Communicatieplan T.B.V. Certificering op CO 2 -prestatieladder. Betreft: Communicatieplan CO 2 -prestatieladder Datum: April 2013 Pagina: 1/8

Transcriptie

1 COMMUN I CATI EPLAN T.B.V. Certificering op CO 2 -prestatieladder Betreft: Communicatieplan CO 2 -prestatieladder Datum: April 2013 Pagina: 1/8

2 Versiebeheer: Versie Datum Auteur Opmerking 1.0 Augustus 2010 Initiële versie 1.1 Februari 2011 J.M. van Doorn Update gegevens Februari 2012 J.M. van Doorn Update gegevens April 2012 SMK waterkracht 1.4 April 2013 Betreft: Communicatieplan CO 2 -prestatieladder Datum: April 2013 Pagina: 2/8

3 INHOUDSOPGAVE 1. Inleiding 4 2. Doelstelling 4 3. Doelgroepen 5/6 4. Communicatie 6/7 Bronvermeldingen 8 Betreft: Communicatieplan CO 2 -prestatieladder Datum: April 2013 Pagina: 3/8

4 1. Inleiding Voor u ligt het communicatieplan dat is opgesteld in het kader van de certificering op de CO 2 prestatieladder, dit alles conform het Handboek CO 2 -prestatieladder 2.1, Samen zorgen voor minder CO 2 In een separaat Energie- en CO 2 management en reductieplan is vastgelegd op welke wijze dit gerealiseerd gaat worden. In het communicatieplan staat voornamelijk een beschrijving van de wijze waarop en wanneer, zowel intern als extern, over de doelstellingen en realisatie daarvan gecommuniceerd zal gaan worden. 2. Doelstelling De doelstelling van Asito s communicatiebeleid rondom MVO is om zo veel mogelijk mensen te inspireren en motiveren om stil te staan bij hun verantwoordelijkheden naar hun omgeving. Mensen weten veelal wel wat ze zelf kunnen doen om het milieu te sparen, maar staan er te weinig bij stil. Daarom heeft Asito het project druppels ontwikkeld. Als één persoon iets doet aan duurzaamheid, op welk vlak dan ook, is dit wellicht een druppel op de gloeiende plaat. Asito maakt met van die druppels het verschil druppels kunnen overal vandaan komen medewerkers, familieleden van deze medewerkers, klanten, mensen die via het werkplein bij ons komen werken, medewerkers van klanten, mensen die onze website bezoeken... iedereen geven wij een stukje bewustwording mee. Eén druppel. Maar dan een miljoen keer. Inmiddels zijn meer dan 525 organisaties aangesloten bij dit project. Structurele communicatie Asito zet verschillende communicatiemiddelen in om het project uit te werken. Dit zijn o.a.: Digitale nieuwsbrief extern (6x per jaar) Digitale nieuwsbrief intern (6x per jaar) Website (telkens bij nieuws) Asito personeelsbladen (totaal 12x per jaar) MVO jaarverslag (1x per jaar) Hyves (eenmiljoendruppels.hyves.nl) Twitter (dagelijkse duurzame tip) Facebook (dagelijks) In de communicatie-uitingen laat Asito steeds zien wat zij zelf doet (o.a. projecten om CO 2 te verlagen, projecten op het gebied van de P van People etc) en geeft daabij concrete tips wat alle lezers zelf kunnen doen om ook hun steentje bij te dragen. Verantwoordelijkheden De te communiceren boodschappen worden bepaald in de MVO werkgroep van Asito (leden: Anton Witte (directeur HRM), Ron Steenkuijl (directeur Sales & Marketing), Joost Brinkhuis (manager OKC HR), Koos Stijkel (hoofd inkoop en facilitaire zaken) en Sander Haas (manager PR & communicatie). De communicatie rondom MVO wordt uitgevoerd door de afdeling PR & Communicatie, met evaluatie door de werkgroep. Betreft: Communicatieplan CO 2 -prestatieladder Datum: April 2013 Pagina: 4/8

5 3. Doelgroepen Interne doelgroepen Binnen Asito zijn er diverse doelgroepen, het onderscheid zit in de functie en in de wijze waarop mensen worden bereikt: De volgende doelgroepen worden onderscheiden: Directie Regiomanagers (RM)/ vestigingsmanager (VM) Medewerkers Hoofdkantoor Medewerkers Vestigingskantoren Uitvoerend personeel van de diverse vestigingen OR Externe doelgroepen Externe doelgroepen kunnen worden onderverdeeld in: a. Opdrachtgevers op diverse gebieden / Intermediairs b. Leveranciers c. Branchegenoten / concurrenten d. Familie van medewerkers e. Medewerkers van klanten f. Brede doelgroep druppels (kan ieder een zijn) Drie van deze externe doelgroepen zijn hieronder nader toegelicht: 3a. Opdrachtgevers op diverse gebieden / Intermediairs Energiebeleid en CO 2 emissies worden steeds belangrijker bij de keuze van een nieuwe leverancier, vandaar dat Asito door middel van de CO 2 prestatieladder wil aantonen dat wij ook steeds bewuster omgaan met ons energiebeleid en CO 2 emissie. In de volgende branches zitten onze belangrijkste opdrachtgevers: Gezondheidszorg Industrie Onderwijs Overheden Recreatie Kantoren Huiszorg Transport 3b. Leveranciers Uiteraard levert ook de keuze van leverancier een bijdrage in het reductiebeleid van Asito. Door onze leveranciers te betrekken en te informeren over ons reductiebeleid, kunnen zij zich hieraan conformeren. Soorten leveranciers: Leveranciers t.b.v. het primaire proces (te denken valt aan schoonmaakmaterialen, - machines en middelen) Leveranciers t.b.v. het facilitaire proces (te denken valt aan wagenpark/kantoorartikelen / drukwerk en nutsbedrijven) Leveranciers van personeel / onderaannemers Betreft: Communicatieplan CO 2 -prestatieladder Datum: April 2013 Pagina: 5/8

6 3c. Branchegenoten / concurrenten Via onze website kunnen branchegenoten en concurrenten kennis nemen van ons energiebeleid en de CO 2 - en energiereductiedoelstellingen. 4. Communicatie De doelgroepen vermeld onder punt 3 dienen bereikt te worden, dit doen wij op diverse manieren waarbij wij een onderscheid maken tussen interne en externe communicatie. Interne communicatie: Om alle medewerkers bewust te maken van het reductiebeleid dient er minimaal twee keer per jaar gecommuniceerd te worden over het energiebeleid en CO 2 emissie, hieronder vindt u een opsomming van de wijze waarop gecommuniceerd gaat worden: Doelgroep Communicatiemiddel Boodschap Planning Verantwoordelijk e(n) Directie DT-vergadering Beleid/doelstellingen /aanpak 12x per jaar MVO- CO 2 stuurgroep RM/VM Management Beleid/doelstellingen 2x per jaar Directie bijeenkomsten /aanpak Werkoverleg areaoverleg Resultaten/beleid 10x per jaar Regiomanager /doelstelling Asito Alert Stand van zaken en individuele bijdrage 4x per jaar Redactie Asito Alert Intranet Nieuws/beleid/footprint/stand van zaken Ad hoc PR & Communicatie / webmaster Medewerkers HK MVO jaarverslag (VER)ANTWOORD MVO jaarverslag (VER)ANTWOORD Werkoverleg afdeling Asito Alert Intranet Delen acties Asito en inspireren met acties van anderen Delen acties Asito en inspireren met acties van anderen Resultaten/beleid/ doelstelling Stand van zaken en individuele bijdrage Nieuws/beleid/footprint/stand van zaken 1x per jaar 1x per jaar Min 4x per jaar 4x per jaar Ad hoc Directie Asito Directie Asito Afdelingshoofd Redactie Asito Alert PR & Communicatie / webmaster Doelgroep Communicatiemiddel Boodschap Planning Verantwoordelijke(n) Medewerkers Werkoverleg Resultaten/beleid/doelstelling 4x p.j. vestigingsmanager VK vestiging Asitotaal Stand van zaken en individuele 4x p.j. Redactie Asitotaal bijdrage Intranet Nieuws/beleid/footprint/stand van zaken Ad hoc PR & Communicatie / webmaster Objectleiding Asito Object Delen acties Asito en motiveren medewerkers onder de OL 4x p.j. Redactie Asito Object Uitvoerend personeel diverse vestigingen Asitotaal Stand van zaken en individuele bijdrage 4x p.j. Redactie Asitotaal OR OV-vergadering Beleid/doelstelling/aanpak/stand van zaken en resultaten 2x per jaar directie Betreft: Communicatieplan CO 2 -prestatieladder Datum: April 2013 Pagina: 6/8

7 Externe communicatie: De manier van communiceren is afhankelijk van onze doelgroep, daarom maakt Asito gebruik van diverse communicatiemiddelen om een zo groot mogelijk publiek te bereiken. Soorten communicatiemiddelen: Internet-site Persberichten en publicaties (Ver)antwoord Symposia Hyves Twitter Facebook Communicatiemiddel Boodschap Planning Verantwoordelijke(n) Internetsite Beleid, footprint, reductiedoelstellingen, Bij wijzigingen PR & Communicatie / webmaster communicatiedocumenten en initiatieven Persberichten en Ontwikkelingen op CO2 Ad hoc Directie publicaties reductiegebied (Ver)antwoord Beleid/doelstelling/aanpak/ 1 x per jaar Directie Stand van zaken en resultaten Symposia Beleid/doelstelling/aanpak 1x per jaar Directie en uitdragen van het initiatief Hyves Stimuleren dialoog Doorlopend PR & Communicatie Twitter Duurzame tip 1x per week PR & Communicatie Betreft: Communicatieplan CO 2 -prestatieladder Datum: April 2013 Pagina: 7/8

8 Bronvermelding: Communicatieplan ISO :2006 Greenhouse Gases Part 1: specification with guidance at the organization level voor quantification and reporting of greenhouse gas emissions and removals (ISO :2006, IDT) NEN-EN (nl) Energiemanagementsystemen Eisen met richtlijnen voor gebruik Handboek CO 2 -prestatieladder 2.1 Betreft: Communicatieplan CO 2 -prestatieladder Datum: April 2013 Pagina: 8/8