Medezeggenschap cliënten en belangenbehartigers

Transcriptie

1 Medezeggenschap cliënten en belangenbehartigers Stichting Philadelphia Zorg Afspraken voor locatiemanagers, regiodirecteuren en Raad van Bestuur rond medezeggenschap van cliëntenen belangenbehartigers uitgelicht. Het beste uit jezelf

2 2

3 Medezeggenschap cliënten en belangenbehartigers Stichting Philadelphia Zorg Afspraken voor locatiemanagers, regiodirecteuren en Raad van Bestuur rond medezeggenschap van cliëntenen belangenbehartigers uitgelicht. 1

4 Inhoud 1. Inleiding De rol als gesprekspartner van een raad Wat is zijn mijn taken en verantwoordelijkheden als locatiemanager /regiodirecteur/ bestuurder ten aanzien van de cliëntenraad en participatieraad? Instellen van een cliëntenraad en participatieraad Moet ik een raad instellen en wat doe ik als ik te weinig mensen heb of mensen niet willen? Welke raden zijn er en hoe vaak vergaderen ze en met wie? Adviesrecht van raden Waarover hebben de raden adviesrecht? Hoe verloopt een adviesaanvraag? Waarom is er speciale aandacht voor kwaliteitsonderzoek en kwaliteitsverbetering? Communicatie Waarover moet ik de raden informeren? Zijn er ook picto- agenda s en verslagen voor cliëntenraden beschikbaar? Welke rol heb ik in de communicatie tussen raden en hun achterban? Internet en nieuwsbrieven Agenda en verslagen op intranet en internet Informatiebijeenkomsten Stemmen de cliëntenraden en participatieraden onderling af? Hoe zorg ik dat medezeggenschap van cliënten en belangenbehartigers leeft in de organisatie, ook bij medewerkers? Werkdocumenten van de raden Moet ik voor mijn raad een huishoudelijk reglement opstellen? Moet de raad een eigen werkplan (jaarplan), begroting en jaarverslag opstellen?

5 1. Inleiding In de visie op medezeggenschap en het instellingsbesluit staan de afspraken betreffende medezeggenschap van cliënten en belangenbehartigers. Nadrukkelijk worden beide stukken genoemd. In het Instellingsbesluit staan afspraken met de raden conform de WMCZ. In de visienota staan daarnaast afspraken over hoe binnen Philadelphia met medezeggenschap wordt omgegaan. In deze notitie worden naar aanleiding van vragen van ondermeer regiodirecteuren en locatiemanagers een aantal afspraken (uit deze beide documenten) nader toegelicht. In deze notitie wordt specifiek ingegaan op: 1. De rol als gesprekspartner van een raad in het kort; 2. Het instellen van raden; 2. Adviesrecht van raden; 3. Communicatie; 4. Werkdocumenten van de raden. Deze notitie is niet bedoeld ter vervanging van het Instellingsbesluit en de visienota, maar als een praktisch hulpmiddel voor gesprekspartners van raden. Daarnaast wordt verwezen naar door de raden en door gesprekspartner te gebruiken sjablonen en formats op intranet. 3

6 2. De rol als gesprekspartner van een raad 2.1. Wat is zijn mijn taken en verantwoordelijkheden als locatiemanager / regiodirecteur/ bestuurder ten aanzien van de cliëntenraad en participatieraad? Belangrijk is het om concreet inhoud te geven aan medezeggenschap, door tijdig over zaken waarover de raden adviesrecht hebben voor te leggen zodat zij ook de mogelijkheid hebben om mee te praten en invloed te hebben op de uiteindelijke besluitvorming. Daarnaast is een goede terugkoppeling van wat er met de adviezen wordt gedaan erg belangrijk. In grote lijnen zijn de taken als volgt samen te vatten: 1. Zorgdragen voor het installeren en in stand houden van de cliëntenraad en de participatieraad. 2. Zorgdragen voor het aanstellen van (ambtelijke) ondersteuning voor de cliëntenraad en participatieraad. 3. Zo nodig zorgdragen voor ondersteuning van de cliëntenraad. 4. De cliëntenraad en de participatieraad voorzien van de noodzakelijke faciliteiten om te kunnen functioneren. 5. De cliëntenraad en de participatieraad voorzien van die informatie, die nodig is voor het werk van de raad in voor de raad toegankelijke taal. 6. De raden op een redelijke termijn om advies vragen bij voorgenomen besluiten. Dit vraagt een zorgvuldige planning. 7. Gesprekspartner zijn voor de cliëntenraad en voor de participatieraad. 9. De cliëntenraad faciliteren in het contact met de achterban. 10. De participatieraad faciliteren in het contact met de achterban. 11. Het team/medewerkers informeren over de plaats van de raden in de organisatie. Zo zal de cliëntenraad en de participatieraad een vast punt moeten zijn in regulier overleg. 12. Zorgdragen voor een cultuur waarbij de cliëntenraad en de participatieraad een serieuze plek hebben in de organisatie. 4

7 3. Instellen van een cliëntenraad en participatieraad 3.1. Moet ik een raad instellen en wat doe ik als ik te weinig mensen heb of mensen niet willen? Conform de WMCZ artikel 2 (Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen) zijn we verplicht om een representatieve cliëntenraad (en in het geval van Philadelphia eveneens een participatieraad) in stand te houden. Telkens wanneer de raad gedurende twee jaren niet heeft gefunctioneerd wegens het ontbreken van het vastgestelde aantal leden moeten er opnieuw voorzieningen getroffen worden om een raad conform de gemaakte afspraken (Instellingsbesluit) in te richten (WMCZ artikel 2 lid 6). Wanneer het niet mogelijk is een raad te formeren bijvoorbeeld omdat er onvoldoende interesse is, is het belangrijk dit ook schriftelijk vast te leggen. Zodat dit ook naar bijvoorbeeld de inspectie aantoonbaar is. Wanneer het niet mogelijk is een cliëntenraad te formeren, vanwege het niveau van cliënten, dan kan het hebben van een participatieraad volstaan. Belangrijk is dit als locatiemanager af te stemmen met de regiodirecteur. Op intranet staan de verkiezings- en benoemingsprocedure voor cliënten- en participatieraden. Als locatiemanager, regiodirecteur, bestuurder benoem je per brief de leden. De raad stelt zelf een rooster van aftreden op Welke raden zijn er en hoe vaak vergaderen ze en met wie? Naast de formele WMCZ - raden (lokale, regionale en landelijke raden) is er huiskameroverleg/ werkoverleg. In dit overleg (minimaal 6 keer per jaar) wordt de dagelijkse gang van zaken besproken. Van deze overlegvorm worden verslagen gemaakt. Dit is een belangrijk aandachtspunt en toetspunt van de Inspectie. Lokaal niveau Aantal leden Aantal vergaderingen Huiskameroverleg/ werkoverleg Toegankelijk voor alle cliënten van de locatie Cliëntenraad 5-7 leden (minimaal 3) gekozen vanuit de cliënten van de betreffende locaties Participatieraad 5-7 leden (minimaal 3) gekozen vanuit de belangen beharti gers van de betreffende locaties Regionaal niveau Zittingstermijn Gesprekspartner Minimaal 6 - (Coördinerend) begeleider (locatiemanager bij ambulante zorg) Minimaal 4 Minimaal 4 Maximaal 2 keer 4 jaar Maximaal 2 keer 4 jaar Cliëntenraad 5-7 leden (minimaal 3) Minimaal 4 Maximaal 2 keer 4 jaar Participatieraad 5-7 leden (minimaal 3) Minimaal 4 Maximaal 2 keer 4 jaar Landelijk niveau Cliëntenraad 15 Minimaal 6 Maximaal 2 keer 4 jaar Participatieraad 15 Minimaal 6 Maximaal 2 keer 4 jaar Locatiemanager Locatiemanager Regiodirecteur Regiodirecteur Bestuurder Bestuurder 5

8 4. Adviesrecht van raden 4.1. Waarover hebben de raden adviesrecht? De cliënten- en participatieraden hebben (verzwaard) adviesrecht. Voor een overzicht van de onderwerpen, zie de matrix in het instellingsbesluit. Bij het bepalen op welk niveau een onderwerp wordt besproken is de vraag bepalend op welk niveau de organisatie de besluitvorming hierover plaatsvindt. Als bijvoorbeeld op een onderwerp landelijk beleid wordt gemaakt dan hebben de landelijke raden adviesrecht, de regionale of lokale raden niet. Deze raden kunnen het advies de landelijke raad niet herroepen. De cliëntenraden en participatieraden worden hoe dan ook geraadpleegd over zaken die de zorgverlening en de (directe) levenssfeer van cliënten (wonen, werken en vrije tijd) raken. De participatieraden krijgen daarnaast adviesrecht over voorstellen op het gebied van bedrijfsvoering en financiële zaken. Uiteraard worden de cliëntenraden geïnformeerd over de gevolgen van besluiten waarover zij niet direct hebben geadviseerd Hoe verloopt een adviesaanvraag? De gesprekspartner van de raad (locatiemanager/regiodirecteur/raad van bestuur) vraagt per brief advies aan bij de cliëntenraad en participatieraad. Belangrijk aandachtspunt adviesaanvraag aan de cliëntenraad: de brief wordt geschreven in begrijpelijke taal en waarnodig wordt van het document waarover advies wordt aangevraagd een samenvatting in begrijpelijke taal toegevoegd. Het advies dient aangevraagd te worden op een zodanige termijn dat de raad invloed heeft op de uiteindelijke besluitvorming. Een gebruikelijke reactietermijn is 6 weken. Indien gewenst kan gebruik gemaakt worden van de onderstaande checklist adviesaanvraag waarin de punten die van belang zijn voor een adviesaanvraag worden benoemd. Deze is tevens op intranet beschikbaar. Checklist adviesaanvraag Adviesvraag Achtergrond Resultaat Gevolgen voor cliënten Planning Verzoek om reactie op de adviesaanvraag door de cliëntenraad/participatieraad vóór de datum van: Waarover wordt de raad om advies gevraagd? Betreft het gewoon of verzwaard adviesrecht? Hoe is het nu geregeld? Wat gaat er veranderen? Wat is de reden voor dit voorgenomen besluit? Welke problemen of wensen liggen hierachter? Wat gaat er precies veranderen volgens het voorgenomen besluit? Welke gevolgen het voorgenomen besluit heeft voor cliënten. Geef ook aan of deze gevolgen voor alle cliënten gelden of voor een deel van de cliënten. Volgens welke planning verloopt het besluitvormingsproces? Wanneer moet het voorgenomen besluit ingaan? Wanneer zijn daarvan de eventuele gevolgen te merken? Gebruikelijk is een termijn van circa 6 weken. Tip: vraag waar mogelijk een schriftelijke reactie van de cliënten- en participatieraad n.a.v. een adviesaanvraag. Dit mede in verband met verantwoording naar zorgkantoren en inspectie. Hiervoor is een voorbeeldreactieformulier voor cliëntenraden beschikbaar op intranet. 6

9 Belangrijk is dat je als gesprekspartner de raad laat weten wat er met het advies wordt gedaan en dat dit ook in notulen van de raad goed wordt vastgelegd. Zorgkantoren en inspectie vragen veelal schriftelijk (formeel vastgesteld) bewijs van wat de organisatie doet met de adviezen van raden en hoe deze adviezen terugkomen in beleid. Als je wilt afwijken van het advies is het belangrijk om dit met raad te bespreken en dit te motiveren. Bij afwijken van verzwaard advies gelden voor de raad beroepsmogelijkheden bij de commissie van vertrouwenslieden. Hieronder staat een schematisch overzicht van de adviesprocedure. Daar waar in onderstaand overzicht cliëntenraad staat kan ook participatieraad worden gelezen. Daar waar Raad van Bestuur staat kan ook regiodirecteur of locatiemanager worden gelezen. Overzicht adviesprocedure Voldoet de adviesvraag aan afgesproken eisen? Ja Is er voldoende informatie beschikbaar? Ja De cliëntenraad brengt advies uit Wordt het advies opgevolgd? Er is minimaal éénmaal overleg tussen Raad van Bestuur en cliëntenraad Is overeenstemming bereikt? Geldt het verzwaard adviesrecht? Nee Nee Ja De (landelijke) commissie van vertrouwenslieden kan worden ingeschakeld? Is overeenstemming bereikt na bemiddeling door de commissie van vertrouwens lieden? Nee De commissie beoordeelt de redelijkheid van het besluit van de Raad van Bestuur Is het besluit redelijk? Nee Nee Ja Ja Nee Ja Ja De cliëntenraad stuurt de adviesaanvraag terug De cliëntenraad vraagt extra informatie aan de Raad van Bestuur en/of verzamelt zelf De Raad van Bestuur laat aan de cliëntenraad weten dat hij het advies overneemt De Raad van Bestuur motiveert de afwijzing Nee De Raad van Bestuur moet het besluit wijzigen of intrekken Advisering voltooid 7

10 4.3. Waarom is er speciale aandacht voor kwaliteitsonderzoek en kwaliteitsverbetering? De kwaliteit van zorg is een belangrijk centraal thema voor cliëntenraden en participatieraden. Vanuit de inspectie en zorgkantoren is er een specifieke focus op het betrekken van de (landelijke) raden bij kwaliteitsonderzoek en kwaliteitsverbetering. Nu is het voldoende om de afspraken te maken op landelijk niveau. Wat betreft de inkoopcriteria van zorgkantoren geldt dat deze per jaar en per zorgkantoor verschillen. De huidige eisen zijn: de (landelijke) raden moeten betrokken zijn geweest bij de voorbereiding / hebben input aangedragen t.b.v. de te onderzoeken tevredenheidsaspecten resultaten van het bespreken met Cliëntenraad (CR) Participatieraad (PR) en (dit goed vastleggen in notulen) in overleg met de raden worden minimaal twee verbeterpunten bepaald naar aanleiding van de onderzoeksresultaten. er wordt door Philadelphia een verbeterplan opgesteld dat ter advisering wordt voorgelegd de landelijke raden. in het verbeterplan wordt aangegeven wat er met de adviezen van de CR en PR wordt gedaan (dit goed vastleggen in notulen) het heeft de voorkeur dat het verbeterplan onderdeel is/wordt van reguliere plannen zoals het jaarplan en de begroting (daarin ook duidelijk aangeven wat de adviezen van de CR en PR zijn en hoe deze meegenomen zijn in het beleid) de raden worden regelmatig op de hoogte gehouden over de voortgang van de verbeter punten. Dit alles moet eveneens goed vastgelegd worden in de notulen van de betreffende raden. 8

11 5. Communicatie 5.1. Waarover moet ik de raden informeren? De raden moeten de informatie ontvangen die zij nodig hebben om hun taak goed uit te kunnen oefenen. Belangrijke onderwerpen waarover raden geïnformeerd moeten worden zijn in ieder geval de onderwerpen waarover zij adviesrecht hebben Zijn er ook picto-agenda s en verslagen voor cliëntenraden beschikbaar? Op intranet zijn formats picto-agenda s en verslagen beschikbaar. Via de link kun je gratis picto s downloaden Welke rol heb ik in de communicatie tussen raden en hun achterban? Om hun rol goed te kunnen vervullen is het belangrijk dat de leden van de cliënten- en participatieraden contact met hun achterban houden. Zij zijn hier zelf voor verantwoordelijk. Philadelphia biedt de cliënten- en participatieraden hierbij ondersteuning via intranet, informatiebijeenkomsten en informatie op internet en in nieuwsbrieven. Daarnaast is belangrijk dat binnen de organisatie er een cultuur is waarin medezeggenschap een duidelijke plek heeft. Belangrijk is het dat ook medewerkers de plek van de raden kennen en op hoogte zijn van de door de raden gegeven adviezen Internet en nieuwsbrieven Op de website van Philadelphia staat beschreven hoe we de medezeggenschap binnen onze organisatie hebben geregeld. De locatiemanager, regiodirecteur en Raad van Bestuur besteden in de nieuwsbrieven (magazines) aandacht aan medezeggenschap (bv. over de onderwerpen die in de raden aan de orde zijn en wat er met de adviezen van de cliënten- en participatieraad is gedaan) Agenda en verslagen op Intranet en internet Op intranet en internet worden de agenda s en (beknopte) notulen van de landelijke cliënten- en participatieraad gepubliceerd. De leden van de regionale en landelijke cliënten- en participatieraden hebben toegang tot deze informatie via een inlogcode. De regiodirecteuren worden hier ten behoeve van de regionale raden nader geïnformeerd. Te zijner tijd is het de bedoeling dat ook de agenda s en verslagen van regionale en mogelijk lokale raden via een inlogcode op internet beschikbaar zijn voor alle leden van de landelijke, regionale en lokale raden (in kwartaal 4 van 2010 wordt hierover besloten) Informatiebijeenkomsten Op alle niveaus in de organisatie worden geregeld cursussen en bijeenkomsten voor leden van de cliënten- en participatieraden georganiseerd. De raden stemmen hierover jaarlijks af met hun gespreks partner (locatiemanager, regiodirecteur, Raad van Bestuur) en leggen de afspraken vast in de notulen van de raad. Jaarlijks organiseert elke regio een informatiebijeenkomst voor de achterban van de cliëntenraden en voor de achterban van de participatieraden. De regionale raad en de regiodirecteur maken hierover afspraken. 9

12 Hierover zijn in het huishoudelijk reglementen van de raden de volgende afspraken opgenomen: 1. De informatiebijeenkomst voor de achterban van cliëntenraden is in principe toegankelijk voor alle cliënten uit de regio. De landelijke, regionale en lokale cliëntenraden zijn in deze bijeenkomst vertegenwoordigd. De regionale raad en de regiodirecteur maken hierover afspraken. 2. De informatiebijeenkomst voor de achterban van participatieraden is in principe toegankelijk voor alle (wettelijk) vertegenwoordigers van cliënten uit de regio. De landelijke, regionale en lokale participatieraden zijn in deze bijeenkomst vertegenwoordigd. De regionale raad en de regiodirecteur maken hierover afspraken. 3. Tijdens deze bijeenkomsten leggen de raden verantwoording af over de verrichte werkzaamheden en de behaalde resultaten. Ook maken de raden bekend wat de plannen zijn voor het komende jaar. In overleg met de betreffende participatieraden en cliëntenraden kan de regio ervoor kiezen de informatiebijeenkomst voor cliënten- en participatieraden te combineren Stemmen de cliëntenraden en participatieraden onderling af? De cliëntenraad en participatieraad van hetzelfde organisatieonderdeel stemmen minstens twee keer per jaar met elkaar af. Dit is ook vastgelegd in de reglementen. De voorzitters van de betreffende raden maken hierover onderling afspraken. Ook vanuit externe partijen zoals de inspectie is hier aandacht voor. In rapporten uit 2009 is opgemerkt dat de communicatie tussen raden niet goed op orde is. Daarom is het goed als gespreks partner van de raden het contact te stimuleren (dit kan mede via de informatie bijeenkomsten) Hoe zorg ik dat medezeggenschap van cliënten en belangenbehartigers leeft in de organisatie, ook bij medewerkers? Naast een goede structuur voor de medezeggenschap moeten zowel Philadelphia, als organisatie, als de cliënten- en participatieraden zorgvuldig kijken naar de communicatie en cultuur rond medezeggenschap. Om de medezeggenschap te versterken bespreekt de locatiemanager, regiodirecteur en bestuurder de (beknopte) notulen van de eigen cliënten- en participatieraad in de reguliere vergaderingen binnen Philadelphia, zoals het teamoverleg, het managementoverleg en de directieraad. Eventuele acties vanuit deze overleggen worden door de locatiemanager/regiodirecteur/bestuurder (schriftelijk) teruggekoppeld naar de cliënten- en participatieraden. Medezeggenschap is ook een structureel onderdeel van de voortgangs- en beoordelingsgesprekken van leidinggevenden binnen Philadelphia. 10

13 6. Werkdocumenten van de raden In dit hoofdstuk wordt aandacht besteed aan zaken die in principe onder de verantwoordelijkheid van de raden zelf vallen. Gezien het belang ervan en de eventuele vragen die vanuit raden hierover gesteld kunnen worden, worden deze hieronder kort toegelicht Moet ik voor mijn raad een huishoudelijk reglement opstellen? Het opstellen van een huishoudelijk reglement is de verantwoordelijkheid van de cliënten- en participatieraden zelf (conform artikel 2.4 WMCZ). Philadelphia stelt een voorbeeldformat voor een huishoudelijk reglement op intranet beschikbaar. De raden kunnen dit naar eigen inzicht aanpassen en aanvullen. Het betreft een eigen werkreglement van de raad. De raad moet de gesprekspartner (locatiemanager, regiodirecteur, Raad van Bestuur) ter informatie toezenden, maar hoeft daarover geen verantwoording af te leggen. In het huishoudelijk reglement worden vaak de volgende zaken opgenomen: Functies binnen de raad (voorzitter, secretaris en penningmeester eventuele commissies) Afspraken over vergaderingen. Hoe de vertegenwoordiging in en buiten rechte is geregeld. Contact met de achterban. Hoe de raad de achterban op de hoogte houdt van zijn werkzaamheden; hoe de cliëntenraad verder contact onderhoudt met de achterban. Werkplan, jaarverslag en begroting1. Wanneer stelt de cliëntenraad een werkplan en begroting op; op welke termijn komt het (financiële) jaarverslag uit; naar wie worden de documenten verzonden. Slotbepalingen. Wie het huishoudelijk reglement kan wijzigen; wanneer het reglement wordt geëvalueerd. Een voorbeeldformat voor het huishoudelijk reglement voor participatieraden en cliëntenraden ( Het afsprakenboekje ) is komt op intranet beschikbaar. De raden kunnen dit zelf aanpassen naar de eigen werkwijze van de regionale of lokale raad Moet de raad een eigen werkplan (jaarplan), begroting en jaarverslag opstellen? Het werken door de cliënten- en participatieraden met een werkplan, jaarverslag en begroting is niet verplicht conform de WMCZ. In concept Wet Cliëntenrechten Zorg (WCZ) wordt het werkplan wel als verplicht item genoemd. Dit is echter een concept-wet en is dus nog niet van kracht. In principe stellen de raden zelf deze stukken op, eventueel met (ambtelijke) ondersteuning vanuit Philadelphia. 1 Het werken door de raad met een werkplan, jaarverslag en begroting is niet verplicht comform de WMCZ. In concept Wet Cliëntenrechten Zorg (WCZ) wordt het werkplan wel als verplicht item genoemd. Dit is echter een conceptwet en is dus nog niet van kracht. 11

14 Voor het werkplan en het jaarverslag zijn een voorbeeldformats beschikbaar op intranet. Aan de orde komen ondermeer de volgende zaken: Informatie over de cliëntenraad (samenstelling en werkwijze) Advisering (overzicht van de onderwerpen waar een adviesvraag over te verwachten valt en waar de cliëntenraad over wil adviseren en onderwerpen waar de cliëntenraad ongevraagd advies over wil uitbrengen). Achterbancontact; Contacten met de gesprekspartner in de organisatie (en overige contacten binnen en buiten de organisatie); Interne organisatie van de cliëntenraad (scholing en training, congressen en themabijeenkomsten, evaluatie van de raad); Vergaderschema. Alle rechten voorbehouden. Stichting Philadelphia Zorg, Raad van Bestuur, bestuurssecretariaat - april

15 13

16