SAP Customer Success Story Farmaceutica Retail & distributie Multipharma. Meer daadkracht dankzij gestroomlijnde BI-oplossingen

Transcriptie

1 Meer daadkracht dankzij gestroomlijnde BI-oplossingen

2 Multipharma Sector Farmaceutica Producten en diensten Retail en distributie Website multipharma.yours.be SAP oplossingen SAP BusinessObjects Business Intelligence 4.0 Partner SQLI Belgium ( Het farmaceutische distributienetwerk van Multipharma omvat 250 apotheken in heel België, goed voor ruim werknemers. In 2012 begon Multipharma aan een ambitieus project om zijn raporteringsplatform te optimaliseren. Samen met implementatiepartner SQLI Belgium koos Multipharma voor SAP BusinessObjects Business Intelligence 4.0. De BI-applicaties gaven Multipharma de nodige tools om op een vlotte en interactieve manier met gedetatilleerde rapporten en analysemogelijkheden aan de slag te gaan. 2

3 Bouwen op positieve ervaringen Als Financial Controller nam Vincent Pilate in 2012 de lead in een project met als doel het rapporteringsplatform bij Multipharma te optimaliseren. Tot dan toe werkten we met een resem verschillende gegevensbronnen. Onze bedrijfsdata zaten verdeeld over MS Access-toepassingen, Excel-werkbladen en diverse databases. En al deze data waren niet of nauwelijks aan elkaar gelinkt. Rapportering was voor de mensen bij Multipharma een werk van lange adem. Door het vele manuele invoerwerk, was de kans op foute berekingen niet te onderschatten. Het ontbrak het management aan de juiste tools om cijfers grondig en op verschillende niveaus te analyseren. Vincent Pilate: In een interne projectgroep gingen we op zoek naar een antwoord op deze uitdagingen. Al snel werd duidelijk dat een grondig hertekend datawarehouse en een stevig BI-pakket raad zouden brengen. Gesterkt door positieve ervaringen met SAP ERP en SAP Business Planning and Consolidation koos Multipharma ook nu voor een oplossing op de leest van SAP. In de zoektocht naar geschikte implementatiepartner kwam het al snel uit bij SQLI Belgium, het vroegere EoZen. SQLI kon knappe referenties en een ruime expertise in deze materie voorleggen. Een team van specialisten op het vlak van datawarehouse-architectuur en BI-oplossingen ging samen met het team van Multipharma aan de slag. De sleutel tot het welslagen van het project lag bij een veelzijdig projectteam. Collega s van Multipharma s Sales-, Finance- en IT-afdelingen werkten nauw samen met de specialisten van SQLI. Deze combinatie was absoluut noodzakelijk om de erg diverse databronnen bij Multipharma samen te smeden in één centraal en goed functioneerend geheel. Gesterkt door positieve ervaringen met SAP ERP en SAP BPC koos Multipharma ook nu een BI-oplossing op de leest van SAP. 3

4 Datawarehouse en BI in evenwicht De ontwikkeling van een uitgebreid, goed gestructureerd en eenvormig datawarehouse vormde de belangrijkste uitdaging in dit project. Bovendien wilde Multipharma in één klap zowel hr-, stock- als salesdata in één systeem onderbrengen, samen goed voor zo n 27 miljoen lijnen per jaar. Vincent Pilate: Voor elk van deze gegevenstypes hanteerden we vroeger een afzonderlijk platform, met eigen standaarden en formats. Bij aanvang van dit project namen we de BI-noden van onze salesafdeling als vertrekpunt, om de oplossing daarna ook naar andere afdelingen, zoals HR, uit te breiden. SQLI stelde voor om een performant centraal datawarehouse op te bouwen om data, ongeacht of die afkomstig is van een SAP-applicatie of niet, op een uniforme en gestandaardiseerde manier te verzamelen. Bovenop dit centrale datawarehouse implementeerde SQLI SAP BusinessObjects Business Intelligence 4.0. Deze BI-oplossing haalt het maximum uit bedrijfsdata en geeft Multipharma een ruime set interactieve tools voor de verdere ontwikkeling van analyse en rapportering. Een combinatie van de Dashboard-, Web Intelligence- en Analysis-modules laat toe zowel online als offline vitale data op te zoeken, te analyseren en via interactieve rapporten en grafieken te monitoren. Een cruciale stap tijdens de implementatie was volgens Vincent Pilate de mentaliteitsverandering die zich opdrong: Een geolied datawarehouse is voor de eindgebruikers niet echt iets tastbaar. Collega s overtuigen van de meerwaarde ervan, was een hele uitdaging. Hoewel ze zeker openstaan voor nieuwe en betere oplossingen, waren onze eindgebruikers elk gewoon aan hun eigen vertrouwde applicaties. Maar van zodra ze zelf aan de slag konden met de BI-oplossingen, zoals het dashboard, kwam die klik er wel. 4

5 Meer en betrouwbaardere cijfers voor een diepgaandere analyse De implementatie betekende voor Multipharma een belangrijke stap vooruit op het vlak van operational excellence. Vijfentwintig gebruikers, van operationele directie, over HR en logistiek, tot suply chain spreken nu dezelfde taal en hanteren dezelfde tools: Dankzij deze algemene standaard zijn we veel wendbaarder en delen we vlotter informatie onderling. Naast die gedeelde schat aan cijfers, beschikt het bedrijf voortaan ook over meer mogelijkheiden om data te analyseren. Onze scope is veel uitgebreider. We kunnen tot een veel dieper niveau in onze cijfers doordringen. Evoluties op artikelniveau, per dag, per winkel De mogelijkheden zijn quasi onbeperkt, vertelt Vincent Pilate. De dashboards maken het voor het management dan weer mogelijk om korter op de bal te spelen. Wanneer de groei van een bepaalde apotheek stokt, kunnen we sneller en op een stucturele manier ingrijpen. We zien makkelijker waarom het niet loopt zoals het hoort. Door dieper te graven in de cijfers en die te vergelijken met andere vestigingen, kunnen we concrete verbeterpunten aanreiken. Multipharma kon bouwen op een professionele aanpak van implementatiepartner SQLI vertelt Vincent Pilate: Zowel tijdens het project als bij de ondersteuning na het live gaan, zorgden hun expertise en productkennis voor een toegevoegde waarde. SQLI groeide voor ons uit tot een betrouwbare strategische partner op het vlak van BI-oplossingen. Wanneer de groei van een bepaalde apotheek stokt, kunnen we nu veel preciezer de oorzaken hiervan opsporen en hen ook concrete verbeterpunten aanreiken. Vincent Pilate, Financial Controller, Multipharma 5