Functiebeschrijving diensthoofd Stadsmarketing en communicatie

Transcriptie

1 Functiebeschrijving diensthoofd Stadsmarketing en communicatie Functietitel Cluster Dienst Plaats in de organisatie Niveau Weddeschaal Statuut Diensthoofd Interne ondersteuning Stadsmarketing en communicatie Het diensthoofd rapporteert aan de clusterverantwoordelijke. A A4a - A4b Contractueel/Statutair VTE 12 VTE Strategische doelstellingen Doelstellingen op dienstniveau operationele doelstellingen Opzetten en vertalen van een overkoepelend marketing-, communicatiebeleid en strategie. Verlenen van advies en ondersteuning ten aanzien van de diensten, MAT en stadsbestuur. Coördineren en uitvoeren van de marketing- en communicatieprojecten en activiteiten. Innoverend optreden als communicatie-actor zowel naar visie als naar inzet van instrumenten. Implementeren van de nieuwe huisstijl voor Aalst. Ontwikkelen en levendig houden van een nieuwe website voor Aalst. Bijdrage leveren aan de nieuwe magazines zowel naar inwoners als naar personeelsleden. Informeren over strategische stadsprojecten zowel infrastructureel als sociaal-cultureel. Ontwikkelen en implementeren van een intern communicatiebeleid voor de Stad Aalst. Ontwikkelen en opstarten van een city marketing beleid voor de stad. Doel van de functie Persoonlijke doelstellingen Vanuit een leidinggevende en overkoepelende positie staat het diensthoofd Stadsmarketing en communicatie in voor de realisatie van de strategische en operationele doelstellingen van deze dienst. De strategische en operationele doelstellingen vormen samen met de resultaatsgebieden en het profiel de basis voor het formuleren van persoonlijke doelstellingen.

2 Resultaatsgebieden Kerntaken Leiding geven Opstellen van een gedeeld beleid/visie dat gebaseerd is op de missie en de doelstellingen van de stad en de dienst. Toewijzen van taken en/of projecten aan medewerkers met het oog op een evenwichtige verdeling en een efficiente inzet van de verschillende medewerkers. Aansturen en motiveren van de medewerkers teneinde hen te stimuleren tot optimale prestaties, betrokkenheid en verdere ontwikkeling. Voeren van plannings-, functionerings- en evaluatiegesprekken. Organiseren en voorzitten van werkoverleg. Verzekeren dat de doelstellingen van het meerjarenplan worden behaald in een optimaal werkklimaat en de projecten worden gerealiseerd op efficiënte wijze. Budgetbeheer en Beleidsondersteuning Leveren van input en beleidsadviezen vanuit de praktijk en het zicht op algemene en nieuwe tendensen om zo een kwalitatieve en efficiënte dienstverlening te garanderen. Rapporteren aan het beleid over voortgang en resultaten, signaleren van knelpunten en verbeteracties lanceren. Opmaken, beheren, opvolgen en bijsturen van het budget van de dienst voor investeringen en exploitatie (binnen de beleidsen beheerscyclus). Kwaliteitszorg Stimuleren, opvolgen en verhogen van de kwaliteit van de werkzaamheden en van de (tussentijdse) resultaten teneinde de dienstverlening maximaal te laten aansluiten bij de behoeften van de interne en externe klanten. Opstellen, communiceren en opvolgen van richtlijnen, procedures en kwaliteitsnormen. Opvolgen van de regelgeving op vaktechnisch gebied en het waken over de correcte toepassing hiervan. Proces- en projectbeheer Voorstellen, begeleiden en evalueren van interne controleprocedures, kwaliteitsprojecten en verdere standaardisering van processen, zowel als projectleider als projectteamlid. Instaan voor een permanente en up-to-date opvolging en rapportering van projecten. Creëren van betrokkenheid en engagement in optimalisatieen veranderingsprojecten. In kaart brengen van bestaande processen en nemen van initiatief voor een meer efficiënte en effectieve proceswerking. Toezien op de toepassing van communicatierichtlijnen binnen de diverse stadsprojecten lopende aan de stad om op die manier de coherentie van communicatie te waarborgen. Dienstverlening Bewaken van uniforme, klantvriendelijke, kwalitatieve dienstverlening binnen vastgelegde termijnen en volgens intern opgestelde richtlijnen. Snel en accuraat behandelen van (complexere) dossiers, klachten, vragen,.. met het oog op een efficiente en klantgerichte dienstverlening met een zo kort mogelijke doorlooptijd.

3 Communicatie Instaan voor een optimale informatiedoorstroming en stimuleren van communicatie zodat het beleid en de medewerkers goed geïnformeerd en betrokken zijn. Opbouwen en onderhouden van een intern en extern netwerk en de nodige communicatie en/of correspondentie verzorgen teneinde de voortgang en de inhoudelijke stoffering van een dossier te bevorderen. Resultaatsgebieden Kerntaken Marketing- en communicatiebeleid Opstellen van een communicatiebeleidsplan. Uittekenen van een duidelijk kader over hoe er moet worden gecommuniceerd. Opzetten van een marketingstrategie. Aligneren van de aanpakken van de verschillende diensten mbt interne en externe communicatie. Vakkennis Opvolgen van de regelgeving en tendensen binnen het vakgebied en waken over de correcte toepassing ervan. Inspraak- en participatiebeleid Uittekenen en opvolgen van een inspraak- en participatiebeleid (zowel intern als extern). Mee organiseren van inspraakmomenten. Inbreng verlenen bij adviesorganen en inspraakmomenten. Netwerken Vertegenwoordigen van de dienst op diverse regionale en bovenlokale overleg- en informatieplatformen. Verzekeren van een snelle toegang tot en positieve invloed op de pers. Opbouwen van perscontacten. crisiscommunicatie Instaan voor de communicatie tijdens crisissituaties, zowel naar de pers, de burgers als naar andere overheden toe. Vertegenwoordigen van de dienst ( discipline 5 ) in het gemeentelijk crisiscommunicatiecentrum GCC en in de Veiligheidscel. Interne contacten Alle stadsdiensten, in het bijzonder het team Toerisme, en het Externe contacten Perscontacten stadsbestuur De verzelfstandigde entiteiten van de stad Aalst (AGSA, SportAG, vzw s) VVSG Kenniscentrum Vlaamse Steden Kortom

4 Competentiecluster: vakkennis Verworven kennis Marketing- en communicatieconcepten, -methodieken en aanpakken. Co-creatie of participatieve methodieken. Basiskennis algemeen geldend protocol, eventmanagement, grafische technieken en drukwerk. Competentiecluster: omgaan met informatie CONCEPTUEEL DENKEN Op een abstracte en globale manier kunnen denken en concepten vertalen in werkbare en concrete oplossing. Gedragsindicatoren Denken in globale termen zonder zich te verliezen in details Denkt kritisch en zelfstandig vertalen van abstracte concepten naar concreet werkbare oplossingen Ontwikkelingen in de externe omgeving opvolgen en begrijpen teneinde een aangepaste dienstverlening te kunnen garanderen Kadert adviezen, beslissingen en initiatieven in de bredere organisatie- en beleidscontext Competentiecluster: omgaan met taken PLANNEN EN ORGANISEREN Proactief stellen van doelstellingen, nauwgezet uittekenen van actieplannen. Beheren en opvolgen van tijd, kosten, activiteiten en middelen. Gedragsindicatoren Strategische doelstellingen vertalen in concreet meetbare doelstellingen en acties Efficiënte actieplannen in logische stappen, binnen de beschikbare tijd en in functie van de prioriteiten uitwerken; daarbij de vereiste middelen (mensen, budget, logistiek) juist inzetten. Mogelijke toekomstige obstakels correct inschatten en in functie daarvan de juiste acties ondernemen. Bereikt een balans tussen de geïnvesteerde tijd, de geleverde prestatie en de behaalde kwaliteit Blijft in situaties van grote druk en weerstand zoeken naar een efficiënte, doelmatige stijl en aanpak om toch de doelstellingen te bereiken Blijft in alle werkomstandigheden hoofd- en bijzaak in het eigen werk onderscheiden

5 OPVOLGING EN RAPPORTERING De voortgang van de resultaten met regelmaat opvolgen en indien nodig consequent en adequaat bijsturen in functie van de te bereiken doelstellingen. Gedragsindicatoren Formuleert meetindicatoren voor de primaire processen van de dienst. Controleert op regelmatige basis de voortgang en resultaten van een werkproces Anticipeert op mogelijke storingen in de voortgang Formuleert gerichte voorstellen om bestaande problemen / processen / procedures te verbeteren om efficiënter en effectiever de doelstellingen te bereiken en/of de kwaliteit van de dienstverlening te verhogen Bouwt momenten van werkoverleg en rapportering in BESLUITVAARDIGHEID & OVERTUIGINGSKRACHT Nemen van beslissingen op basis van (on)volledige informatie en doelgericht acties ondernemen om de beslissingen uit te voeren Gedragsindicatoren Neemt de juiste beslissing op basis van (on)volledige informatie, rekening houdend met de voor- en nadelen ervan en met de diverse opties die er zijn Kan standpunten op een beargumenteerde en overtuigende manier overbrengen Behoudt bij confrontaties een correcte en tactvolle houding Competentiecluster: omgaan met medewerkers ONTWIKKELING VAN MEDEWERKERS (RESULTAATGERICHT COACHEN) Begeleiden van medewerkers in hun groei en gericht feedback geven aan medewerkers over hun functioneren (prestaties en ontwikkeling) Gedragsindicatoren Richt zich niet alleen op de taak of het objectief dat gerealiseerd moet worden, maar ook op de persoon die de taak moet uitvoeren Heeft een actieve rol en brengt een positieve inbreng in het kader van de persoonlijke ontwikkeling en loopbaanontwikkeling van medewerkers Stimuleert medewerkers om zelf oplossingen te vinden Neemt acties om het inzicht van de medewerker in diens eigen functioneren te versterken Heeft vertrouwen in het potentieel en de zelfsturing van de andere(n) en stimuleert dat ook Is in staat om zijn/haar advies en coachingstijl aan te passen aan het ontwikkelingsniveau en de eigenheid van zijn/haar medewerkers Geeft feedback op een gepaste manier en via correcte gesprekstechnieken

6 Competentiecluster: omgaan met relaties KLANT- EN KWALITEITSGERICHTHEID Verzekert een kwaliteitsvolle dienstverlening en anticipeert op noden van interne en externe klanten. Gedragsindicatoren Stelt de klanten op de eerste plaats en komt tegemoet aan hun noden door een snelle en persoonlijke service te leveren en hun klachten ernstig te nemen. Geeft richting aan het beleid van de dienst opdat het zou voldoen aan de huidige en toekomstige noden van de klanten Zet systemen op om een kwaliteitsvolle aanpak te garanderen Ontwikkelt procedures om het werk efficiënter te laten verlopen. Stimuleert medewerkers om de klantgerichtheid van hun aanpak voortdurend in vraag te stellen. SAMENWERKEN Onderhoudt en bevordert de samenwerking binnen de eigen dienst evenals binnen de cluster en clusteroverschrijdend Gedragsindicatoren Komt met ideeën om het gezamenlijk resultaat te verbeteren Moedigt anderen aan om samen te werken, hun ideeën te uiten en onderling van gedachten te wisselen en te overleggen over zaken die het eigen werk overstijgen Bevordert de goede verstandhouding, de teamgeest en het respect voor verscheidenheid in mensen Werkt in een open dialoog en een opbouwende communicatieve sfeer, zowel binnen de eigen dienst als naar andere diensten toe Competentiecluster: omgaan met het eigen functioneren ORGANISATIEBETROKKENHEID Houdt bij de eigen acties (pro)actief rekening met de belangen van de organisatie Gedragsindicatoren Draagt verantwoordelijkheid voor het behalen van de beoogde resultaten, tegenover de organisatie en klanten Zet zich in om de doelstellingen van de cluster en de dienst te realiseren. ZELFONTWIKKELING Neemt actie om zich te ontwikkelen in een richting die zowel nuttig is voor de organisatie als voor de eigen professionele groei Gedragsindicatoren Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen m.b.t. de eigen functie en/of het eigen vakgebied Maakt zich vertrouwd met nieuwe materies en methodes die relevant zijn voor de eigen taak en/of het eigen vakdomein Onderneemt acties tot persoonlijke en professionele ontwikkeling