monitoringsresultaten (GMP-Z 6.9) Vrijgifte etiketten zijn onbeheerd aanwezig in de apotheek. (GMP-Z hoofdstuk 4 inleiding) Het etiket op cytostatica is niet voorzien van bewaarcondities wanneer het product bij kamertemperatuur opgeslagen dient te worden. (GMP-Z 3.3) In de temperatuurregistratie van de broedstoof ontbreken gegevens van enkele dagen als gevolg van het insturen van een temperatuurlogger t.b.v. calibratie. (GMP-Z 3.19) Andere tekortkomingen en aanbevelingen: 15.4 Wettelijke Het geneesmiddel THR Ferring 0,2 mg wordt door de apotheek als ongeregistreerd geneesmiddel afgeleverd zonder dat hiervoor een toestemming voor afleveren is verleend (artikel 3.17 Regeling Geneesmiddelenwet) Aanbevelingen De ziekenhuisapotheek wordt verzocht een beperkte Site Master File op te stellen. 16. Commentaar van de inspecteurs op de reactie van bedrijf op de tekortkomingen: Het plan van aanpak geeft aanleiding tot de volgende opmerkingen: Na het verplaatsen van een deeltjesmeter met de daaraan gekoppelde slang dient telkens te worden vastgesteld of er met de gewijzigde opstelling precipitatie van deeltjes in de slang optreedt, en daarmee een te lage count wordt geregistreerd. Uw voorgestelde werkwijze van verplaatsen van de deeltjesmeter is daarom niet akkoord In uw plan van aanpak is geen datum opgenomen dat de tekortkoming is gecorrigeerd. Ik verwacht daarom dat het stabiliteitsonderzoek uiterlijk 31 december 2015 is uitgevoerd. De door u voorgestelde acties op de andere overige tekortkomingen is akkoord. Aanbevelingen voor verdere acties door bedrijf: Niet van toepassing. 17. Samenvatting en conclusie: F134/01 Bladzijde 7 van 9

10 Op grond van bovenstaande concluderen de leden van het inspectieteam dat de ziekenhuisapotheek van het Rode Kruis Ziekenhuis te Beverwijk wat betreft de geïnspecteerde activiteiten: voldoet aan GMP-Z. voldoet aan GMP-Z indien het plan van aanpak met betrekking tot de tekortkomingen als voldoende is beoordeeld. niet voldoet aan GMP-Z. Handtekening: Datum: Naam: Coördinerend/Specialistisch Senior Inspecteur Organisatie: IGZ Handtekening: Datum: Naam: Coördinerend/Specialistisch Senior Inspecteur Organisatie: IGZ F134/01 Bladzijde 8 van 9

11 Definitie van significante tekortkomingen A. Kritische tekortkoming Tekortkoming die heeft geleid of kan leiden tot een product met een aanzienlijk risico op schade voor de patiënt. B. Belangrijke tekortkoming Een niet-kritische tekortkoming die heeft geresulteerd in, of kan resulteren in een product dat niet voldoet aan de vereisten in het productdossier; één of meerdere belangrijke afwijkingen inhoudt van de GMP-Z; wijst op afwijkingen in de correcte uitvoering van batchvrijgifte of op een niet correcte uitvoering door de verantwoordelijk apotheker van zijn wettelijke taken; een combinatie van meerdere overige tekortkomingen die op zichzelf niet belangrijk zijn maar bij elkaar genomen wel als belangrijk kunnen worden beschouwd. C. Overige tekortkoming Tekortkoming die niet als kritisch of belangrijk kan worden beschouwd, maar wel afwijkend is van GMP-Z. F134/01 Bladzijde 9 van 9