Selectieprocedure Selectie onderdeel Informatie Schriftelijk gedeelte 11 januari 2018 Assessment 23 januari en 15 februari 2018 Mondeling gedeelte:

Transcriptie

1 Selectieprocedure voor het aanleggen van een wervingsreserve voor de graad van teamverantwoordelijke financieel beleid en beheer Infobundel aanwervingsprocedure Selectieprocedure De selectieprocedure bestaat uit een schriftelijk gedeelte, een assessment en een mondeling gedeelte. Elk gedeelte is eliminerend. Een kandidaat dient eerst te slagen voor het schriftelijk gedeelte vooraleer hij/zij toegelaten wordt tot het assessment. De kandidaat wordt hiervan op de hoogte gesteld. Om geslaagd te zijn, moet de kandidaat 60% van de punten behalen op het schriftelijk gedeelte, geschikt bevonden worden op het assessment, 60% van de punten behalen op het mondeling gedeelte en 60% op het geheel van de selectieproef. Selectie onderdeel Schriftelijk gedeelte (40 punten) Informatie Opdracht(en) op basis van de functiebeschrijving. Datum: 11 januari 2018 Assessment (eliminerend) Mondeling gedeelte: presentatie + interview (60 punten) Tussen 23 januari en 15 februari 2018 Presentatieopdracht en een evaluatie van de overeenstemming van het profiel van de kandidaat met de specifieke vereisten van de functie en van zijn/haar motivatie en interesse voor het werkterrein. Datum: 27 februari 2018 (indien veel kandidaten tevens op 2 maart 2018) Voorwaarden voor deelname aan de selectieprocedure 1. Een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de functie. Het passend gedrag wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister. Het uittreksel mag niet ouder zijn dan één maand; 2. De burgerlijke en politieke rechten genieten; 3. Belg zijn of burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte of van de Zwitserse Bondsstaat; 4. Medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk; 5. Voldoen aan de vereiste over de talenkennis, opgelegd door de

2 wetten op het gebruik in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966; 6. In het bezit zijn van een masterdiploma, ofwel een diploma van het hoger onderwijs van 2 cycli of daarmee gelijkgesteld. Kandidaatstelling: hoe Kandidaatstelling: - diploma en CV Kandidaatstelling: uiterste inschrijvingsdatum De kandidaturen worden elektronisch ingediend via personeelsdienst.selecties@aalst.be. Bij de kandidatuurstelling dient een cv en een kopie van het gevraagde diploma worden gevoegd (op sanctie van nietigheid). 18 december 2017 Voor meer inlichtingen kan u contact opnemen met de dienst P&O, team selectie en loopbaanontwikkeling, Werf 9, 9300 Aalst. Telefonisch: 053/ of via personeelsdienst.selecties@aalst.be Uw contactpersoon voor deze selectieprocedure is Sabine De Vulder.

3 Functiebeschrijving teamverantwoordelijke financieel beleid en beheer Functiedetails FUNCTIETITEL: Teamverantwoordelijke financieel beleid en beheer (teamverantwoordelijke budget, beheerscontrole, belastingen en invorderingen) DIENST: Financiën CLUSTER: Financiën RAPPORTEERT AAN: Financieel beheerder GEEFT LEIDING AAN: 14 VTE BUDGET-VERANTWOORDELIJKHEID: Ja STATUUT: Statutair NIVEAU: A WEDDENSCHAAL: A1a-A2a Beschrijving Informatie over de Cluster/dienst/team De cluster financiën is een ondersteunende cluster zowel voor de stadsdiensten (intern) als voor de burger en bedrijven (extern). De cluster/dienst financiën bestaat uit 2 teams met 29 VTE Team budget, beheerscontrole, belastingen en invorderingen Team boekhouding en inventaris De dienst financiën werkt mee aan de realisatie van één van de doelstellingen binnen de visie van de stad Aalst : In de dienstverlening wil Aalst een modeldienstverlener zijn voor de bevolking: efficiënt, bereikbaar en performant. Als teamverantwoordelijke financieel beheer en beleid leid je het team budget, beheerscontrole, belastingen en invorderingen en draag je aan deze doelstelling bij door o.a.: In te staan voor de opmaak en opvolging (wijzigingen) van het financiële luik van het meerjarenplan en budget. In samenwerking met het team boekhouding de opvolging van de budgetten te organiseren tijdens het financieel dienstjaar en bij de afsluiting van de jaarrekening Ondersteuning te geven aan het team belastingen en als tussenpersoon te fungeren bij moeilijke belastingdossiers

4 Ondersteuning te bieden aan het team invorderingen In te staan voor het financieel toezicht op de partners van de groep Aalst (LOA, AGSA, SportAG, vzw BEA) en de organisaties die subsidies ontvangen van de groep Aalst Optimalisatie en opvolging van de processen van financiën. Als teamverantwoordelijke financieel beleid en beheer kom je dagelijks in contact met alle aspecten van financieel beheer en beleid. Meer informatie kan worden geraadpleegd via: Doel van de functie Leiden van een geheel van activiteiten en medewerkers en input geven naar het beleid om een kwaliteitsvolle, klantgerichte dienstverlening te verzekeren en zodoende bij te dragen tot de realisatie van de doelstellingen van de dienst, cluster en organisatie. Resultaatsgebieden 1 1. DIENSTVERLENING Binnen het kader van het algemeen personeelsbeleid van de stad, de dienstverlening als kernactiviteit permanent optimaliseren, teneinde bij te dragen aan de missie en visie van de stad als modeldienstverlener Bewaken en actief bijdragen tot een uniforme, klantvriendelijke en kwalitatieve dienstverlening binnen het team volgens vastgelegde termijnen en intern opgestelde richtlijnen. Vanuit de rol van teamverantwoordelijke snel en accuraat reageren op vragen, klachten, (complexere) dossiers, met het oog op een efficiënte en klantgerichte dienstverlening met een zo kort mogelijke doorlooptijd. 2. LEIDINGGEVEN Binnen het kader van het algemeen personeelsbeleid van de stad, leiding geven aan de medewerkers, teneinde steeds over voldoende, competente en gemotiveerde medewerkers te beschikken, nodig voor het realiseren van de opdracht en de doelstellingen van het team. Stimuleren en opvolgen van het leerproces van de medewerkers Begeleiden en coachen van medewerkers Voeren van plannings-, functionerings-, opvolgings- en evaluatiegesprekken 3. COMMUNICATIE Verzorgen van de interne en externe communicatie en contacten om via een vlotte doorstroom en uitwisseling van informatie de efficiëntie en de kwaliteit van de dienstverlening te verzekeren. 1 Het is de bedoeling om via de beschrijving van de functie-inhoud een beeld te vormen van de functie en de belangrijkste resultaatgebieden aan te halen. Deze opsomming heeft dus geenszins de intentie om volledig te zijn. De functie kan dus ook taken omvatten die niet in deze functiebeschrijving zijn opgenomen.

5 Verzekeren van een vlotte doorstroming van de relevante informatie binnen de dienst en vervullen van een interne brugfunctie tussen de financieel beheerder en de medewerkers Uitbouwen van een professioneel netwerk. Plannen, coördineren en opvolgen van de externe communicatie Coördineren van de samenwerking met interne en externe diensten 4. KWALITEITSZORG Stimuleren, opvolgen en verhogen van de kwaliteit van de werkzaamheden en van de (tussentijdse) resultaten teneinde de doelstelling van de organisatie om zich te profileren als kwalitatieve dienstverlener te bereiken. Bijdragen aan het uitbouwen van een kwaliteitsborgingsyteem met het oog op een uniforme, professionele en kwaliteitsvolle dienstverlening. Het omzetten van de voor het team geldende regelgeving in begrijpelijke procedures en processen voor het team, de eigen dienst en/of andere stadsdiensten met het oog op een (interne) klantgerichte kennisdeling. Strikt (laten) naleven van de vooropgestelde richtlijnen, procedures en kwaliteitsnormen, zowel individueel als op teamniveau teneinde te komen tot een uniforme dienstverlening en informatieverstrekking op dienst- en/of teamniveau. 5. BELEIDSADVIES Vanuit de praktijk en het zicht op tendensen input leveren voor het beleid en de strategie op hoger niveau om bij te dragen tot een uitvoerbaar beleid dat afgestemd is op de noden van de organisatie. Rapporteren over voortgang en resultaten, signaleren van knelpunten en verbeteracties lanceren met het oog op een evidence based evaluatie van de eigen werking. Opvolgen van de evoluties binnen het expertisegebied (technisch/reglementair/inhoudelijk) en ervoor zorgen dat de eventuele veranderingen in reglementeringen en/of beleidsbeslissingen in praktische procedures omgezet worden met het oog op de realisatie van een kwalitatieve, professionele en uniforme dienstverlening. In overleg met de financieel beheerder het voorbereiden en opvolgen van het toegekende budget voor investeringen en exploitatie (binnen de beheers- en beleidscyclus) met het oog op een verantwoorde inzet van beschikbare middelen. 6. PROCES- EN PROJECTOPTIMALISATIE Actief op zoek gaan naar procesmatige en projectmatige verbetermogelijkheden om de dienstverlening van de organisatie te optimaliseren. Opzetten, opvolgen, actief deelnemen en/of de leiding op zich nemen van projecten. Knelpunten detecteren en bijsturen met het oog op een lange termijnoptimalisatie. Verbeteracties uitwerken met het oog op een verbetering van de werkprocessen en een optimalisatie van de procesflow. Administratieve afhandeling van tijdsgebonden projectdossiers of deeltaken van projecten met het oog op een snelle en kwalitatieve dienstverlening met een zo kort mogelijke doorlooptijd.

6 Relaties CONTACT INTERN - EXTERN - BEIDE Alle stads- en OCMW diensten Intern ABB, werkgroep financiën centrumsteden, VVSG Extern Vakkennis VERWORVEN BASISKENNIS: algemeen boekhouden, gemeentelijke fiscaliteit, wetgeving invorderingen (gerechtelijk wetboek, CSR, WGO), beheerscontrole TE VERWERVEN KENNIS: Beleids- en beheerscyclus (BBC), basiskennis wetgeving overheidsopdrachten, relevante wetgeving m.b.t. een lokaal openbaar bestuur

7 Competentieprofiel Informatie analyseren Gericht analyseren van gegevens en kritisch beoordelen van informatie. Herkennen van een structuur in de informatie, inzicht krijgen in oorzaak en gevolg en het onderscheid maken tussen het essentiële en het bijkomstige. Kritisch omgaan met de informatie en de beschikbare alternatieven beoordelen. Organiseren Proactief stellen van objectieven, nauwgezet uittekenen van actieplannen en daarbij de juiste middelen inschakelen, binnen de beschikbare tijd. Vertalen van een strategische, tactische of operationele beleidslijn in concreet meetbare objectieven. Uitwerken van efficiënte actieplannen in logische stappen, binnen de beschikbare tijd en in functie van de prioriteiten; daarbij de vereiste middelen (mensen, budget, logistiek) juist inzetten. Correct inschatten van mogelijke toekomstige obstakels en in functie daarvan de juiste acties ondernemen. Beslissen Nemen van beslissingen op basis van (on)volledige informatie en doelgericht acties ondernemen om de beslissingen uit te voeren. Nemen van de juiste beslissing op basis van (on)volledige informatie, rekening houdend met de voor- en nadelen ervan en met de diverse opties die er zijn. Ondernemen van acties, vertrekkende van een beslissing en gericht op het realiseren van doelstellingen. Medewerkers motiveren Erkennen van de kwaliteiten van de medewerkers, hen stimuleren in het nemen van initiatieven door hen verantwoordelijkheden toe te kennen en de eigen leiderschapsstijl aan hen aan te passen. Erkennen wat medewerkers goed gedaan hebben en hen waarderen voor hun inzet. Aanpassen van de eigen leiderschapsstijl aan medewerkers om op die manier het goed functioneren te bevorderen. Stimuleren van medewerkers in het nemen van initiatieven door hen verantwoordelijkheden toe te vertrouwen op basis van inzicht in hun kunnen en de beschikbare middelen.

8 Medewerkers aansturen Geven van duidelijke instructies, opvolgen en bijsturen van resultaten van medewerkers en ervoor zorgen dat iedereen zich gepast gedraagt. Geven van duidelijke richtlijnen met betrekking tot de taak en het verwachte resultaat. Bepalen van standaarden voor aangepast gedrag en ervoor zorgen dat ieder zich aan de regels houdt. Opvolgen van het werk van medewerkers en indien nodig, noodzakelijke maatregelen nemen om hun acties bij te sturen. Servicegericht handelen Interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier begeleiden, hen een persoonlijke dienstverlening leveren en constructieve contacten onderhouden. Op de eerste plaats stellen van de klanten/burgers en tegemoet komen aan hun noden door een snelle en persoonlijke service te leveren en hun klachten ernstig te nemen. Onderhouden van constructieve contacten met de klanten/burgers waardoor een uitwisseling van informatie en/of diensten kan worden gegarandeerd. Begeleiden v. klanten/burgers naar de meest opportune oplossing in functie v. hun noden, door op een transparante, integere en objectieve manier advies te geven. Samenwerken Groepsgeest creëren en bevorderen door zijn/haar mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's. Op een open manier delen van ideeën en opvattingen met anderen en hen ertoe uitnodigen hetzelfde te doen. Leveren van inspanningen om de spanningen met collega's te verminderen en actief zoeken naar een consensus. Creëren van teamgeest door het aanmoedigen van communicatie en door het bundelen van krachten. Organisatieverbondenheid Zich borg stellen voor het behalen v/d beoogde resultaten v/d organisatie en daarom op de hoogte blijven v/d omgeving waarin de organisatie actief is. Ontwikkelen en in stand houden v/d organisatiestructuur, -beleid en doelstellingen. Dragen van de absolute eindverantwoordelijkheid voor het behalen van de beoogde resultaten, tegenover de organisatie en de burgers. Bewust zijn van de organisatiestructuur, organisatiebeleid en doelstellingen ontwikkelen en in stand houden; inspelen op veranderingen hierin. Gericht zijn op en goed geïnformeerd zijn over maatschappelijke en politieke ontwikkelingen en andere omgevingsfactoren. Bewust zijn van de organisatiestructuur, organisatiebeleid en doelstellingen ontwikkelen en in stand houden; inspelen op veranderingen hierin.

9 Zichzelf ontwikkelen De eigen groei actief plannen en beheren in functie van zijn/haar mogelijkheden, interesses en ambities door het eigen functioneren kritisch in vraag te stellen en zich continu nieuwe inzichten, vaardigheden en kennis eigen te maken. Actief plannen en beheren van de eigen groei in functie van mogelijkheden, interesses en ambities. Zich continu nieuwe inzichten, vaardigheden en kennis eigen maken in functie van de professionele noden of groei, leren uit fouten. Kritisch in vraag stellen van het eigen functioneren.