Psychosociale Risicobeheersing op het lokale niveau. Tf. Redactionele overheid DPBW PsySoc Goedkeurend organisme IDPBW

Transcriptie

1 DEFENSIE ACWB-SPS-WRKPR-015 Blz 1 / 12 STAFDEPARTEMENT WELL-BEING SPECIFIEKE PROCEDURE Psychosociale Risicobeheersing op het lokale niveau Tf. Redactionele overheid DPBW PsySoc Goedkeurend organisme IDPBW Uitgevend organisme ACOS WB

2 Blz 2 / 12 Staat edities / Revisies Editie Revisie Datum Reden / Opmerking Aug 11 Basisdocument Periodieke herziening: 24 m Totaal aantal bladzijden: 12 Totaal aantal bijlagen: 2 Doelgroep van de richtlijn Niv MOS Nr Kwalificatie AND/OR Org Functie Kennis All Defence KorpsComd NEED All Defence Assistent in preventie NEED IDPBW Preventieadviseur NEED Dir AMT Preventieadviseurarbeidsgeneesheer NEED LDPBW Preventieadviseur NEED AMT Preventieadviseurarbeidsgeneesheer NEED Toepassingsgebied: Wanneer en waar van toepassing? All Defence VP en VP+ NEED All Defence Déparis Coördinator NEED All Defence Offr LPP NEED CGGZ Comd NEED CCP Comd NEED CCWB/SPS Comd NEED Lijst trefwoorden: Welzijn op het werk; risicobeheersing; risicoanalyse; risico. Deze richtlijn is van toepassing in Vredestijd/Oorlogstijd/Crisistijd/Oefening Datum effectieve toepassing: vanaf publicatie

3 Blz 3 / INHOUDSTAFEL 0. Inhoudstafel Algemeenheden... 4 a. Doel... 4 b. Boomstructuur... 4 c. Refertes Psychosociale risicoanalyse a priori : sobane strategie... 5 a. Wettelijke vereisten... 5 b. Een strategie op 4 niveaus... 5 c. De actoren... 6 d. Praktische uitvoering Punctuele psychosociale risicoanalyse... 8 a. SDRPI-model... 8 b. DIP-methode Psychosociale risicoanalyse a posteriori Overleg Bijlage A : Schematisch overzicht psychosociale risicoanalyse a priori Bijlage B : Schematisch overzicht psychosociale risicoanalyse a posteriori... 12

4 Blz 4 / ALGEMEENHEDEN a. Doel Dit document geeft de algemene principes en de strategie aangaande de beheersing van de psychosociale risico s op het werk op het lokaal niveau op de arbeidsplaats. Zowel de psychosociale risicoanalyse a priori, via de SOBANE-strategie, als de psychosociale risicoanalyse a posteriori, worden in deze richtlijn beschreven. Daarnaast bestaat er ook de mogelijkheid om een punctuele psychosociale risicoanalyse uit te voeren. De specifieke tools en methodes zijn in afzonderlijke GID s hernomen. b. Boomstructuur (1) Onmiddellijk hoger gelegen richtlijnen ACWB-APG-WRKPR-001 Beleid van Defensie betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk (2) Onmiddellijk lager gelegen richtlijnen c. Refertes (a) ACWB-GID-WRKPR-013: Bevoegdheden, afhankeljkheid, rol en taken van de vertrouwenspersoon (VP) en van de vertrouwenspersoon Plus (VP+) (b) ACWB-GID-WRKPR-019: Registratie en uitbating van incidenten van psychosociale aard (1) Wetgeving en Belgische regelgeving (a) Wet van 04 Aug 96 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk. (b) Wet van 10 Jan 2007 tot wijziging van verschillende bepalingen betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk waaronder deze betreffende de bescherming tegen geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk. (c) KB van 17 Mei 2007 betreffende de voorkoming van psychosociale belasting veroorzaakt door het werk, waaronder geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk. (2) Reglementen en richtlijnen (a) ACWB-SPS-PSYSOC-002: Interne informele en formele procedure in het kader van de psychosociale belasting veroorzaakt door het werk. (b) ACWB-GID-WRKPR-007: Risicobeheersing op lokaal niveau - SOBANE Strategie Screening.

5 Blz 5 / PSYCHOSOCIALE RISICOANALYSE A PRIORI : SOBANE STRATEGIE a. Wettelijke vereisten In dit kader vraagt de wetgever aan het Comdo om: (1) de situaties waarin stress, conflicten, geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag aanwezig zijn te identificeren ; (2) de risico s in functie van de arbeidsinhoud, -omstandigheden, - verhoudingen en voorwaarden te evalueren ; (3) preventiemaatregelen te treffen om psychosociale belasting zoveel mogelijk te voorkomen. Met de SOBANE-strategie wordt de systematische en planmatige uitvoering van de psychosociale risicoanalyse a priori beoogd. De preventiemaatregelen genomen om de psychosociale belasting zoveel mogelijk te voorkomen, dienen overlegd te worden in het respectievelijke BOC. Het gaat enkel om collectieve preventiemaatregelen. Individuele en interpersoonlijke thematieken kunnen niet overlegd worden in het BOC. Hiervoor verwijzen we naar de richtlijn ACWB-SPS-PSYSOC-002: Interne informele en formele procedure in het kader van de psychosociale belasting veroorzaakt door het werk Een schematisch overzicht is hernomen in Bijl A. b. Een strategie op 4 niveaus Om efficiënt te kunnen werken, wordt conform ACWB-APG-WRKPR-001 een strategie toegepast die 4 niveaus omvat: (1) Screening (opsporing); (2) OBservation (observatie); (3) Analysis (Analyse); (4) Expertise. Uitgangspunt is om tijdens een Screening binnen de arbeidssituatie met eigen personeel dysfuncties en voor verbetering vatbare situaties en/of processen op te sporen en ze, in de mate van het mogelijke, met organieke middelen te verbeteren. Dit heeft tot voordeel dat in eerste instantie de kennis en ervaring van de werknemer aangaande hun eigen arbeidssituatie maximaal wordt benut en anderzijds de middelen en de competenties van meer gespecialiseerde diensten gerichter kunnen worden aangewend. Bovendien steunen de volgende stappen van de strategie op de al bereikte bevindingen en resultaten van het eerste niveau Screening. Voor sommige problemen zal het nodig zijn om ze meer in detail te bestuderen op het volgende niveau Observatie of zelfs nog verder tijdens een Analyse of Expertise.

6 Blz 6 / 12 c. De actoren Niveau Screening (Opsporing) Observation (Observatie) Analyse (Analysis) Expertise Actoren Hiërarchische lijn (HL), coördinator DEPARIS, werknemers, (assistent in preventie (AsPrev)) Hiërarchische lijn (HL), werknemers, vertrouwenspersoon Plus (VP+), LDPBW Hiërarchische lijn (HL), preventieadviseurs psychosociale aspecten van het werk(pa PsySoc), preventieadviseurs LDPBW (PA LDPBW), CCWB/SPS en experten. PA PsySoc i.s.m. experten, CCP/CGG, andere psychosociale actoren en/of externe firma. d. Praktische uitvoering (1) Eerste niveau: Screening De risicobeheersing start met een opsporing. Hiervoor wordt de DEPARIS methodologie gebruikt. Zij laat de HL o.a. toe om: (a) de volledige arbeidssituatie te beschrijven; (b) de gevaren te inventariseren; (c) de voorgestelde oplossingen op te lijsten; (d) de uitvoering op te volgen. De methode steunt op de grondige kennis van de werknemer m.b.t. zijn eigen arbeidssituatie. Ze brengt verschillende werknemers samen die, aan hand van een DEPARIS gids en onder begeleiding van een coördinator, hun eigen arbeidssituatie evalueren en voorstellen tot verbetering formuleren. De DEPARIS-methode omvat VIJF rubrieken in het domein van de psychosociale belasting veroorzaakt door het werk. (a) Autonomie en individuele verantwoordelijkheden; (b) Inhoud van het werk; (c) Tijdsdruk; (d) Arbeidsverhoudingen tussen werknemers en hiërarchische lijn; (e) Psychosociale omgeving. Een groot deel van de problemen kunnen op dit niveau opgelost worden.

7 Blz 7 / 12 Deze methodologie is hernomen in de richtlijn ACWB-GID-WRKPR-007: Risicobeheersing op lokaal niveau SOBANE strategie Screening. (2) Tweede niveau: observatiefase psychosociale aspecten van het werk De psychosociale knelpunten die op het eerste niveau niet werden opgelost, worden hier, samen met de HL en de werknemers, meer in detail bestudeerd onder begeleiding van de VP+. Deze fase wordt opgestart na het akkoord van het lokaal Comdo en na consultatie van de VP+. Hierbij hanteert de VP+ een specifieke checklist gebaseerd op de Observatiegids Psychosociale Aspecten van FOD WASO. Hieruit worden preventiemaatregelen voorgesteld aan het lokaal Comdo voor beslissing na overleg. Deze methodologie zal later hernomen worden in een richtlijn over de SOBANE strategie Observatiefase psychosociale aspecten van het werk. (3) Derde niveau: analysefase psychosociale aspecten van het werk De specifieke knelpunten waarvoor op het tweede niveau geen oplossingen werden gevonden, worden hier, samen met de HL en de werknemers, verder geanalyseerd door de PA PsySoc, CCWB/SPS en/of andere psychosociale actoren. Deze fase wordt opgestart na het akkoord van het lokaal Comdo en na consultatie van de PA PsySoc. In functie van het restprobleem worden aangepaste methodieken gebruikt. Hieruit worden preventiemaatregelen voorgesteld aan het lokaal Comdo voor beslissing na overleg. Deze methodologie zal hernomen worden in een richtlijn over de SOBANE strategie Analyse-en expertisefase psychosociale aspecten van het werk. (4) Vierde niveau: expertisefase psychosociale aspecten van het werk. Voor de specifieke knelpunten waarvoor op het derde niveau geen oplossingen werden gevonden, zullen de andere psychosociale actoren ingeschakeld worden. Deze fase wordt opgestart na het akkoord van het lokaal Comdo en na consultatie van de PA PsySoc. In zeldzame gevallen zal men beroep doen op experten om gespecialiseerde adviezen in te winnen of onderzoeken te laten uitvoeren. Deze methodologie zal hernomen worden in een richtlijn over de SOBANE strategie Analyse-en expertisefase psychosociale aspecten van het werk.

8 Blz 8 / PUNCTUELE PSYCHOSOCIALE RISICOANALYSE Naast de planmatige aanpak via de SOBANE strategie bestaat er ook de mogelijkheid over te gaan tot een punctuele psychosociale risicoanalyse en dit op initiatief van de hiërarchische lijn en/of het BOC. Samen met de werknemers en de HL, zal de VP+ het SDRPI-model (Situatie, Doelen, Rollen, Procedures, Interpersoonlijke relaties) begeleiden of de DIP-methode (Doelgerichte Interventie Planificatie) hanteren. a. SDRPI-model Deze methodiek omvat het afnemen van een vragenlijst van 25 vragen in combinatie met 2 open vragen: wat motiveert en demotiveert u op het werk. Indien nodig kan de vragenlijst aangevuld worden met enkele interviews. b. DIP-methode Deze participatieve methodiek beoogt in een eerste tijd de schriftelijke identificatie van de verbeterpunten in het kader van de psychosociale belasting door de deelnemers. Vervolgens worden de verbeterpunten in groep geanalyseerd door ze te clusteren, de clusters te benoemen, prioriteiten toe te kennen aan de clusters en oplossingen voor te stellen voor de geprioritiseerde verbeterpunten. Deze methodologieën zullen hernomen worden in een richtlijn over de punctuele psychosociale risicoanalyse SDRPI-model/DIP-methode. Een schematisch overzicht is hernomen in Bijl A.

9 Blz 9 / PSYCHOSOCIALE RISICOANALYSE A POSTERIORI In dit kader vraagt de wetgever aan het Comdo om: a. Een analyse uit te voeren van de incidenten op het vlak van psychosociale belasting die zich bij herhaling voordoen of waarvoor de preventieadviseur psychosociale aspecten van het werk een advies gegeven heeft. b. Een analyse uit te voeren van de incidenten van psychosociale belasting die rechtstreeks werden gemeld aan de vertrouwenspersoon of de preventieadviseur psychosociale aspecten van het werk. c. Een analyse uit te voeren van de feiten die het voorwerp zijn geweest van een met redenen omklede klacht. d. Een analyse van de feiten gepleegd door derden. Deze analyse, die één maal per jaar zal plaatsvinden, noodzaakt een registratie van psychosociale incidenten. Het is de VP die deze cijfers op zijn niveau registreert en jaarlijks rapporteert aan de VP+ op niveau van de KwGpg. De VP+ verzamelt deze gegevens en coördineert met de LDPBW voor integratie van de gegevens in het jaarverslag LDPBW. Op deze manier wordt de mogelijkheid geboden aan het lokaal Comdo om de geregistreerde gegevens uit te baten met Rft van VP+ en/of de LDPBW. Preventiemaatregelen worden, na analyse van de cijfergegevens door de VP+, voorgesteld aan het lokaal Comdo voor beslissing na overleg. Via het jaarverslag van de LDPBW komen de gegevens dan ook in het jaarverslag van de IDPBW, zodat de geregistreerde gegevens eveneens op globaal niveau door ACOS WB met Rft van IDPBW kunnen uitgebaat worden. De specifieke cijfers van de feiten die het voorwerp zijn geweest van een met redenen omklede klacht (formele procedure) en deze van de incidenten op het vlak van de psychosociale belasting die rechtstreeks werden gemeld aan de PA PsySoc worden op globaal niveau geregistreerd door de PA PsySoc. Deze gegevens worden door ACOS WB uitgebaat met Rft IDPBW en door de PA PsySoc gerapporteerd aan de VP+ van de respectievelijke KwGpg. De VP+ verzamelt deze gegevens en coördineert met de LDPBW voor integratie van de gegevens in het jaarverslag LDPBW. Op deze manier wordt de mogelijkheid geboden aan het lokaal Comdo om de geregistreerde gegevens uit te baten met Rft van VP+ en/of de LDPBW. Deze methodologie is hernomen in de richtlijn ACWB-GID-WRKPR-019 Registratie en uitbating van incidenten van psychosociale aard. Een schematisch overzicht is hernomen in Bijl B.

10 Blz 10 / OVERLEG Alle psychosociale risicoanalyses vormen een onderdeel van het proces om het welzijn op het werk van de werknemer te verbeteren. In het kader van het dynamisch risicobeheersingssysteem (DRBS) dienen deze psychosociale risicoanalyses in het bevoegde BOC overlegd te worden met de sociale partners.

11 Blz 11 / 12 Bijl A BIJLAGE A : SCHEMATISCH OVERZICHT PSYCHOSOCIALE RISICOANALYSE A PRIORI Psychosociale risicoanalyse a priori Day-to-day Life Planmatige risicoanalyse Punctuele risicoanalyse Screening OBservatie ANalyse STRATEGIE SOBANE Arbeidssituatie DEPARIS Checklist op basis van observatiegids psychosociale aspecten FOD WASO Analysetools i.f.v. restprobleem HL + WN (+ Rft As Prev) + Coord DEPARIS HL+WN +LDPBW+VP+ HL + WN + PA PsySoc + CCWB/SPS + experten DIP methode Verbeter- Punten Clusteren Labelen Prioritiseren Oplossingen voorstellen SDRPI + interviews Vragenlijst 25 vragen + interviews Situatie Doelen Rollen Procedures Interpers. Relaties Expertise Expertisetools i.f.v. restprobleem PA PsySoc i.s.m. experten, CCP/CGG, andere psychosociale actoren en/of externe firma HL + WN + LDPBW + VP+ Verder doorverwijzen indien nodig HL + WN + LDPBW + VP+ Verder doorverwijzen indien nodig HL : Hiërarchische lijn WN : Werknemer As Prev : Assistent in Preventie LDPBW : Lokale dienst Preventie en Bescherming op het Werk VP+ : Vertrouwenspersoon plus DIP : Doelgerichte Interventie Planificatie SDRPI : Situatie, doelen, rollen, procedures, interpersoonlijke relaties CGG : Centrum Geestelijke Gezondheid CCP : Centrum voor Crisispsychologie CCWB : Competentiecentrum Well Being PA PsySoc : Preventieadviseur Psychosociale Aspecten

12 Blz 12 / 12 Bijl B BIJLAGE B : SCHEMATISCH OVERZICHT PSYCHOSOCIALE RISICOANALYSE A POSTERIORI Psychosociale risicoanalyse a posteriori day-to-day-life Aanbevelingen naar aanleiding van Analyse van de incidenten op het vlak van psychosociale belasting die zich bij herhaling voordoen of waarvoor de PA PsySoc een advies gegeven heeft Analyse van de feiten gepleegd door derden : Register Analyse van de incidenten op het vlak van psychosociale belasting die rechtstreeks werden gemeld aan de vertrouwenspersoon (interne informele procedure) Actoren Registratie door VP en rapporteren aan VP+ niveau KwGpg Vz cijfers door VP+ en integratie in jaarverslag LDPBW Uitbaten cijfers door lokaal Comdo Rft VP+/LDPBW Via jaarverslag LDPBW cijfers in jaarverslag IDPBW Uitbaten cijfers globaal door ACOS WB met Rft IDPBW Analyse van de feiten die het voorwerp zijn geweest van een met redenen omklede klacht (interne formele procedure) Analyse van de incidenten op het vlak van psychosociale belasting die rechtstreeks werden gemeld aan de PA PsySoc Registratie op globaal niveau door PA PsySoc Uitbaten cijfers globaal door ACOS WB met Rft IDPBW Rapporteren door PA PsySoc aan VP+ niveau KwGpg Vz cijfers door VP+ en integratie in jaarverslag LDPBW Uitbaten cijfers door lokaal Comdo Rft VP+/LDPBW VP : vertrouwenspersoon VP+ : vertrouwenspersoon plus LDPBW : Lokale Dienst Preventie en Bescherming op het Werk IDPBW : Interne Dienst Preventie en Bescherming op het Werk