Functiegebouw Rijk. Inhoud

Transcriptie

1 Functiegebouw Rijk Inhoud 1. Waarom één functiegebouw Rijk? 2. Hoe ziet het functiegebouw Rijk er uit? 3. Wat heb je als medewerker aan het functiegebouw Rijk? 4. Digitalisering functiegebouw Rijk 5. Functiegebouw Rijk en de gesprekscyclus 6. Functiegebouw Rijk en loopbaan- en ontwikkelmogelijkheden 7. Functiegebouw Rijk en spelregels bij reorganisatie 8. Implementatie functiegebouw Rijk 9. Beheer en Onderhoud functiegebouw Rijk Bijlage: overzicht werkvelden, functiefamilies en -groepen functiegebouw Rijk Versie: 5 november

2 1. Waarom één functiegebouw Rijk? Op dit moment kent het rijk vele duizenden verschillende functiebeschrijvingen. Dit heeft o.a. te maken met het gebruik van verschillende soorten functiegebouwen binnen het Rijk, die elk hun eigen taal en begrippen kennen. Hierdoor is de vergelijkbaarheid tussen functies nauwelijks mogelijk en is er geen inzicht voor de medewerker in waar soortgelijk werk (loopbaanmogelijkheden) voor handen is binnen het Rijk. Dit heeft de Bonden en de werkgever gebracht tot de CAO-afspraak , waarin is afgesproken dat er voortvarend gewerkt wordt aan één functiegebouw Rijk, waarmee de transparantie van de (bereikbaarheid van) beschikbare functies wordt bevorderd en de kans op het vinden van passend werk wordt vergroot. 2. Hoe ziet het functiegebouw Rijk er uit Het Functiegebouw Rijk kent 8 functiefamilies. Elke functiefamilie kent 3 of meer functiegroepen. Binnen nagenoeg elke functiegroep zijn er meerdere schaalniveaus mogelijk. Alle families kennen een generiek KVC-profiel. Twee families kennen specifieke KVC s (ic. Bedrijfsvoeringsadvisering en binnen Uitvoering de functiegroepen betrekking hebbende op DJI en RWS). Voor de resterende families wordt een onderscheid gemaakt naar werkveld. In de bijlage wordt een overzicht gegeven van de functiefamilies en de bijbehorende functiegroepen en functieschalen. Voor elke functiegroep zijn er functieprofielen opgesteld. Deze functieprofielen bestaan uit twee delen: - een kernprofiel; - een kwaliteiten/kvc-profiel Daarnaast is er voor elk schaalniveau binnen de functiegroep beschreven hoe de waardering van deze functie op basis van het functiewaarderingssysteem Fuwasys tot stand is gekomen. Dit wordt de functietypering genoemd. Families: Lijnmanagement Projectmanagement Beleid Advisering Bedrijfsvoering Kennis en onderzoek Toezicht Uitvoering Per familie een beperkt aantal functieprofielen Functieprofiel bestaat uit: A: kernprofiel: doel van de functie 4 resultaatgebieden beperkt aantal resultaatbeschrijvingen per resultaatgebied gedragsindicatoren en competenties B: kwaliteitenprofiel/kvc s: Ervaring Opleiding Kennis en Vaardigheden Competenties Werkvelden: Cultuur en Onderwijs, Zorg, Agrarisch-Natuur en Milieu, Sociaal-Economisch, Veiligheid, Financieel-Economisch, Fysieke Ruimte Functieprofiel Functiegebouw Rijk Kern profiel Resultaten Gedrag Competenties Functioneren Kwaliteitenprofiel/KVC en ontwikkeling Ervaring Opleiding Kennis en vaardigheden Competenties Functieprofiel = Kernprofiel + Kwaliteitenprofiel/KVC Functietypering Verantwoording Fuwasys-proof vanuit Fuwasys Facultatief Aanvullende Verbinding met Competenties bestaande situatie Functieprofiel = Kernprofiel + Kwaliteitenprofiel/KVC 2

3 Functiefamilie Het Functiegebouw Rijk kent acht functiefamilies. Een functiefamilie is een verzameling van functies die qua aard een grote verwantschap met elkaar hebben. Elke functie binnen het rijk kan tot een functiefamilie gerekend worden. De volgende functiefamilies worden onderscheiden: Lijnmanagement; Project-/Programmamanagement Beleid Advisering Bedrijfsvoering Kennis en Onderzoek Toezicht Uitvoering Elk van de acht families kent een heldere definitie die een scherpe afbakening vormt met de andere families. De definitie is bepalend tot welke familie een functie behoort. Functiegroep Per functiefamilie wordt een aantal functiegroepen onderscheiden. Een functiegroep is een verzameling van functies binnen de functiefamilie, waarbij in de kern gelijksoortige resultaten moeten worden behaald en overeenkomstig gedrag moet worden getoond. De indeling in functiegroepen is bepaald aan de hand van criteria die zijn ontleend uit Fuwasys 1. Daar waar de onderscheidende criteria andere accenten laten zien en daarmee de inhoud van de functies substantieel anders is, is een nieuwe functiegroep aan de orde. Een voorbeeld van een functiegroep is binnen de familie Bedrijfsvoering de medewerker vervoer. Zo bestaat de functiefamilie Beleid uit vier functiegroepen. Een functiegroep bestaat uit meerdere schalen. Binnen de functiegroep coördinerend beleidsmedewerker kennen we bijvoorbeeld de schalen 13 t/m 15 waarmee er drie verschillende coördinerend beleidsmedewerker zijn. Functieprofiel In totaal bestaat het functiegebouw Rijk uit 52 functiegroepen (zie bijlage 1). Voor elke functiegroep is een functieprofiel gemaakt, bestaande uit - 1 kernprofiel - 1 of meer KVC-profielen (Kennis-vaardigheden-competenties). Het kernprofiel en het KVC-profiel geven gezamenlijk aan wat in essentie van de functie wordt gevraagd in termen van resultaten en kwaliteiten. Kernprofiel Het kernprofiel is dat deel van het functieprofiel waarin in generieke termen de te behalen resultaten, de benodigde competenties en de daar onderliggende gedragsindicatoren zijn beschreven. Elk kernprofiel heeft een zo scherp mogelijk geformuleerde definitie van wat het doel is van de functies binnen de betreffende functiegroep. Daarmee wordt de functiegroep ook afgebakend ten opzichte van de onderliggende en/of de bovenliggende functiegroep. KVC-profiel Het Kennis-Vaardigheden-Competenties-profiel benoemt het gewenste werk- en denkniveau, opleiding, ervaring, vaardigheden en competenties. In het KVC-profiel wordt dus aangegeven wat de medewerker aan bagage in zijn rugzak moet hebben om de functie succesvol te kunnen uitvoeren. Iedere functiegroep heeft minimaal één KVC-profiel. Een aantal functiegroepen kent meerdere (specifieke) KVC s. Een voorbeeld is de familie Bedrijfsvoering, waarin de functiehouders met elkaar gemeenschappelijk hebben dat ze adviseur binnen Bedrijfsvoering zijn. Daarvoor zijn algemene KVC s geformuleerd waarin de kennis, vaardigheden en competenties zijn opgenomen die nodig zijn voor het vak van adviseur bedrijfsvoering. Daarnaast zijn voor de afzonderlijke disciplines binnen Bedrijfsvoering, zoals o.a. HRM, Financiën, ICT etc., specifieke aanvullende KVC s opgesteld, die aangeven wat inhoudelijk gevraagd wordt voor deze disciplines. 1 Fuwasys is het rijksbrede functiewaarderingssysteem dat sinds 1996 wordt gebruikt voor het waarderen van functies. 3

4 Werkvelden Bij de Families Lijnmanagement, Project-/Programmamanagement, Beleid, Toezicht, Kennis & Onderzoek en Advisering zijn de KVC s generiek geformuleerd. Daarom is er bij deze functiefamilies ook een onderscheid naar werkveld gemaakt. De volgende werkvelden zijn in onderscheiden: Cultuur en Onderwijs, Zorg, Agrarisch-Natuur-Milieu, Sociaal-Economisch, Veiligheid, Financieel- Economisch en Fysieke Ruimte. Deze indeling in werkvelden is o.a. relevant bij reorganisaties (zie paragraaf 7). Functietypering De functietypering is een verantwoording van de schaalindeling in Fuwasys-termen. Het helpt de manager de medewerker uit te leggen waarom hij/zij in schaal x wordt ingedeeld en niet in schaal y. 3. Wat heb je als medewerker aan het functiegebouw Rijk Het functiegebouw Rijk: Biedt meer transparantie over vergelijkbare functies en wat daarvoor nodig: doordat alle functies binnen het Rijk geclusterd zijn in 52 functiegroepen en de daarbij behorende functieprofielen, met een eenduidig format en dezelfde taal, is het gemakkelijker de onderliggende functieprofielen met elkaar te vergelijken. Helpt bij het voeren van de functioneringsgesprekken: het format van het functiegebouw Rijk geeft handvatten om als medewerker en leidinggevende samen terug te kijken naar de achterliggende periode en vooruit te kijken bij het maken van nieuwe werk- en ontwikkelafspraken. Helpt om goede resultaat- en ontwikkelafspraken te maken: met generiek geformuleerde resultaat- en ontwikkelafspraken is het eenvoudiger om SMART afspraken te maken op individueel niveau. Geeft inzicht in waar interessant werk is (zowel binnen het eigen departement als binnen andere departementen) en wat dat vraagt: doordat elk departement de functies indeelt in de dezelfde 52 functiegroepen, wordt snel zichtbaar waar interessant werk bij andere departementen voorkomt. Geeft inzicht in (inter)departementale loopbaanmogelijkheden (incl. leerlijnen): door de vergelijkbaarheid van functieprofielen in het functiegebouw Rijk wordt duidelijk waar loopbaanstappen gemaakt kunnen worden. Niet alleen voor de hand liggende stappen worden zichtbaar, maar juist ook minder voor de hand liggende. 4. Digitalisering functiegebouw Rijk Om de mogelijkheden van het functiegebouw Rijk zo goed mogelijk te benutten is het belangrijk dat het functiegebouw op een levendige en aantrekkelijke manier gepresenteerd wordt aan de gebruiker. De medewerker moet met het functiegebouw kunnen spelen en in één oogopslag kunnen zien wat voor soort functies er binnen het Rijk zijn, wat deze functies vragen in termen van resultaten, succesvol gedrag en KVC s en vergelijkingen kunnen maken tussen afzonderlijke profielen. In het digitale functiegebouw Rijk is ook een lijst FAQ s (meest gestelde vragen) opgenomen en verdere (achtergrond)informatie over het functiegebouw Rijk. Het Digitale functiegebouw Rijk zal februari 2011 operationeel zijn. Tot die tijd is informatie over het functiegebouw te vinden op het rijksportaal (klik achtereenvolgens: Personeel/Organisatie/Formatie/ Functiegebouw). 5. Functiegebouw Rijk en de gesprekscyclus Volgens de huidige en nog steeds vaste jurisprudentie van de Centrale Raad voor Beroep is de functie van de ambtenaar het samenstel van werkzaamheden waarmee de ambtenaar feitelijk is belast, alsmede de van betekenis zijnde omstandigheden waaronder de werkzaamheden worden verricht. In het BBRA (artikel 2, i) staat een vergelijkbare definitie: het samenstel van werkzaamheden door de ambtenaar te verrichten krachtens en overeenkomstig hetgeen hem door het daartoe bevoegde gezag is opgedragen. 4

5 Bepalend is met andere woorden wat de ambtenaar feitelijk is opgedragen en in welke (organisatorische) context de werkzaamheden worden verricht. Een functie omvat dan ook meer dan in een functiebeschrijving wordt vastgelegd. Vanuit het oogpunt van rechtszekerheid is het van belang dat er andere bewijsmiddelen zijn, die de inhoud van de functie van de ambtenaar aannemelijk maken. De functiebeschrijving bestaat in het Functiegebouw Rijk uit het kernprofiel en de specifieke KVC s of de toedeling naar werkveld en het schaalniveau. Naast kernprofiel en KVC s zijn er nog andere bewijsmiddelen nodig om aan te tonen wat de functie is. Daarbij zullen de werkafspraken die in het kader van een personeelsgesprek gemaakt worden een belangrijke rol spelen. Voor een goed gebruik van het functiegebouw Rijk is dus een goede verbinding noodzakelijk tussen het functiegebouw, de gesprekscyclus en de daarbij behorende spelregels. Hiervoor is noodzakelijk dat de gesprekscyclus rijksbreed geharmoniseerd wordt. Vooral ten aanzien van het vastleggen van de werk- en ontwikkelafspraken is het van belang dat er één rijksbreed format wordt gehanteerd. 5.1 Ingrediënten van een personeelsgesprek m.b.t. werkafspraken In het personeelsgesprek komen verschillende aspecten aan de orde. Naast het oordeel over het functioneren, gaat het daarbij o.a. om het maken van tweezijdige afspraken tussen de leidinggevende en de medewerker over de werkzaamheden voor de komende functioneringsperiode. De basis voor de jaarlijkse werkafspraken zijn het kernprofiel (A) en het KVC-profiel (B). In afstemming met het afdeling-/directiejaarplan (C) worden individuele werkafspraken gemaakt (samenstel van werkzaamheden), wat de functie van de medewerker vormt (D). Om te bepalen of de werkafspraken passen binnen het schaalniveau waarop de medewerker is geplaatst, helpt de functietypering (E) van de functiegroep. (A) Kernprofiel: met het kernprofiel (resultaten, gedrag) wordt bekeken welke resultaatafspraken met de medewerker voor de komende periode gemaakt kunnen worden. Dit in combinatie met de doelen, producten en resultaten van het jaarplan. Het kernprofiel is slechts een kapstok voor het gesprek. Niet alle resultaten uit het kernprofiel zijn elk jaar van toepassing. (B) KVC s: in het KVC-profiel wordt duidelijk welke kwaliteiten van de medewerker verwacht mogen worden. Met behulp van het KVC-profiel worden met de medewerker ontwikkelafspraken gemaakt en (indien van toepassing) afspraken gemaakt over mogelijke loopbaanstappen. (C) Jaarplan: in het jaarplan zijn de doelen, producten en resultaten beschreven die door de afdeling/directie voor de komende periode gerealiseerd moeten worden. In het personeelsgesprek maken leidinggevende en medewerker gezamenlijk een selectie van de elementen uit het jaarplan die de medewerker de komende functioneringsperiode gevraagd wordt te realiseren. (D) Functie: de uiteindelijke functie van de medewerker is en blijft het samenstel van werkzaamheden. Deze worden bepaald door de combinatie van het kernprofiel, het specifieke KVCprofiel of het werkveld, het schaalniveau en het jaarplan. De werkafspraken worden jaarlijks vastgelegd in rijksbreed gespreksformulier en opgenomen in het Personeelsdossier. De werkafspraken vormen het samenstel van werkzaamheden van de medewerker en daarmee zijn/haar functie. (E) Functietypering: Indien de leidinggevende en de medewerker discussie hebben over de zwaarte van de werkzaamheden en of deze wel passen bij het schaalniveau waarop de medewerker is geplaatst, geeft de functietypering uitsluitsel. De functietypering is een hulpmiddel voor manager en medewerker om de uitkomsten van het functiewaarderingssysteem Fuwasys te bespreken. 5

6 5.2 Uitkomst van het personeelsgesprek en de status van de vastgelegde werkafspraken De uitkomst van het personeelsgesprek zijn tweezijdige afspraken over de werkzaamheden voor de komende periode. Deze worden volgens een vast/verplicht format vastgelegd in het personeelsdossier (P-Direkt). De leidinggevende en de medewerker stellen de set van afspraken in onderling overleg vast. Mocht geen overeenstemming kunnen worden bereikt over deze set van afspraken, dan stelt het bevoegd gezag het samenstel van werkzaamheden en de vereiste resultaten vast. Tegen een dergelijke beslissing van het bevoegd gezag kan de ambtenaar bezwaar en beroep aantekenen. De commissie en uiteindelijk de rechter kijken hierbij nadrukkelijk naar de individuele casus, waarbij eerder gemaakte werkafspraken een belangrijke rol spelen. 5.3 Rijksbrede geharmoniseerde gesprekscyclus Voor een effectieve verbinding van het functiegebouw Rijk aan een rijksbreed geharmoniseerde gesprekscyclus dienen op de volgende elementen rijksbreed afspraken gemaakt te worden: Eén gestandaardiseerde gesprekscyclus afgestemd op het functiegebouw Rijk Jaarlijks worden individuele werkafspraken gemaakt op basis van een jaarplan van het organisatieonderdeel, het kernprofiel, het specifieke KVC-profiel of het werkveld en het schaalniveau. Deze afspraken worden vastgelegd in het P-dossier. Eén rijksbrede set van afspraken waaraan het gesprek minimaal moet voldoen. De volgende afspraken zijn hiervan van belang: De medewerker en de leidinggevende stellen jaarlijks in wederzijds overleg resultaat- en ontwikkelafspraken vast, passend binnen de functiegroep en het schaalniveau waarop de medewerker geplaatst is (eventueel getoetst door middel van de functietypering en/of onafhankelijk waarderingsonderzoek). De afspraken worden volgens een rijksbreed vast/verplicht format vastgelegd. De afspraken worden door zowel de medewerker als leidinggevende voor akkoord (digitaal) ondertekend en opgenomen in het P-dossier/P-Direkt. Indien er geen nieuwe afspraken worden gemaakt, blijven de eerdere afspraken geldig. In geval van blijvend meningsverschil over de werk- of ontwikkelafspraken legt de leidinggevende de werkafspraken voor aan het bevoegd gezag en neemt het bevoegd gezag een besluit. Tegen dit besluit kan de medewerker in bezwaar en beroep. Eerder gemaakte en vastgelegde afspraken (het personeelsdossier) zullen bij een bezwaar en beroep voor de Commissie en uiteindelijk voor de rechter een belangrijke rol spelen. 6. Functiegebouw Rijk en loopbaan- en ontwikkelmogelijkheden Met het functiegebouw Rijk wordt inzichtelijk wat voor soort werk er binnen het Rijk bestaat en waarin de verschillende functiegroepen zich van elkaar onderscheiden (qua werkzaamheden, succesvol gedrag en KVC s). Doordat de functiebeschrijvingen zijn teruggebracht tot 52 overzichtelijke functieprofielen, wordt inzichtelijk waar vergelijkbaar werk binnen de Rijksdienst voor handen is. Vooral door het gebouw te digitaliseren zijn op een eenvoudige manier profielen met elkaar te vergelijken. Hierdoor komen niet alleen voor de handliggende loopbaanmogelijkheden, maar ook de niet voor de handliggende mogelijkheden in beeld. Een mooi voorbeeld hiervan is het profiel van Inrichtingswerker bij DJI en de Operationeel Verkeersmanager van RWS. Beide profielen komen qua resultaten en succesvol gedragen sterk overeen. Ook het soort persoon, dat gevraagd wordt is sterk overeenkomstig. De stap van DJI naar RWS was voorheen nooit in beeld. Door het functiegebouw Rijk is deze mogelijkheid in beeld gebracht. Dit is onder de aandacht gebracht bij het management van DJI (want daar is een overschot aan inrichtingswerkers, bij RWS een tekort aan Operationeel Verkeersmanagers) en in de praktijk blijkt nu dat deze overstap goed mogelijk is en ook al plaatsvindt. 6

7 Operationeel Verkeersmanagement RWS Inrichtingswerker DJI S 4-S10 S 5-S8 Werk-/denkniveau: VMBO/MBO/HBO Werk-/denkniveau: VMBO/MBO - begeleiden van verkeer - begeleiden van justitiabelen - zorgen voor veiligheid op de weg - zorgen veiligheid in het complex - h andhaving regels, procedures, protocollen - handhaving procedures en protocollen - k unnen handelen bij incidenten en calamiteiten - kunnen handelen bij orde-verstoringen - b etrouwbare, accurate administratie - rapportages conform richtlijnen - i nformeren van gebruikers - communiceren met justitiabelen Hoewel het werkgebied totaal verschillend lijkt, is het soort resultaten en de dynamiek van het werk overeenkomstig. Zelfs het type mens is overeenkomstig: - s tevigheid - d oortastend - s ignaleren en anticiperen - j e verplaatsen in de klant - h elderheid kunnen geven en grenzen kunnen stellen 7. Functiegebouw Rijk en spelregels bij reorganisatie Conclusie: een eerste vergelijking van de profielen Inrichtingsmedewerker DJI en Operationeel Verkeersmanagement RWS laat met betrekking tot de resultaten duidelijke overeenkomsten zien. Wat betreft de persoonskenmerken van de functiehouders lijken deze personen ook uitwisselbaar. Dit biedt perspectieven voor een alternatief loopbaanpad. In het belang van de eenduidigheid en het bieden van voldoende veiligheid voor de medewerker is het belangrijk heldere rijksbrede spelregels af te spreken en/of nogmaals te expliciteren. De spelregels dienen voor drie situaties te worden afgesproken: Fase 1: Organisatie in formatieve rust: er kan wel sprake zijn van organisatiewijzigingen, maar er zijn geen individuele functiewijzigingen en/of gedwongen standplaatswijzigingen aan de orde. Fase 2: Organisatie en medewerkers zijn gedwongen om in beweging te komen om overtolligheid in functiegroepen ala gevolg van krimp en/of gedwongen standplaatswijzigingen (en daarmee het aanwijzen van herplaatsingskandidaten) zoveel mogelijk te voorkomen. Kortom, het anticiperen op voorgenomen reorganisatie en/of krimp. Fase 3: Er is sprake van een klassieke reorganisatie. Deze fase treedt op als het in fase 2 niet mogelijk is gebleken het aanwijzen van herplaatsingkandidaten te voorkomen, of gezien de omvang of de vereiste snelheid van de verandering in de organisatie, het in de rede ligt onmiddellijk via fase 3 te reorganiseren. De spelregels verschillen deels per fase. Fase 1: organisatie in formatieve rust In deze reguliere situatie is het functiegebouw Rijk faciliterend aan de gesprekscyclus. Op basis van het kernprofiel, het KVC-profiel en het afdeling-/directieplan vindt een personeelsgesprek plaats waarbij leidinggevende en medewerker komen tot afspraken over te behalen resultaten en ontwikkeling voor het komende jaar (zie de paragraaf over de gesprekscyclus). Fase 2: anticiperen op voorgenomen krimp Hiervoor gelden de volgende spelregels: 1. Binnen het reorganisatiebereik is duidelijk welke overtolligheid er is en welk soort functies dat betreft. 2. A: Op basis van de KVC s zijn de functies afgebakend en wordt duidelijk voor welke functies overtolligheid gaat spelen. B: Op basis van de 7 werkvelden (Cultuur en Onderwijs, Zorg, Agrarisch-Natuur-Milieu, Sociaal-Economisch, Veiligheid, Financieel-economisch, Fysieke Ruimte) is een eerste afbakening van functies gemaakt waarop de reorganisatie betrekking heeft. Indien dit nog te weinig specifiek is, wordt gekeken naar de zogenaamde omsteltijd (de tijd die nodig is om om te scholen voor nieuw werk). Alle functies met een omsteltijd van bijvoorbeeld minder dan één jaar worden als één categorie gezien. Hierbij wordt nadrukkelijk gekeken naar de jaarlijkse werkafspraken. 3. Vervolgens worden de medewerkers op deze functies aangewezen voor fase 2. 7

8 4. Voor deze groep in fase 2 wordt gekeken of zij via sociaal flankerend beleid mobiel gemaakt kan worden. Fase 3: klassieke reorganisatie. In deze fase gelden dezelfde spelregels als in fase 2, met het verschil dat de laatste stap in het proces is dat iemand herplaatsingskandidaat wordt, waarop alle rechten en plichten uit de WOR, hoofdstuk 7 van het ARAR en de regeling procedure bij reorganisatie van toepassing zijn. 8. Implementatie functiegebouw Rijk 8.1 Fasering implementatie De implementatie van het functiegebouw Rijk bij de departementen zal plaatsvinden in een viertal fasen 2 : gezamenlijk Per departement 1. Voorbereiding Implementatie 2. Administratieve Conversie 3. Implementatie 1 januari april 2011 december 2012 Ad 1. Voorbereiding implementatie: Ter voorbereiding van de implementatie zijn er door alle departementen al een aantal stappen gezet. Zo is de HRM-kolom en het management bij veel departementen al geïnformeerd. Rijksbreed is P-Direkt gereed gemaakt om straks de conversie in SAP-HR mogelijk te maken. Ad 2. Administratieve conversie: In deze fase dienen alle departementen hun huidige functies in te delen in één van de functiegroepen van het functiegebouw Rijk. Dit is slechts een administratieve/papieren exercitie. Deze stap dient door alle departementen tegelijkertijd te worden gemaakt, om daarmee de vergelijkbaarheid en uniformiteit van het functiegebouw Rijk te kunnen waarborgen. Of met andere woorden, zorgen voor een consistentie indeling van alle functies in het functiegebouw Rijk. Ook departementen die pas over twee jaar implementeren (dat wil zeggen de brief naar de medewerkers sturen) zullen aan de administratieve conversie moeten deelnemen. Bij de conversie dienen alle oude functies toebedeeld te worden naar het Functiegebouw Rijk (Kernprofiel, KVC-profiel of werkveld, schaalniveau). Met de afsluiting van fase 2 is de voorbereiding van de implementatie afgerond. In fasen 3 en 4 komt de nadruk meer te liggen op het organisatie- en cultuurveranderingstraject binnen de departementen en rijksbreed. Dat gaat verder dan de implementatie van het functiegebouw Rijk sec en zal per departement specifieke accenten vereisen. In fasen 3 en 4 wordt beschreven wat er nodig is om de implementatie goed en zorgvuldig te laten verlopen. Ad 3. Implementatie: Pas als de oude functiebeschrijvingen worden ingetrokken en alle medewerkers een brief krijgen met de mededeling hoe men is ingedeeld is in het functiegebouw Rijk, start de feitelijke implementatie van het functiegebouw Rijk; de zogenaamde formele conversie. De timing van deze fase kan verschillen per departement. Sommige departementen zullen direct na de administratieve conversie (1 april 2011) willen starten met de formele conversie. Andere departementen zullen er voor kiezen om pas in 2012 te implementeren. De enige randvoorwaarde is dat elk departement deze fase binnen 2 jaar na finale oplevering van het functiegebouw Rijk (finale oplevering: december 2010) afgerond heeft. 2 In het MR-besluit is voor de Belastingdienst (BD) een andere planning overeengekomen. De BD zal voor 5 jaar na finale oplevering van het functiegebouw het functiegebouw Rijk geïmplementeerd hebben (i.c. december 2015). 8

9 Direct na de formele conversie (implementatie) kan het functiegebouw worden benut, bijvoorbeeld in de eerstvolgende gesprekscyclus. De mogelijkheden van het functiegebouw Rijk worden nog beter benut als het functiegebouw Rijk vertaald wordt naar het aanpalende HRM-instrumentarium en gebruikt wordt voor de organisatie- en personeelsontwikkeling. Dat betekent dat bijvoorbeeld werving en selectie, loopbaanpaden en leerlijnen, opbouw van de organisatie, etc. allemaal opgezet worden vanuit de functieprofielen van het functiegebouw Rijk. 8.2 Administratieve conversie Eén van de belangrijkste stappen in het implementatieproces is de administratieve conversie. Ten eerste omdat de functie van de medewerker ingedeeld moet worden in de functiegroep waar hij/zij in hoort. Op basis van het bijbehorende functieprofiel worden resultaat en ontwikkelafspraken gemaakt. Ten tweede omdat de conversie gevoelig kan liggen bij medewerkers. Ten derde omdat de conversie de basis is voor de managementinformatie per departement én rijksbreed. Deze redenen vergen dat dit proces zeer zorgvuldig plaatsvindt en ook uniform voor alle departementen. De administratieve conversie zal dan ook, evenals de voorbereiding van de implementatie, een stap zijn die alle departementen gezamenlijk met elkaar zullen nemen, op een zelfde moment. In de planning is daar het 1e kwartaal van 2011 voor ingeruimd. Vanwege de zorgvuldigheid en eenduidigheid van de conversie wordt een standaardisatiecommissie ingesteld. 8.3 Standaardisatiecommissie Om geschilpunten over de indeling van functies in één van de functiegroepen van het functiegebouw te beslechten, wordt een standaardisatiecommissie met zowel vertegenwoordigers van werkgevers en werknemers geïnstalleerd. Het doel van de standaardisatiecommissie is om de uniformiteit en vergelijkbaarheid van het functiegebouw Rijk te waarborgen. Dat betekent dat zij zal toezien op een juiste indeling van functies in het functiegebouw Rijk bij de conversie. Als er onduidelijkheid en/of verschil van mening is over de indeling van functies, zal de standaardisatiecommissie het finale oordeel hebben. Daarnaast zullen eventuele aanpassingen van het functiegebouw Rijk, bijvoorbeeld op basis van periodieke evaluaties, uiteindelijk worden vastgesteld door de Standaardisatiecommissie. De precieze samenstelling en de wijze van werken van de commissie van de standaardisatiecommissie wordt in onderling overleg tussen werkgever en bonden bepaald. 8.4 Het conversieproces In onderstaande figuur is het totale conversieproces weergegeven. De eerste twee stappen (indelen, en toetsen) gebeurt door alle departementen op eenzelfde tijdstip. In de planning van stap drie en vier (vaststellen door bevoegd gezag en mededelen) is elk departement vrij om hiervoor een eigen moment te kiezen, mits dit binnen 2 jaar na finale oplevering is (i.c. december 2012). Gezamenlijk Per departement Dep PM ECFA PM Dep Dep Indelen Toetsen Vaststellen Mededelen Jan-Febr 2011 Maart 2011 Vanaf april 2011 december 2012 Stap 1 HRM-adviseur en medewerker ECFA delen functienamen uit SAP in bij een van de functiegroepen van het functiegebouw. Hiervoor is een instructie beschikbaar. Stap 2 HRM-adviseur toetst conversielijst bij leidinggevende (evt. extra check op huidige werkzaamheden*) Stap 3 HRM toetst concept-conversielijsten. Eventuele vraagpunten alsnog indelen, danwel second opinion vragen bij PMen/of ECFA. Stap 4 ECFA toetst op vergelijkbaarheid. Stap 1 PM toetst conversielijsten: via steekproeven op juiste indeling op vergelijkbaarheid Stap 2 Eventuele geschillen worden voorgelegd aan de standaardisatiecommissie. Stap 1 Bevoegd gezag stelt conceptconversielijst vast: A: Welke functies komen voor in SAP? Welke zijn bezet? Waar worden ze ingedeeld in het functiegebouw? B: Welke functies vallen: - binnen een reorganisatie: zie optie B - buiten een reorganisatie: zie optie A Optie A: Functies buiten reorganisaties Stap 1 Brief van DG naar medewerkers. (PM levert standaardtekst). Stap 2 Evt kan medewerker toelichting vragen bij leidinggevende. Stap 3 Bevoegd gezag neemt besluit als medewerker en leidinggevende er niet uitkomen. Stap 4 Op besluit bevoegd gezag is bezwaar en beroep mogelijk. Optie B: Functies binnen reorganisaties Stap 1 Functiecatalogus obv nieuwe functiegebouw, waarbij in leeswijzer het functiegebouw wordt toegelicht en in de bijlage de conversielijsten zijn te vinden zodat iedereen gericht naar zijn/haar nieuwe functie in de catalogus kan zoeken Legenda = trekker = adviseur/ondersteuning Dep = Departement (= SG/DG/Directeur afdelingshoofd/hrm/p-teamlid) PM = Programmamanagement *) Let op: niet de functienaam, maar de werkzaamheden die iemand in de praktijk doet zijn leidend voor de indeling in het functiegebouw. Stap 2 Reorganisatieproces (zie formele stappen, incl bezwaar en beroepsprocedure) = verplicht = facultatief 9

10 8.4.1 Stap 1: Indelen (januari-februari 2011) Deskundige HRM-adviseurs, vooraf geïnstrueerd, delen samen met ECFA de bestaande functies in in één van de functiegroepen (inclusief vaststelling van specifieke KVC s of werkveld en schaalniveau) van het functiegebouw Rijk. Hiervoor is een handleiding opgesteld voor de HRM-adviseurs en ECFA ten behoeve van het indelingsproces Stap 2: Toetsen (maart- april 2011) Het Programmamanagement zal samen met ECFA vervolgens de concepten van de conversielijsten van de departementen toetsen: - via steekproeven - via vergelijking tussen de verschillende departementen of vergelijkbare functies op dezelfde wijze zijn ingedeeld. Indien er nog vraagpunten blijven bestaan, zal de standaardisatiecommissie uitsluitsel geven. Dit alles om de uniformiteit en de juistheid van de gegevens te waarborgen Stap 3: Vaststellen door bevoegd gezag (vanaf april 2011 tot uiterlijk december 2012) Als het Programmamanagement de lijsten heeft getoetst en er zijn geen discussiepunten meer, dan kan de lijst worden vastgesteld door het bevoegd gezag van het betreffende onderdeel (SG/DG/Directeur). Vastleggen in P-Direkt Als alle conversielijsten van de departementen zijn vastgesteld door het bevoegd gezag en eventuele geschillen door de standaardisatiecommissie zijn beslecht, dienen de lijsten in P-Direkt/SAP-HR te worden ingevoerd. In eerste instantie zal er per departement een voorziening worden getroffen zodat ieder departement de conversielijst kan doorvoeren in de systemen Stap 4: Mededelen (vanaf april 2011 tot uiterlijk december 2012) Deze stap is feitelijk de formele conversie, waar de medewerkers ook daadwerkelijk iets van merken. De functie van de medewerker wordt ingedeeld in één van de functiegroepen van het functiegebouw, inclusief kernprofiel, specieke KVC-profiel of werkveld en schaalniveau. Elke medewerker ontvangt hiervoor een brief (=besluit), waartegen bezwaar en beroep kan worden aangetekend. Een bestaande functiebeschrijving wordt pas feitelijk ingetrokken als met de medewerker overeenstemming is over de omzetting van zijn functie naar het Functiegebouw Rijk. Een eventuele bezwaar- en beroepsprocedure is dan afgerond. Hier is dus sprake van een (lichte vorm van) reorganisatie, zonder rechtspositionele gevolgen. Het Programmamanagement zal hiervoor een standaardbrief opstellen die de departementen naar eigen inzicht kunnen gebruiken. Wanneer de formele conversie plaatsvindt, kan elk departement(sonderdeel) zelf bepalen, als het maar binnen de periode van 2 jaar na finale oplevering van het functiegebouw Rijk plaatsvindt (zie MR-besluit d.d. 20 november 2009). 9. Beheer en Onderhoud functiegebouw Rijk Het gedachtegoed van het functiegebouw Rijk en de toepassing ervan dient te worden geborgd. Het functiegebouw Rijk is geen statisch geheel, maar evolueert mee met de ontwikkelingen binnen de rijksdienst. Het is dan ook belangrijk het beheer en onderhoud van het functiegebouw Rijk goed te regelen. DGOBR is, als eigenaar van het functiegebouw Rijk, verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud. De uitvoering ervan wordt neergelegd bij Expertise Centrum Formatie Advies (ECFA). Hiervoor wordt Service Level Agreement opgesteld. Voorstellen voor aanpassing van het functiegebouw Rijk op basis van evaluaties, worden uiteindelijk vastgesteld door de Standaardisatiecommissie. 10

11 Bijlage: overzicht van de werkvelden, functiefamilies en groepen functiegebouw Rijk Familie Functiegroepen Management * 1. Topmanager 2. Middenmanager 3. Operationeel management Beleid * 1. Strategisch beleidsmedewerker 2. Coördinerend beleidsmedewerker 3. (Senior) Beleidsmedewerker 4. Beleidsondersteuner Project-/programmamanagement * 1. Project-/Programmadirecteur 2. Project-/Programmamanager 3. Projectleider 4. Deelprojectleider Kennis-Onderzoek * 1. Top Wetenschappelijk medewerker 2. Senior Wetenschappelijk medewerker 3. Wetenschappelijk medewerker 4. Onderzoeksmedewerker 5. Onderzoeksondersteuner Advisering * 1. Strategisch adviseur 2. Coördinerend/specialistisch adviseur 3. (Senior) Adviseur 4. Medewerker Advisering Bedrijfsvoering 1. Coördinerend/specialistisch adviseur 2. Senior adviseur 3. Adviseur PIOFACH 4. Medewerker Vervoer 5. Medewerker Communicatie 6. Medewerker Administratie-bedrijfsvoering 7. Medewerker Facilitair 8. Medewerker Beveiliging 9. Medewerker ICT/Techniek/Informatiebeheer/DIV 10. Managementondersteuning 11. Trainer Toezicht * 1. Strategisch inspecteur 2. Coördinerend/specialistisch inspecteur 3. Senior Inspecteur 4. Inspecteur/medewerker Inspectie 5. Ondersteunend medewerker Inspectie/Medewerker Toezicht Uitvoering 1. Geestelijk Verzorger 2. Behandelingsprofessional 3. Zorgprofessional 4. Inrichtingsmedewerker 5. Inrichtingsbeveiliger 6. Medewerker Educatie en vormgeving 7. Forensisch therapeutisch werker 8. Sociaal Maatschappelijk begeleider 9. Senior Medewerker Behandelen en Ontwikkelen 10. Medewerker Behandelen en Ontwikkelen 11. Medewerker Verwerken en Behandelen 12. Secretaris Commissies 13. Medewerker Operationeel Verkeersmanagement 14. Medewerker Operationeel Beheer en Onderhoud 15. Medewerker Voorbereiding Aanleg, Beheer en Onderhoud 16. Medewerker Begeleiding Aanleg, Beheer en Onderhoud Schalen (3,4) (17) * Voor deze families geldt de indeling naar werkvelden 11