Aanbesteden en contractmanagement onlosmakelijk verbonden? Open deuren. Het verhaal van de open deuren. Deur 1: Uitsluitingsgrond.

Transcriptie

1 Aanbesteden en contractmanagement onlosmakelijk verbonden? Geert Lubbers Senior Consultant CBP Gemeenten, Rijksoverheid, Ziekenhuis en Waterschappen. Symposium Gevolgen Aanbestedingswet Combined Business Power B.V. Het verhaal van de open deuren Open deuren Aanbevelingen t.a.v. contractmanagement commissie Elias (2014): Leg afspraken helder vast; Contractvorm, wijzingen management, verantwoordelijkheidsverdeling. Zorg voor meer betrokkenheid en gestructureerd overleg er meer bovenop had moeten zitten, de problematiek was zo ver weggemanageddat het ministerie er nauwelijks meer bovenop zat Zo constateert de commissie dat opdrachtgever en opdrachtnemer te weinig structureel overleggen op de juiste niveaus. Escaleer op tijd kan en moeten zij regelmatig teruggrijpen op het contract en tijdig escaleren Zorg voor naleving van afspraken De commissie stelt echter vast dat de contracten vaak wel in orde zijn, maar na ondertekening in een la verdwijnen.. Tijdens de uitvoering: Realiseren van je doel Deur 1: Uitsluitingsgrond Deur 1: Gebruiken Aanzienlijkeofvoortdurendetekortkomingen bij de uitvoering van een wezenlijk voorschriftvan een eerdere opdracht die heeft geleid tot vroegtijdige beëindiging, schadevergoeding of vergelijkbare sancties (past performance). Voortdurendetekortkomingen kunnen tekortkomingen zijn die geringer van betekenis zijn, maar die vaker dan één keer te zijn voorgekomen(structureel). Op heterdaad betrappen en liefst op film. Aanzienlijketekortkomingen zijn: Wanneer de rechter wanprestatie heeft vastgesteld; Tekortkoming heeft geleid tot vroegtijdige beëindiging, schadevergoeding of vergelijkbare sanctiesvan AD; Hoeft niet geconstateerd te worden bij dezelfde AD. 1

2 Deur 2: Nieuw project Deur 2: Gebruiken Te maken keuzes: Raming van de opdrachtwaarde; Procedure keuze; Leveranciers relatie; Percelen regeling. Hoe doen we het nu? Verbruik, aantallen, et cetera Hoe doen we het nu? Verbruik, aantallen, etc. In de uitvoering Deur 3: Gebruiken Na de aanbesteding begint het pas echt: Realiseren van doelstelling tijdens contract; Wat zijn de KPI s; Verbeteren tijdens het contract; Realiseren van de afspraken. Waar wil de opdrachtgever tijdens de overeenkomst op sturen? Tijdens de uitvoering: Realiseren van je doel Stap 1: Eigen huis Beheer alle contracten Eenvoud: Alle contracten centraal inzichtelijk; Signalering op data; Hou wijzigingen bij. Welke contracten heb ik Waar kan ik mijn contracten inzien Wanneer moet ik iets doen Leg afspraken helder vast; Contractvorm, wijzingen management, verantwoordelijkheidsverdeling. 2

3 Vind een sponsor Stap 2: Van la naar statistiek Maak het belangrijk en creëer draagvlak Wie zijn probleem los ik op Wie wordt er blij van als ik dit doe Krijg ik een bestuurder mee Zorg voor meer betrokkenheid er meer bovenop had moeten zitten, de problematiek was zo ver weggemanaged dat het ministerie er nauwelijks meer bovenop zat Wat moet je weten over je huis Wat weet je dan? Beschikbare informatie: Contractbeheer; Spend analyse; Financieel systeem. Betrouwbare statistieken ter voorbereiding op een aanbesteding. Met wie heb ik een contract Wat geef ik uit Welke leveranciers zitten leveren een bepaalde productgroep Wie maakt gebruikt bepaalde producten/contracten Vergroten van je kennis Stap 3: Van weten naar meten Maak gebruik van een uniforme manier en maak je statistieken deelbaar. In het geval van inkoopsamenwerking is dit essentieel. Opportunistisch inschrijven loont nu: Doordat de overheid zich als opdrachtgever niet hard genoeg opstelt tegenover leveranciers, te laat ingrijpt en weinig procedeert, kleeft het imago aan de overheid van altijd betalen, maar nooit wegsturen. 3

4 Wat weet je dan nog meer? Wie en wat wil je meten Analyseren en onderscheid maken Groot/klein o.b.v. volume; Schaarste of uitwisselbaarheid; Groot of klein risico/belang voor de organisatie; op prestaties/resultaten (relatief) Van ieder contract het zelfde meten? Welke contracten zijn het belangrijkst? Je kunt niet alles meten. Categoriseren: Niets is zo oneerlijk als ongelijke gelijk behandelen Begin met de grootste 3/5/10 in volume en/of de belangrijkste 2/3/5 (toelever risico/belang van de dienstverlening). Hoe ga je beginnen meten? Maak meten mogelijk Realiseren van je doel Begin Eigenaar wie wordt er blij van als je dit gaat doen? Wat zijn de afspraken, er is altijd iets afgesproken, begin daar; Treed in gesprek; Leg het vast in een systeem (maak het aantoonbaar); Maak het structureel (maak het aantoonbaar). Betrokkenheid, overleg en op tijd escaleren er meer bovenop zitten opdrachtgever en opdrachtnemer te weinig structureel overleggen op de juiste niveaus. kan en moeten zij regelmatig teruggrijpen op het contract en tijdig escaleren Op basis van de statistieken, doelstellingen en verwachtingen, vooraf: KPI sen afspraken waarop je gaat meten en sturen vooraf transparant; Bepaal een structuur voor contractmanagement; Beleg de uitvoering in de organisatie; Kan er een koppeling gemaakt worden naar de inschrijving (gunningscriterium). Als de overheid een aanbesteding goed in de markt zet en afrondt, betekent dat niet dat project vlekkeloos zal verlopen Meten tot je het zekerweet Delen van dat wat je weet Leg het vast en creëer een register De tekortkoming hoeft niet geconstateerd te worden bij dezelfde aanbestedende dienst. Hou een register bij waarin de aanzienlijke of voortdurende tekortkomingen van ondernemers worden geregistreerd (zorgvuldige procedure) 4

5 Stap 4: En dan.. Stap 1: Eigen huis Door structureel en aantoonbaar contractmanagement uit te voeren (statistiek en sturen) en de resultaten te delen wordt de deur naar vanzelf een opendeur. Een partij buiten de deur houden 5